ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

ĐỀ TÀI:
QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC
CỦA TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY
TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU
GVHD: PGS-TSKH. Phạm Đức Chính
Th.S. Mai Thu Phương
NHÓM TH: Nhóm 11- K10407B
TP. HCM, ngày 16 tháng 11 năm 2013
ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

ĐỀ TÀI:
QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC
CỦA TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY
TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU
GVHD: NHÓM 11
PGS-TSKH. Phạm Đức Chính Lê Thành Đạt
Th.S. Mai Thu Phương Đỗ Thị Mỹ Hoa
Đỗ Thị Phương Thủy
Hoàng Thu Thủy
Trần Thu Vân
TP. HCM, ngày 16 tháng 11 năm 2013
DANH SÁCH NHÓM
STT HỌ TÊN MSSV PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
1 Lê Thành Đạt K104071168 2.2 – 2.3 - Kết luận
2 Đỗ Thị Mỹ Hoa K104071183 Chương 1

bón Dầu khí Cà Mau".
5
Xác định
tiêu chí
đánh giá
Lựa chọn
phương
pháp
đánh giá
thích hợp
Xác định
người
đánh giá
và huấn
luyện kĩ
năng
đánh giá
Thông
báo cho
nhân viên
về nội
dung và
phạm vi
đánh giá
Thực hiện
đánh giá
và đệ
trình kết
quả
Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC

- Phương pháp đánh giá bằng định lượng
1.4. Phương pháp phân tích định lượng
Bước 1: Xác định được các tiêu chí/ yêu cầu chủ yếu khi thực hiện công việc.
Bước 2: Phân loại các mức độ thỏa mãn các yêu cầu khi thực hiện công việc
Bước 3: Đánh giá tầm quan trọng (trọng số) của mỗi nhóm yêu cầu đối với
hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên.
Bước 4 : Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của nhân viên
7
Chương 2: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA
TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU
KHÍ CÀ MAU
2.1. Giới thiệu chung về công ty
2.1.1. Giới thiệu công ty
Công ty TNHH MTV Phân bón Dầu khí Cà Mau (PVCFC)
Địa chỉ: Lô D, Khu Công nghiệp, Đường Ngô Quyền, Phường 1, Thành phố
Cà Mau
Điện thoại: 0780.3819000
Website: www.pvcfc.com.vn
Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Phân bón Dầu khí Cà Mau
(PVCFC) trực thuộc Tập đoàn Dầu khí quốc gia Việt Nam sở hữu 100% vốn chính
thức được thành lập ngày 9-3-2011 để quản lý và vận hành Nhà máy Đạm Cà Mau -
nằm trong khu Công nghiệp cụm Khí Điện Đạm Cà Mau, thuộc xã Khánh An,
huyện U Minh, tỉnh Cà Mau được xây dựng trên diện tích 52 hecta và khởi công vào
tháng 7-2008, với tổng nguồn kinh phí đầu tư gần 1 tỷ USD, công suất 800 nghìn
tấn u-rê/năm. Ðầu năm 2012, dòng sản phẩm thương mại đạm đầu tiên mang thương
hiệu "Ðạm Cà Mau - Hạt ngọc mùa vàng" chính thức có mặt trên thị trường, về với
bà con nông dân Đồng bằng Sông Cửu Long và cả nước.
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu là sản xuất phân bón và hợp chất ni-tơ bao
gồm: sản xuất, kinh doanh, tàng trữ, vận chuyển, phân phối và xuất nhập khẩu phân
bón, hóa chất dầu khí. Ngoài ra nhà máy đạm Cà Mau còn sản xuất phân đạm hạt

