
BÀI TIỂU LUẬN
Đề tài : : Soạn thảo và quản lý văn bản
tại Văn phòng

BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang

- Nơi thực tập: Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Pleiku – tỉnh Gia Lai;
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang
2
- Thời gian thực tập: từ 16/3/2009 đến 15/5/2009;
- Quá trình thực tập cụ thể:
Tuần 1 (từ 16/3 đến 20/3):
+ Trình kế hoạch thực tập cho lãnh đạo văn phòng UBND thành phố Pleiku;
+ Lựa chọn đề tài báo cáo thực tập về vấn đề “soạn thảo và quản lý văn bản tại
Văn phòng”.
Tuần 2 (từ 23/3 đến 27/3):
+ Soạn thảo đề cương báo cáo thực tập gửi cho thầy theo thời gian quy định;
+ Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các mối quan hệ
làm việc của UBND Pleiku, của Văn phòng UBND thành phố Pleiku.
Tuần 3,4 (từ 30/3 đến 10/4):
+ Tìm hiểu quy trình công vụ và các thủ tục hành chính của cơ quan;
+ Được giao phân loại giấy tờ, công văn chuyển đến các cơ quan; công dân
khiếu nại, tố cáo tại bộ phận Tổng hợp để gửi cho văn thư.
+ Thu thập tài liệu liên quan đến đề tài để chuẩn bị cho báo cáo thực tập.
Tuần 5,6 (từ 13/4 đến 24/4):
+ Tiếp tục thực hành các kỹ năng hành chính tại bộ phận Tổng hợp của Văn
phòng;
+ Tiếp cận với công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng và quá trình quản lý
văn bản tại bộ phận Văn thư, bộ phận Tổng hợp.
+ Viết bản thảo báo cáo thực tập.
Tuần 7 (từ 27/4 đến 1/5):
+ Tiếp tục thực hành các kỹ năng hành chính tại bộ phận Tổng hợp của Văn
phòng;

năm 2008, được tách ra từ một phần địa giới hành chính của phường Hội Phú,
phường Thống Nhất, xã Ia Kênh, xã Chư H'đrong), và 9 xã. Diện tích đất nội thành
là 5.368,61 ha với dân số khoảng 175.820 người (10 phường). Hệ thống giao
thông, lưới điện quốc gia, thông tin liên lạc đã thông suốt từ thành phố đến 19 xã,
phường.
2. Tình hình phát triển kinh tế - xã hội của thành phố Pleiku:
Trong giai đoạn 1999 – 2006, qua hơn 8 năm xây dựng và phát triển đô thị,
thành phố Pleiku đã và đang gặt hái được nhiều thành công trên bước đường đổi
mới, bộ mặt thành phố đang từng ngày thay đổi, khang trang và hiện đại hơn. Tổng
mức đầu tư toàn xã hội trong 8 năm đạt hơn 2.302 tỷ đồng, trong đó vốn ngân sách
Thành phố đầu tư hơn 213 tỷ đồng để đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng đô thị. Tốc độ
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang
4
tăng trưởng kinh tế bình quân năm 2006 đạt là 16,5 %, cơ cấu kinh tế tiếp tục
chuyển dịch theo đúng định hướng, tỷ trọng ngành công nghiệp - xây dựng ngày
càng tăng trong cơ cấu chung của GDP. Thu nhập bình quân đầu người đạt 14,5
triệu đồng người/năm, tỷ lệ hộ nghèo giảm còn 1.395 hộ, chiếm 3,1% (theo tiêu chí
mới), trong đó có 546 hộ đồng bào dân tộc thiểu số (39,1%). Hiện có trên 86% số
hộ dân được sử dụng nước sạch sinh hoạt, 99,99% số hộ được sử dụng điện lưới
Quốc gia. Vệ sinh môi trường được chú trọng đầu tư đồng bộ với sự phát triển hạ
tầng đô thị. Hệ thống thông tin liên lạc được mở rộng đầu tư nâng cấp, đến nay đã
phủ sóng thông tin toàn bộ 20/20 xã, phường. Các cơ sở giáo dục, y tế, văn hoá,
thể dục thể thao được tập trung đầu tư, các vấn đề xã hội có điều kiện phát triển tốt
hơn. Cơ sở hạ tầng đã được đầu tư nâng cấp khang trang, hiện đại; đến nay có hơn
80% nhà kiên cố và bán kiên cố. Trung tâm thương mại của thành phố và hệ thống
các chợ khu vực đã được đầu tư làm mới, ngày càng đi vào hoạt động ổn định.
Đặc biệt vừa qua ngày 25/2/2009, Thủ tướng Chính phủ đã quyết định công

