Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 4
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 5
1- Giới thiệu chung 5
2- Các chức năng chính cần quản lý 6
2.1 – Quản lý nhân sự 6
2.2 – Quản lý chấm 6
2.3 – Quản lý tiền lương 6
3- Quy trình xử lý của hệ thống hiện tại 6
3.1 – Quy trình chấm công 6
3.2 - Quy trình tổng hợp báo cáo đi muộn về sớm 7
3.3 – Quy trình tổng hợp báo cáo làm thêm 7
3.4 – Quy trình tổng hợp báo cáo chấm công 8
4. Hạn chế của hệ thống hiện tại 9
5- Xây dựng hệ thống chấm công tự động 10
5.1 – Yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới 10
5.2 - Giới thiệu công nghệ cần sử dụng 10
5.2.1 – Thẻ từ 10
5.2.2 – Đầu đọc thẻ 11
5.3 – Quy trình xử lý của hệ thống chấm công mới 12
5.3.1 – Thiết lập cổng đọc thẻ 12
5.3.2 - Quản lý nhân sự 13
5.3.3 – Nhập dữ liệu chấm công hàng ngày 13
5.3.4 - Quy trình tính lương 17
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 19
1. Biểu đồ phân cấp chức năng 19
2. Đặc tả các nghiệp vụ trong hệ thống 20
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 1
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
2.1 – Nghiệp vụ quản lý nhân sự 20

4.2 – Sơ đồ thực thể liên kết 35
CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 36
1. Thiết kế menu trong chương trình 36
2. Thiết kế các Form 38
3. Thiết kế CSDL 40
3.1 – Thiết kế vật lý dữ liệu 40
3.2 – Mô tả ràng buộc toàn vẹn 41
3.2.1 – Ràng buộc bối cảnh 1 quan hệ 41
3.2.2 – Ràng buộc bối cảnh nhiều quan hệ 41
4. Một số giao diện chính của chương trình 42
4.1– Giao diện Đăng Nhập chương trình 42
4.2– Menu Chính 43
4.3–Thiết lập cổng đọc 43
4.4– Sao lưu dữ liệu 44
4.5– Quản Lý Phòng Ban 44
4.6– Quản lý nhân sự 45
4.7– Thêm mới Hồ sơ nhân viên 46
4.8– Sửa Hồ sơ nhân viên 46
4.9– TÌm kiếm Hồ sơ nhân viên 47
4.10– Cập nhật giờ vào ra thủ công 47
4.11– Xoá giờ vào ra 48
4.12– Đăng kí làm thêm 48
4.13– Đăng kí nghỉ 48
KẾT LUẬN
…………………………………………………………… 50
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 3
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
TÀI LIỆU THAM KHẢO 52
LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay trên thế giới nói chung và nước ta nói riêng đang diễn ra quá trình

2/9, Tết dương lịch, Tết âm lịch ) theo đúng quy định của công ty.
2 – Các chức năng chính cần quản lý
2.1 - Quản lý nhân sự
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 5
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Chức năng này dùng để cập nhập thông tin về nhân viên như tên tuổi, ngày
tháng năm sinh, giới tính, quê quán, trình độ học vấn, ngày vào công ty,
chức vụ…
2.2- Quản lý chấm công
Giúp quản lý được việc đi làm của nhân viên như thời gian đi làm, thời
gian nghỉ, thời gian làm thêm…từ đó đưa ra báo cáo chấm công của nhân
viên vào cuối tháng.
2.3- Quản lý tiền lương
Từ báo cáo chấm công của nhân viên sẽ tính lương cho nhân viên vào cuối
tháng. Lập báo cáo gửi các phòng ban liên quan và trả lương cho nhân viên.
3 – Quy trình xử lý của hệ thống hiện tại
3.1- Quy trình chấm công
Hiện tại công tác quản lý chấm công của công ty cổ phần thương mại
AZLAZ được thực hiện như sau:
- Việc chấm công do nhân viên chấm công thực hiện trên giấy tờ, sau
mỗi kỳ chấm công, nhân viên này gửi số liệu chấm công lên bộ phận
chấm công và làm lương của phòng Kế toán.
- Bộ phận chấm công và làm lương sẽ tổng hợp lại số liệu nhận được và
đưa ra bảng chấm công của tháng.
- Nhân viên chấm công làm nhiệm vụ chấm công cho các nhân viên mỗi
khi nhân viên đến làm việc (nhân viên chấm công ghi giờ đến và giờ
về của từng ngày làm của từng nhân viên). Hiện tại công ty quy định
mỗi nhân viên phải báo cáo tối đa 4 lần, tối thiểu 2 lần một ngày đó là
giờ đến và giờ về đối với nhân viên nghỉ trưa.
- Đối với nhân viên trưa ở lại công ty thì chỉ cần báo cáo 2 lần một ngày.

