Câu 3: Các đặc tính của thông tin
Chất lượng của thông tin được thể hiện qua những đặc tính sau:
- Độ tin cậy: độ tin cậy thể hiện độ xác thực và độ chính xác. Thông tin có độ tin cậy thấp
sẽ gây cho doanh nghiệp những hậu quả tồi tệ. chẳng hạn hệ thống lập hóa đơn bán hàng
có nhiều sai sót, sẽ gây ra sự phàn nàn từ phía khách hàng. Việc đó sẽ dẫn đến giảm số
lượng khách hàng và doanh nghiệp.
- Tính đầy đủ: tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu
của nàh quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các
quyết định và hành động không đáp ứng được những đòi hỏi cảu tình hình thực tế. điều
đso sẽ làm hại daonh nghiệp.
- Tính thích hợp và dễ hiểu: trong một số trường hợp, nhiều nàh quản lý đã không sử
dụng một số báo cáo mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt động thuộc trách nhiệm
của họ. nguyên nhân chủ yếu là do chúng chưa thích hợp và khó hiểu. có thể là do nhiều
thoongt in không thích ứng cho người nhận, thiếu rõ ràng, sử dụng quá nhiều từ viết tắt
hoặc đã nghĩa, hoặc sự bố trí chưa hợp lý của các phần tử thông tin. Điều đó dẫn đến
hoặc là tổn phí tạo ra những thông tin không dùng, hoặc là ra các quyết định sai vì hiểu
sai thông tin.
- Tính an toàn: thông tin là nguồn lực quý báu cảu tổ chức cũng như vốn và nguyên vật
liệu. hiếm cao doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được bảo vệ và chỉ
những người được quyền mới được phép tiếp cận được bảo vệ và chỉ những người được
quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây
ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.
- Tính kịp thời: thông tin cần được gửi tới cho người sử dụng vào đúng lúc cần thiết.
Câu 1: Khái niệm hệ thống?
Hệ thống là một tập hợp các phần tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiện một
mục đích xác định.
1
Các phần tử ở đây là tập hợp các phương tiện vật chất và nhân lực. Hệ thống con
bản thân nó cũng là một hệ thống nhưng là thành phần của một hệ thống khác. Những hệ
thống mà chúng ta đang xem xét thực chất
đều là các hệ thống con nằm trong một hệ thống khác và đồng thời cũng chứa các hệ
2
thông tin giúp cho doanh nghiệp có khả năng thích ứng tốt nhất với những thay đổi trong
môi trường. những câu hỏi họ đặt ra tương tự doanh nghiệp cần tuyển thêm bao nhiêu
nhân công trong vòng năm 5 tới? xu hướng giá thành nguyên liệu đầu vào về lâu dài sẽ là
gì, công ty sẽ chịu được mức chi phí nào? Nên sản xuất sản phẩm nào sau năm 5 tới?
1.4.2. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
a. Hệ thống thông tin xử lý giao dịch
Hệ thống thông tín xử lý giao dịch ( transaction processing system – TPS) là hệ thống
thông tin cơ bản phục vụ cấp tác nghiệp của doanh nghiệp. TPS là một hệ thống thông tin
giúp thi hành và lưu lại những giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động
sản xuất kinh doanh.
Ví dụ: nhập đơn đặt hàng, đặt phòng khách sạn, bảng lương, lưu hồ sơ nhân viên, và vận
chuyển vật tư.
TPS nằm ở cấp tác nghiệp, thực hiện các hoạt động chính như sau:
- Thu thập: các giao dịch sự kiện
- Xử lý: cập nhật, sắp xếp, tổng hợp
- Phân phối: các báo cáo chi tiết, danh sách, tóm tắt
- Người dùng: nhân viên tác nghiệp, quản đốc, trưởng nhóm
Hệ thống xử lý giao dịch thường đống vai trò chủ chốt trong hoạt động sản xuất
kinh doanh, đến nỗi sự cố của TPS trong vòng ít giờ đồng hồ có thể gây thiệt hại nặng nề
cho công ty và còn có thể ảnh hưởng tiêu cực tới các công ty khác.
b. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý
Hệ thống thông tin phục vụ quản lý ( Management Information System – Mis): phục vụ
các hoạt động quản lý của tổ chức. các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp,
điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược
. Ví dụ, báo cáo MIS lập danh sách tổng khối lượng đường được sử dụng ở quý này bởi
một mạng lưới quán cà phê, hoặc so sánh tổng doanh số hàng năm của một số sản phẩm
so với mục tiêu đề ra. Hệ thống phan tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi
năng suất, nghiên cứu thông tin về thị trường…
Các hệ thống này thường không linh hoạt và ít có khả năng phân tích. Phần lớn MIS sử
ESS nằm ở cấp chiến lược và thực hiện các hoạt động chính như sau:
- Thu thập: dữ liệu đã tổng hợp
- Xử lý: tương tác
- Phân phối: các dự báo, phân tích, báo cáo tổng hợp
- Người dùng: nhà quản lý cấp cao
e. Hệ thống chuyên gia
Hệ thống chuyên gia (Expert System – ES) là những hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo, có
nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ
tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vự nào đó
Hệ thống chuyên gia gồm hai loại là hệ thống thông tin cung cấp tri thức và hệ
thống thông tin tự động hóa văn phòng.
f. Mối quan hệ các thông tin nói trên
Ví dụ: một đơn đặt hàng, hoặc tới một MIS cho việc báo cáo tài chính.
Hình 1.3. Mối quan hệ giữa các hệ thống thông tin quản lý
4
Rõ ràng, sự kết hợp giữa các hệ thống này đem lại lợi ích khá lớn vì thông tin có
thể lưu chuyển dẽ dàng giữa các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp, và cùng một dữ
liệu không phải nhập nhiều lần vào các hệ thống khác nhau. Tuy nhiển, việc tích hợp hệ
thống rất phức tạp, chi phí cao và mất thời gian. Do vậy, mỗi doanh nghiệp cần phải cân
nhắc kỹ giữa nhu cầu tích hợp hệ thống của mình và những khó khăn sẽ nảy sing khi đáp
ứng nhu cầu đó.
Phân loại hệ thống thông tin theo chức năng nghiệp vụ
Tương tự như phân loại theo cấp tổ chức, hệ thống thông tin còn có thể được phân
loại theo chức năng chúng phục vụ trong doanh nghiệp. theo cách phân loại này, mỗi một
dạng hệ thống thông tin sẽ được gọi tên theo chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ trong
cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật, và cấp chiến lược. những ví dụ vè hệ thống thông tin
dạng này bao gồm: hệ thống quản lý bán hàng và marketing, hệ thống quản lý nhân sự, hệ
thống thông tin kế toán, tài chính, v.v… chúng ta sữ nghiên cứu kỹ hơn về các hệ thống
công việc của họ dễ dàng hơn.
• Sử dụng bảng câu hỏi: Đội nghiên cứ cũng có thể sử dụng bảng câu hỏi theo cách hoặc
phân tích viên hoặc nhân viên phòng ban được phỏng vấn trực tiếp trả lời bảng câu hỏi. .
• Đánh giá công việc: Đôi khi việc đánh giá trực tiếp công việc cũng có thể giúp cho việc
khảo sát sơ bộ có hiệu quả hơn.
• b. Nghiên cứu tính khả thi
Quá trình phát triển một hệ thống thông tin chủ yếu có thể khá tốn kém, nên bước
điều tra hệ thống thường dòi hỏi nghiên cứu trước, gọi là nghiên cứu tiền khả thi. Nghiên
cứu tiền khả thi nhằm xác định nhu cầu về thông tin của người sử dụng, và mực tiêu, giớ
hạn, các yêu cầu về nguồn lực, chi phí, lợi ích mà hệ thống tin hứa hẹn. những gì timg
được từ bước này thường được lập báo cáo đầy đủ bao gồm cả những phác thảo về hệ
thống và kế hoạch phát triển hệ thống. Báo cáo này cần được bộ máy lãnh đạo của doanh
nghiệp thông qua trước khi bắt đầu thực hiện. Nếu được chấp nhận thì bước phân tích hệ
thống bắt đầu được thực hiện.