Nhiệm, vụ và quyền hạn của UBND thành phố Pleiku được quy định cụ thể và
rõ ràng trong Luật của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam số
11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 về tổ chức HĐND và UBND. UBND
thành phố thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề được xác định
trong các lĩnh vực cụ thể: kinh tế; nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi
và đất đai; công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; xây dựng, giao thông vận tải; thương
mại, dịch vụ và du lịch; giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể
thao;khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường; quốc phòng, an ninh và trật
tự an toàn xã hội; trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo;
trong việc thi hành pháp luật; trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới
hành chính.
Cách thức giải quyết công việc của UBND thành phố:
- Thảo luận tập thể và Quyết nghị từng vấn đề tại phiên họp UBND TP;
- Đổi một số vấn đề cấp bách hoặc không nhất thiết phải tổ chức thảo luận tập
thể, theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND thành phố, Văn phòng HĐND và UBND
(sau đây gọi là Văn phòng) gửi toàn bộ hồ sơ và Phiếu lấy ý kiến đến từng thành
viên của UBND thành phố để xin ý kiến. Hồ sơ gửi lấy ý kiến thành viên UBND
thành phố giải quyết công việc bao gồm:
+ Nội dung Tờ trình, đề án, văn bản gồm: sự cần thiết, luận cứ ban hành đề án,
văn bản; những nội dung chính của đề án, văn bản và những ý kiến còn khác nhau.
Tờ trình phải do người có thẩm quyền ký và đóng dấu đúng quy định.
+Dự thảo đề án, văn bản.
+Văn bản thẩm định của phòng Tư pháp thành phố (đối với văn bản quy phạm
pháp luật).
+ Báo cáo tổng hợp ý kiến tham gia của các cơ quan và giải trình tiếp thu của
cơ quan chủ trì soạn thảo đề án, văn bản.
+ Văn bản tham gia ý kiến của các cơ quan có liên quan.
+ Các tài liệu cần thiết khác (nếu có).
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.

của Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND thành phố. Do đó, với cơ cấu tổ
chức của mình UBND thành phố cố gắng phát huy vai trò, trách nhiệm của mỗi
phòng, ban trong UBND nhằm giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm,
đúng thẩm quyền; bảo đảm sự lãnh đạo của Thành ủy, sự giám sát của Hội đồng
nhân dân thành phố và sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên.

Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang
7
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Pleiku Chú thích sơ đồ:

TỘC
TÔN
GIÁO
KINH
TẾ
TN&
MT
THỐNG
KÊ
QL
ĐT
TC-
KT
VĂN
PHÒNG
PHÒNG
NỘI VỤ
PHÒNG
THANH
TRA
PHÒNG
TƯ
PHÁP
PHÒNG
LĐ-TB-
XH
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang

- Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa UBND, Chủ tịch UBND với
HĐND, các ban của HĐND thành phố, với UBMTTQ và các Đoàn thể,các cơ quan
trực thuộc UBND thành phố, các cơ quan của cấp trên đóng trên địa bàn thành phố.
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang
9
- Phối hợp với Thanh tra thành phố giúp TT.HĐND-UBND thành phố trong
việc tổ chức tiếp nhận và giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy
định của pháp luật.
- Tổ chức việc công bố, truyền đạt các quy định của Pháp luật, Nghị quyết của
HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND thành phố và của cấp trên đến các ngành,
các cấp và Chủ tịch UBND thành phố theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, các
cấp trong thành phố thực hiện Nghị định, Quyết định, Chỉ thị đó.
- Tổ chức phục vụ hoạt động của các kỳ họp HĐND, phiên họp UBND thành
phố, các cuộc họp và làm việc của TT.HĐND thành phố, Chủ tịch UBND thành
phố với các cơ quan, các ban của HĐND và cơ quan chuyên môn thuộc thành phố,
các Đoàn thể với Chủ tịch HĐND-UBND cấp xã, phường với đại biểu HĐND tỉnh.
- Giúp TT.HĐND dự thảo Nghị quyết kỳ họp của HĐND thành phố, quản lý,
lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu các kỳ họp HĐND, phiên họp của TT.HĐND-
UBND các ban của HĐND và Chủ tịch UBND thành phố.
- Giúp UBND thành phố tổ chức quản lý Nhà nước đảm bảo các điều kiện
phục vụ, lễ tân cho lãnh đạo thành phố đón tiếp các đoàn trong và ngoài tỉnh đến
thăm, làm việc tại thành phố theo quy định của Nhà nước.
- Quản lý, tổ chức biên chế, cán bộ công chức Hành chính, tài sản của Văn
phòng HĐND-UBND thành phố theo quy định của Nhà nước.
- Thực hiện nhiệm vụ, công tác khác được UBND và Chủ tịch UBND thành
phố phân công theo sự cần thiết hoặc do UBND, Chủ tịch UBND thành phố ủy
nhiệm.
Biên chế của Văn phòng HĐND-UBND thành phố thuộc biên chế của Nhà
nước do UBND thành phố giao chỉ tiêu hàng năm trên cơ sở đề nghị của Chánh
Văn phòng HĐND-UBND thành phố. Tùy theo yêu cầu nhiệm vụ mỗi giai đoạn,
dựa vào số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ và công chức do UBND thành phố
giao chỉ tiêu biên chế hàng năm, Chánh Văn phòng có thể đề nghị UBND thành
phố đổi cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng cho phù hợp.
* Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chánh Văn phòng UBND
thành phố Pleiku:
Ngoài việc thực hiện các quy định tại trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc
của Ủy viên UBND thành phố, UBND thành phố giao cho Chánh Văn phòng
Phó Văn ph
òng

