HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề tài
“Tìm hiểu công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến của
Văn phòng Bộ - Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội”
Đơn vị thực tập : Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Giảng viên hướng dẫn : ThS.Đặng Thị Minh
Khoa : Quản lý Nhà nước về Xã hội
Sinh viên thực tập : Vương Thị Dịu
Lớp : KH6H – Khoá VI
HÀ NỘI, 2009
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
LI CM N
t thc tp t ngy 02/03 n ngy 02/5/2009 ca sinh viờn Hc vin Hnh
chớnh ti Vn phũng B do trng Hc vin Hnh chớnh phi hp vi B Lao ng
Thng binh v Xó hi thc hin, õy l chng trỡnh hng nm nm trong
chng trỡnh o to c nhõn Hnh chớnh ca Hc vin Hnh chớnh.
Sau 4 nm hc tp v nghiờn cu ti Hc vin Hnh chớnh, sinh viờn chỳng
em ó c truyn dy nhng kin thc, lý thuyt c bn v Qun lớ Nh nc, v
hot ng ca cỏc c quan chc nng trong Qun lý Nh nc. t thc tp ti B
Lao ng tuy rt ngn ngi song rt cú ý ngha i vi chỳng em, õy l c hi
sinh viờn c tip cn thc t cụng vic ti cỏc c quan Nh nc.
Ti õy, chỳng em cú th ỏp dng v kim chng nng kin thc mỡnh ó hc
vo thc tin, õy cng l c hi em b sung cho mỡnh cỏc kin thc thc t mi
v cỏc k nng trong x lý cụng vic trong hot ng thc tin hng ngy.c s
giỳp nhit tỡnh ca cỏc cỏn b, cụng chc ti Vn phũng B, on sinh viờn thc
tp chỳng em c sp xp vo thc tp ti Vn phũng B, trc tip tỡm hiu v
cụng tỏc Vn th- Lu tr ti phũng Vn th lu tr. t thc tp ca bn thõn
em kt thỳc vi ti Tỡm hiu cụng tỏc qun lý vn bn i, vn bn n ca Vn

V a im: Ti phũng Vn th lu tr thuc Phũng Hnh chớnh B
Lao ng Thng binh v Xó hi.
V cụng vic : Ti õy cỏc sinh viờn c giao nhng cụng vic thớch
hp vi chuyờn nghnh ca mỡnh ó c hc v tỡm hiu trờn lý thuyt.
Nhúm sinh viờn thc tp ti B Lao ng Thng binh v Xó hi c
chia lm 3 nhúm nh, mi nhúm i lm hai ngy trờn mt tun.
+ Hai tun u tiờn: Chỳng em c quan sỏt cụng vic thc t v tỡm
hiu v c cu, chc nng , nhim v ca B.
+ Hai tun tip theo: Chỳng em c trc tip tham gia vo mt s
cụng vic c th nh: sp xp ti liu, ỏnh s cỏc ti liu.
Trong sut quỏ trỡnh thc tp, em c s ch dy nhit tỡnh ca thy H Vn
Ngha v hai cỏn b trc tip hng dn ti phũng Vn th-lu tr ú l ch o
Th Thiờn Hng v Ch Phựng Ngc Chõm.
Ti õy, khi c trc tip tham gia vo nhng cụng vic ca vn phũng ó
mang n cho em rt nhiu c hi v thc tin, khụng ch l c hiu rừ hn, sõu
hn v nhng gỡ mỡnh ó c thy cụ truyn dy trờn lp m cũn c trc tip
vn dng nhng kin thc ú lm nhng cụng vic ú. iu ny cú ý ngha rt
ln, ú nh l mt bc m vng chc giỳp em cú th tham gia mt cỏch vng
vng cho cụng vic sau ny, giỳp bn thõn trỏnh khi nhng b ng khi chớnh thc
lm vic ti mt c quan no ú, t ú giỳp cho cụng vic c hon thnh mt
cỏch nhanh v hiu qu nht.