Mục đích của bước nghiên cứu khả thi là nhằm đánh giá các phương án khác nhau và
đưa ra một phương án thích hợp nhất. Tính khả thi của một phương án được xác định
theo bốn loại tiêu chuẩn: Kỹ thuật, hoạt động, thời gian, và tính kinh tế (xem bản 4.1)
6
Bảng 4.1 Các tài liệu chuẩn đánh giá án khả thi
Tính khả thi về tổ chức Tính khả thi về kinh tế
Hệ thống có thể hỗ trợ việc thiết lập
mục tiêu chiến lược của tổ chức tốt tới
mức nào?
Khả năng tiết kiệm, gia tăng doanh thu,
giảm phí đầu tư, tăng lợi nhuận
Khả thi về kỹ thuật Khả thi về điều hành
Các phần mềm và phần cứn cho phép
sử dụng xây dựng hệ thống người cung
cấp
Khả năng chấp nhận của người
đặc tả cách thức hoàn thành những yêu cầu này. Ở bước này, người ta xác định những
trang thiết bị, những phần mềm sẽ được sử dụng những dữ liệu đầu ra, dữ liệu đầu vào,
và cả cách thức tổ chức hệ thống dữ liệu để tiện cho việc phân tích và khai thác dữ liệu
cũng được nêu kên đầy đủ. Những nội dung cần thiết kế chủ yếu bao gồm: (1) thiết kế
giao diện người sử dụng, (2) thiết kế dữ liệu, (3) thiết kế quá trình, (4) đặc tả hệ thống, và
(5) xác định các tiêu chuẩn thiết kế.
a. Thiết kế giao diện người sử dụng
Tập trung vào phương pháp nhập xuất dữ liệu và chuyển đổi dữ liệu và thông tin
giữa hai dạng lưu trữ trên máy và truyền đạt cho con người.
b. Thiết kế dữ liệu
Tập trung vào việc thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu và các tập được sử dụng bởi hệ
thống thông tin dự kiến. thiết kế dữ liệu thường đòi hỏi phải có một thư viện dữ liệu.
Trong đó, bao gồm những định nghĩa chi tiết về; tính chất của một thực thể (đối tượng,
con người, địa điểm, sự kiện) có nhu cầu vệ thông tin đối với hệ thống thông tin, mối
quan hệ giữa các thực thể với nhau, các yếu tố dữ liệu điều khiển các yếu tố dữ liệu đặc
biệt và sử dụng trong hệ thống thông tin
c. Thiết kế quá trình
Bản chất của quá trình này là thiết kế các phần mềm cân thiết cho hệ thống thông tin.
Vấn đề cơ bản là thiết kế yêu cầu cho những phần mềm có thể được mua trọn gói hoặc
được phát triển bởi các chương trình tiện ích
d. Đặc tả hệ thống
Phương pháp thiết kế giao diện người dùng, và các sản phẩm, các cấu trúc dữ liệu,
và các thủ tục điều khiển và sử lý đòi hỏi phải có các đặc tả phần cứng, phần mềm, và
nhân sự riêng biệt cho hệ thống được đề nghị, các nhà phân tích hệ thống sẽ làm việc
cừng với người sử dụng kiế thức của những người này cho các hoạt động công việc của
chính người sự dụng kiến thức về hệ thống máy tính để dặc tả thiết kế và quá trình phát
triển toàn bộ hệ thống thông tin.
8
Giao tiếp người sử dụng: Nội dung, dạng biểu mẫu, và chuỗi các sản phẩm giao tiếp
với người sử dụng như biểu diễn màn hình, các đoạn thoại tương tác, các tài liệu, và các
xem hệ thống mới có đạt được mục tiêu đề ra ban đầu không. Thông thường, những điểm
chủ yếu cần chú ý tới khi xem xét bao gồm:
• Mức độ sử dụng hệ thống: đó là số lượng các giao dịch được sử dụng bởi hệ thống trên
tổng số các giao dịch mà doanh nghiệp phải thực hiện. Thông thường, người ta hãy sử
dụng bản câu hỏi, các tham số điều khiển, hoặc bỏ phiếu để xác định mức độ sử dụng
này.