2.1.2. Giới thiệu phòng kinh doanh của công ty
Trong công ty TNHH MTV Phân bón dầu khí Cà Mau, phòng kinh doanh là
bộ phận vô cùng quan trọng của công ty, trực tiếp chịu trách nhiệm xây dựng và
triển khai các chiến lược/ kế hoạch vùng thị trường xuất nhập khẩu và chính sách
xuất, nhập khẩu của công ty đồng thời thực hiện các hoạt động tiếp thị - bán hàng
tới các khách hàng tiềm năng (thị trường xuất-nhập khẩu) phân bón và hoá chất
nhằm đạt mục tiêu về doanh số, thị phần…
Chức năng và nhiệm vụ của phòng là:
- Quản lý hoạt động kinh doanh các sản phẩm urê do công ty sản xuất, và các
mặt hàng phân bón khác. Để đảm bảo việc kinh doanh hiệu quả các sản phẩm
này, thông qua hệ thống kinh doanh của công ty, lựa chọn, ký kết, thực hiện
hợp đồng với đại lý, khách hàng và các hoạt động kinh doanh trực tiếp, trên
10
cơ sở tuân thủ các qui định của pháp luật hiện hành và chỉ đạo của Tập đoàn
Dầu khí Việt Nam, góp phần bình ổn thị trường phân bón trong nước, phục
vụ lợi ích thiết thực của nông dân.
- Tổ chức xây dựng lập kế hoạch bán hàng theo năm
- Thường xuyên cập nhật diễn biến giá cả, cung cầu thị trường phân bón các
loại, kết hợp với thông tin thị trường từ các Đại lý/Cửa hàng trực thuộc nhằm
dự báo xu hướng thị trường trong ngắn hạn và đề xuất trình Ban Giám đốc
quyết định kế hoạch kinh doanh các mặt hàng sẽ kinh doanh trong ngắn hạn.
- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho công ty nhằm đảm bảo mức lợi nhuận
tối đa.
• Mục đích chính công việc của Trưởng Phòng Kinh Doanh công ty TNHH
MTV Phân bón dầu khí Cà Mau
Tham mưu, giúp việc cho ban Giám đốc Chi nhánh quản lý, giám sát và thực
hiện có hiệu quả các hoạt động:
- Xây dựng và triển khai các chiến lược /kế hoạch vùng thị trường xuất nhập
khẩu và chính sách xuất, nhập khẩu của Tổng Công ty /Chi nhánh;
- Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu phân bón và hóa chất

- Yêu cầu/Đề xuất đào tạo nhân viên.
- Phân chia, phê duyệt giờ tính lương và bảng chấm công.
- Phân công, phê duyệt làm thêm giờ.
- Phê duyệt chế độ nghỉ ốm, nghỉ phép.
- Đánh giá thành tích nhân viên.
- Tiến hành điều chỉnh công việc.
• Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả thực hiện các công tác
kinh doanh của Công ty.
- Tham mưu cho ban Giám đốc về quản lý các hoạt động kinh doanh của
công ty.
12
- Tham gia và kiểm tra việc lập cơ sở dữ liệu, đánh giá về đối tác, nghiên
cứu, phân tích, dự báo thị trường trong nước và quốc tế để tham mưu, đề
xuất các phương án, chiến lược/kế hoạch phát triển thị trường kinh doanh
phân bón và hóa chất cho lãnh đạo công ty.
- Đầu mối chủ trì việc cập nhật thông tin, xây dựng quy trình, quy chế
hướng dẫn thực hiện các hoạt động kinh doanh và kế hoạch kinh doanh
của công ty.
- Đầu mối, chủ trì việc giao dịch với khách hàng để đàm phán, thương
lượng, ký hợp đồng kinh doanh…
- Tổ chức thực hiện các tác nghiệp kinh doanh theo kế hoạch được giao.
- Hướng dẫn và kiểm tra CBCNV thực hiện đúng các quy định trong hoạt
động kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam và thông lệ
thương mại Quốc tế. Tham gia, kiểm soát nhằm đảm bảo tính hợp pháp,
hợp lệ của các hợp đồng mà Chi nhánh ký kết, thực hiện.
- Triển khai thực hiện chính sách chăm sóc khách hàng để duy trì số lượng
khách hàng thường xuyên và tìm kiếm khách hàng mới.
- Kiểm soát và thực hiện các phương án giải quyết hàng tồn kho.
• Chủ trì, lập, phân tích các báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo
- Thống kê số liệu, lưu trữ, cập nhật thông tin hoạt động sản xuất kinh