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
Bờn cnh ú, qua quỏ trỡnh c trc tip tham gia vo cụng vic, bn thõn em
ó thy lnh vc vn th khỏ hp dn, ó thc s thu hỳt c s quan tõm ca em,
nờn em ó quyt nh chn ti v vn th lu tr lm bỏo cỏo cho t thc tp ny.
II. GII THIU KHI QUT V N V THC TP
1. B LAO NG THNG BINH V X HI
1.1. V trớ v chc nng:
B Lao ng - Thng binh v Xó hi l c quan ca Chớnh ph, thc hin

Ch trỡ, phi hp vi cỏc B, c quan cú liờn quan trỡnh Chớnh ph, Th
tng Chớnh ph.
Ban hnh danh mc cụng vic nng nhc c hi, c bit nng nhc c hi:
danh mc mỏy, thit b vt t, cỏc cht cú yờu cu nghiờm ngt v an ton lao ng;
quy nh v hng dn th tc ng ký v kim nh cỏc loi mỏy, thit b, vt t,
cỏc cht cú yờu cu nghiờm ngt v lao ng theo yờu cu ca B lut Lao ng.
Phi hp vi B Y t ban hnh cỏc loi danh mc bnh ngh nghip.
Thng nht qun lý vic khai bỏo, iu tra, thng kờ bỏo cỏo v tai nn lao
ng.
- V dy ngh
Trỡnh Chớnh ph, Th tng Chớnh ph cỏc chớnh sỏch v dy ngh, hc ngh,
quy nh v iu kin th tc thnh lp cỏc c s dy ngh, tiờu chun giỏo viờn dy
ngh v ỏn quy hoch mng li cỏc c s dy ngh.
Ban hnh iu l mu ca c s dy ngh.
Thng nht qun lý tiờu chun cp bc ngh, danh mc ngh o to; chng
trỡnh, ni dung, phng phỏp o to; quy ch thi tuyn, quy ch cp loi vn bng,
chng ch tt nghip; o to bi dng giỏo viờn dy ngh, cỏn b qun lý c s
dy ngh; ỏnh giỏ cht lng ngh.
Ch trỡ phi hp vi cỏc B, Ngnh cú liờn quan trong vic ch o v kim
tra hot ng ca cỏc c s dy ngh.
- V cụng tỏc Thng binh Lit s.
Trỡnh Chớnh ph, Th tng Chớnh ph chớnh sỏch ch u ói i vi
ngi hot ng cỏch mng, lit s v gia ỡnh lit s, Thng binh, Bnh binh,
ngi hot ng khỏng chin v ngi cú cụng giỳp cỏch mng, quy hoch quy
tp m, ngha trang lit s i tng nim v cỏc cụng trỡnh ghi cụng lit s, ch o
vic kim tra nuụi dng, iu dng i vi Thng binh, Bnh binh v ngi cú
cụng vi Cỏch mng; vic cung cp chõn tay gi, dng c chnh hỡnh, cỏc phng
tin tr giỳp khỏc cho Thng binh, Bnh binh v ngi cú cụng.
- V Bo tr xó hi
Trỡnh Chớnh ph, Th tng Chớnh ph chớnh sỏch xoỏ úi, gim nghốo, cu

B theo ni dung v mc tiờu chng trỡnh ci cỏch hnh chớnh nh nc ó c
Th tng Chớnh ph phờ duyt.
- Qun lý t chc b mỏy, biờn ch; ch o thc hin ch tin lng v
cỏc chớnh sỏch ch ói ng, khen thng, k lut; t chc cụng tỏc o to bi
dng, xõy dng i ng cụng chc, viờn chc nh nc thuc thm quyn. Hng
dn v chuyờn mụn, nghip v i vi cỏc c quan qun lý nh nc v Lao ng,
Thng binh v Xó hi a phng.