• Sự hài lòng của người sử dụng: Mục đích của việc điều tra này là phát hiện các thiếu
sót còn tồn tại để tránh cho các dự án sau này và có thể để điều chỉnh ngay cho hệ thống
đó nếu có thể.
• Chi phí và lợi ích: Xem xét và tính toán chi phí ban đầu phát triển hệ thống. Do hệ thống
hoạt động trong một khoảng thoiwg gian xác định nên cúng có thể dễ dàng đánh giá chi
phí và những hiệu quả mà hê thống đem lại, cho toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp.
.
Cau 8:. Phương pháp chu kỳ hệ thống
Khi xu hướng làm việc có tính hệ thống xuất hiện và được áp dụng trong
một doanh nghiệp nào đó để phát triển giải pháp về hê thống thông tin thì một chuỗi các
quá trình hay một chu trình nhiều bước bắt đầu xuất hiện. Đó chính là chu kỳ xây dựng
và phát triển hệ thống, mà thông thường bao gồm các bước: điều tra, phân tích, thiết kế,
thực hiện, và bảo trì.
Những hoạt động có liên quan đó thực sự có mối tương tác qua lại rất chặt chẽ. Do
đó, trong thực tế, một số các hoạt động trong chu kỳ có thể thực hiện ở những bước hoàn
toàn khác nhau trong chu kỳ phát triển hệ thống thông tin. Thêm vào đó, các nhà phân
tích cũng có thể quay trở lại bất cứ hoạt động nào trước đó ở bất cứ thời điểm nào để
hoàn thiện và chỉnh lý hệ thống mà họ đang phát triển.
Hình 4.1. Phương pháp chu kỳ hệ thống
10
Thiết kế
Triển khaiVận hành và bảo trì
Điều tra và phân tích hệ thống
Hơn nữa, cũng cần nhận thấy rằng việc phát triển hệ thống như việc sử dụng các
nhiều cho việc đầu tư xây dựng ban đầu.
• Có thể sử dụng nhân công cho các dự án khác.
• Có thể tự do sử dụng nguồn vốn tài chính cho các hoạt động khác.
Nhược điểm
+ Mất khả năng kiểm soát: Khi một công ty đặt trách nhiệm phát triển và điều hành hệ
thống thông tin cho các tổ chức khác, nó có thể mất quyền kiểm soát hệ thống thông tin.
Công ty sẽ bị phụ thuộc hoàn toàn vào những lựa chọn về cơ sở hạ tầng công nghệ thông
tin mà nhà cung cấp có.
+ Sự bất ổn về thông tin chiến lược: Các bí mật thương mại và các thông tin riêng của
doang nghiệp có thể rò rỉ tới các đối thủ cạnh tranh thông qua các nhà cung cấp. Điều này
sẽ thực sự có hại khi các nhà cung cấp phát triển hoặc sử dụng các ứng dụng mang lại các
ưu thế cạnh tranh cho một doang nghiệp khách hàng tới doang nghiệp khách hàng khác.
+ Tính phụ thuộc: Các doang nghiệp sẽ trở nên lệ thuộc vào các nhà cung cấp. Một nhà
cung cấp gặp khó khăn về tài chính hoặc các dịch vụ tồi có thể gây ra các vấn đề nghiêm
trọng cho khách hàng của nó.
• Thông thường có một số trường hợp mà các doanh nghiệp có thể thuê người ngoài như
sau:
+ Khi doanh nghiệp bị giới hạn về cơ hội để khác biệt hóa các hoạt động dịch vụ của nó
nhờ hệ thống thông tin.
+ Khi việc ngừng trệ dịch vụ hệ thống thông tin không đóng vai trò quan trọng đối với
các hoạt động của doanh nghiệp. Chẳng hạn như đới với các công ty hàng không, việc
12
ngừng trệ hệ thống thông đặt chỗ trước sẽ gây ra tai hại lớn, làm thất thoát doanh thu của
doangn ghiệp. Nhưng đối với một số doanh nghiệp khác như các công ty bảo hiểm. việc
đáp ứng ngay một lời phàn nàn của khách hàng không làm ảnh hưởng quan trọng tới sự
sống còn của công ty. Đối với những doanh nghiệp dạng sau này thì việc thuê ngoài là
một lựa chọn tốt.
