Ebook.VCU www.ebookvcu.com
Hệ thống thông kinh tế và quản lý
Trờng đại học thơng mại
Khoa khách sạn du lịch
--------------
Bài thảo luận
Môn: Hệ thống thông tin quản lý 1.2
Đề tài: Quản lý mua bán hàng hóa
Giỏo viờn hng dn: Danh sỏch nhúm 4 Lp L05
Hn Minh Phng 1. Trn Th Hoi (B3)
2. Dng Th Hn (B3)NT
3. Nguyn Th Hng (B7)TK
4. Nguyn Th Hu (B3)
5. Nguyn Mnh Hựng (B1)
6. Nguyn Th Hng (B1)
7. Nguyn Th Hng (B2)
8. V Th Lan Hng (B2)
9. Nguyn Th Hng (B2)
10. Nguyn Th Thu Hng(B2)
Hà nội 2009
Nhóm 4 L05
1
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
MỤC LỤC
Lời mở đầu ............................................................................................................3
I. Xây dựng biểu đồ nâng cấp chức năng ..............................................................4
I.1 mô tả tóm lược quá trình quản lý mua bán hàng hoá ................................4
I.1.1 Quản lý về mua bán hàng hoá nhập kho ..............................................4
I.1.2 Quản lý phân phối và bán hàng tại các cửa hàng .................................4
I.1.3 Thống kê báo cáo .................................................................................5

nhanh chóng thì nhắc tới hệ thống thông tin đó là cả một quá trình từ khâu tiếp nhận
thông tin, xử lý thông tin và truyền đạt thông tin. Hệ thống thông tin kinh tế và quản
lý giúp cho các nhà quản trị, quản lý dễ dàng hơn, thuận tiện hơn trong việc theo dõi
và kiểm tra các hoạt động trong doanh nghiệp nó chỉ rõ những việc mà doanh nghiệp
cần làm đang làm và sẽ làm. Hệ thống thông tin kinh tế có thể được áp dụng rộng rãi
trong tất cả các lĩnh vực như nhà hàng, khách sạn hay trong việc quản lý mua bán
hàng hoá tại các doanh nghiệp.
Do tầm ứng dụng của hệ thống thông tin là rất rộng rãi vì vậy mà nhóm chúng
tôi xin chọn đề tài: "Quản lý mua bán hàng hoá" làm đề tài thảo luận, qua đó cũng
để làm rõ hơn về vai trò của hệ thống thông tin trong thời đại ngày nay.
Do gặp nhiều hạn chế về mặt kiến thức nên bài thảo luận của chúng tôi có thể
còn nhiều thiếu sót rất mong các bạn nhiệt tình tham gia đóng góp ý kiến để bài của
chúng tôi hoàn thiện hơn.
Nhãm 4 – L05
3
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
I. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng ( BPC ).
I.1 Mô tả tóm lược quá trình quản lý mua bán hàng hoá.
I.1.1 Quản lý về mua bán hàng hoá về nhập kho.
- Bộ phận quản lý mua hàng hoá về nhập kho tại các cửa hàng có chức năng đi
tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho tiêu chí đã đặt ra, sao cho phù hợp với tình hình
kinh doanh của công ty tại các cửa hàng. Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù
hợp thì bộ phận quản lý mua hàng làm hợp đồng với nhà cung cấp và lập đơn đặt
hàng với nhà cung cấp. Sau khi đã hoàn thành các giấy tờ hợp lệ, nhà cung cấp sẽ
cung ứng hàng cho bộ phận quản lý mua hàng.
- Khi bộ phận quản lý mua hàng về phải thông báo cho các cửa hàng để nhận
hàng và làm các thủ tục nhập kho. Tại kho của cửa hàng có một nhân viên chịu trách
nhiệm kiểm tra về chất lượng và số lượng hàng nhập về có đúng với đơn đặt hàng
hay không. Sau khi kiểm tra hàng nhập về xong thì nhân viên đó viết phiếu nhập kho,

quyển hoá đơn, hạch toán giá vốn hàng bán, tình hình kinh doanh bán hàng, báo cáo
tồn đầu-nhập-bàn-tồn cuối từng mặt hàng, thẻ kho từng mặt hàng tại mỗi cửa hàng.
I.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng.
I.2.1 Liệt kê các chức năng trong qúa trính quản lý mua bán hàng hoá.
1. Quản lý mua hàng
1.1 Chọn nhà cung cấp
1.2 Làm hợp đồng với nhà cung cấp
1.3 Lập đơn đặt hàng
1.4 Lập hóa đơn thanh toán
1.5 Thanh toán với nhà cung cấp
1.6 Theo dõi nợ nhà cung cấp
2. Quản lý nhập hàng
2.1 Kiểm tra nhập hàng
2.2 Viết phiếu nhập kho
2.3 Viết thẻ kho
3. Quản lý phân phối hàng
3.1 Lên danh sach mã hàng
3.2 Phân loại hàng hóa
3.3 Phân phối cho các cửa hàng
4. Quản lý bán hàng
4.1 Khách trả trước
4.1.1 Nhận yêu cầu của khách
4.1.2 Lập hóa đơn thanh toán
4.1.3 Thanh toán cho khách
4.2 Khách trả sau
4.2.1 Nhận yêu cầu của khách
4.2.2 Thỏa thuận bán hàng
4.2.3 Lập hóa đơn theo dõi công nợ
5. Thống kê báo cáo
5.1 Báo cáo hàng mua