- Qun lý ti chớnh, ti sn c giao v t chc thc hin ngõn sỏch c
phõn b theo quy nh ca phỏp lut.
1.3. C cu t chc ca B.
B Lao ng - Thng binh v Xó hi gm cú:
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
B trng: Nguyn Th Kim Ngõn
Cỏc th trng:
- Th trng thng trc: Hunh Th Nhõn
- Th trng: m Hu c
- Th trng: Lờ Bch Hng
- Th trng: Bựi Hng Lnh
- Th trng: Nguyn Thanh Hũa
- Th trng: Phựng Ngc Hựng
- Cỏc t chc giỳp B trng thc hin chc nng qun lý nh nc:
+ V Lao ng - Vic lm;
+ V Tin lng - Tin cụng;
+ V Bo him xó hi;
+ V Bo tr xó hi;
+ V Phỏp ch;
+ V Hp tỏc quc t;
+ V K hoch Ti chớnh;
+ V T chc cỏn b;

Thc hin cỏc nhim v thuc chc nng qun tr Hnh chớnh; phc v hot
ng ch o, iu hnh cụng vic hng tun, hng ngy ca lónh o B.
T chc ch o v thc hin cụng tỏc hnh chớnh, vn th, lu tr h s, cỏc
quy nh v bo v bớ mt nh nc trong c quan B v cỏc n v thuc B, kim
tra th thc trong vic trỡnh Lónh o B ký duyt, ký v ban hnh vn bn quy
phm phỏp lut, vn bn hnh chớnh theo quy nh ca Nh nc; qun lý v t
chc hot ng ca Th vin B.
Bo m trt t, k lut, k cng theo ni quy lm vic ca c quan: qun
lý ch lm vic, sinh hot v hi ngh ca B theo quy nh ca Nh nc v ca
B.
T chc v thc hin cụng tỏc phũng, cha chỏy n, phũng chng bóo lt;
phũng chng dch bnh v cụng tỏc Y t i vi c quan B, t chc cụng tỏc dõn
quõn, t v c quan B theo quy nh ca Nh nc v ca B.
Qun lý v s dng c s vt cht k thut, phng tin, kinh phớ hot ng;
m bo phng tin v iu kin lm vic ca c quan B theo quy nh.
V thi ua Khen thng: Trỡnh B v t chc vic thc hin thi ua khen
thng; xột tng k nim chng vỡ s nghip lao ng, Thng binh v Xó hi;
xột tng cỏc danh hiờ thi ua, khen thng i vi n v v cỏ nhõn thuc B.
Trỡnh B xột ngh cỏc B, Nghnh v cỏc cp cú thm quyn tng danh hiu thi
ua, khen thng i vi cỏ nhõn n v thuc B (k c khen thng thnh tớch
khỏng chin). Thc hin nhim v thng trc Hi ng Thi ua Khen thng
ca B v c quan B.
Phi hp vi Cụng on B chm lo i sng vt cht, tinh thn cho cỏn b,
cụng chc trong c quan B theo ch , chớnh sỏch ca Nh nc v ca B.
Thc hin cỏc nhim v khỏc do B phõn cụng.
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
2.3. C cu t chc ca Vn phũng B:
Vn phũng B cú Chỏnh Vn phũng v cỏc Phú Vn phũng giỳp vic.
Cỏc phũng thuc Vn phũng B gm:

B TRNG:
Nguyn Kim Ngõn
VN PHềNG B
Mi quan h trc thuc
Mi quan h phi hp
S MI QUAN H GIA VN PHềNG V CC N V THUC B
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
B.NI DUNG
Tỡm hiu nghip v qun lý vn bn i, vn bn n ca Vn
phũng B - B Lao ng - Thng binh v Xó hi
I. L DO, PHM VI, I TNG, PHNG PHP V NI
DUNG TI
1. L DO CHN TI NGHIấN CU
Cụng tỏc vn th, lu tr l hot ng m bo thụng tin phc v cho cụng tỏc
lónh o, ch o iu hnh cụng vic ca cỏc c quan ng, Nh nc, cỏc t chc
kinh t, chớnh tr Xó hi.
