LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta công
nghiệp là ngành sản xuất chiếm vị trí chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân.Là
một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây dựng
công ty xây dựng và phát triển nông thôn có chức năng xây dựng và hoàn
thiện các công trình giao thông, thuỷ lợi, xây dựng tạo cơ sở vật chất cho
nền kinh tế.
Do đặc trưng công ty là một đơn vị kinh doanh xây lắp nên đầu vào
của sản xuất kinh doanh là các loại vật liệu xây dựng như gạch, cát, xi măng,
sắt thép, và đầu ra là các công trình xây dựng cho nên hạch toán vật liệu và
tính giá thành công trình được coi là những công tác kế toán quan trọng nhất
của công ty. Hầu hết các vật liệu được sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên
thực thể công trình, chi phí về vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng
giá thành công trình ( khoảng 70% ) nên chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ trong
việc hạch toán nguyên vật liệu cũng có thể làm ảnh hưởng đến giá thành công
trình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Bởi vậy công ty đặc biệt
chú trọng đến công tác tổ chức giám sát, quản lý và hạch toán vật liệu. Tổ
chức tốt công tác kế toán vật liệu thì mới có thể tính toán chính xác được giá
vốn của công trình hay hạng mục công trình để từ đó xác định đúng kết quả
sản xuất, thấy rõ thực lực của mình để ban lãnh đạo kịp thời có những chiến
lược điều chỉnh giúp cho công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả.
Với đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng giàu kinh
nghiệm công ty đang dần hoàn thiện được công tác kế toán của mình góp
phần quyết định đến sự phát triển của công ty.
Qua một thời gian thực tập tại công ty nhận thấy vai trò quan trọng
của công tác kế toán vật liệu em đã chọn đề tài “Tổ chức hạch toán vật tư ở
công ty xây dựng và phát triển nông thôn” với mong muốn đi sâu vào tìm
hiểu phần hành kế toán này.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
1
Bài viết này gồm có 3 phần như sau:

công trình nông nghiệp nông thôn, công nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ
lợi, điện lực (đường dây hạ thế từ 35 KV trở xuống) hoàn thiện các công trình
xây dựng, trang trí nội thất, san ủi, khai hoang, cải tạo ruộng đồng, kinh
doanh bất động sản, sản xuất buôn bán vật tư, vật liệu xây dựng, lập các dự
án đầu tư cho các nông trường, các trang trại ở nông thôn và miền núi. Đồng
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
3
thời thực hiện nghiêm chỉnh các chính sách chế độ của Nhà nước cũng như
nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước.
Trong quá trình hình thành và phát triển công ty đã được:
Bộ xây dựng cấp giấy phép hành nghề các công trình xây dựng số 94-
BXD-QLXD ngày 19/7/1993.
Bộ GTVT cấp giấy phép hành nghề các công trình giao thông số
1139/CGP ngày 2/05/1996.
Bộ NN và PTNT cấp giấy phép hành nghề các công trình thuỷ lợi số
40/GP-NN ngày 21/06/1996.
Từ những thành tựu đã đạt được trong sản xuất kinh doanh công ty đã
đượcBộ NN và PTNT xếp hạng doanh nghiệp loại I. Trong những năm gần
đây kết quả mà công ty đạt được trong hoạt động sản xuất kinh doanh đã có
những tiến bộ rõ rệt, tăng mức đóng góp cho NSNN.
Chỉ tiêu Năm1999 Năm2000 Tăng
Tổng doanh thu 30.324.566.728 36.618.085.764 6.293.519.036
Tổng chi phí 28.364.892.317 34.072.833.520 5.760.375.592
Tổng lãi 1.086.214.678 1.619.358.122 533.143.444
Tổng nộp NS 873.459.733 925.894.122 52.434.389
Tính đến đầu năm 2000 tổn số vốn kinh doanh của công ty là:
3.480.897.460. Trong đó:
-Vốn cố định: 1.966.698.251.
+ Vốn NS cấp: 631.224.547.
+ Vốn tự bổ sung: 1.335.473.704.