thêm.
- Làm thêm căn cứ vào khoảng thời gian làm việc và múi giờ mà nhân
viên đó đăng ký. Làm thêm này sẽ được cộng dồn từng ngày vào cuối
tháng và quy ra giờ để trả lương cho nhân viên.
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 7
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
- Có 3 dạng làm thêm đó là: Làm thêm ngày thường, làm thêm ngày
nghỉ, làm thêm ngày Lễ. Mỗi dạng được tách riêng trong một tháng để
tính toán với hệ số khác nhau.
3.4- Quy trình tổng hợp báo cáo chấm công
- Đối với việc tính toán thời gian làm việc của nhân viên được căn cứ
vào thời gian có mặt của nhân viên, nếu đi muộn hoặc về sớm mà
không có giấy xin phép nghỉ được phòng nhân sự đồng ý thì vẫn bị
tính là đi muộn về sớm.
- Thời gian làm thêm của nhân viên được tính bằng 1.5 lần ngày thường,
Thời gian làm thêm ngày lễ tết được tính gấp 2.5 – 3 ngày thường.
- Chế độ nghỉ của nhân viên được căn cứ theo quy định của công ty và
được định nghĩa thành 2 dạng nghỉ đó là: Nghỉ có trả lương và Nghỉ
không trả lương.
Ta có bảng sau:
Các dạng nghỉ Nghỉ có trả lương hoặc không
trả lương
Nghỉ ốm Có
Nghỉ thai sản Có
Nghỉ việc riêng Không
Nghỉ không lý do Không
Nghỉ ngày lễ Có
Nghỉ phép Có
Nghỉ đi công tác Có
Nghỉ đi học Có

- Tất cả những hạn chế trên làm tăng chi phí sản xuất ảnh hưởng không
nhỏ đến lợi nhuận của công ty.
5- Xây dựng hệ thống chấm công tự động
5.1- Yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới
- Hệ thống phải đáp ứng được việc làm giảm tối đa thời gian chấm công
cho các nhân viên chấm công.
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 9
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
- Bất kỳ thời điểm nào người quản lý cũng có thể biết được tình trạng đi
làm của của nhân viên của công ty, kịp thời có những biện pháp nhắc
nhở đối với những nhân viên kém tích cực trong khi làm việc.
- Đảm bảo được tính chính xác khi tổng hợp ngày công, số giờ làm
thêm, số phút đi muộn về sớm trong tháng của nhân viên.
- Bổ sung được nhiều thông tin phục vụ cho công tác quản lý tra cứu về
số liệu chấm công của nhân viên.
- Đảm bảo được tính bảo mật cho các chức năng, cấp quyền truy nhập
cho từng đối tượng có chức năng cụ thể.
5.2 - Giới thiệu công nghệ cần sử dụng
5.2.1- Thẻ từ
Thẻ từ: Được làm từ chất liệu nhựa PVC Laminate, kích thước:
86mm 54mm 0.76mm theo chuẩn ISO quốc tế. Mặt trước của thẻ in  
ảnh nhân viên, tên công ty, logo tên nhân viên, phòng ban, chức vụ mã
số. Thẻ rất tiện ích cho việc nhân viên đeo thẻ khi ra vào công ty. Mặt
sau thẻ có một dải băng từ, trên dải băng từ có ghi mã nhân viên lên đó.
Thẻ được xử lý qua một hệ thống chuyên dụng để phủ một dải băng
từ 3 track mã hoá.
Track 1: In theo dạng ký tự (8 bit nhớ)
Track 2: In theo dạng số (8 bit nhớ)
Track 3: In theo dạng số và ký tự đặc biệt (8 bit nhớ)
Khi một nhân viên quẹt thẻ qua đầu đọc thì mã nhân viên đó sẽ được

