Báo cáo thực tập nhận thức GVHD: Thầy Phạm Xuân Thành

B
B
Á
Á
O
OC
C
Á
Á
O
OT
T
H
H

C
C

Tên cơ quan thực tập : Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Thái Tuấn
Thời gian thực tập : 07/01/2013- 09/03/2013
Ngƣời hƣớng dẫn : Thầy Phạm Xuân Thành
Sinh viên thực hiện : Ngô Thị Hồng Nga
Lớp : NL101
Tháng 03 năm 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN
KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI

Báo cáo thực tập nhận thức GVHD: Thầy Phạm Xuân Thành


T
T
Ậ
Ậ
P
PN
N
H
H
Ậ
Ậ
N
NT
T
H
H
Ứ
Ứ
C
C


nghiệm quý giá. Toàn bộ những hiểu biết và tiếp thu đƣợc qua quá trình làm việc tại
công ty đƣợc ghi chép lại qua cuốn báo cáo này. Dù rất cố gắng nhƣng chắc không
tránh khỏi còn nhiều điểm thiếu sót, rất mong nhận đƣợc lời góp ý chân thành của
giáo viên hƣớng dẫn để tôi có thể hoàn thiện hơn trong những lần báo cáo sau.
Báo cáo thực tập nhận thức GVHD: Thầy Phạm Xuân Thành

SVTT: Ngô Thị Hồng Nga

II
MỤC LỤC
TRÍCH YẾU I
MỤC LỤC II
CÁC DANH MỤC IV
LỜI CẢM ƠN V
NHẬP ĐỀ 1
I. GIỚI THIỆU SƠ LƢỢC VỀ CÔNG TY THỰC TẬP 2
1/ Tổng quan công ty 2
2/ Lịch sử hình thành và phát triển 3
3/ Lĩnh vực kinh doanh 4
4/ Sơ đồ cơ cấu tổ chức 5
5/ Phòng Hành Chánh Quản Trị 6
5.1/ Sơ đồ tổ chức 6
5.2/ Vai trò 7
II CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI CÔNG TY 8
1/ Nhận và trả lời điện thoại 8
2/ Sử dụng các thiết bị văn phòng 8
2.1/ Máy in 8
2.2/ Photocopy 9
2.3/ Máy fax 9
3/ Ghi chép và giao nhận văn thƣ 10
Báo cáo thực tập nhận thức GVHD: Thầy Phạm Xuân Thành

SVTT: Ngô Thị Hồng Nga

IV

CÁC DANH MỤC
Trang
Hình 1: Logo của Công ty Cổ phần Tập đoàn Thái Tuấn 3
Hình 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Thái Tuấn 6
Hình 3: Sơ đồ tổ chức phòng Hành Chánh Quản Trị 7
Hình 4 : Đại sảnh của công ty 21
Hình 5 : Nơi trực điện thoại của tổng đài viên 21
Hình 6,7,8,9 : Chuẩn bị quà Tết cho khách hàng, CB-CNV 22
Hình 10, 11 : Hội trƣờng của công ty 23
Hình 12, 13 : Nhà máy Dệt 1 23 CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT
CB-CNV: Cán bộ công nhân viên
CĐCS: Công đoàn cơ sở
BP.XDCB: Bộ phận xây dựng cơ bản

NGUỒN TÀI LIỆU VỀ TỔNG QUAN CÔNG TY DO PHÒNG HÀNH CHÁNH
QUẢN TRỊ CUNG CẤP. Báo cáo thực tập nhận thức GVHD: Thầy Phạm Xuân Thành

