Hệ thống thông kinh tế và quản lý
Trờng đại học thơng mại
Khoa khách sạn du lịch

Bài thảo luận
Môn: Hệ thống thông tin quản lý 1.2
Đề tài: Quản lý mua bán hàng hóa
Giỏo viờn hng dn: Danh sỏch nhúm 4 Lp L05
Hn Minh Phng 1. Trn Th Hoi (B3)
2. Dng Th Hn (B3)NT
3. Nguyn Th Hng (B7)TK
4. Nguyn Th Hu (B3)
5. Nguyn Mnh Hựng (B1)
6. Nguyn Th Hng (B1)
7. Nguyn Th Hng (B2)
8. V Th Lan Hng (B2)
9. Nguyn Th Hng (B2)
10. Nguyn Th Thu Hng(B2)
Hà nội 2009
Nhóm 4 L05
1
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
MỤC LỤC
Lời mở đầu 3
I. Xây dựng biểu đồ nâng cấp chức năng 4
I.1 mô tả tóm lược quá trình quản lý mua bán hàng hoá 4
I.1.1 Quản lý về mua bán hàng hoá nhập kho 4
I.1.2 Quản lý phân phối và bán hàng tại các cửa hàng 4
I.1.3 Thống kê báo cáo 5
I.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng 5
I.2.1 Liệt kê các chức năng trong qúa trính quản lý mua bán hàng hoá 5

theo dõi và kiểm tra các hoạt động trong doanh nghiệp nó chỉ rõ những việc mà
doanh nghiệp cần làm đang làm và sẽ làm. Hệ thống thông tin kinh tế có thể được
áp dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực như nhà hàng, khách sạn hay trong việc
quản lý mua bán hàng hoá tại các doanh nghiệp.
Do tầm ứng dụng của hệ thống thông tin là rất rộng rãi vì vậy mà nhóm chúng
tôi xin chọn đề tài: "Quản lý mua bán hàng hoá" làm đề tài thảo luận, qua đó cũng
để làm rõ hơn về vai trò của hệ thống thông tin trong thời đại ngày nay.
Do gặp nhiều hạn chế về mặt kiến thức nên bài thảo luận của chúng tôi có thể
còn nhiều thiếu sót rất mong các bạn nhiệt tình tham gia đóng góp ý kiến để bài của
chúng tôi hoàn thiện hơn.
Nhãm 4 L05–
3
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
I. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng ( BPC ).
I.1 Mô tả tóm lược quá trình quản lý mua bán hàng hoá.
I.1.1 Quản lý về mua bán hàng hoá về nhập kho.
- Bộ phận quản lý mua hàng hoá về nhập kho tại các cửa hàng có chức năng
đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho tiêu chí đã đặt ra, sao cho phù hợp với tình
hình kinh doanh của công ty tại các cửa hàng. Sau khi đã lựa chọn được nhà cung
cấp phù hợp thì bộ phận quản lý mua hàng làm hợp đồng với nhà cung cấp và lập
đơn đặt hàng với nhà cung cấp. Sau khi đã hoàn thành các giấy tờ hợp lệ, nhà cung
cấp sẽ cung ứng hàng cho bộ phận quản lý mua hàng.
- Khi bộ phận quản lý mua hàng về phải thông báo cho các cửa hàng để nhận
hàng và làm các thủ tục nhập kho. Tại kho của cửa hàng có một nhân viên chịu
trách nhiệm kiểm tra về chất lượng và số lượng hàng nhập về có đúng với đơn đặt
hàng hay không. Sau khi kiểm tra hàng nhập về xong thì nhân viên đó viết phiếu
nhập kho, rồi viết vào thẻ kho theo từng số danh điểm hàng hoá. Sau mỗi lần nhập
kho tại cửa hàng thì nhân viên chịu trách nhiệm sẽ chuyển toàn bộ phiếu nhập kho
về cho kế toán để lập báo cáo mua hàng. Khi đó kế toán sẽ căn cứ vào phiếu nhập
kho và hoá đơn để thanh toán với nhà cung cấp. Nếu khi mua hàng về nhập kho tại

I.2.1 Liệt kê các chức năng trong qúa trính quản lý mua bán hàng hoá.
1. Quản lý mua hàng
1.1 Chọn nhà cung cấp
1.2 Làm hợp đồng với nhà cung cấp
1.3 Lập đơn đặt hàng
1.4 Lập hóa đơn thanh toán
1.5 Thanh toán với nhà cung cấp
1.6 Theo dõi nợ nhà cung cấp
2. Quản lý nhập hàng
2.1 Kiểm tra nhập hàng
2.2 Viết phiếu nhập kho
2.3 Viết thẻ kho
3. Quản lý phân phối hàng
3.1 Lên danh sach mã hàng
3.2 Phân loại hàng hóa
3.3 Phân phối cho các cửa hàng
4. Quản lý bán hàng
4.1 Khách trả trước
4.1.1 Nhận yêu cầu của khách
4.1.2 Lập hóa đơn thanh toán
4.1.3 Thanh toán cho khách
4.2 Khách trả sau
4.2.1 Nhận yêu cầu của khách
4.2.2 Thỏa thuận bán hàng
4.2.3 Lập hóa đơn theo dõi công nợ
5. Thống kê báo cáo
5.1 Báo cáo hàng mua
5.2 Báo cáo hàng bán
5.3 Báo cáo thuế GTGT
5.4 Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