Mã số Số rãnh đọc Tiêu chuẩn
21040071 1 và 2 ISO/ANSI
21040073 2 và 3 ISO/ANSI
21040075 2 ISO/ANSI
21040079 1 và 2 ISO/ANSI
21040080 2 ISO/ANSI
21040081 1 và 2 ISO/ANSI
Hiện nay có nhiều loại đầu đọc thẻ từ qua tìm hiểu các thông tin trên
mạng Internet thì cho thấy chủng loại đầu từ Magtek của Mỹ đạt được
các tính năng yêu cầu và giá thành nó phù hợp với khả năng tài chính
của công ty.
5.3- Quy trình xử lý của hệ thống chấm công mới
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 11
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Phần mềm chấm công ngoài việc phải khắc phục được những hạn chế
của hệ thống chấm công cũ, còn phải bổ sung thêm các chức năng mới
nhằm đảm bảo hiệu quả cao nhất cho công tác tính lương.
5.3.1- Thiết lập cổng đọc thẻ
Khi nhân viên đăng nhập vào hệ thống lần đầu tiên, chức năng thiết
lập cổng đọc thẻ sẽ hiện ra để nhân viên thiết lập cổng đọc thẻ cho tài
khoản của mình. Quá trình này giúp truy cập hoặc thiết lập cổng giao
tiếp (Cổng COM) và thông số đầu đọc. Mỗi đầu đọc thẻ được kết nối với
máy tính thông qua cổng giao tiếp.
Trên mỗi máy tính thường có từ 1 đến 4 cổng giao tiếp được định
danh bởi COM1, COM2, COM3, COM4. Chọn cổng giao tiếp tương ứng
với đầu đọc đã kết nối đến. Nếu chọn cổng giao tiếp mà cổng đó không
có trong máy tính hoặc đang được sử dụng thì sẽ xuất hiện thông báo.
Dải băng từ trên mỗi thẻ nhân viên có 3 rãnh từ để mã hoá dữ liệu. Chọn
một trong ba rãnh tương ứng với rãnh được mã hoá trên thẻ nhân viên để
đầu đọc truyền dữ liệu đó về máy tính. Quá trình này có thể chỉ làm 1 lần

Khi đã có dữ liệu, chương trình sẽ tính toán được thời gian đi muộn
về sớm của từng nhân viên trong ngày, đối chiếu với múi giờ đăng ký
làm việc để tính toán thời gian đi muộn về sớm của nhân viên đó và lưu
vào cơ sở dữ liệu của hệ thống.
Một số biểu mẫu báo cáo của quá trình xử lý chấm công này:
– Báo cáo số lượng nhân viên đi làm trong ngày:
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 13
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
– Báo cáo nhân viên vắng mặt:
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 14
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
– Báo cáo giờ vào ra của nhân viên:
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 15
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
– Báo cáo Chấm công chi tiết:
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 16
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
5.3.4- Quy trình tính lương
Quy trình tính lương được thực hiện nhờ chức năng Tính lương của
hệ thống bằng thao tác của các nhân viên kế toán. Cách tính lương được
cài đặt sẵn trong phần mềm theo đúng quy định tính lương của công ty.
Ví dụ quy định về việc tính lương làm thêm:
+ Từ thứ Hai đến thứ Bảy: Làm thêm ngày tính hệ số 1.5.
+ Chủ nhật: Làm thêm ngày tính hệ số 2.
+ Ngày Lễ tết: Làm thêm ngày tính hệ số 3.
Công ty đã định nghĩa các dạng nghỉ theo quy định của công ty đó là:
Nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương, nghỉ việc riêng, nghỉ hiếu hỉ,
nghỉ tai nạn…đồng thời công ty cung định nghĩa dạng nghỉ nào được trả
lương dạng nghỉ nào không được trả lương, để tính toán ngày công trong
tháng, cụ thể nếu ngày nghỉ được trả lương thì coi như vẫn tính một công