SVTT: Ngô Thị Hồng Nga
1
NHẬP ĐỀ
Sau 7 tuần thực tập tại Công ty Thái Tuấn, tôi đã đƣợc tiếp xúc với môi trƣờng
hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Bên cạnh đó tôi cũng học hỏi đƣợc rất nhiều cũng
nhƣ hiểu rõ hơn về công việc của phòng Hành chánh quản trị của công ty. Dù không
thuộc đúng chuyên ngành mà tôi đang theo học, nhƣng tôi tin rằng những kinh nghiệm
mà tôi rút kết đƣợc từ phòng Hành chánh quản trị sẽ giúp ích rất nhiều cho công việc
của tôi sau này. Những mục tiêu mà tôi đặt ra trong đợt thực tập nhận thức này là:
 Mục tiêu 1: Tiếp cận quy trình hoạt động của một công ty điển hình là công ty
Cổ phần tập đoàn Thái Tuấn.
 Mục tiêu 2: Tiếp cận đƣợc phòng Quản trị nhân sự để học hỏi thêm về chuyên
ngành mà mình đang theo học.
 Mục tiêu 3: Nâng cao khả năng giao tiếp cũng nhƣ tạo dựng nhiều mối quan hệ
trong công việc.
 Mục tiêu 4: Vận dụng những kiến thức đã học đƣợc từ nhà trƣờng, mang
những lý thuyết đã học đƣợc áp dụng vào thực tiễn để hoàn thành tốt các công
việc đƣợc giao.
Tuy chƣa hoàn thành hết đƣợc tất cả các mục tiêu mà mình đã đề ra trƣớc đó,
nhƣng tôi cũng đã gặt hái đƣợc những kinh nghiệm ngoài dự kiến. Và đó là những
kinh nghiệm mà tôi rất khó tìm đƣợc trong giáo trình hay sách vở.

Fax : (84-8)37194609

Trung tâm kinh doanh
Địa chỉ : 936-938 Nguyễn Trãi, P.14, Q 5, TP.HCM
Điện thoại : (08) 38560427 - 38549292 - 38570257 - 39509108
Fax : (08) 39507616
E-mail : Báo cáo thực tập nhận thức GVHD: Thầy Phạm Xuân Thành

SVTT: Ngô Thị Hồng Nga
3
2/ Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty cổ phần tập đoàn Thái Tuấn đƣợc thành lập vào ngày 22-12-1993
theo quyết định số 1474/GB-UB của UBND TP.HCM và đƣợc bổ sung các chức năng
Dệt– May – Nhuộm theo các quyết định 461, 863, 115 của Sở Kế hoạch Đầu tƣ
TP.HCM.
Tiền thân của Công ty cổ phần tập đoàn Thái Tuấn là Công ty TNHH Thái
Tuấn chuyên về hoạt động buôn bán vải. Tổng số vốn ban đầu là 9 tỷ đồng với 33 lao
động. Trƣớc nhu cầu vải ngày càng gia tăng và sự tràn vào của vải ngoại, Công ty
nhận thấy nội lực đủ mạnh và mong muốn đứng vững trên thị trƣờng.
+Năm 1995 : công ty đã xây dựng nhà máy, đầu tƣ trang thiết bị máy
móc, nhập nguyên liệu, tuyển nhân viên…
+Năm 1996 : đầu tƣ phân xƣởng dệt đầu tiên với công suất 8.000 mét/
ngày. Trong thời gian này sản phẩm chủ yếu của công ty là vải
mộc, sau đó đem ra ngoài gia công, nhuộm và chỉ xuất bán ở thị
trƣờng trong nƣớc.
+Năm 1997: hoàn thành và đƣa vào hoạt động nhà máy nhuộm trong tháng 12.
+Năm 1998 : tiếp tục đầu tƣ thiết bị dệt làm tăng năng lực sản xuất của công ty

Triết lý kinh doanh: _Trong sản xuất lấy chất lƣợng làm tiêu chí
_Trong kinh doanh hợp tác đôi bên cùng có lợi
_Về đối ngoại đặt tín nhiệm lên hàng đầu

Định hƣớng cùa công ty: Trở thành Tập Đoàn cung cấp sản phẩm vải và dịch vụ
thời trang hàng đầu Châu Á.

Nhiệm vụ của công ty: Cam kết cung cấp sản phẩm và dịch vụ thỏa mãn nhu cầu
của khách hàng, không ngừng cải tiến và sáng tạo trong
sản xuất để giữ vững thƣơng hiệu “Hàng Việt Nam Chất
Lƣợng Cao”.
Báo cáo thực tập nhận thức GVHD: Thầy Phạm Xuân Thành

SVTT: Ngô Thị Hồng Nga
5

4/ Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Thái Tuấn
(Nguồn: Phòng Hành Chánh Quản Trị) Báo cáo thực tập nhận thức GVHD: Thầy Phạm Xuân Thành