Đội XD số 1KT đội XD 1
Phòng KHKTPhòng TCHC
Phòng t i và ụ Đội xây
dựng
tế của công ty. Đồng thời phòng tài vụ có chức năng phân phối, giám sát các
nguồn vốn, đảm bảo và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Cung cấp đầy đủ các
chứng từ tài liệu kế toán phục vụ cho việc kiểm kê kiểm soát của Nhà nước
đôí với hoạt động kế toán của công ty.
Phòng tổ chức hành chính (TCHC ): Có nhiệm vụ theo dõi, tổ chức
quản lý nhân lực và cácn bộ quản lý trong công ty. Đồng thời có nhiệm vụ
phân phát những tài liệu cho các phòng ban khác.
Phòng khoa học kỹ thuật (KHKT): Có trách nhiệm xây dựng kế
hoạch sản xuất. Lập các hồ sơ dự thầu, tính toán xây dựng các công trình,
tham gia dự thầu, lập hạn mức và tổ chức thu mua vật liệu đáp ứng nhu cầu
cho các đội khi được Giám đốc giao phó, theo dõi giám sát tình hình thi công
các công trình trúng thầu. Đồng thời có chức năng giúp đỡ Giám đốc trong
quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, công ty còn có một văn
phòng đại diện gọi là trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng được lập ra nhằm
thực hiện chức năng tư vấn về đầu tư xây dựng cho các khách hàng ngoài
công ty có nhu cầu và cũng giúp đỡ công ty có phương án đầu tư xây dựng.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
6
PHẦN THỨ 2:
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
2.1. Bộ máy kế toán tại công ty:
Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, dảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo
tập trung thống nhất của kế toán trưởng, chuyên môn hoá công tác kế toán,
đồng thời căn cứ vào đặc trưng tổ chức sản xuất đặc thù mà ngành xây dựng
yêu cầu, cũng như trình độ quản lý của công ty đòi hỏi, bộ phận kế toán của

TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.
TK 627- Chi phí sản xuất chung.
TK 152 – Nguyên vật liệu.
TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
TK 511 – Doanh thu bán hàng.
TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp NSNN.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
8
Kế toán trưởng
KT NH v TSCà Đ
KT đội XD số 1
KTTTTM,TL,BHKT VL v THà
Thủ quỹ
KT đội XD số 25
Kế toán ngân hàng và TSCĐ (KTNHvà TSCĐ ): theo dõi các khoản
tiền chuyển khoản, tiền séc tiền vay ngân hàng và tiền gửi ngân hàng. Đồng
thời kế toán ngân hàng còn kiêm luôn kế toán TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi
các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, lập thẻ cho từng TSCĐ, theo dõi nguồn vốn
sử dụng và khấu hao TSCĐ.
Kế toán ngân hàng và TSCĐ theo dõi các TK sau:
TK 112 – TGNH.
TK 211 – TSCĐ.
TK 214 - Khấu hao TSCĐ.
TK 311 – Vay ngắn hạn ngân hàng.
TK 414 – Quỹ đầu tư và phát triển.
TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh.

Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lương và bảo hiểm xã hội
(KTTM,TL và BH): Kế toán thanh toán tiền mặt chịu trách nhiệm viết phiếu

31/12. Hệ thống báo cáo mà công ty sử dụng gồm:
+Báo cáo kết quả kinh doanh.
+Bảng cân đối kế toán.
+ Bảng giải trình thuyết minh.
+Bảng lưu chuyển tiền tệ.
Hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng gồm cả 2 loại sổ là
sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Sổ chi tiết bao gồm mộTVTK số loại sau:
+ Sổ chi tiết TK 1362.
+ Sổ chi tiết TK 152.
+ Sổ chi tiết TK 331, 1331,
Sổ tổng hợp được ghi theo hình thức chứng từ – ghi sổ gồm:
+ Sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ: được kế toán tổng hợp lập trên cơ sở
các bảng kê chứng từ gốc.
+Sổ đăng ký CT-GS : do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS.
+ Sổ cái : cũng do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS.
Do địa bàn hoạt động của công ty rộng không tập trung các công trình
được thực hiện hầu hết ở các tỉnh nên để tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo
nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo của công ty đối với hoạt động của các đội,
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
10
công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức bộ máy kế toán tập trung.
Mặc dù ở mỗi đội có một kế toán riêng nhưng những nhân viên kế toán này
chỉ làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu thu thập chứng từ, kiểm tra chứng từ, từ
đó gửi chứng từ về phòng kế toán công ty để kế toán tổng hợp tiến hành ghi
sổ kế toán. Quy trình hạch toán như sau:
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối quý.
Đối chiếu cuối quý.

