TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
Viện Đào Tạo Sau Đại Học

TIỂU LUẬN MÔN THAY ĐỔI PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC

Đề tài:
ÁP DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG 5S TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU Y TẾ DOMESCO HỌC VIÊN : Nhóm 3
LỚP : Đêm 2 - Khóa 22
GIẢNG VIÊN: TS. Trƣơng Thị Lan Anh
TP.HCM, tháng 04/2014

GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22

Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 2

DANH SÁCH NHÓM THỰC HIỆN

1. LÊ TUẤN ANH

CHƢƠNG 2. MÔ HÌNH CHẨN ĐOÁN 6
2.1 Định nghĩa 5S 6
2.2 Mục tiêu và tác dụng của 5S 7
2.2.1 Mục tiêu 7
2.2.2. Tác dụng 7
2.3 Nội dung của 5S 7
2.3.1 Seiri - Sàng Lọc 7
2.3.2 Seiton - Sắp xếp 8
2.3.3 Seiso - Sạch sẽ 8
2.3.4 Seiketsu - Săn sóc 8
2.3.5 Shiketsu - Sẵn sàng 8
CHƢƠNG 3.GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XNK Y TẾ DOMESCO 9
3.1. Giới thiệu 9
3.2. Mặt hàng kinh doanh 9
3.3 Định hƣớng của tổ chức 10
3.4. Sơ đồ tổ chức tại Công ty CP XNK Y Tế Domesco 11
CHƢƠNG 4. CHẨN ĐOÁN TỔ CHỨC 12
CHƢƠNG 5. GIẢI PHÁP 18
CHƢƠNG 6. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI 27
6.1 Động lực thay đổi 27
6.2 Nhân tố kháng cự sự thay đổi 27
6.3 Giải pháp 28
KẾT LUẬN 30
TÀI LIỆU THAM KHẢO 31
GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22

Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 4 CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN

1.4 Phạm vi nghiên cứu
Nhóm thực hiện tại Khu vực Khối văn phòng của công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế
Domesco tại Tp.HCM.
1.5 Đối tƣợng nghiên cứu
Môi trƣờng làm việc của nhân viên khối văn phòng công ty CP XNK Y Tế Domesco tại
Tp.HCM.

GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22

Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 6

CHƢƠNG 2. MÔ HÌNH CHẨN ĐOÁN

- Mọi ngƣời trở nên có kỷ luật hơn.
- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc
- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
- Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.
- Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.
2.3 Nội dung của 5S
2.3.1 Seiri - Sàng Lọc
Là nhận biết, phân loại và loại bỏ những vật dụng, sách báo, hồ sơ, tài liệu không cần thiết
ra khỏi nơi làm việc nhằm tạo một không gian làm việc hữu dụng và hiệu quả.
Mô hình thực hiện Seiri – Sàng lọc:
GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22

Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 8
2.3.2 Seiton - Sắp xếp
Là sắp xếp những vật dụng, sách báo, hồ sơ, tài liệu cần thiết theo trật tự thích hợp sao cho
dễ dàng tìm thấy và truy lục một cách nhanh chóng
2.3.3 Seiso - Sạch sẽ
Vệ sinh nơi làm việc và giữ nó luôn sạch sẽ. để không còn bụi bám trên sàn, máy móc và
trang thiết bị.
2.3.4 Seiketsu - Săn sóc
Săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seiri (sàng lọc),
Seiton(sắp xếp), Seiso(sạch sẽ).
2.3.5 Shiketsu - Sẵn sàng
Tạo thói quen tự giác làm việc theo phƣơng pháp đúng, đào tạo mọi ngƣời tự giác tuân
theo quy tắc giữ gìn thật tốt nơi làm việc.
cứu và phát triển từ nguồn dƣợc liệu sẵn có trong nƣớc, mang đến cho ngƣời tiêu dùng những
sản phẩm an toàn và hiệu quả nhất.
Nhiều mặt hàng sản xuất của Công ty đã đƣợc Bộ Y tế cấp giấy chứng nhận tƣơng đƣơng
sinh học so với thuốc gốc, có sức cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trƣờng và nhiều sản phẩm có thể
thay thế đƣợc hàng ngoại nhập nổi bật là nhóm sản phẩm về Huyết áp , Tim mạch, Đái tháo
đƣờng,
GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22

Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 10

3.3 Định hƣớng của tổ chức
Công ty Domesco mong muốn trở thành một trong những thƣơng hiệu hàng đầu khu vực
và thế giới với:
Sứ mệnh: Chăm sóc và nâng cao chất lƣợng cuộc sống cộng đồng
Tầm nhìn: Trở thành tập đoàn uy tín, vững mạnh trong khu vực và thế giới về cung cấp
cho cộng đồng những sản phẩm chất lƣợng
Slogan: vì chất lƣợng cuộc sống.
Logo:

Biểu trƣng của 2 từ viết tắt – Đồng Tháp
- Màu đỏ Quyết thắng
- Màu xanh Ngành dƣợc
- Hình thoi Sự phối hợp hài hòa giữa Công ty – Viện – Trƣờng
- Dạ bóng Không ngừng phát triển
GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22

Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 11

3.4. Sơ đồ tổ chức tại Công ty CP XNK Y Tế Domesco



GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22

Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 13 + Khu vực làm việc chƣa đƣợc sắp xếp: Tủ hồ sơ không đƣợc sắp xếp theo danh mục, hồ
sơ tài liệu chƣa đƣợc sắp xếp một cách dễ nhận biết, tìm kiếm, vật dụng sinh hoạt chƣa
đƣợc để đúng chỗ….
GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22

Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 14
GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22

Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 15 Theo nhóm OD, nguyên nhân để xảy ra tình trạng này:

hiện tìm hồ sơ 2 lần/ ngƣời/
ngày
Lƣơng trung bình:
7.000.000 đồng/ 22
ngày/ tháng/ nhân viên,
nên chi phí lƣơng: 561
đồng/phút/ nhân viên,
2 lần tìm làm tốn 3.366
đ/ nhân viên./ ngày
Chi phí do
lãng phí tìm
kiếm = 3.366 x
3 x 2 x 22x12
= 5.331.744
đồng
Lãng phí
do thao
tác thừa
In ra báo
cáo nhƣng
không ai
xem.
Mỗi tháng đơn vị in báo cáo:
thông báo, công văn, báo cáo
doanh số… để nhân viên
xem, đơn vị mất chi phí mực
in, giấy, khấu hao công cụ:

Chi phí lãng
phí = 100.000

Lãng phí
do phải
kiểm tra
nhiều
lần
Thiếu minh
bạch, không
tin tƣởng
nên phải
kiểm tra đi,
kiểm tra lại.

CChi phí chƣa tính đƣợc GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22

Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 17

Trên đây là bảng ƣớc tính các loại chi phí ẩn do chƣa thực hiện 5S tại các phòng ban. Tổng
chi phí ẩn này khoảng 11.863.488 đồng/năm/ phòng ban
Hiện tại, Công ty có 2 cửa hàng, 1 văn phòng đại diện, một văn phòng thuộc chi nhánh và
một kho tại khu vực TpHCM. Nhƣ vậy, tổng chi phí lãng phí của công ty ƣớc tính khoảng
11.863.488 x 5 = 59.317.440 đồng
Chính những vấn đề đã nêu trên mà chúng ta cần phải áp dụng một kỹ thuật quản lý phù
hợp. Với nội dung dễ hiểu, thiết thực thì kỹ thuật 5S là kỹ thuật rất phù hợp để dụng tại đơn vị


 Nhóm OD giới thiệu về 5S để ban lãnh đạo hiểu rõ triết lý và lợi ích của 5S
 Nhóm OD tổ chức các buổi để Ban lãnh đạo thăm quan các mô hình thực hành tốt 5S tại
các công ty khác.
 Cam kết quyết tâm thực hiện 5S
 Thành lập nhóm công tác 5S
 Bổ nhiệm cán bộ phụ trách chƣơng trình 5S tại đơn vị.
 Các cán bộ quan sát môi trƣờng làm việc tại đơn vị để xây dựng kế hoạch thực hiện đặc
thù.
 Bước 2: Thông báo chính thức của ban lãnh đạo

GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22

Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 19

- Giám đốc công ty thông báo về việc triển khai thực hiện 5S tại tổ chức
- Ban lãnh đạo giải thích rõ mục tiêu của chƣơng trình 5S cho tất cả cán bộ, nhân viên
- Thiết lập và công bố sơ đồ phân công 5S tại từng khu vực
 Bước 3: Đào tạo 5S
- Ban lãnh đạo cử các cán bộ chủ chốt tại các tổ chức thăm quan các mô hình thực hành tố
5S tại các công ty khác, rút kinh nghiệm để phù hợp với đơn vị mình.
- Đào tạo cho các cán bộ tham gia điều phối chƣơng trình 5S. Việc đào tạo này phải đƣợc
thực hiện nghiêm ngặt, đúng chuẩn đảm bảo rằng tất cả mọi cán bộ tham gia điều phối đều
nắm vững về 5S nhằm triển khai lại cho tất cả nhân viên.
- Đào tạo các quy định về 5S cho tất cả cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Các quy định
này có thể truyền đạt bằng văn bản, cuộc họp, buổi học ngoại khóa,…
Một số hình ảnh có thể sử dụng trong các buổi đào tạo:


GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22

Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 22

 Hình ảnh sắp xếp, lƣu trữ hồ sơ:
GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22

Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 23

Hình ảnh sạch sẽ:

Đào tạo cán bộ 5S cần hiểu rõ 2 nội dung sau cùng cần đƣợc chú trọng để mỗi nhân viên
đều tự giác ý thức:
 S4 – Săn sóc:
- Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật
- Đánh giá chéo giữa các đơn vị :
 S5 – Sẵn sàng: xây dựng ý thức tự giác
- Ngƣời phụ trách từng bộ phận, phòng ban cần gƣơng mẫu và đi đầu trong việc thực hiện
5S.
- Mọi nhân viên tuân thủ các qui định chung, thực hiện tự giác và coi nơi làm việc nhƣ
ngôi nhà chung.

Để các quy định này đi vào thực tế thì cần triển khai theo từng bƣớc, từng giai đoạn thích
hợp. Khi mọi thành viên trong công ty đã nắm đƣợc mục tiêu, cách thức tiến hành và các