Lời mở đầu
Quản lý kho hàng là một công việc khá quan trọng đòi hỏi bộ phân quản
lý phải thường xuyên cập nhật thông tin về hàng hoá nhập xuất. Quản lý kho
một cách hiệu quả không đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp quản lý kho
truyền thống.
Việc ứng dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản
lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên
vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời. Từ đó, người quản lý doanh
nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và
tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Để xử lý thông tin nhanh chóng, đầy đủ và chính xác và có hiệu quả thì
ngành công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến trên thế giới nói
chung và Việt Nam nói riêng và đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp
cần thiết đó. Đã qua thời tính toán, sắp xếp và lưu trữ thông tin thủ công
truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin đã đi
vào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và
nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác. Đặc biệt, nó đã đánh dấu một
bước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, doanh nghiệp phải
đáp ứng đúng những mong muốn của khách hàng về mặt hàng và thời gian họ
cần. Doanh nghiệp cần đạt được những yếu tố mới mang lại sự hoàn thiện
trong khả năng bán hàng, đó là khả năng cung cấp dịch vụ nhanh.
Với những lí do trên, em đã chọn đề tài:”Phần mềm quản lý kho hàng”.
Xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Trần Bích Hạnh đã giúp đỡ, hướng dẫn
em trong quá trình làm để tài này.
Mục đích nghiên cứu:
- Nghiên cứu tổng quan về một doanh nghiệp phân phối
hàng
1
- Nghiên cứu trên cơ sở lí thuyết về việc phát triển hệ thống
thông tin quản lý kho hàng

1.1.1 Hệ thống thông tin là gì?
HTTT là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhấtc ác thành tựu của công
nghệ, của tin học vào tổ chức. Xấy dựng thành công một HTTT không thể
theo một thực đơn sẵn có. Trước hết cần phải hiểu biết về tổ chức, sau đó phải
vận dụng các hiểu biết về công nghệ thông tin, về quá trình hình thành và phát
triển các HTTT để dự kiến một HTTT thích hợp cho nó.
Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về HTTT tuy nhiên theo cách hiểu
của các nhà tin học thì: HTTT được thể hiện bởi những con người, các thủ
tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Input) của HTTT
được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó
cùng các dữ liệu được lưu trữ trước đó. Kết quả sử lý (Output) được chuyển
đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu
(Storage).
4
Nguån
§Ých
Thu thËp
Xö lý vµ
luu tr÷
Ph©n ph¸t
Kho d÷ liÖu
Mô hình hệ thống thông tin
1.1.2 Phân loại HTTT trong tổ chức
Có 2 cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay được dùng: phân loại
theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại theo nghiệp vụ mà nó
phục vụ.
* Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:
+ HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là một
HTTT nghiệp vụ. Nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở mức vận hành.
Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động

Bảng phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Tài chính
chiến lược
Marketing
chiến lược
Nhân lực
chiến lược
KD và sx
chiến lược
Tài chính
chiến thuật
Marketing
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật
KD và sx
chiến thuật
Tài chính
tác
nghiệp
Marketing
tác nghiệp
Nhân lực
tác nghiệp
KD và sx
tác nghiệp
1.1.3Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin
Cùng với HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của
người mô tả. có 3 mô hình đã được đề cập đến để mô tả cùng 1 HTTT. Đó là
mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.

chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là
hiển nhiên.
• Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình
logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý
khi thiết kế.
Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụng nguyên tắc
chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ
mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế
Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại. Nguồn
dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả 3
nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ
thống
1.2.2 Các giai đoạn của phát triển HTTT
Một HTTT dù lớn hay nhỏ khi xây dựng không thể tuỳ tiện làm mà phải
tuân thủ theo 7 giai đoạn nhất định.
• Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Cung cấp thông tin cho lãnh đạo tổ chức hoặc những người có trách
nhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và
hiệu quả của một dự án. Gồm các công đoạn sau:
1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
8
1.2 Làm rõ yêu cầu
1.3 Đánh giá khả năng thực thi
1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo yêu cầu
• Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Được tiến hành sau khi có sự đánh giá thụân lợi về yêu cầu. Mục đích
chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ thống đang nghiên cứu,
xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác
định những đòi hỏi và những rang buộc áp đặt với hệ thống và xác định
mục tiêu của HTTT mới phải đạt được.

4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất cá phương án
giải pháp.
• Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Sau khi chọn được một phương án thì giai đoạn này được tiến hành.
Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu đó là: một tài liệu chứa tất cả các đặc
trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành
cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và các giao diện với phần
tin học hoá.
5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào ra)
5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phân tích tin học hoá
5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý
• Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của
HTTT có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn
này phải cung cấp các tài liệu như cá bản hướng dẫn sử dụng và thao tác
cũng như tài liệu mô tả hệ thống.
6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2 Thiết kế vật lý trong
10
6.3 Lập trình
6.4 Thử nghiệm hệ thống
6.5 Chuẩn bị tài liệu
• Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Cài đặt và khai thác là công việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống
mới được thực hiện bằng việc triển khai kế hoạch cài đặt. Để việc chuyển
đổi được thực hiện với những va chạm ít nhất cần phải có một kế hoạch ch
tiết và tỉ mỉ được thiết lập một cách cẩn thận nhất.
7.1 Lập kế hoạch cài đặt