1.5 Thanh toán với nhà cung cấp: Sau khi đã mua hàng hóa thì bộ phận quản
lý sẽ chuyển hóa đơn thanh toán cho kế toán. Khi đó kế toán sẽ trực tiếp thanh toán
với nhà cung cấp hoặc thông qua bộ phận mua hàng.
1.6 Theo dõi nợ nhà cung cấp: Trong trường hợp mua hàng hoá và nợ lại tiền
của nhà cung cấp thì bộ phận quản lý hoặc kế toán sẽ thực hiện theo dõi nợ với nhà
cung cấp.
 Sự phân rã chức năng Quản lý nhập hàng .
 Mô tả chi tiết Quản lý nhập hàng.
2.1.Kiểm tra hàng nhập: Sau khi nhà cung cấp vận chuyển hàng đến, bộ phận ở
kho nhập hàng có nhiệm vụ kiểm tra hàng trước khi cho nhập.
2.2.Viết phiếu nhập kho. Sau khi đã kiểm tra chất lượng và số lượng đã đạt yêu
cầu thì thủ kho viết phiếu nhập kho để tiến hành nhập hàng vào kho.
2.3. Viết thẻ kho: Sau đó thủ kho viết vào thẻ kho số hàng vừa nhập về để tiện
theo dõi tình hình của hàng hoá đó.
 Sự phân rã chức năng Quản lý phân phối hàng.
Nhãm 4 – L05
7
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
 Mô tả chi tiết Quản lý phân phối hàng.
3.1.Lên danh sách mã hàng: Bộ phận bên kho hàng có nhiệm vụ tổng hợp và
lên danh sach mã hàng.
3.2 Phân loại mặt hàng: Ngoài ra bộ phận bên kho hàng còn phải phân loại các
mặt hàng để tiện theo dõi và dễ phân phối khi cửa hàng cần.
3.3 Phân phối cho các cửa hàng: Khi cửa hàng có yêu cầu nhập thêm hàng thì
bên quản lý kho có nhiệm vụ xem xét yêu cầu để tiến hành xuất hàng cho cửa hàng.
Việc này cần có báo cáo rõ ràng.
 Sự phân rã chức năng Quản lý bán hàng.
 Mô tả chi tiểt Quản lý bán hàng.
Nhãm 4 – L05

5.3 Báo cáo thuế GTGT: Cuối tháng công ty phải lập các báo cáo thuế
GTGT hàng mua, thuế GTGT hàng bán cho chi cục thuế
5.4 Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn: Phòng kinh doanh có nhiệm vụ
báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn của mỗi quyến hoá đơn của kho hàng và cửa hàng
cho công ty.
5.5 Báo cáo tồn kho cuối kỳ: Phòng kinh doanh theo dõi tình hình mua bán
của cửa hàng để kinh doanh được hiệu quả, đồng thời nhận báo cáo tồn kho ở các cửa
hàng để lập báo cáo tồn kho cuối kỳ. Sau đó đề xuất phương án giải quyết việc tồn
kho nhằm thu hồi vốn kinh doanh.
5.6 Nộp tiền: Chi cục thuế căn cứ vào những báo cáo thuế suất trên để xác
định số tiền thuế mà công ty phải nộp hay chi cục thuế sẽ hoàn lại của tháng đó.
II. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ( BLD logis ).
II.1 Liệt kê các tác nhân ngoài và kho dữ liệu.
Các tác nhân ngoài.
Nhà cung cấp
Khách hàng
Ngân hàng
Hệ thống cửa hàng
Bộ phân quản lý
Kho dữ liệu.
Hóa đơn
Đơn đặt hàng
Phiếu chi, phiếu thu
Phiếu nhận kho
Thẻ kho
Nhãm 4 – L05
10
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
II.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD logic).

Phiếu chi
Đơn đặt hàng
Báo cáo
Chọn nhà cung cấp
Gửi đơn
đặt hàng
Giao hàng
Thanh toán
Theo dõi nợ
Thanh toán
Kiểm tra hàng hoá
Báo cáo
Thanh toán
Phân
phối
cho
của
hàng
Yêu
cầu
Yêu
cầu
Báo cáo
ý kiến
Nhận
yêu
cầu
Hoá
đơn
Thanh

Phiếu chi
kê báo báo
Ngân hàng
phiếu chi
Nhà C
2
Nợ nhà
cung cấp
13
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
b. Quản lý nhập hàng.
Nhãm 4 – L05
2.1 NhËn
YC
2.2 KTra
nhËn hµng
2.3. hµng
nhËp
2.4. ViÕt
phiÕu kho
PhiÕu nhËp kho
NhËp hµng
HT Cöa hµng
PhiÕu thÎ kho
2.5. viÕt
thÎ kho
KiÓm kª b¸o c¸o
14
Ebook.VCU www.ebookvcu.com

Trả tiền
HC báo cáo
Báo cáo
4.1. NVBH
HT cửa hàng
Hoá đơn nợ
4.2. Lập hoá
đơn thanh
toán
4.4. theo dõi
nợ
Hoá đơn
4.3. Thanh
toán
Phiếu thu
Khách
hàng
nhận thanh toán
KHTTiền sau
15
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
LỜI KẾT
Nói tóm lại, trong thời đại kinh tế phát triển như hiện nay việc đưa tin học hoá
vào ứng dụng trong việc quản lý là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện
nay nó là vấn đề then chốt và trong việc quản lý mua bán hàng hoá cũng vậy. Muốn
quản lý tốt thì chúng ta phải xây dựng được hệ thống thông tin quản lý tốt, mỗi doanh
nghiệp hay mỗi bộ phận chức năng phải xây dựng cho mình những sơ đồ quản lý
khác nhau để phù hợp với từng chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận quản lý
trong từng giai đoạn phát triển. Nhưng trong cùng một doanh nghiệp thì điều quan