Lời mở đầu
Quản lý kho hàng là một công việc khá quan trọng đòi hỏi bộ
phân quản lý phải thường xuyên cập nhật thông tin về hàng hoá nhập
xuất. Quản lý kho một cách hiệu quả không đơn giản nếu chỉ sử dụng
phương pháp quản lý kho truyền thống.
Việc ứng dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công
tác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng
hóa, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời.
Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và
quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng
cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Để xử lý thông tin nhanh chóng, đầy đủ và chính xác và có hiệu
quả thì ngành công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến
trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng và đã cung cấp cho
chúng ta những biện pháp cần thiết đó. Đã qua thời tính toán, sắp xếp
và lưu trữ thông tin thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc
hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin đã đi vào các ngành với một
phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng
mà không mất đi sự chính xác. Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước
ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, doanh
nghiệp phải đáp ứng đúng những mong muốn của khách hàng về mặt
hàng và thời gian họ cần. Doanh nghiệp cần đạt được những yếu tố
1
mới mang lại sự hoàn thiện trong khả năng bán hàng, đó là khả năng
cung cấp dịch vụ nhanh.
Với những lí do trên, em đã chọn đề tài: ”Phần mềm quản lý
kho hàng”.
Xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Trần Bích Hạnh đã giúp đỡ,
hướng dẫn em trong quá trình làm để tài này.
Mục đích nghiên cứu:

CHƯƠNG I
CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ KHO
1.1 Tổng quan về HTTT quản lý kho hàng
1.1.1 Hệ thống thông tin là gì?
HTTT là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhấtc ác thành tựu
của công nghệ, của tin học vào tổ chức. Xấy dựng thành công một
HTTT không thể theo một thực đơn sẵn có. Trước hết cần phải hiểu
biết về tổ chức, sau đó phải vận dụng các hiểu biết về công nghệ
thông tin, về quá trình hình thành và phát triển các HTTT để dự kiến
một HTTT thích hợp cho nó.
Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về HTTT tuy nhiên theo cách
hiểu của các nhà tin học thì: HTTT được thể hiện bởi những con
người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu
vào (Input) của HTTT được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được
xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu được lưu trữ trước
đó. Kết quả sử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination)
hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
4
Nguån
§Ých
Thu thËp
Xö lý vµ
luu tr÷
Ph©n ph¸t
Kho d÷ liÖu
Mô hình hệ thống thông tin
1.1.2 Phân loại HTTT trong tổ chức
Có 2 cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay được dùng:
phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại

System for Competititive Advantage) được sử dụng như một trợ giúp
chiến lược. HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết lập cho
người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng,
nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác cùng ngành công
6
nghiệp…(trong khi 4 loại HTTT trên được sử dụng chủ yếu cho các
bộ phận trong tổ chức. Hệ thống này là công cụ đắc lực thực hiện các
ý dồ chiến lược)
•Phân loại theo nghiệp vụ của HTTT
Bảng phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Tài chính
chiến lược
Marketing
chiến lược
Nhân lực
chiến lược
KD và sx
chiến lược
Tài chính
chiến thuật
Marketing
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật
KD và sx
chiến thuật
Tài chính
tác
nghiệp
Marketing

vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân
thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Một HTTT là 1
đối tượng phức tạp, vận đông trong môi trường cũng rất phức tạp. Có
3 nguyên tắc cơ sở chung để phát triển HTTT:
• Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình
Một HTTT bao gồ 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật
lý ngoài, mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một
đối tượng chúng ta thấy 3 mô hình này quan tâm tới HTTT từ
các góc độ khác nhau.
• Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Nguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắc
của sự đơn giản hoá. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết
phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết
áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên.
• Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô
hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô
hình vật lý khi thiết kế.
8
Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụng
nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi
phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi
thiết kế
Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại.
Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và
quan sát. Cả 3 nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình
vật lý ngoài của hệ thống
1.2.2 Các giai đoạn của phát triển HTTT
Một HTTT dù lớn hay nhỏ khi xây dựng không thể tuỳ tiện làm
mà phải tuân thủ theo 7 giai đoạn nhất định.
• Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được thu thập vào (các input).
Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y.
3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2 Thiết kế xử lý
3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào
3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
3.5 Hợp thức hoá mô hình logic
• Giai đoạn 4: Đề xuất phương án của giải pháp
10
Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ
làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử
dụng thì phân tích viên phải xây dựng các phương án và giải pháp
khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án khác
nhau là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống
nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết.
4.1 Xác định các ràng buộc tin chọ và ràng buộc tổ chức
4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp
4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp
4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất cá
phương án giải pháp.
• Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Sau khi chọn được một phương án thì giai đoạn này được tiến
hành. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu đó là: một tài liệu chứa
tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ
thuật và tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ
công và các giao diện với phần tin học hoá.
5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào ra)
5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phân tích tin học hoá
5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