+ Khi việc thuê ngoài không tước mất các bí quyết kỹ thuật cần cho việc phát triển hệ
thống thông tin tương lai của doanh nghiệp.
+ Khi khả năng của hệ thống thông tin hiện có của doanh nghiệp bị hạn chế, không có
Khi mâu thuẫn (prototype) không chuyền tải hết các chức năng, đặc điểm của hệ
thống phần mềm thì ngươi phải sử dụng có thể thất vọng và mất đi sự quan tâm đến hệ
thống sẽ được phát triển.
Mẫu thử nghiệm thường được làm nhanh, thậm chí vội vàng theo kiểu “hiện thực-
sửa” và có thể thiếu sự phân tích đánh giá một cách cẩn thận tất cả khia cạnh liên quan
đến hệ thống cần tính toán nhiều, và có sử dụng các thủ tục phức tạp. Việc này đôi khi
không thể thực hiện được nếu thiếu sự phân tích các nhu cầu một cách rõ ràng nhờ
phương pháp chu kỳ phát triển hệ thông vì sẽ rất khó có thể xưm xét được các tương tác
giữa các phần việc khác nhau.
Một khi đã được hoàn thành, các hệ thông mẫu thông thường nhanh chóng trở
thành một phân của hệ thống cuối cùng. Nếu hệ thông mẫu làm việc tốt, các nhà quản lý
sẽ không nhận thấy được nhu cầu cần lập trình và thiết kế lại. Trong khi đó, về phương
diện kỹ thuật, hệ thống này có thể thực hiện không hiệu quả. Chúng có thể không áp dụng
được cho nhiều người sử dụng hoặc không hiệu quả. Chúng có thể không áp dụng được
nhiều người sử dụng hoặc cho một khối lượng dữ liệu lớn cần phải xử lý. Do đó, hệ
thống có thể không đáp ứng nhu cầu trong tương lai, và việc chỉnh sủa nó cho những yêu
cầu mới trở nên thực sự phức
Cau13:. Phát triển hệ thống với các gói phần mềm
Một chiến lược khác để phát triển hệ thống là mua một gói phần mềm đã được
thiết lập sẵn. Các gói phần mềm có thể thay đổi từ những hệ thống thực hiện những
nhiệm vụ rất đơn giản (như in nhãn địa chỉ từ một cơ sở dữ liệu có trên máy tính) tới
những chương trình phức tạp với 400 môđun nhỏ và khoảng 500000 dòng lệnh được viết
cho một hệ thống máy tính lớn.
• Các doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp này khi xảy ra một trong những
tình huống sau:
• Đối với những chức năng phổ biến cho nhiều doang nghiệp
• Khi các doanh nghiệp không có đủ nguồn lực để xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin
với lực lượng nội tại trong doanh nghiệp. Với ít các chuyên gia hệ thống giàu kinh
14
nghiệm và có kỹ nằng cao, các doanh nghiệp sẽ không có đủ nhân lực để thực hiện các
chúng cũng vẫn chưa thể đủ đáp ứng những nhu cầu đa dạng phát sinh trong môi trường
thực tế.
Những điểm cần lưu ý khi lựa chọn các gói phần mềm: Để có thể sử dụng hệ
thống gói phần mềm một cách có hiệu quả, cần phải lập ra một danh sách chi tiết các câu
hỏi để xác định xem sản phẩm đó có thự phù hợp với những yêu cầu riêng biệt của tổ
chức.
Cau 14. Nguyên nhân thành công và thất bại trong xây dựng và phát triển hệ thống
thông tin
Những nguyên nhân nghiên cứu gần đây nhất cho thấy không chỉ có duy nhất một
nguyên nhân quyết định sự thành công hay thất bại trong xây dựng và phát triển hệ thống
thông tin. Người ta xác định được rằng các yếu tố sau đây quyết định sự thành bại của hệ
thống:
4.4.1. Vai trò của người sử dụng
Sự tham gia của người sử dụng trong quá trình thiết kế và thực hiện hệ thống
thông tin đôi khi thực sự có ích cho toàn bộ công việc. Trước hết, nếu người sử dụng hợp
tác chặt chẽ trong quá trình thiết kế thì họ có thể có nhiều cơ hội để để định hình hệ thống
theo quyền ưu tiên của họ và các yêu cầu của công việc. Thứ hai, họ sẽ có phản ứng tích
cức đối với hệ thống vì họ là những người tham gia vào quá trình biến đổi hệ thống. Sự
tham gia của họ sẽ thúc đẩy những xu hướng tích cực đối với hệ thống.