Đề xuất thuyên chuyển, sắp xếp lại nhân viên và kỷ luật, khen thưởng nhân
viên thuộc phòng kinh doanh.
b) Mục tiêu chính
Mục tiêu chính phải tuân theo quy tắc SMART: Cụ thể - Đo được – Phù hợp
thực tế - Tin cậy - Thời gian hoàn thành
• Hoàn thành 100 % về khối lượng, chất lượng, doanh thu và lợi nhuận, tiến độ
theo kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt.
14
- Hoàn thành 100% khối lượng hàng hoá theo kế hoạch kinh doanh được
phê duyệt.
- 100% hàng hoá kinh doanh đáp ứng yêu cầu về chất lượng.
- 100% hoạt động kinh doanh đảm bảo đạt doanh thu theo kế hoạch hoặc
phương án kinh doanh được phê duyệt.
- 100% hoạt động kinh doanh đảm bảo lợi nhuận theo kế hoạch hoặc
phương án kinh doanh được phê duyệt.
- Kịp thời và 100% tiến trình kinh doanh thực hiện đúng theo kế hoạch và
phương án kinh doanh được phê duyệt.
• Đảm bảo 100% chất lượng các báo cáo đúng thị trường và 100 % các báo cáo
được kịp thời, chính xác.
- 100% khối lượng thông tin được báo cáo chính xác, phản ánh đúng thị
trường.
- 100% khối lượng thông tin báo cáo kịp thời.
• 100% sự cố kinh doanh được giải quyết ngay khi xảy ra, và đúng theo quy
định của pháp luật và công ty.
- 100% sự cố được xử lý kịp thời ngay sau khi phát sinh sự việc
- 100% sự cố được xử lý theo đúng quy trình, quy định của pháp luật và
của Tổng Công ty/ Chi nhánh.
• Đảm bảo 100% kết quả thực hiện công tác Logistics
Tiêu chí đo lường bao gồm: An toàn, Hiệu quả, Khối lượng, Chất lượng, Tiến độ
- 100% người và hàng hóa an toàn trong quá trình bốc dỡ, giao nhận, vận

nhằm đảm bảo sản phẩm được tiêu thụ. Không những thế, họ còn phải tổng hợp và
đưa ra các dự báo về mức tiêu thụ sản phẩm để ước tính mức sản xuất sao cho tốn
kém ít chi phí nhất nhưng hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, họ cũng phải thực hiện các
công việc liên quan đến Marketing để tăng sự nhận biết và lòng tin người tiêu dùng
đối với thương hiệu.
Các chiến lược là điều không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp và trong
doanh nghiệp, phòng kinh doanh là một trong những bộ phận cần đưa ra nhiều chiến
lược nhất: chiến lược về bán hàng, chiến lược tiêu thụ sản phẩm, chiến lược sản
xuất, chiến lược kênh phân phối… Do đó, trưởng phòng kinh doanh cần nắm vững
16
những kiến thức về quản trị chiến lược nhằm tổ chức, thực hiện, triển khai và đánh
giá chiến lược sao cho đảm bảo hiệu quả của chiến lược đề ra để hệ thống vận hành
một cách trơn tru và xuyên suốt.
- Kiến thức về nghiệp vụ Logistics, Ngoại thương, Xuất nhập khẩu cũng
như Hàng hải
Công ty Đạm Cà Mau chủ yếu thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu.
Chẳng hạn như xuất khẩu qua thị trường Đông Nam Á, Trung Đông, Baltic,
Nola Vì thế, việc trưởng phòng kinh doanh phải nắm rõ những kiến thức về
Logistics, Ngoại thương, Xuất nhập khẩu và Hàng hải. Nắm rõ các kiến thức này
nhằm đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động kinh doanh quốc tế của công ty
được thực hiện tốt và nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra.
- Kiến thức về chăm sóc khách hàng
Như đã nói trên, phòng kinh doanh luôn thực hiện tiếp xúc với khách hàng.
Vì vậy, trưởng phòng kinh doanh phải biết cách làm cho khách hàng cảm thấy hài
lòng. Không chỉ thế, trưởng phòng cần phải biết tổ chức, giám sát nhân viên nhằm
đảm bảo nhân viên đem lại cho khách hàng sự hài lòng cao nhất. “Chăm sóc khách
hàng” được coi là một cách để giữ chân khách hàng lâu dài và cũng là một trong
những chiến lược cần thiết phải có của doanh nghiệp
- Kiến thức luật
Luật pháp luôn là một vấn đề của doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn kinh