12
phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và
định mức, cấu trúc thứ bậc, vi trò và nhiệm vụ của các thành
viên, nội dung và hình dạng của các thông tin đầu vào cũng
như đầu ra.
• Sử dụng phiếu điều tra: khi cần phải lấy thông tin
với số lượng lớn và pham vi rộng.
• Quan sát: giúp cho chúng ta thấy những gì không
thể hiện trên tài hiệu hoặc phỏng vấn như tài liệu để ở đâu,
đưa cho ai…Quan sát sẽ gặp khó khăn vì người bị quan sát sẽ
bị tác động và thực hiện ko đúng quy trình bình thường.
Phương pháp thu thập thông tin để phục vụ cho giai đoạn
phân tích thiết kế chi tiết “HTTT quản lý công việc của giảng
viên” chủ yếu là nghiên cứu tài liệu, quan sát và phỏng vấn
1.3.2 Mã hoá dữ liệu
a. Định nghĩa:
Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp đối
tượng cần quản lý.
b. Lợi ích:
Phương pháp mã hoá được sử dụng trong tất cả các hệ thống.
Xấy dựng HTTT cần thiết phải mã hoá dữ liệu. Việc mã hoá dữ liệu
mang lại những lợi ích sau:
* Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng.
* Mô tả nhanh chóng các đối tượng.
* Nhận diện nhóm đối tượng nhanh.
* Tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian sử lý.
13
* Thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể
hiện vài đặc tính của đối tượng.
c. Các phương pháp mã hoá cơ bản:

luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn, đích nhưng
không hề quan tâm tới nơi, thời điểm, và đối tượng chịu trách nhiệm
sử lý. Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần làm gì và để làm gì.
* Ký pháp chung cho sơ đồ DFD:
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng bốn loại ký pháp cơ bản:
thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Thủ công Giao tác người-máy
Tin học hoá hoàn
toàn
Thủ công Tin học hoá
15
Thực thể:

Nguồn hoặc đích: Biểu thị thông tin xuất phát từ đâu, đích của
nó là bộ phận nào hoặc cá nhân nào.
Dòng dữ liệu: là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi tiến
trình, một chức năng. Cá dòng khác nhau phải có tên khác nhau và
thông tin khi có sự thay đổi phải có tên phù hợp.
Tiến trình xử lý: được hiểu là quá trình biến đổi thông tin, từ
thông tin vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin
hoắc tạo ra thông tin mới tổ chức thành thông tin đầu ra phục vụ cho
hoạt động của hệ thống lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến
trình hay bộ phân khác.
Kho dữ liêu: để thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưỡi dạng vật
lý. Các kho dữ liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc
các tệp thông tin trên đĩa.
Bản sao đơn hàng
16
Khách hàng
* Các mức của DFD:

thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa
trong quản lý.
* Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 (1.NF).
Chuẩn hoá 1.NF quy định rằng: trong mỗi danh sáh không được
phép chức những thông tin lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải
tách các thuộc tính này ra thành các danh sách con (có ý nghĩa dưới
góc độ quản lý).
Gắn thêm cho nó 1 tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh
riêng và thêm thuộc tính định danh của các danh sách gốc.
* Thực hiện việc chuẩn hoá mức 2 (2.NF).
Chuẩn hoá 2.NF quy định rằng: trong một danh sách mỗi thuộc
tính phải phụ thuộc vào toàn bộ khoá chính chứ không phải chỉ phụ
thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải
18
tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành 1
danh sách con mới.
Lấy bộ phận khóa đó kà khoá cho danh sách mới. Đặt tên cho
danh sách mới này 1 tên riêng sao cho phù hợp với nội dung của các
thuộc tính trong danh sách.
* Thực hiện việc chuẩn hoá mức 3 (3.NF)
Chuẩn hoá 3.NF quy định rằng: trong một danh sách không được
phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z
phụ thuộc hàm vào thuộc tín Y, mà Y phụ thuộc hàm vào thuộc tính
X thì phải tách chúng vào hai danh sách chứac quan hệ Z với Y và
danh sách chứa quan hệ Y với X.
* Mô tả các tệp.
Mỗi dánh sách xác định được sau khi chuẩn hoá 3.NF sẽ là một
dánh sách CSDL. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của các CSDL về
tệp. Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên. Các thuộc tính nằm trong
ô, thuộc tính khoá có gạch chân.

- Mỗi bảng có những cột (Column). Mỗi cột còn được gọi là
một trường dữ liệu (Field). Để lưu trữ thông tin về từng thuộc tính
người ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các
thuộc tính đó.
Ví dụ:
20
Bộ thuộc tính cho thực thể HANGHOA có thể là như sau:
1. Mã hàng
2. Tên hàng
3. Số lượng
4. Đơn vị tính
5. Tên kho
Mỗi thuộc tính được coi là một trường. nó chứa một mẩu tin về
thực thể cụ thể.
- Cơ sở dữ liệu (Database) là 1 nhóm hay nhiều bảng có quan
hệ với nhau.
- Một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau được gọi là
một hệ cơ sở dữ liệu (Database System) hay ngân hàng dữ liệu
(Data bank)
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System)
là một hệ thống chương trình máy tính giúp ta tạo lập và sử dụng các
hệ cơ sở dữ liệu.
21
Chương II
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ KHO
2.1 Phân tích Hệ thống thông tin
2.1.1 Sơ đồ chức năng BDF
Quản lý kho hàng
Xử lý xuấtXử lý nhập

Phiếu xuất được
xác nhận
Khách hàng
Sổ kho
Sổ kho
Sổ kho
Thông tin kho
thẻ
kho
Sổ kho Báo cáo biên
bản kiểm kê
Báo cáo
thẻ kho
Phiếu xuất được xác nhận
phiếu xuất được xử lý
phiếu được xác nhận ở kho
Thông tin kho
23
1.0
Xử lý
nhập
• Sơ đồ phân rã mức 1 - Xử lý nhập
Kho hàng
1.1
Kiểm tra
phiếu
1.2 Kiểm
tra số
lương &
chất

Khách hàng
Phiếu có xác nhận
của quản lý kho
25