Tuy nhiên mối quan hệ giữa những chuyên gia thiết kế và người sử dụng lại sẽ là
căn nguyên gây ra những vấn đề cho việc phát triển hệ thống thông tin. Người sử dụng và
các chuyên gia thường là có kiến thức cơ bản khác nhau, có những mối quan tâm khác
nhau, và có những thứ tự ưu tiên công việc khác nhau. Điều đó tạo nên cái gọi là hố ngăn
cách giao tiếp giữa người sử dụng và nhà thiết kế. Những khác biệt đó dẫn tới sự bất
đồng về lòng trung thành với tổ chức, bất đồng trong cách thức giải quyết các vân đề nảy
sinh, và sự khác biệt trong cách sử dụng từ vựng chuyên môn. Chẳng hạn như, các
chuyên gia hệ thống thông tin có thể có xu hướng giả quyết theo xu hướng kỹ thuật hay
máy móc đơn thuần đối với các vấn đề nảy sinh. Họ tìm kiếm các giải pháp tinh vi và
thuần túy kỹ thuật, sử dụng tính hiệu quả của các phần mềm và phần cứng để tối ưu hóa
những chi phí cho việc sử dụng hoặc các nỗ lực mang tính tổ chức. Ngược lại, những
thực hiện các dụ án lớn, có chi phí cao, thì mức độ rủi ro sẽ giảm đi.
17
Kết cấu của dự án: Một dự án có cấu trúc hơn so với các dự án khác. Các yêu cầu của
chúng thường là rõ ràng hơn, và trực tiếp hơn, do đó, việc xác định các dữ liệu xuất và
các quá trình sẽ dễ dàng hơn. Người sử dụng biết được chính xác là họ muốn cái gì, và rất
ít có khả năng họ sẽ thay đổi quan điểm. Những dự án như vậy sẽ cố độ rủi ro cao thấp
hơn so với những dữ án có những đòi hỏi chưa xác dịnh những dữ liệu xuất cần thiết vì
chúng thường bị chính người sử dụng có thể không hài lòng với chính cái mà họ muốn.
+ Kinh nghiệm về công nghệ: Mức đọ rủi ro của dự án sẽ tăng lên nếu độ thực hiện dụ
án và các nhân viên thực hiệ hệ thống thông tin thiếu những chuyên gia kỹ thuật cần
thiết. Nếu đội thực hiện không quen với phần cứng, phân mềm hê thống, phần mêm ứng
dụng, hay hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu của dự án, thì một trong những trường hợp sau
đây rất dễ xảy ra:
- Khó giữ đúng thời hạn do nảy sinh nhu cầu về những kỹ năng mới.
- Có những vấn để kỹ thuật khác nhau do các công cụ không được sử dụng thích hợp
- Phải chi tiêu cao hơn mức hạn định do sự thiếu kinh nghiệm với những phần cúng và
phần mềm không theo một tiêu chuẩn thống nhất
4.4.4. chất lượng quản lý quá trình thực hiện
Việc phát triển một hệ thống mới cần phải được quản lý một cách thận trọng và có
sự phối hợp. Mỗi dự án thường bao gồm việc nghiên cứu và phát triển. Rất khó xác định
được các yêu cầu một cách chi tiết để tự động hóa quá trình. Cùng một thông tin có thể sẽ
được định nghĩa và diễn giải hoàn toàn khác nhau dưới cách nhìn nhận của những người
khác nhau. Những người sử dụng khác nhau sẽ có tập các nhu cầu và đòi hỏi khác nhau.