chỉ tham gia các chương trình đào tạo các kỹ năng.
• Kỹ năng quản lý
18
Phòng kinh doanh là phòng xây dựng, tổ chức, triển khai thực hiện các hoạt
động kinh doanh xuất nhập khẩu phân bón, hóa chất của công ty. Với số lượng công
việc lớn cũng như công việc được phân chia cho nhiều nhóm, tổ thực việc. Do vậy
là trưởng phòng kinh doanh thì phải chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý, hướng dẫn
trực tiếp các hoạt động của nhân viên, nhóm, tổ để đạt được mục tiêu đã đề ra một
cách hợp lý và có hiệu quả.
• Kỹ năng lập kế hoạch
Là kĩ năng nhất thiết của trưởng phòng kinh doanh để hoạch định những
công việc cần làm cũng như sắp phải làm và xác định biện pháp tốt nhất để thực
hiện những công việc đó một cách chính xác và đạt hiệu quả cao. Kĩ năng lập kế
hoạch bao gồm các kĩ năng như:
- Kĩ năng xây dựng, triển khai một mô hình kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm
đảm bảo hoàn thành mục tiêu đã đề ra
- Kĩ năng thiết lập kênh phân phối hiệu quả
• Kỹ năng giao tiếp
Với một người dù chỉ là nhân viên hay là lãnh đạo một công ty đi chăng nữa
thì yếu tố giao tiếp là yếu tố bắt buộc. Nhưng không phải ai cũng có được kỹ năng
giao tiếp hiệu quả. Do vậy để có thể trở thành một trưởng phòng kinh doanh được
yêu quý, lãnh đạo được các nhân viên trong phòng thì phải biết duy trì mối quan hệ
công việc, tôn trọng và đạt được hiệu quả với người khác bao gồm:
- Kỹ năng thuyết phục khách hàng
- Kĩ năng diễn đạt vấn đề khi báo cáo với cấp trên
- Kỹ năng lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên
• Kỹ năng chăm sóc khách hàng
Là kỹ năng giúp trưởng phòng kinh doanh có thể triển khai các hoạt động
nhằm chăm sóc khách hàng để duy trì số lượng khách hàng thường xuyên như trong
19

lượng để đánh giá nhân viên, trong đó đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vu, mục
tiêu công việc chiếm tỷ trọng là 70% và đánh giá năng lực thực hiện công việc
chiếm tỷ trọng 30%. Cụ thể, công ty đã đưa ra bảng đánh giá hiệu suất công việc
của trưởng phòng kinh doanh theo bảng sau đây:
Bảng đánh giá hiệu suất làm việc của trưởng phòng kinh doanh công ty
TNHH MTV Phân bón- Dầu khí Cà Mau ( Tháng / năm 2013).
Tiêu chí đánh giá Hệ số
Điểm
đánh giá
Tổng
số
ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 70
A. Nhiệm vụ chính
28
1. Quản lý, điều hành và giám sát công việc của nhân
viên thuộc phòng kinh doanh.
2. Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả
thực hiện các công tác kinh doanh của Công ty.
3. Chủ trì, lập, phân tích các báo cáo theo yêu cầu của
lãnh đạo.
4. Tham mưu, tổ chức thực hiện công tác giao nhận và
quản lý hàng hoá.
5. Tham gia vào công tác tuyển dụng, đào tạo nhân
viên phòng kinh doanh.
B. Mục tiêu chính
42
1. Hoàn thành 100 % về khối lượng, chất lượng, doanh
thu và lợi nhuận, tiến độ theo kế hoạch kinh doanh
đã được phê duyệt.
2. Đảm bảo 100% chất lượng các báo cáo đúng thị