trong lĩnh vực xây dựng nên vật liệu ở công ty có những đặc thù riêng. Để
thực hiện xâylắp những công trình lớn cần thiết phải sử dụng một khối lượng
lớn về vật liệu với những chủng loại khác nhau, quy cách phong phú đa dạng.
Chẳng hạn có những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như xi
măng, sắt, thép, có những sản phẩm của ngành lâm nghiệp như tre, nứa, gỗ
làm xà gồ, cốt pha, có những sản phẩm của ngành khai thác như cát,
đá,sỏi, những vật liệu này có thể qua chế biến hoặc chưa qua chế biến tuỳ
theo yêu cầu của từng công trình. Cũng có loại sử dụng với khối lượng lớn
như xi măng, sắt, thép, có loại chỉ cần một khối lượng nhỏ như vôi,
ve,đinh,
Hầu hết các loại vật liệu được sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên
thực thể công trình. Là công ty kinh doanh xây lắp nên chi phí về vật liệu
chiếm tỷ trọng rất lớn, khoảng 70% tổng chi phí xây dựng công trình. Do vậy
chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ về số lượng cũng như giá mua của vật liệu
cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm xây lắp ảnh hưởng lớn đến kết
quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy công tác kế toán vật liệu ở công ty
xây dựng và phát triển nông thôn đòi hỏi phải được hạch toán một cách chính
xác, rõ ràng tránh nhầm lẫn và được coi là một phần hành đặc biệt quan
trọng.
Nguồn mua và yêu cầu bảo quản vận chuyển các loại vật liệu cũng
rất khác nhau. Có loại vật liệu mua ngay ở cửa hàng đại lý vận chuyển rất
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
13
nhanh chóng và thuận tiện như sắt, thép, xi măng, có loại phải đặt làm theo
thiết kế như cửa gỗ, cửa sắt, lan can, có loại phải mua ở xa vận chuyển
phức tạp như vôi, cát, sỏi, Có loại vật liệu có thể bảo quản trong kho như xi
măng, sắt, thép, nhưng có loại không thể bảo quản trong kho được như
gạch, cát, đá, gây khó khăn cho việc trông coi bảo quản, dễ mất mát hao hụt
ảnh hưởng tới quá trình thi công và giá thành công trình hay hạng mục công
trình đồng thời làm giảm chất lượng công trình.

152.01.01 Xi măng Hoàng Thạch kg
152.01.02 Xi măng Bỉm Sơn kg
152.01.03 Xi măng trắng liên doanh kg
152.02 Cát
152.02.01 Cát đen m
152.02.02 Cát vàng m
152.03 Thép
152.03.01 Thép 6 kg
152.03.01.01 Thép 6 liên doanh kg
152.03.01.02 Thép 6 Thái Nguyên kg