Do đó, cần phải đánh giá chi phí, lợi ích, và kế hoạch thực hiện dự án. Thiết kế cuối cùng
cũng không phải luôn dễ dàng có được. Nhiều khi các hệ thống thông tin phức tạp bao
hàm nhiều nhóm quan tâm, nhiều chi tiết, sẽ dẫn tới sự không chắc chắn về tính đúng đắn
của các kế hoạch khởi đầu hệ thống,
Thông thường, những yếu tố cơ bản đảm bảo sự thành công dễ bị quên lãng. Việc
đào tạo để đảm bảo người sử dụng có thể sử dụng được hệ thống và hoàn toàn hiểu tiềm
năng sử dụng hệ thống mới thì thường bị mất quyền ưu tiên so với các công việc khác
dự án vẫn giữ nguyên. Điều đó có nghĩa là thêm nhân viên cho dự án không có nghĩa là
cần giảm thời gian cần thiết để hoàn thanh dự án. Không giống như thu hoạch lúa, là một
công việc mà phần tham gia là hoàn toàn xác định và không thay đổi, sự trao đổi thông
tin giữa các thành viên là không cần thiết, và không cần phải đào tạo, phân tích và thiết
kế hệ thống bao gồm những nhiệm vụ được liên kết theo lịch trình thời gian, không thể
19
thực hiện được một cách riêng rẽ, và đòi hỏi việc mở rộng liên lạc và đào tạo. Phát triển
phần mềm vốn đã là nỗ lực chung của cả nhóm, nên chi phí liên lạc sẽ tăng lên theo cấp
số mũ khi mà số các thành viên tăng lên. Từ những phân tích trên, rõ ràng là việc tăng
thêm nhân công sẽ làm giảm tiến độ công việc do phải tăng thời gian liên lạc, thời gian
học hỏi của mỗi cá nhân, và đòi hỏi tăng thêm chi phí.
Cau 16:. Các giai đoạn đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin
Doanh nghiệp ứng dụng CNTT có thể chia thành bốn cấp độ (giai đoạn) như sau:
Đầu tư cơ sở
Đầu tư nâng cao hiệu suất hoạt động của các bộ phận phòng ban
Đầu tư nâng cao hiệu suất làm việc toàn thể DN
Đầu tư biến đổi DN để tạo lợi thế cạnh tranh
a. Giai đoạn 1: Đầu tư cơ sở
Đầu tư ban đầu của DN vào CNTT
Trang bị phần cứng, phần mềm, nhân lực
o Cơ sở hạ tầng công nghệ (phần cứng, phần mềm): đủ để triển khai một số ứng
dụng thường xuyên của DN
o Nhân lực: đào tào để sử dụng được các cơ sở hạ tầng trên
b. Giai đoạn 2: đầu tư nâng cao hiệu suất hoạt động của các bộ phận
Doanh nghiệp sử dụng đồng thời nhiều gói phần mềm chuyên dụng để hỗ trợ cho hầu hết
các chức năng kinh doanh:
Nhân sự
Theo dõi đơn hàng
Lập hóa đơn
Kế toán
dụng tạo ra những tạp chí, những báo cáo đẹp không kém gì một người thiết kế trình bày
sách trong một nhà xuất bản. Công nghệ ấn loát văn phòng đã được thực sự đưa toàn bộ
quá trình in ấn của một nhà xuất bản và máy tính để bàn.
- Hệ thống thông tin hỗ trợ công việc theo nhóm
21
Phần mềm hỗ trợ công việc theo nhóm là một dạng phần mềm sử dụng đặc biệt
cho các nhóm làm việc trong văn phòng nhờ các chức năng hỗ trợ và các dịch vụ giúp đỡ
cho việc liên lạc giữa các thành viên trong nhóm. Mục đích của một phần mềm hỗ trợ
công việc theo nhóm là làm tăng hiệu quả của các nhóm làm việc nhờ hệ thống liên lạc
điện tử được hình thành giữa các thành viên.
- Lịch điện tử
Đây là một phần mềm cho phép lập lịch các cuộc gặp gỡ, và thiết lập kế hoạch
hoạt động trong một văn phòng. Phần mềm này cho phép các thành viên trong nhóm có
thể theo dõi lịch làm việc của cả nhóm hoặc của một cá nhân nào khác
- Hệ thống truyền thông điện tử
Hệ thống điện tử là một trong những ứng dụng quan trọng của tự động văn phòng.