Núi n cụng tỏc vn th, lu tr l núi n cụng vn giy t, son tho vn
bn, ban hnh vn bn, t chc, qun lý, gii quyt vn bn lp h s hin hnh
nhn m bo thụng tin. Mi hot ng qun lý u liờn quan n cụng vn, giy
t, s dng cụng vn giy t lm cụng c phc v qun lý. Vỡ vy cụng tỏc vn th,
lu tr l cụng tỏc khụng th thiu mi c quan. Cụng tỏc vn th, lu tr gúp
phn vo hot ng ca c quan, t chc c suụn s thun li hn, to thnh mt
h thng ng b xuyờn sut t trờn xung di. Qun lý khõu ny tt l gúp phn
vo vic gii quyt cỏc vn liờn quan n giy t c trụi chy nht.
Trong mt khong thi gian c trc tip tham gia vo mt s cụng vic ti
phũng Vn th lu tr, em ó thu li cho mỡnh khỏ nhiu kin thc thc t liờn quan
n chuyờn nghnh ca mỡnh. V vi ti liờn quan n nghip v qun lý vn
bn i v vn bn n, em mong mun bn thõn mỡnh s hiu thờm v sõu hn na
v chuyờn nghnh m mỡnh ó c hc, ng thi cng phc v cho cụng vic sau
ny ca bn thõn mỡnh.

lý vn bn n, vn bn i ca Vn phũng B Lao ng Thng binh v Xó hi.
Em hy vng vi nhng ni dung c cp n trong bn bỏo cỏo ny cng phn
no nờu bt c nhng lý thuyt chớnh, ỏng chỳ ý v thc s mang li nhng
thụng tin khi c bn bỏo cỏo thc tp ny.
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
II. NI DUNG TI
CHNG I
MT S VN Lí LUN CHUNG V CễNG TC QUN
Lí VN BN
I.TNG QUAN V VN BN
1.1. Khỏi nim vn bn
L phng tin ghi tờn v truyn t thụng tin ngụn ng v ký hiu nht nh.
1.2. Khỏi nim vn bn qun lý nh nc
L nhng thụng tin v quyt nh qun lớ thnh vn vit do c quan Nh nc
cú thm quyn ban hnh theo hỡnh thc, trỡnh t, th tc, quy ch do phỏp lut quy
nh mang tớnh quyn lc n phng v lm phỏt sinh hu qu phỏp lý c th.
1.3. Chc nng ca vn bn qun lý nh nc
Vn bn qun lý nh nc cú bn chc nng chớnh ú l:
- Chc nng thụng tin
- Chc nng qun lý
- Chc nng phỏp lý
- Chc nng Vn húa Xó hi.
II.QUY TRèNH QUN Lí VN BN NểI CHUNG
2.1. Lý lun chung v nghip v qun lý vn bn n
2.1.1 Tip nhn, ng kớ vn bn n:
a, Tip nhn vn bn n
Vn bn n l tt c vn bn ( k c vn bn mt ), bao gm vn bn quy
phm phỏp lut, vn bn hnh chớnh, vn bn chuyờn nghnh, vn bn khỏc v n,
th do cỏ nhõn gi n c quan, t chc gi chung l vn bn n.

+ Bỡ vn bn, giy t gi cho t chc ng v cỏc on th nh Cụng on,
on Thanh niờn v.v ca c quan, t chc v th riờng.