Tuy nhiên việc phân loại vật liệu ở đây mới chỉ dừng lại ở việc thực
hiện phân biệt giữa các loại vật liệu có tính năng công dụng giống nhau vào
một nhóm mà chưa có sự phân chia thành các loại vật liệu chính, vật liệu phụ,
nhiên liệu
Công tác quản lý vật liệu là đơn vị kinh doanh xây lắp nên giá trị vật
liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ giá trị công trình. Hơn nữa đặc điểm của
vật liệu có những loại dễ mất mát dễ hao hụt ( vôi, cát, ) làm ảnh hưởng đến
tiến độ thi công công trình và tính giá thành toàn bộ công trình nên công ty đã
cố gắng làm tốt công tác quản lý vật liệu bằng nhiều cách khác nhau. Những
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
15
loại vật liệu dễ bảo quản như sắt, thép, được sắp xếp gọn gàng không lẫn
lộn dễ lấy những loại vật liệu xuất sử dụng ngay tại chân công trình là loại dễ
mất mát hao hụt thì công ty làm bạt che trông coi cẩn thận. Công ty thực hiện
chính sách xuất thẳng vật liệu đến chân công trình thi công nên vừa tránh mất
mát hao hụt khi bảo quản cho vay vừa giảm được chi phí bốc xếp, vận
chuyển,bảo quản ở kho của đội và công ty.
Nếu vật liệu bị hao hụt thì tuỳ từng trường hợp xử lý. Nếu hao hụt
trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, nếu hao hụt ngoài

vật liệu do bộ phận kinh doanh mua thì phiếu nhập kho được viết thành 3
liên:
+Một liên giao cho thủ kho.
+Một liên giao cho kế toán vật liệu để hạch toán.
+Một liên thì kế toán thanh toán cho bộ phận kinh doanh.
Vật liệu do đội xây dựng tự mua thì phiếu nhập kho được viết thành
một liên luân chuyển qua thủ kho sang kế toán đội sau đó kế toán đội lưu đến
cuối tháng tập hợp gửi lên phòng tài vụ. Theo cơ chế mới hiện nay thì đội xây
dựng tự mua vật liệu về rồi chuyển thẳng đến chân công trình để thi công
không nhập kho của công ty hay đội nữa vì thế việc tổ chức nhập vật tư chỉ
diễn ra trên danh nghĩa. Trên thực tế khi cán bộ vật tư của đội đem hoá đơn
cho người bán lập và các hoá đơn chi phí vận chuyển( nếu có) về thì kế toán
đội sau khi kiểm tra kiểm nhận xong thì viết phiếu nhập kho. Thủ kho sau khi
kiểm hàng nếu thấy phù hợp với số lượng thực tế thì ký vào phiếu nhập kho
sau đó tổ chức bảo quản vật tư ngay tại chân công trình.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
17
HOÁ ĐƠN( GTGT) MS01 GTKT- 3LL
Liên 2( giao khách hàng) GP/00B
Ngày 15 tháng 11 năm 2000
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Kỳ Anh KALACO
Địa chỉ: Thị xã Ninh Bình
Điện thoại: Số TK:
Mã 01 00386036
Họ tên người mua hàng: Đặng Sơn Hà.
Đơn vị: Đội xây dựng số 18- Công ty xây dựng và phát triển nông thôn- Công
trường trường công nhân cơ giới I – Ninh Bình.
Địa chỉ: Tam Điệp – thị xã Ninh Bình.
Hình thức thanh toán: Tiền mặt.
Số TK:

Kỳ Anh KALACO.
Nhập tại kho: Công trường.
Số lượng
Theo
CT
Thực
nhập
1 Kính 5 ly xây
dựng
M
2
439,17 439,17 62.100 27.272.457
Cộng 27.272.457
Cộng thành tiền: Hai mươi bảy triệu hai trăm bảy hai nghìn bốn trăm
năm mươi bảy đồng chẵn.
Ngày 15 tháng 11 năm 2000
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho KT chi tiết Thủ trưởng đơn
vị
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
19
3.4.2 Tổ chức xuất kho vật tư.
Phiếu xuất kho do kế toán đội lập trên cơ sở số liệu ghi trên phiếu nhập
kho của lô hàng đó. Do phiếu xuất kho được viết cùng một lúc với phiếu
nhập kho nên thủ kho sẽ phải ký và cả phiếu nhập và phiéu xuất cùng một
thời điểm. Sau đó kế toán đội tập hợp tất cả ác chứng từ có lien quan định kỳ
gửi lên phòng tài vụ của công ty ở đó kế toán vật liệu xem xét tính hợp lý của
chứng từ, lập các bảng kê và ghi sổ chi tiết vật tư.
Phiếu xuất kho theo mẫu như sau:
PHIẾU XUẤT KHO số 69 MS02/VT
Ngày 15 tháng 11 năm 2000 QĐ số 1141

kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
20
Người mua hàng Thủ kho KT trưởng Thủ trưởng đơn vị
3.5. Kế toán chi tiết vật liệu
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn sử dụng phương pháp ghi
thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu:
Kế toán chi tiết vật liệu được tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ
sau:
+ Phiếu nhâp kho( mẫu 01 VT).
+ Phiếu xuất kho( mẫu 02 VT).
Mặc dù trên thực tế vật liệu không được nhập kho nhưng thủ kho của
đội xây dựng vẫn theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày trên thẻ
kho. Mẫu thẻ kho được quy định rõ thống nhất. Khi nhận các chứng từ xuất
nhập vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi ghi
chép số thực nhập thực xuất vào chứng từ, trên cơ sở số liệu trên chứng từ
tiến hành ghi thẻ kho. Thẻ kho chỉ theo dõi việc xuất nhập tồn vật liệu về mặt
số lượng. Do vật liệu chỉ được mua khi phát sinh nhu cầu, mua về bao nhiêu
xuất bấy nhiêu nên không có vật liệu tồn kho. Thẻ kho được mở riêng cho
từng loại vật liệu, định kỳ đem đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu về mặt số
lượng.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
21
Sổ tổng hợp X,N,T
Sổ chi tiết NVLPhiếu nhập kho Phiếu xuất
Thẻ kho
THẺ KHO
Tên nhãn hiệu quy cách: Kính 5 ly xây dựng.
Đơn vị tính: m
3
MS:

Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn
SH NT Sl T. tiền Sl T. tiền Sl Tt
Tồn kho
01/10/2000
-
69 15/11 Mua kính 5
ly xây dựng
1362 62.100 439,17 27.272.457
69 15/11 Xuất kho thi
công
621 62.100 439,1
7
27.272.457

Cộng 829,37 51.503.877 829,3
7
51.503.877
Tồn kho
31/12
-

Ngày 31 tháng 12 năm 2000
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Trên cơ sở số liệu của các sổ chi tiết vật liệu mở cho từng loại vật liệu
kế toán chi tiết lên bảng tổng hợp nhập xuất tồn củ tất cả các loại vật liệu
trên cùng một bảng , mỗi loại vật liệu chiếm 1 dòng.
3.6. Kế toán tổng hợp vật liệu.
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn áp dụng phương pháp kê

bảng tập hợp chứng từ có phân loại theo định khoản. Bảng kê chính là cơ sở
để lập các chứng từ –ghi sổ. Hiện nay do chính sách mới công ty giao cho đôi
xây dựng tự lo lấy khâu nguyên vật liệu nên chủ yếu là sử dụng bảng kê
TK1362 bên Có để tập hợp chứng từ nhập mua vật liệu. Hầu hết các bảng kê
đều do kế toán đội lậpvà gửi lên nhưng cũng có công trình bảng kê chứng từ
do kế toán vật liệu lập. Thông thường kế toán sẽ tập hợp chứng từ để theo dõi
chi phí riêng cho từng công trình. Tất cả các chứng từ phát sinh có liên quan
đến công trình như phiếu nhập, phiếu xuất, các hoá đơn, giấy tạm ứng,
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
24
được tập hợp trong suốt quá trình thi công công trình. Các bảng kê chứng từ,
chứng từ ghi sổ lập cho công trình đó cũng được lưu trong cặp hồ sơ đó. Cặp
hồ sơ cho từng công trình sau khi hoàn thành sẽ được bảo quản và lưu trữ tại
phòng tài vụ cuả công ty.
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ PHÁT SINH BÊN CÓ TK 1362 ( Trích )
Quý IV- Công trình trường công nhân cơ giới I Ninh Bình
SHCT
Nội dung
Tổng
số tiền
TK ghi bên Nợ
SCT NTC
T
TK152 TK1331 TK627
102 04/10 Mua khuôn
cửa cho
công trình
1.280.000 1.241.600 38.400
103 05/10 Mua khoá
Minh Khai cho