Kinh tế
Phó Văn ph
òng

Văn hóa – Xã hội
Bộ phận
Tổng hợp
Bộ phận
Kế toán
Bộ phận
Văn thư

Bộ phận
Phục vụ
Chánh Văn phòng

3. Quan hệ công tác của UBND thành phố Pleiku
- Quan hệ công tác với UBND tỉnh và các ngành chức năng của tỉnh: UBND
thành phố chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh, có trách nhiệm chấp hành mọi
văn bản của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh; thực hiện báo cáo định kỳ, đột
xuất theo chế độ quy định hoặc theo yêu cầu của UBND tỉnh.
- Quan hệ công tác với Thành ủy, Ban Thường vụ Thành ủy: UBND thành
phố chấp hành nghiêm túc và tổ chức thực hiện kịp thời, có hiệu quả các Nghị
quyết,chủ trương, chính sách và các quy định của Thành ủy, Ban Thường vụ
Thành ủy; báo cáo kịp thời với Ban Thường vụ Thành ủy, Thường trực Thành ủy
về kết quả tổ chức thực hiện các Nghị quyết, chủ trương, chính sách, quy định của
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang
12
Đảng và thường xuyên xin ý kiến chỉ đạo của Ban Thường vụ Thành ủy, Thường
trực Thành ủy đối với nhiệm vụ, công tác của UBND thành phố theo quy định của
pháp luật.
- Quan hệ công tác với Thường trực HĐND thành phố: UBND thành phố phối
hợp chặt chẽ với Thường trực HĐND thành phố trong việc chuẩn bị chương trình
và nội dung làm việc của kỳ họp HĐND, các báo cáo, các đề án của UBND thành
phố trình HĐND thành phố; giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực
hiện Nghị quyết HĐND , các ban HĐND thành phố và trả lời chất vấn của đại biểu
HĐND thành phố.
- Quan hệ công tác của Ủy ban Mặt trận tổ quốc thành phố và các đoàn thể
nhân dân: UBND thành phố phối hợp chặt chẽ với Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt
Nam và các đoàn thể nhân dân thành phố cùng chăm lo, bảo vệ lợi ích chính đáng
của nhân dân; tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia xây dựng, củng
cố chính quyền vững mạnh, tự giác thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng ,
chính sách, pháp luật của Nhà nước. UBND thành phố có trách nhiệm tạo điều kiện

1. Lý do chọn đề tài:
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn
thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được
quan tâm một cách đúng mức. Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công
cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành của tổ chức. Việc soạn
thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách
có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các
văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình.
Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước cũng là một
vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh
đạo của cơ quan đó . Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản
lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành
chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.
Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp
ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh
tế - xã hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung
còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch
lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và thủ tục hành
chính; văn bản không có tính khả thi,… và những văn bản đó đã, đang và sẽ còn
gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy
tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước. Qua thời gian thực
tập ở UBND thành phố Pleiku em đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo và quản
lý văn bản ở UBND thành phố Pleiku. Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng
như năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “công tác
soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku”. Đây
cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại Văn phòng UBND thành phố và có một
vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của UBND
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.

Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang
15
Chương II: PHẦN NỘI DUNG
I. Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước
1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính
1.1. Khái niệm văn bản
Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì
cần được ghi để lưu lại làm bằng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung
những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội
dung ý nghĩa trọn vẹn”
(1)
. Theo cách hiều này bia đá, hoành phi, câu đối ở đền,
chùa; chúc thư, văn khế, thư lịch cổ; tác phẩm văn học hoặc khoa học, kỹ thuật;
công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ… ở cơ quan, tổ chức được gọi
chung là văn bản. Khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến trong nghiên
cứu về văn bản, ngôn ngữ học, văn học, sử dụng từ trước đến nay ở nước ta.
Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài
liệu,…
(2)
được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các
tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để

hiện nay, văn bản hành chính có thể là bản viết hoặc in trên giấy, trên phim nhựa,
trên băng từ hoặc trong các file điện tử; nhưng hình thức phổ thông nhất là in trên
giấy.
2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong hoạt
động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích của Nhà
nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Theo Điều 4 của
Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn
thư, có thể phân loại văn bản quản lý Nhà nước gồm các hình thức như sau:
2.1. Văn bản quy phạm pháp luật
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung,
được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định
hướng xã hội chủ nghĩa”. (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
ngày 03/6/2008 thay thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 và
Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật
năm 2002).
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2008); Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật của HĐND, UBND (2004) quy định các cơ quan có thẩm
quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thuộc thẩm quyền ban
hành tương ứng, trong đó UBND các cấp có thẩm quyền ban hành văn bản quy
phạm pháp luật là Quyết định và Chỉ thị.
2.2. Văn bản hành chính
2.2.1. Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt (VBHCCB) là phương tiện thể hiện quyết định
quản lý do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang

3.1. Chức năng thông tin
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang
18
Đây là chức năng chính của các loại văn bản, kể cả văn bản quản lý nhà
nước, văn bản hành chính.
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản là một phương tiện
chuyển tải quan trọng các thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc chỉ đạo, điều
hành bộ máy của cá cơ quan, tổ chức. Thông tin dạng này được gọi là thông tin văn
bản. Trên thực tế, giá trị của văn bản lệ thuộc vào giá trị thông tin mà chúng
chuyển tải để giúp cho cơ quan, tổ chức có thể hoạt động đúng hướng, đúng chức
năng có hiệu quả.
3.2. Chức năng pháp lý
Chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở hai mặt sau:
- Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt pháp luật
được hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước;
- Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành công
việc của cơ quan, tổ chức Nhà nước.
Văn bản pháp lý Nhà nước là một cơ sở để chứng minh, công nhận các quan hệ
pháp luật trong hoạt động quản lý.
Việc nắm giữ chức năng pháp lý của văn bản có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn
cho chức năng này được đảm bảo thì việc xây dựng, ban hành văn bản quản lý nhà
nước phải đúng quy định về hình thức, thể thức, thẩm quyền, trình tự và thủ tục
theo luật định.
3.3. Chức năng quản lý
Các thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước là cơ sở quan trọng giúp cho
các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra cấp dưới
theo yêu cầu của quá trình lãnh đạo, điều hành.

Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:
- Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và
có tính dự báo cao.
- Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic.
- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận
cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung.
- Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề.
Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần nâng
cao tính khả thi của văn bản.
Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp
nhân dân có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ
hiểu và dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập,
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang
20
song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn
bản. Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước luôn luôn gắn
chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đối tượng để
nhân dân tìm hiểu và thực hiện.
Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh nguyện vọng của nhân
dân, các quy định trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về
quyền và nghĩa vụ của công dân. Đảm bảo tính đại chúng cần phải tiến hành khảo
sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo; lắng nghe
ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của họ; tổ chức thảo
luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản.
Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực
hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà
nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các

Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiện ngôn
ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực giao
tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính. Sử dụng văn phong hành chính – công
vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn vẹn các
đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thông, đại chúng; tính khách
quan – phi cá tính; tính khuôn mẫu và tính trang trọng, lịch sự. Có như vậy mới
đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính nhà nước trong quá
trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện quan trọng để truyền đạt được
ý chí của chủ thể đối với đối tượng quản lý.
4.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn thảo
văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải
đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng. Đây là chất liệu cấu thành của một văn
phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc sử dụng các ngôn ngữ cụ
thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử
dụng câu.
- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong cách và
sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp;
- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt; viết
câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng
câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp.
II. Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành
phố Pleiku
1. Tình hình soạn thảo văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND thành
phố cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục
soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú

phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2009 của Văn phòng, trong năm 2008 Văn
phòng đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành trên 4061 Quyết định, 128 Thông báo,
153 Báo cáo, 12 Chỉ thị. Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy
định của pháp luật hiện hành.
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng đã đảm bảo
được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư. Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt
động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Văn phòng bao gồm
các bước sau:
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang
23
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Khi chuyên viên được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định hình
thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo
Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin quá
khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật).
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản của Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản. Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với
người lãnh đạo cơ quan, Chánh Văn phòng việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ
chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo.
Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp có sửa
chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét,
quyết định.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản

- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một bản
lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo.
Văn phòng UBND thành phố Pleiku soạn thảo các văn bản hành chính trong
thời gian qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn
thảo. Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản soạn
thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản ở Văn
phòng UBND thành phố cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như sau:
Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý
Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp
luật của nhà nước và phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân (phạm vi đối
tượng và hành vi cần điều chỉnh; các mặt công tác cụ thể; thời điểm quy định…).
Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩm quyền, nội
dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải được ban hành
đúng thể thức và kỹ thuật trình bày.
Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học
Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác không làm
người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ phải theo một trình tự
hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước; câu
văn phải rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý
hoặc lạc đề.
Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng
Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân trí;
nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ.
Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người thực
thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở thành hiện
thực.
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.