cung cấp.
 Sự phân rã chức năng Quản lý nhập hàng .
 Mô tả chi tiết Quản lý nhập hàng.
2.1.Kiểm tra hàng nhập: Sau khi nhà cung cấp vận chuyển hàng đến, bộ phận
ở kho nhập hàng có nhiệm vụ kiểm tra hàng trước khi cho nhập.
2.2.Viết phiếu nhập kho. Sau khi đã kiểm tra chất lượng và số lượng đã đạt yêu
cầu thì thủ kho viết phiếu nhập kho để tiến hành nhập hàng vào kho.
2.3. Viết thẻ kho: Sau đó thủ kho viết vào thẻ kho số hàng vừa nhập về để tiện
theo dõi tình hình của hàng hoá đó.
 Sự phân rã chức năng Quản lý phân phối hàng.
Nhãm 4 L05–
7
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
 Mô tả chi tiết Quản lý phân phối hàng.
3.1.Lên danh sách mã hàng: Bộ phận bên kho hàng có nhiệm vụ tổng hợp và
lên danh sach mã hàng.
3.2 Phân loại mặt hàng: Ngoài ra bộ phận bên kho hàng còn phải phân loại các
mặt hàng để tiện theo dõi và dễ phân phối khi cửa hàng cần.
3.3 Phân phối cho các cửa hàng: Khi cửa hàng có yêu cầu nhập thêm hàng thì
bên quản lý kho có nhiệm vụ xem xét yêu cầu để tiến hành xuất hàng cho cửa hàng.
Việc này cần có báo cáo rõ ràng.
 Sự phân rã chức năng Quản lý bán hàng.
 Mô tả chi tiểt Quản lý bán hàng.
Nhãm 4 L05–
8
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
4.1 Khách trả trước
4.1.1 Nhận yêu cầu khách: Nhân viên bán hàng phải ghi nhận mặt hàng, số
lượng bán, đơn giá bán tương ứng với từng mặt hàng, xác định thuế xuất giá trị gia
tăng… để thực hiện yêu cầu của khách hàng.

các cửa hàng để lập báo cáo tồn kho cuối kỳ. Sau đó đề xuất phương án giải quyết
việc tồn kho nhằm thu hồi vốn kinh doanh.
5.6 Nộp tiền: Chi cục thuế căn cứ vào những báo cáo thuế suất trên để xác
định số tiền thuế mà công ty phải nộp hay chi cục thuế sẽ hoàn lại của tháng đó.
II. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ( BLD logis ).
II.1 Liệt kê các tác nhân ngoài và kho dữ liệu.
Các tác nhân ngoài.
Nhà cung cấp
Khách hàng
Ngân hàng
Hệ thống cửa hàng
Bộ phân quản lý
Kho dữ liệu.
Hóa đơn
Đơn đặt hàng
Phiếu chi, phiếu thu
Phiếu nhận kho
Thẻ kho
Nhãm 4 L05–
10
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
II.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD logic).
II.2.1 BLD mức cảnh.
Nhãm 4 L05–
11
Hệ thống thông kinh tế và quản lý
II.2.2 BLD mc nh.
Nhóm 4 L05
Nhà cung cấp
Ngân hàng

Thanh toán
Kiểm tra hàng hoá
Báo cáo
Thanh toán
Phân
phối
cho
của
hàng
Yêu
cầu
Yêu
cầu
Báo cáo
ý kiến
Nhận
yêu
cầu
Hoá
đơn
Thanh

toán
Lên DS
mã hàng
Phân loại
hàng
12
Hệ thống thông kinh tế và quản lý
II.2.3 BLD mc di nh.

b. Quản lý nhập hàng.
Nhãm 4 L05–
2.1 NhËn
YC
2.2 KTra
nhËn hµng
2.3. hµng
nhËp
2.4. ViÕt
phiÕu kho
PhiÕu nhËp kho
NhËp hµng
HT Cöa hµng
PhiÕu thÎ kho
2.5. viÕt
thÎ kho
KiÓm kª b¸o c¸o
14
Hệ thống thông kinh tế và quản lý
c. Qun lý phõn phi hng.
d. Qun lý bỏn hng.
d1. Khỏch tr trc.

d2. Khỏch tr sau.
Nhóm 4 L05
HT cửa hàng
3.1. Nhận YC
3.2. Lập DSMH
Báo cáo tồn kho
3.3. Phân loại mặt

4.3. Thanh
toán
Phiếu thu
Khách
hàng
nhận thanh toán
KHTTiền sau
15
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
LỜI KẾT
Nói tóm lại, trong thời đại kinh tế phát triển như hiện nay việc đưa tin học hoá
vào ứng dụng trong việc quản lý là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp
hiện nay nó là vấn đề then chốt và trong việc quản lý mua bán hàng hoá cũng vậy.
Muốn quản lý tốt thì chúng ta phải xây dựng được hệ thống thông tin quản lý tốt,
mỗi doanh nghiệp hay mỗi bộ phận chức năng phải xây dựng cho mình những sơ đồ
quản lý khác nhau để phù hợp với từng chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
quản lý trong từng giai đoạn phát triển. Nhưng trong cùng một doanh nghiệp thì
điều quan trọng là các bộ phận quản lý phải có sự liên quan thống nhất với nhau về
việc cung cấp thông tin cũng như việc tiếp nhận thông tin để cho thông tin đến các
bộ phận khác một cách nhanh chóng và chính xác, để làm được điều này thì việc
phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là việc vô cùng quan trọng mà các nhà quản
trị phải quan tâm
Nhãm 4 L05–
16