- Loi búc bỡ bao gm tt c vn bn, giy t gi cho c quan, t chc ( ngoi
bỡ ghi tờn c quan, t chc hoc ghi chc danh ca ngi ng u c quan, t
chc). k c cỏc bỡ vn bn cú úng du ch ký hiu Mt v Ti mt. nu
vn th c giao nhim v búc bỡ, ng ký cỏc loi vn bn ú.
c, Búc bỡ vn bn:
Khi búc bỡ vn bn cn lu ý:
- Nhng vn bn khn, thng khn, ha tc cn búc bỡ trc gii quyt kp
thi;
- Trỏnh lm rỏch vn bn v khụng lm mt s, ký hiu vn bn, a ch c
quan gi, mt du bu in v.v, phi r soỏt li bỡ trỏnh sút vn bn;
- i chiu s, ký hiu ghi ngoi bỡ vi s, ký hiu ca vn bn trong bỡ,
trng hp phỏt hin cú sai sút, phi hi li ni gi;
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
- Trng hp cú kốm theo phiu gi, phi i chiu vn bn trong bỡ vi phiu
gi, khi nhn xong, phi ký nhn v úng du vo phiu gi v gi tr li ni gi
vn bn;
- i vi n, th khiu ni, t cỏo; vn bn cn c kim tra, xỏc minh mt
im gỡ ú hoc nhng vn bn m ngy nhn cỏch quỏ xa ngy, thỏng ghi trờn vn
bn, cn gi li c bỡ v ớnh kốm vn bn lm bng chng.
, úng du n, ghi s v ngy n:
Vn bn n cú th c ng ký vo s ng ký vn bn hoc cỏc cụng c
khỏc nh th ng ký hoc c s d liu qun lý vn bn trờn mỏy vi tớnh.
- ng ký vn bn n bng s
+ Lp s ng ký vn bn n
Tựy theo tng s vn bn n v s lng mi nhúm vn bn n hng nm
m quyt nh vic lp cỏc loi s ng ký cho phự hp.
i vi nhng c quan, t chc cú s lng vn bn n di 2000 vn bn

quan, t chc, cp phú ca ngi ng u, chỏnh vn phũng hoc ngi c
ngi ng u c quan, t chc giao trỏch nhim ( ngi cú thm quyn) xem xột
v cho ý kin phõn phi, gii quyt.
Ngi cú thm quyn, cn c ni dung ca vn bn n; quy ch lm vic ca
c quan, t chc; chc nng, nhim v v k hoc cụng tỏc c giao cho cỏc n
v, cỏ nhõn v.v, ghi ý kin phõn phi vn bn cho n v hoc cỏ nhõn, ý kin ch
o gii quyt ( nu cú) v thi hn gii quyt vn bn ca c quan, t chc. i
vi vn bn liờn quan n nhiu n v hoc nhiu cỏ nhõn, cn xỏc nh rừ n v
hoc cỏ nhõn ch trỡ gii quyt, nhng n v hoc cỏ nhõn tham gia v thi hn
gii quyt ca mi n v, cỏ nhõn.
í kin phõn phi, gii quyt c ghi vo khon giy trng phớa trờn l trỏi
ca vn bn hoc cp nht trc tip vo c s d liu qun lý vn bn. Trong nhng
trng hp cn thit, ý kin phõn phi, gii quyt c ghi hoc cp nht vo phiu
riờng( Ph lc IV ).
Sau khi cú ý kin phõn phi, gii quyt ca ngi cú thm quyn, vn bn n
c ng ký b sung vo ct ( 7 ) s ng ký vn bn n ( Ph lc II ) hoc vo
cỏc trng hp tng ng trong c s d liu qun lý vn bn.
b, Chuyn giao vn bn n
Vn bn n c chuyn giao cho cỏc n v hoc cỏ nhõn gii quyt cn c
ý kin ca ngi cú thm quyn. Vic chuyn giao vn bn n trong c quan, t
chc cng nh trong cỏc n v u phi bo m nhng yờu cu sau:
- Nhanh chúng : Vn bn n ( loi khn ) phi c chuyn ngay cho n v
hoc cỏ nhõn cú trỏch nhim gii quyt;
- ỳng i tng: Vn bn n ( loi mt) phi c chuyn n tn tay ngi
nhn;
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
- Cht ch: Khi chuyn giao vn bn phi tin hnh kim tra, i chiu v
ngi nhn vn bn phi ký nhn; i vi vn bn n cú úng du Thng khn
v Ha tc, phi ghi rừ thi gian nhn.