HTTT cần thiết phải mã hoá dữ liệu. Việc mã hoá dữ liệu mang lại những lợi
ích sau:
* Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng.
* Mô tả nhanh chóng các đối tượng.
* Nhận diện nhóm đối tượng nhanh.
* Tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian sử lý.
* Thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài
đặc tính của đối tượng.
c. Các phương pháp mã hoá cơ bản:
Một hệ thống mã gồm 1 tập hợp các đối tượng, một bộ lý tự hợp lệ, được
định nghĩa trước, được sử dụng để nhận diện đối tượng cần quan tâm.
* Phương pháp mã hoá liên tiếp: mã kiểu này được tạo ra bởi 1 quy tắc
dãy nhất định.
* Phương pháp mã hoá phân cấp: nguyên tắc này lập bộ mã rât đơn
giản. Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từ
trái qua phải, các chứ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết
phân cấp sâu hơn.
12
* Phương pháp mã hoá tổng hợp: khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với
mã hoá liên tiếp thì ta được mã hoá tổng hợp.
* Phương pháp mã hoá gợi nhớ: cho phép ta căn cứ vào đựac tính của
đối tượng để xây dựng bộ mã.
* Phương pháp mã hoá theo seri: sử dụng 1 tập hợp theo dayx gọi là
seri. Seri được coi như là 1 giấy phép theo mã quy định.
* Phương pháp mã hoá ghép nối: chia mã ra thành nhiều trường, mỗi
trường tương ứng với 1 đặc tính, những liên hệc ó thể có giữa những tập hơpk
con khác nhau với đối tượng được gán mã.
1.3.3 Các công cụ mô hình hoá HTTT
a. Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Control):
Sơ đồ luồng thông tin được cung cấp để mô tả hệ thống thông tin theo

mới tổ chức thành thông tin đầu ra phục vụ cho hoạt động của hệ thống lưu
vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay bộ phân khác.
Kho dữ liêu: để thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưỡi dạng vật lý. Các
kho dữ liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc các tệp thông tin
trên đĩa.
* Các mức của DFD:
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): thể hiện rât khái quát nội dung
chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà nó mô tả sao
cho chỉ cần nhận ra nội dung chính của hệ thống.
Phân rã sơ đồ ngữ cảnh: nhằm mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng
kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sưo đồ ngữ cảnh ta phân rã
tành sơ đồ mức 0, tiếp đó là mức 1…tuỳ theo mức độ chi tiết do yêu cầu đòi
hỏi.
“Hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng” sử dụng cả 2 công cụ
sơ đồ luồng dữ liệu và sơ đồ luồng thông tin để mô tả.
1.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL)
* Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra
Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là
phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL.
Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra:
Hồ sơ khách hàng
15
* Bước 1: Xác định các thông tin đầu ra
Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra như nội dung, khối lượng tần suất và
nơi nhận của chúng
* Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đầy đủ dữ liệu cho việc
tạo ra từng đầu ra.
* Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra.
- Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là
thuộc tính. Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành 1 danh sách.

viết chữ in hoa, nằm phía trên. Các thuộc tính nằm trong ô, thuộc tính khoá có
gạch chân.
Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL
từ mỗi đầu ra theo cách thức hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh
sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng
tương đối độc lập. Những danh sách này cùng mô tả về một thực thể thì phải
tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả
thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó lại với nhau.
Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp va thiết lập các sơ đồ cấu
trúc dữ liệu.
Xác định số lượng bản ghi cho từng tệp.
Xác định độ dài cho từng thuộc tính, độ dài cho bản ghi.
Xác định mối liện hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên
hai chiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ mũi tên về hướng đó.
1.4 Khái quá về công cụ sử dụng thực hiện đề tài
1.4.1 Cơ sở dữ liệu
* Một số khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL)
- Mỗi bảng (Table) ghi chép dữ liệu về mọt nhóm các phần tử nào đó
gọi là thực thể (Entity).
Ví dụ:
Thưc thể KHÁCH HÀNG là bao gồm các khách hàng.
17
Thực thể MÁY MÓC là bao gồm các máy móc, thiết bị.
- Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng mà ta gọi đó là thuộc tính.
Mỗi thuộc tính là 1 yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được nữa.
các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta
muốn lưu trữ.
- Mỗi bảng có những dòng (Row). Mỗi dòng còn gọi là 1 bản ghi
(Record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể (Instance) tức là một biểu
hiện riêng của thực thể.

Kiểm tra phiếu xuất
hàng
Kiểm tra chất lượng
hàng xuất
Giao hàng
Kiểm tra phiếu Nhập
hàng
Kiểm tra chất lượng
hàng nhập
Nhập hàng vào kho
Kiểm kê & lập báo
cáo
19
2.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0
Kho hàng
3.0
Kiểm kê
& lập
báo cáo
2.0
Xử lý
xuất
Lãnh đạo
Thông
tin
kho
Phiếu xuất được
xác nhận
Khách hàng
Sổ kho

Phiếu có xác nhận
của Kho hàng
Sổ kho
Sổ kho
Thẻ kho
Thẻ kho
21
• Sơ đồ phân rã mức 1 - Xử lý xuất
Kho hàng
2.1
Kiểm tra
phiếu
2.2 Kiểm
tra số
lương &
chất
lương
2.3
Nhận
hàng
Phiếu có xác nhận
của Kho hàng
Sổ kho
Kho hàng
Thẻ kho
Thẻ kho
Khách hàng
Phiếu có xác nhận
của quản lý kho
22

hàng
Xuất
Báo cáo
kh
o
Tìn
h
hìn
h
kh
o
Có yêu cầu
nhập hàng
Khi có nhu
cầu xuất
Có yêu cầu
báo cáo
Phòng
Phòng
Nhân viên
quản lý
Thời điểm Nguồn Chức năng xử lý Đích
Phòng
Lãnh đạo
24
2.2 Thiết kế Hệ thống thông tin
2.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
* Mô hình quan hệ:
* Mô tả các bảng trong CSDL
+ Bảng Hàng Hoá