SVTT: Ngô Thị Hồng Nga
6
5/ Phòng Hành Chánh Quản Trị
5.1/ Sơ đồ tổ chức

- Quản lí công tác vệ sinh, phòng dịch.
- Giải quyết các vấn đề về pháp lý của công ty ( đăng ký kinh doanh, )
- Đảm bảo sự hoạt động thƣờng xuyên, liên tục của công ty bằng việc cung cấp các
dịch vụ hỗ trợ vô hình, hữu hình.
- Giải quyết các hóa đơn vật tƣ để báo cáo cho phòng kế toán thanh toán.
- Lập kế hoạch công tác và lịch làm việc cho công ty hàng tuần
- Lập danh sách, cung cấp văn phòng phẩm cho các phòng ban theo hàng tháng
( giấy A4, kéo, băng keo, sổ, bút bi, kim bấm, )
- Đại diện cho công ty trong quan hệ với các cơ quan Công quyền, tham gia công tác
xã hội, giáo dục, thể thao, văn hóa,
- Tổ chức các chƣơng trình tham quan giải trí cho CB-CNV.
- Quản lý an ninh trật tự, an toàn – vệ sinh lao động, môi trƣờng
- Cung cấp các dịch vụ hậu cần, văn phòng
- Tƣ vấn và thực hiện các thủ tục pháp lý Báo cáo thực tập nhận thức GVHD: Thầy Phạm Xuân Thành

SVTT: Ngô Thị Hồng Nga
8
II CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI CÔNG TY
1/ Nhận và trả lời điện thoại
§ Mô tả công việc
Khi có tín hiệu có cuộc gọi đến, tổng đài viên nhấc điện thoại lên và nói: “Dạ, công

9
2.2/ Photocopy
§ Mô tả công việc
Mở nắp máy lên, đặt văn bản cần photo vào đúng vị trí trên mặt kính. Sau đó đóng
nắp lại và chọn chế độ muốn photo (một mặt ra một mặt, hai mặt ra một mặt,…) cũng
nhƣ chọn số bản cần photo rồi nhấn nút START.
§ Nhận xét
Vì cả văn phòng mà chỉ có một chiếc máy photocopy nên thƣờng xuyên phải đứng đợi
tới lƣợt mới đƣợc photo. Dẫn đến mất nhiều thời gian làm trì trệ tiến độ của công việc.
Bên cạnh đó máy thƣờng xuyên bị kẹt giấy (do công suất hoạt động quá lớn ) cũng
gây không ít khó khăn trong lúc thực hiện công việc.
§ Kinh nghiệm đạt đƣợc
Biết cách phtocopy một văn bản dƣới nhiều định dạng khác nhau. Đồng thời cũng học
đƣợc cách xử lý khi tình trạng kẹt giấy xảy ra. Khi máy bị kẹt giấy trên màn hình sẽ
hiển thị khu vực bị kẹt giấy. Dựa trên vị trí đƣợc chỉ định trên màn hình mà ta rút giấy
bị kẹt ra khỏi máy.
2.3/ Máy fax
§ Mô tả công việc
Trƣớc tiên đặt nội dung văn bản cần fax ngửa lên trên đồng thời đặt giấy vào đúng vị
trí. Tiếp theo nhấn số fax của ngƣời nhận, rồi nhất nút START.
§ Nhận xét
Công việc fax cũng không mấy khó khăn nhƣng đôi khi do máy fax bên ngƣời nhận
bị kẹt máy hay đang gặp sự cố gì đó mà việc fax văn bản bị báo bận nên phải fax lại
nhiều lần
§ Kinh nghiệm đạt đƣợc
Biết cách đặt và fax văn bản đi. Đôi khi máy photocopy đang bận ta cũng có thể
sử dụng máy fax để photo với số lƣợng ít. Bằng cách chuyển máy sang chế độ
photocopy, đặt văn bản cần photo vào vị trí, nhấn số lƣợng bản cần photo, nhấn nút
START. Nhƣng việc sử dụng máy fax để photocopy cần hạn chế tối đa vì dễ gây hƣ
hỏng nếu sử dụng thƣờng xuyên.

vào thực tiễn.
4/ Hỗ trợ chuẩn bị và phát quà tết cho công nhân viên (CNV)
§ Mô tả công việc
Kiểm tra số lƣợng các gói quà nhƣ thùng bia Heineken, nƣớc ngọt Coca-cola, rƣợu
tây, lạp xƣởng, hamper. Sau đó dán decal chữ “Chúc Mừng Năm Mới” lên các phần
quà kể trên. Tiếp đến phân phát tới các bộ phận theo danh sách đính kèm. Báo cáo thực tập nhận thức GVHD: Thầy Phạm Xuân Thành

SVTT: Ngô Thị Hồng Nga
11
§ Nhận xét
Công việc cũng đơn giản không mấy phức tạp, nhƣng vì là công việc thủ công nên
còn mất khá nhiều thời gian. Bên cạnh đó công việc vận chuyển khá nặng nhọc nên
nhƣng vì là thời điểm cuối năm nên mọi ngƣời đều bận rộn mà sinh viên thực tập và
chị phụ trách đều là nữ nên việc vận chuyển còn gặp nhiều khó khăn và vất vả.
§ Kinh nghiệm đạt đƣợc
Biết cách chuẩn bị quà tết cho CNV. Biết rõ hơn về từng đơn vị cũng nhƣ văn phòng,
nơi làm việc của từng bộ phận.