- Vn th cú trỏch nhim lp s theo dừi gii quyt vn bn n v thng
xuyờn tng hp s liu v vn bn n, bao gm tng s vn bn n; vn bn n
ó c gii quyt; vn bn n ó ht hn nhng cha c gii quyt bỏo cỏo
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
cho ngi c giao trỏch nhim xem xột; gii quyt. Mu s v cỏch ghi s c
thc hin theo hng dn ti Ph lc VI.
- i vi vn bn n cú úng du Ti liu thu hi, Vn th cú trỏch nhim
theo dừi, thu hi hoc gi tr li ni gi theo ỳng thi hn quy nh.
2.2 Lí LUN CHUNG V NGHIP V QUN Lí VN BN I
2.2.1. Kim tra th thc, hỡnh thc v k thut trỡnh by; ghi s v
ngy, thỏng, nm ca vn bn
a, Kim tra th thc, hỡnh thc v k thut trỡnh by vn bn
Cn c quy inh ca phỏp lut, vn th cú nhim v kim tra li th thc, hỡnh
thc v k thut trỡnh by vn bn trc khi thc hin cỏc th tc tip theo phỏt
hnh vn bn; trng hp phỏt hin cú sai sút, kp thi bỏo cỏo cho ngi c giao
trỏch nhim xem xột, gii quyt.
b, Ghi s v ngy, thỏng, vn bn
Tt c vn bn i ca c quan, t chc, tr trng hp phỏp lut cú quy nh
khỏc trong mt s trng hp c th v i vi mt s loi vn bn chuyờn nghnh
nh húa n, chng t k toỏn v.v, u phi c tp trung ti vn th ghi s
theo h thng s chung ca c quan, t chc.
- Ghi s ca vn bn
Vic ỏnh s vn bn quy phm phỏp lut c thc hin theo quy nh ca
phỏp lut hin hnh.
S ca vn bn hnh chớnh l s th t ng ký vn bn do c quan, t chc
ban hnh trong mt nm ( hoc mt nhim k) c ỏnh riờng cho tng loi hoc
ỏnh chung cho mt s vn bn hnh chớnh. Tựy theo tng s vn bn v s lng
mi loi vn bn c c quan, t chc ban hnh hng nm ( hoc theo nhim k)
m la chn phng phỏp ng ký v ỏnh s vn bn cho phự hp, c th nh sau:

lờn khụng quỏ 05 t giy lin k.
b, úng du khn , mt
Vic úng du cỏc khn ( ha tc, Thng khn v Khn) trờn vn
bn c thc hin theo quy nh ca phỏp lut hin hnh.
V trớ úng du khn, du mt v du Ti liu thu hi trờn vn bn
c thc hin theo quy nh ca phỏp lut hin hnh.
2.2.3. ng ký vn bn i
a, ng ký vn bn i bng s
- Lp s ng ký vn bn i
Cn c tng s v s lng mi loi vn bn i hng nm( hoc nhim k),
cỏc c quan, t chc quyt nh vic lp s ng ký cho phự hp. Tuy nhiờn khụng
nờn lp nhiu s m cú th s dng mt hoc mt s loi s ng ký chung, trong
ú c chia ra thnh nhiu phn ng ký cỏc loi vn bn khỏc nhau cn c
phng phỏp ng ký v ỏnh s vn bn i m c quan, t chc ỏp dng nh sau:
+ i vi nhng c quan, t chc cú s lng vn bn i di 500 vn bn
mt nm ( hoc mt nhim k ) ch nờn lp hai s:
S ng ký tt c cỏc loi vn bn i ( loi thng)
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
S ng ký vn bn i ( loi mt).