1. Có trách nhiệm cao
2. Trung thực, cẩn thận
3. Nhiệt tình
4. Nhanh nhẹn, quyết đoán
5. Ý thức kĩ luật cao
TỔNG SỐ 100
Điểm đánh giá sẽ được cho từ 1 đến 5 tương ứng với:
• Đối với đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu công việc:
22
1: Không hoàn thành 2: Hoàn thành 3: Khá
4: Giỏi 5: Xuất sắc
• Đối với đánh giá năng lực thực hiện công việc
1: Yếu 2: Trung bình 3: Khá
4: Giỏi 5: Xuất sắc
Tham khảo cách cho điểm đánh giá tại phụ lục 2
2.2.3. Xác định người đánh giá
Công ty có chính sách rõ ràng quy định về người đánh giá hiệu suất làm việc
của trưởng phòng kinh doanh như sau (phụ lục 3):
- Tự đánh giá: trước tiên trưởng phòng có quyền được tự đánh giá bản thân.
- Đánh giá bởi cán bộ trực tiếp quản lí: Người đánh giá trưởng phòng kinh
doanh là trưởng ban kinh doanh.
- Sau đó, bản đánh giá sẽ được trình lên phó giám đốc để được xem xét và phê
duyệt.
2.2.4. Thông báo cho nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá
Do trưởng phòng và ban giám đốc đã trực tiếp thỏa thuận với nhau thông qua
biên bản thỏa thuận nhiệm vụ và mục tiêu (Phụ lục 1) nên việc thông báo được thực
hiện nhanh chóng thông qua bảng đánh giá được chuyển thẳng xuống phòng ban chỉ
nhằm mục đích nhắc nhở các nội dung đánh giá và đưa đến phòng biên bản đánh giá
cuối cùng.
2.2.5. Thực hiện đánh giá

trình bày ở trên thì quy trình đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng kinh
doanh tại công ty TNHH MTV Phân bón- dầu khí Cà Mau cũng được tiến hành
thương tự theo 5 bước chính là: Xác định tiêu chí đánh giá → Lựa chọn phương
pháp đánh giá thích hợp → Xác định người đánh giá và huấn luyện kĩ năng đánh giá
→ Thông báo cho nhân viên về nội dung đánh giá → Thực hiện đánh giá
Tuy nhiên, đây là quy trình mà công ty đã thống nhất thiết lập từ khi mới bắt
đầu cho đến khi kết thúc hoạt động và được ngầm hiểu trong công ty. Do đó quy
trình đánh giá hiệu suất công việc vào những năm hoạt động tiếp theo thực chất chỉ
bao gồm 3 bước chính là xác định tiêu chí đánh giá, thông báo cho nhân viên và
thực hiện đánh giá bởi lẽ 2 bước đánh giá còn lại được duy trì qua các năm và
không có sự thay đổi. Trong đó bước xác định tiêu chí đánh giá ở đây chỉ bao gồm
phần xác định các tiêu chí về nhiệm vụ mục tiêu mới mà trưởng phòng kinh doanh
24
phải đạt được trong năm tới - đây là các chỉ tiêu thay đổi theo các năm và theo
nguyện vọng của công ty nên phải thay đổi qua các năm hoạt động, còn các tiêu chí
đánh giá năng lực thực hiện của trưởng phòng cũng không thay đổi- vì đây là các
tiêu chí cố định.
2.3.2. Đối chiếu với bản mô tả công việc
Do bảng đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên được tham khảo từ bản
mô tả công việc nên hầu hết các tiêu chí đánh giá đều không khác so với bản mô tả
công việc. Tuy nhiên, bảng đánh giá hiệu quả làm việc của trường phòng kinh doanh
của công ty TNHH MTV phân bón- dầu khí Cà Mau ở trên vẫn có một số tiêu chí
thêm vào hoặc không có trong bản mô tả công việc. Nhóm xin phân tích kĩ hơn về
sự khác biệt này như sau:
2.3.2.1. Kết quả hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu công việc
Khi so sánh đối chiếu với bản mô tả công việc của trưởng phòng kinh doanh,
nhóm nhận thấy có một vài nhiệm vụ trong tiêu chí đánh giá đã được thêm vào và
cũng có tiêu chí không được đưa vào đánh giá kết quả thực hiện công việc của
trưởng phòng. Cụ thể là:
• Tiêu chí “Cũng cố duy trì kênh phân phối, thị trường mục tiêu vững mạnh