5/ Đóng dấu
§ Mô tả công việc
Công việc đóng dấu là công việc không thể thiếu bởi Phòng hành chánh quản trị là nơi
lƣu giữ tất cả các con dấu, mộc đỏ. Vì vậy, tôi đƣợc ngƣời hƣớng dẫn giao cho nhiệm
vụ đóng dấu Lệnh điều động, phiếu quà tặng và đóng dấu giáp lai các văn bản.
§ Nhận xét
Vì là lần đầu tiên đƣợc tiếp xúc với con dấu nên còn rất bỡ ngỡ nên nhiều lần đã đóng
dấu ngƣợc. Đặc biệt là việc đóng dấu giáp lai, vì chƣa có kinh nghiệm nên đối với một
số văn bản với số lƣợng nhiều thì không đóng dấu đƣợc.

2/ Thuận lợi và khó khăn
 Thuận lợi
- Đƣợc sự tƣ vấn nhiệt tình của ngƣời hƣớng dẫn
- CB-CNV hết sức hòa đồng và cởi mở
- Môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp
- Nhận đƣợc sự tin tƣởng, đƣợc giao nhiều công việc.
 Khó khăn
- Khó khăn trong việc nhớ tên và vị trí của các nhân viên.
- Có quá nhiều số nội bộ dẫn đến việc hay chuyển line nhầm cho ngƣời nhận.
- Khi cuộc gọi đến là ngƣời nƣớc ngoài còn gặp nhiều ấp úng khi trả lời.

Báo cáo thực tập nhận thức GVHD: Thầy Phạm Xuân Thành

SVTT: Ngô Thị Hồng Nga
13
3/ Nhận xét công ty thực tập
Công ty Cổ phần Tập đoàn Thái Tuấn là một công ty với quy mô lớn là một
môi trƣờng tố để cho sinh viên đến học hỏi và tích lũy kinh nghiệm.
Mọi ngƣời trong công ty đều rất hòa đồng và vui vẻ, không câu nệ về cấp bậc cao hay
thấp. Ban giám đốc rất thân thiện với CB-CNV. Không có sự phân biệt giữa các
phòng ban, luôn giúp đỡ lẫn nhau trong công việc cũng nhƣ những lúc gặp khó khăn.
Chính vì lẽ đó đã giúp tôi tránh khỏi sự rụt rè, bỡ ngỡ khi tiếp xúc với một môi trƣờng
mới và khiến tôi càng mạnh dạn hơn, học hỏi đƣợc rất nhiều về cách giao tiếp, ứng
xử, tạo lập các mối quan hệ khi làm việc tại một công ty. Công ty khá chú trọng đến
chính sách động viên cũng nhƣ hỗ trợ cho CB-CNV. Thƣờng xuyên có nhiều đợt
khám sức khỏe cho CNV ở nhà máy.
Bên cạnh đó công ty vẫn còn nhiều điểm cần khắc phục. Vì vậy tôi xin mạnh
dạn dề xuất những gì tôi đã quan sát đƣợc trong suốt thời gian thực tập nhƣ sau:
+ Cần yêu cần nhân viên căn tin xem xét lại thực đơn cũng nhƣ khẩu vị của bữa
cơm trƣa cho CB-CNV. Việc này hết sức quan trọng vì nó ảnh hƣởng đến tiến độ

tôi kịp thời sửa chữa và phát huy trong những lần báo cáo sau.
Báo cáo thực tập nhận thức GVHD: Thầy Phạm Xuân Thành