Thư điện tử, thư âm thanh, và fax cho phép các tổ chức gửi những thông điệp dưới dạng
văn bản, video, âm thanh hoặc gửi tài liệu từ nơi này tới noi kia trong vòng vài giây chư
không phải là vài ngày hoặc là vài giờ như trước đây nữa. Những hệ thống này bao gồm
việc chuyển đổi, và phân phối các văn bản, các hình ảnh dưới dạng điện tử quang mạng,
truyền thông, do đó làm giảm dòng các thông điệp, thư tín, thư báo, tài liệu, thư báo, tài
liệu, và báo cáo đã từng làm hệ thống bưu điện của chúng ta bị ngập lụt.
Thư điện tử (Email) là phần mềm cho phép các thông điệp được gửi từ noi này
qua nơi khác bằng hệ thống điện tử. Hệ thống thư điện tử đã làm thay đổi cách thức con
người làm việc và truyền thông tin.
Một dạng đặc biệt của thư điện tử là thư thoại (voice mail). Trong đó, những
thông điệp được gửi đi là mọt thông điệp bằng âm thanh chứ không đơn thuần là văn bản
như trong thư điện tử thông thường.
Theo phương pháp và nói thông điệp của họ qua một miroFax không phải là một
dịch vụ truyền thông mới. Mặc dù vậy, ưu thế của kỹ thuật số hóa hình ảnh và các hệ
phòng
Lợi ích
HTTT tự động hóa văn phòng có những lợi ích cơ bản sau:
• Truyền thông hiệu quả hơn:
• Truyền thông trong khoảng thời gian ngắn hơn.
23
Chẳng hạn như hệ thống fax và thư điện tử cho phép giảm thời gian truyền thông
tin, nghĩa là giảm thời gian thông tin được gửi từ người gửi tới tay người nhận, và giảm
thời gian kết nối điện thoại, giảm thời gian lặp lại các cuộc gọi, tránh khả năng người
chua nhận chưa sẵn sàng nhận thông tin.
Ngoài ra, HTTT tự động văn phòng còn cho phép loại bỏ việc thất lạc thư trong
quá trình gửi hoặc sự chậm trễ thông tin khi đường dây điện thoại bị bận, mọt việc
thường xuyên xảy ra trước đây.
Hạn chế
Những hạn chế tồn tại trong hệ thống bảo gồm:
• Chi phí cho phần cứng của HTTT tự động văn phòng là khá lơn.
• Người sử dụng có khả năng trực tiếp quan sát vai trò môi trường của công việc. Chẳng
hạn nó có thể biến những người thu ký thành những chi phí biết tới đánh máy, không hề
tiếp xúc với những người khác cùng làm việc trong một tổ chức.
• Việc để sử dụng và khó bảo đảm an toàn thông thông tin cũng có thể gây ra một số vấn
đề đối với doanh nghiệp. Đôi khi người sử dụng nhận được những bản quant cáo hoặc
những thông tin không yêu cầu cũng giây gián đoạn cho công việc của họ.
Chi phí những hạn chế này được loại bỏ, hoặc giải quyết thích đáng thì mới tạo ra được
sự hài lòng làm việc cho những nhân công tri thức trong một tổ chức.
Cau 19: Một số đặc điểm quan trong quản lý tri thức
(1) Quản lý tri thức là công việc khá tốn kém! Tri thức là tài sản, nhưng để quản lý nó
có hiệu quả, các doanh nghiệp còn cần đâu tư thêm nhiều tài sản khác như tiền bạc và
người lao động. Nhân viên trong một doang nghiệp còn cần phải được đào tạo theo cách
thức mà họ có thể thu thập, đóng gói và phân loại tri thức.
(2) Việc quản lý tri thức muốn hiệu quả đòi hỏi phải xây dựng một hệ thống giải
Trước hết, là sự dịch chuyển các trung tâm sản xuất hàng hóa về các nước thuộc
thế giới thứ ba, và các nước đang phát triển. Vào cùng thời điểm đó, các nước phát triển
bắt đầu dịch chuyển dần về xu hướng dịch vụ. Các sản phẩm dệt, và thép dạng thỏi được
25
Copyright: Tài liệu đại học ©