……
Output:
▪ Bảng hồ sơ nhân viên
Xử lý: Nếu thông tin nhập vào đúng quy cách thì sẽ tạo ra bảng hồ sơ nhân
viên và lưu vào kho cơ sở dữ liệu Hồ sơ nhân viên. Còn nếu không thì yêu
cầu nhập lại.
Tên nghiệp vụ: Tìm kiếm thông tin nhân viên
Input:
Các yêu cầu về thông tin tìm kiếm như:
▪ Họ tên nhân viên
▪ Mã nhân viên
▪ Mã phòng ban
▪ Số điện thoại
…
Output:
▪ Thông tin nhân viên cần tìm kiếm
Xử lý: Khi yêu cầu tìm kiếm được nhập, hệ thống sẽ truy vấn vào cơ sở dữ
liệu Hồ sơ nhân viên để tiến hành tìm kiếm và trả về kết quả tìm kiếm. Nếu
không tìm thấy dữ liệu theo đúng yêu cầu người tìm kiếm, hệ thống sẽ yêu
cầu người tìm kiếm xem lại thông tin tìm kiếm hoặc bổ sung thông tin tìm
kiếm.
2.2 – Nghiệp vụ chấm công
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 20
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Tên nghiệp vụ: Cập nhật giờ vào ra
Input:

▪ Thời gian bắt đầu làm buổi sáng.
▪ Thời gian kết thúc nghỉ để nghỉ trưa.
▪ Thời gian bắt đầu làm buổi chiều.

Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 21
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Tên nghiệp vụ: Đăng kí làm thêm
Input:
▪ Thông tin nhân viên như họ tên, phòng ban…
▪ Thời gian làm thêm từ ngày nào đến ngày nào, từ giờ nào đến giờ
nào.
Output:
▪ Phiếu đăng kí làm thêm
Xử lý: Nhân viên có nhu cầu làm thêm sẽ sử dụng chức nằng đăng kí làm
thêm để hệ thống gửi mẫu phiếu đăng kí làm thêm. Nhân viên điền các thông
tin theo mẫu đó. Hệ thống sẽ lưu phiếu đăng kí làm thêm của nhân viên đó
vào cơ sở dữ liệu để phục vụ quá trình chấm công và tính lương sau này của
nhân viên.
2.3 – Nghiệp vụ quản lý lương
Tên nghiệp vụ: Cập nhập dữ liệu lương
Input:

▪ Thông tin về nhân viên ( lấy trong cở sở dữ liệu Hồ sơ nhân sự)
▪ Các quy định, quy tắc về việc tính lương cho nhân viên
▪ Các công thức dùng để tính lương
Output:
▪ Biểu mẫu về quy định lương.
▪ Biểu mẫu về cách tính lương.
Xử lý:. Nhân viên phòng kế toán sẽ bổ sung các thông tin và cách tính lương
đối với nhân viên, xây dựng các công thức tính lương cho nhân viên và lưu
vào cơ sở dữ liệu để phục vụ quá trình tính lương
Tên nghiệp vụ: Tính lương
Input:
▪ Thông tin nhân viên ( lấy trong cơ sở dữ liệu Hồ sơ nhân sự)

Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 24
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
3.3- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh:
3.3.1- Biểu đồ phân rã chức năng quản lý nhân sự:
Hình 2.4: Biểu đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng Quản lý nhân sự
(1) – Thông tin nhân viên được cung cấp để cập nhật, xử lý.
(2) – Thông tin sau khi được cập nhật sẽ được lưu trữ.
(3) – Thông tin về nhân viên được cung cấp cho quá trình tìm kiếm.
3.3.2- Biểu đồ phân rã chức năng Chấm công:
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 25