SVTT: Ngô Thị Hồng Nga
15
V. PHỤ LỤC
1/ Các mốc hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Tập đoàn
Thái Tuấn
1993 : Thành lập công ty TNHH Thái Tuấn
1995 : Xây dựng nhà máy, đầu tƣ thiết bị máy móc, nhập nguyên liệu
1996 : Đầu tƣ phân xƣởng dệt đầu tiên với công suất 8.000 mét/ngày.
1998 : Mở 2 showroom đầu tiên trên đƣờng Hai Bà Trƣng, Đồng Khởi
1999 : Mở chi nhánh đầu tiên tại Hà Nội
2000 : Mở showroom trên đƣờng Nguyễn Oanh
2001 : Mở chi nhánh tại Đà Nẵng
2002 : Mở showroom trên đƣờng 3 tháng 2
Xây dựng và đƣa vào hoạt động PX may tại Khu CN Vĩnh Lộc
2003 : Mở showroom tại thƣơng xá Tax và văn phòng đại diện tại Cần Thơ
2004 : Mở showroom trên đƣờng Cách mạng tháng 8
2005 : Mở showroom trên đƣờng Quang Trung và 2007, ngƣng hoạt động
02/2009 : Mở showroom trên đƣờng Lê Văn Sỹ
2010 : Mở showroom trên đƣờng Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Lê Quang Định, Lê
Văn Việt
01/01/2008: Công ty chuyển đổi hình thức Trách nhiệm hữu hạng sang Cổ phần.

2/ Các chi nhánh và showroom của công ty Thái Tuấn

Chi nhánh
Hà Nội
Địa chỉ : 72 Phố Huế, Q.Hai Bà Trƣng, Hà Nội

Email:

Showroom Nguyễn Oanh
2A Đƣờng Nguyễn Oanh, P.7, Q.Gò Vấp, TP.HCM
ĐT: (08) 39890370
Email:

Showroom 3 tháng 2
10A Đƣờng 3 tháng 2,Q.10, TP.HCM
ĐT: (08) 38620657 (8-9)
Email:

Showroom Cách Mạng Tháng 8
45-47 Đƣờng Cách Mạng Tháng Tám, Q.1,TP.HCM
ĐT: (08) 39256477
Email:

Showroom Lê Văn Sỹ
363-365 Đƣờng Lê Văn Sỹ, Q.3, TP.HCM
ĐT: (08) 39319070
Email:

Showroom Nam Kỳ Khởi Nghĩa
96C Đƣờng Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Q.1,TP.HCM
ĐT: (08) 38242799
Email:

Showroom Lê Quang Định
28 Đƣờng Lê Quang Định, P.14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM
ĐT: (08) 35512861 - 35512806

Thiết lập hệ thống thông tin hiệu quả, tạo lập các mối quan hệ mật thiết giữa các
bộ phận trong công ty.
Phó Tổng giám đốc kỹ thuật - sản xuất
Chịu trách nhiệm hoạch định kế hoạch sản xuất, đầu tƣ – kỹ thuật, tiến bộ sản
xuất.
Trực tiếp chỉ đạo các nhà máy; trung tâm sản xuất, công nghệ - nghiên cứu phát
triển về mặt chuyên môn, phê duyệt kế hoạch hoạt động của các trung tâm này.
Phó tổng giám đốc nội chính. Quản lý và điều hành trực tiếp toàn bộ hoạt động
về nhân sự, chế độ, chính sách, hành chính tổng hợp – công nghệ thông tin và
quản lý chất lƣợng của công ty.

Báo cáo thực tập nhận thức GVHD: Thầy Phạm Xuân Thành

SVTT: Ngô Thị Hồng Nga
18
Phó Tổng giám đốc kinh doanh
Thay mặt Tổng giám đốc chỉ đạo điều hành khối kinh doanh nội địa, xuất khẩu.
Nghiên cứu, chỉ đạo xây dựng các đề án, dự án, phƣơng án về kế hoạch chiến
lƣợc kinh doanh, giúp Tổng giám đốc lựa chọn và quyết định các phƣơng án tối
ƣu nhằm mở rộng thị trƣờng tiêu thụ, duy trì lợi thế cạnh tranh, thúc đảy sản
xuất, phát triển.
Các phòng ban
Phòng Tài chính kế toán
Hoạch định và kiểm soát tài chính, xác định kết quả kinh doanh, dự báo nhu cầu
và cân đối ngân sách hoạt động của công ty.
Huy động và tổ chức các nguồn vốn cho các chƣơng trình phát triển sản xuất
kinh doanh, phân phối nguồn vốn theo quyết định của công ty.
Xác định kết quả kinh doanh, dự báo nhu cầu, cân đối ngân sách hoạt động của
công ty, đảm bảo cân đối khả năng giữa các hoạt động sản xuất kinh doanh và
khả năng tài chính của công ty.