+ Nhng c quan, t chc cú s lng vn bn i t 500 n di 2000 vn
bn mt nm ( hoc mt nhim kỡ ) cú th lp hai s sau:
S ng ký cỏc loi vn bn quy phm phỏp lut ( nu cú) v cỏc
quyt nh(cỏ bit), ch th(cỏ bit) (loi thng);
S ng ký cỏc loi vn bn hnh chớnh cú ghi tờn loi khỏc v cụng
vn hnh chớnh(loi thng);
S ng ký vn bn i ( loi mt).
- ng ký vn bn i
Mu s v vic ng ký vn bn i, k c vn bn sao v vn bn i(loi mt),
c thc hin theo hng dn ti ph lc VII.

khn ca vn bn trong bỡ.
b, Chuyn phỏt vn bn i
- Chuyn phỏt vn bn i
Tựy theo s lng vn bn i c chuyn giao trong ni b hng nm, hng
ngy v cỏch t chc chuyn giao(c thc hin ti vn th hoc do vn th trc
tip chuyn n cỏc n v, cỏ nhõn), cỏc c quan, t chc quy nh c th vic lp
s riờng hoc s dng s ng ký vn bn i chuyn giao vn bn.
Khi chuyn giao vn bn i trong ni b, ngi nhn vn bn cng phi ký
nhn vo s.
- Chuyn phỏt trc tip do giao liờn c quan, t chc thc hin.
Vn bn i do giao liờn c quan, t chc chuyn trc tip cng phi c ng
ký trc tip vo s. Khi chuyn giao vn bn, phi yờu cu ngi nhn ký nhn vo
s. Mu s v vic vo s c thc hin theo hng dn ti ph lc IX.
- Chuyn phỏt vn bn i qua bu in
Tt c vn bn i c gi qua bu in u phi hon thnh th tc phỏt
hnh v ng ký vo s. Khi giao bỡ vn bn, ph yờu cu nhõn viờn bu in kim
tra, ký nhn v úng du vo s. Mu s v vic vo s c thc hin theo hng
dn ti ph lc X.
- Chuyn phỏt vn bn i bng Fax, qua mng
Trong trng hp cn thụng tin nhanh, vn bn i cú th c chuyn cho ni
nhn bng Fax hoc chuyn quan Mng kp thi gii quyt cụng vic, nhng sau
ú phi gi bn chớnh i vi nhng vn bn cú giỏ tr lu tr.
c, Theo dừi vic chuyn phỏt vn bn i
Vn th cú trỏch nhim theo dừi vic chuyn phỏt vn bn i trong trng hp
cn thit, lp phiu gi theo dừi vic chuyn phỏt vn bn n ni nhn. Vic xỏc
nh nhng vn bn i cn lp phiu gi do c quan n v hoc cỏ nhõn son tho
vn bn xut, trỡnh ngi ký vn bn quyt nh.
2.3.5. Lu vn bn i
Vn bn i c lu ti vn th c sp xp theo th t ng ký. Nhng vn
bn i c ng ký v ỏnh s chung c sp xp chung, c ng ký v ỏnh

lng cụng vic rt ln m Vn phũng B phi m nhn.
Nm 2007, Vn phũng Vn phũng B tip nhn v x lý hn 25.000 vn bn
n; trc tip phỏt hnh vn bn i vi s lng l 5.001.
Nm 2008(tớnh n ht thỏng 9 nm 2008), Vn phũng Vn phũng B tip
nhn v x lý hn 14.860 vn bn n; trc tip phỏt hnh vn bn i vi s lng
l 5.153.
S liu c th tớnh n 15 gi 35 phỳt ngy 09/2/2008 thỡ s vn bn m Vn
phũng B tip nhn c th nh sau:
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
- ó tip nhn 3.265 vn bn do cỏc c quan, t chc trung ng gi n
Vn phũng gii quyt.
- ó tip nhn 7.136 vn bn do cỏc c quan, t chc a phng gi n
Vn phũng B.
- ó tip nhn 2.145 vn bn vt cp ca cỏc c quan, t chc, cỏ nhõn khỏc
gi n Vn phũng ngh gii quyt.
- i vi vn bn do B ban hnh tớnh n thi im ny l 7.326 vn bn
c ban hnh. Trong ú, s u vn bn c th nh sau:
+ Quyt nh phỏp quy cú 66 u vn bn;
+ Ch th phỏp quy cú 13 vn bn;
+ Quyt inh hnh chớnh cú 3479 vn bn;
+ Thụng t cú 13 vn bn;
+ Cụng vn cỏc loi cú 1799 vn bn;
+ Bỏo cỏo cú 29 vn bn.
Ngoi ra cũn nhiu loi vn bn khỏc nh t trỡnh, giy mido B ban hnh
c Vn phũng B trc tip phỏt hnh.
Vi c thự l mt thnh ph cú nn kinh t phỏt trin, c s h tng k thut
tng i tt v c trang b mt cỏch ng b, hin i. Cú mt ngun nhõn, ti
lc di do. Da trờn tim lc ú, Vn phũng B ó a tin b ca cụng ngh
thụng tin vo hu ht cỏc khõu trong quỏ trỡnh qun lý nh nc. Vn phũng B t

trỡnh nghip v chuyờn mụn v cụng tỏc hnh chớnh cao, vỡ phi phõn loi s b
tng loi lnh vc vn bn no s thuc khi chuyờn viờn no ca Vn phũng chu
trỏch nhim gii quyt.
Sau khi lm cụng tỏc phõn loi chuyờn viờn gii quyt xong, vn th chuyn
qua cụng tỏc ng ký vn bn bng mỏy vi tớnh. Cụng tỏc ng ký vn bn n bng
mỏy vi tớnh phi m bo y cỏc thụng tin nh: Lónh o x lý; Ni gi vn
bn; Cú trỏi vi ch th 16 khụng; Khu vc vn bn n (1-Trung ng, 1- a
phng, 3- vt cp); Mc mt; Mc khn; Loi cụng vn; S ký hiu; Ngy
ký; Ngy nhn; lnh vc; Trớch yu ni dung vn bn; ớnh kốm vn bn ( nu cú );
Hn gii quyt(nu cú)Sau khi in y cỏc thụng tin trờn vo mn hỡnh x lý
vn bn trờn mỏy vi tớnh. Vn th thc hiờn hiu lnh xỏc nhn, sau khi xỏc nhn
mỏy tớnh s t ng hin s n ca vn bn va tip nhn; Vn th lm cụng tỏc
ghi s n v ngy n ca vn bn. Sau khi ng ký xong, vn th kp theo Phiu
x lý vn bn vo mi u vn bn v a vo cỏc ụ tip nhn vn bn ca tng
chuyờn viờn trong Vn phũng.
Phiu x lý vn bn l cn c x lý vn bn, trong ú cú ghi: S cụng
vn, ngy thỏng nm, c quan gi, ý kin ca B, ý kin ca Chỏnh, Phú Vn
phũng; ý kin xut ca chuyờn viờn trc tip x lý.
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
2.2. Trỡnh vn bn n:
Sau khi c ng ký, vn bn n c kp thi trỡnh cho cỏc chuyờn viờn cú
trỏch nhim gii quyt theo tng lnh vc chuyờn mụn c th. Cỏc chuyờn viờn sau
khi nhn c vn bn sau khi xem xột, nghiờn cuCn c vo chc nng, nhim
v v k hoc c giaoghi ý kin phõn phi vn bn cho n v hoc cỏ nhõn, ý
kin ch o gii quyt v thi hn gii quyt vn bn theo yờu cu ca ni dung
vn bn.
Y kin phõn phi, gii quyt c ghi vo Phiu x lý vn bn sau ú s c
cp nht trc tip vo c s d liu qun lý vn bn trong mỏy vi tớnh thụng qua vn
th.