LỜI NÓI ĐẦU
Trong cuộc sống ngày nay công nghệ thông tin đóng vai trò rất quan trọng.
Nó có thể giúp con người trong học tập,lao động, làm việc, có thể trao đổi thông
tin với nhau từ những nơi cách xa nhau hàng nghìn km theo địa lý, có thể giúp
con người giải trí sau những giờ làm việc căng thẳng...Đặc biệt là công nghệ
thông tin có thể giúp cho các doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn. Có thể nói nó
đã trở thành một phần tất yếu của cuộc sống.
Như chúng ta đã biết song song với việc phát triển công nghệ thông tin là sự
phát triển vượt bậc của các doanh nghiêp.Chính vì vậy mà càng ngày càng cần
nhiều ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp. Quản lý nhân
sự cũng là một phần tất yếu quan trọng cần phải quản lý.quản lý tốt nguồn nhân
lực là một vấn đề mang tính sống còn với các doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng
trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và sự phát triển bền vững của tổ chức. Đó
không những là đòi hỏi cho các doanh nghiệp lớn, các tổng công ty hay các công
ty đa quốc gia mà còn cho cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang ngày càng bài
bản và chuyên nghiệp hơn. Ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự tại Việt Nam
không phải là một bài toán mới. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một hệ thống
chuyên biệt hoặc tích hợp, nổi tiếng hay vô danh, đóng gói sẵn hay tự xây dựng,
tuỳ theo ngân sách và yêu cầu đặc thù của họ. Chính vì vậy sẽ không có một giải
pháp nào là tối ưu cho mọi doanh nghiệp.Nó có thể giúp các doanh nghiệp theo
dõi nhân viên tốt hơn, đáp ứng yêu cầu công việc một cách cao hơn,tối ưu hơn
trong quản lý cũng như trong kinh doanh. Đặc biệt nó có thể giúp quản lý toàn
bộ nhân viên trong một công ty, tính tiền lương hàng tháng cho mỗi nhân viên
theo chức vụ,…
Chính vì những lý do trên mà em đã chọn cho mình đề tài :’’ Hoàn thiện cơ
cấu bộ máy tổ chức của công ty cổ phần Phạm Nguyễn’’
Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36
Em xin chân thành cảm ơn giáo viên hướng dẫn - Th.S Nguyễn Thị Lệ Thuý
đã tận tình hướng dẫn em và giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp tại
công ty phần cổ phần Phạm Nguyễn
Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36

Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 7.
Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36
đó chính là sự tẻ nhạt, nhàm chán đối với công việc mà người lao động phụ
trách; bên cạnh đó khả năng sáng tạo, tìm tòi, sự thích nghi với những công việc
mới rất thấp trong khi sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay đòi hỏi
người lao động phải có sự tổng hợp rất nhiều kĩ năng cần thiết khác. Để khắc
phục những nhược điểm trên, người ta khuyến khích tổng hợp hóa những kĩ
năng cho người lao động.
-Tổng hợp hóa đó xảy ra khi một người, bộ phận, phân hệ.. . thực hiện
công việc nhiều nhiệm vụ, nhiều chức năng mang tính tương đối.
Theo lời khuyên của các chuyên gia : nên nâng cao mức độ tổng hợp hóa
đến mức độ cao nhất có thể đồng thời vẫn đảm bảo được những kĩ năng cần thiết
cho người lao động. Về phía người lao động cần phải đa dạng hóa những kĩ
năng nhưng phải xác định cho mình đâu là giá trị trung tâm.
1.1.2.2.Sự phân chia tổng thể thành các bộ phận phân hệ
Trong tổ chức sự chuyên môn hóa theo chiều ngang làm xuất hiện những
bộ phận, phân hệ, vị trí công tác mang tính tương đối và thưc hiện những hoạt
động nhất định. Sự hình thành các bộ phận phân hệ của tổ chức được thực hiện
theo nhiều tiêu chí khác nhau là xuất hiện các mô hình, các kiểu tổ chức khác
nhau.Trong xã hội hiện đại ngày nay, đã xuất hiện nhiều mô hình cơ cấu tổ chức
mới, đó là sự pha trộn kết hợp giữa các mô hình cổ điển và xu thế phát triển của
từng chủ thể.
1.1.2.3.Cấp quản lý và tầm quản lý
Tầm quản lý (tầm kiểm soát) là số người và bộ phận mà một nhà quản lý
có thể kiểm soát hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản
lý hẹp dẫn đến nhiều cấp.
( 2 )
Trong một tổ chức khi mà hệ thống cấp quản lý càng lớn, càng phức tạp
sẽ tạo ra nhiều khó khăn trong việc ra quyết định ( từ trên xuống ) cũng như việc
tiếp nhận và báo cáo thông tin ( từ dưới lên, từ môi trường bên ngoài) làm mất

Trong 1 tổ chức tồn tại 3 loại quyền hạn cơ bản: quyền hạn trực tuyến,
quyền hạn tham mưu, quyền hạn chức năng.
∗”Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết
định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới ( chế độ thủ trưởng)”.
Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36
∗ Quyền hạn tham mưu là quyền hạn đưa ra lời khuyên, ý kiến tư vấn,
phản biện kiến nghị, mà không trực tiếp ra quyết định cho các nhà quản lý trực
tuyến.

Sơ đồ 1.2 Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mưu
Trong tổ chức thì mối quan hệ giữa người có quyền hạn trực tuyến và
quyền hạn tham mưu là phức tạp nhất. Người ta đưa ra những lời khuyên như
sau:
- Đối với những nhà tham mưu:
+ Không nên coi người lãnh đạo mình kém hơn mình, phải hiểu rằng
người sử dụng lời khuyên của chúng ta giỏi hơn rất nhiều
+ Trong mối quan hệ với người nắm quyền hạn trực tuyến thì tham mưu
là người đứng thứ 2, nhiệm vụ là giúp cho người có quyền hạn trực tuyến là việc
hiệu quả và hiệu lực cao nhất.
+ Lời khuyên phải có giá trị sử dụng và giá trị thực hiện ngay
+ Phải trung thành với người lãnh đạo, biết giữ bí mật thông tin, vì lợi
ích của người lãnh đao, của tổ chức mà hoạt động.
- Đối với các nhà nắm quyền hạn trực tuyến:
Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36
TP kế hoạch
Trợ lý
Thi công
Giám đốc
TP kĩ thuật
TP tổ chức

(3)
3
Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Khoa học
và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 40
Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36
- “Ủy quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp
dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất
định”.
1.1.2.6.Sự phối hợp các bộ phận, phân hệ trong tổ chức
“Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con người bộ phận,
phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu
chung của tổ chức”.
Bản chất của phối hợp là xây dựng, củng cố và phát triển các mối quan hệ
thông tin và truyền thông.
Mục tiêu của phối hợp là đạt được sự thống nhất trong hoạt động của các
bộ phận, phân hệ bên trong cũng như các đối tác bên ngoài tổ chức. Khi mục
tiêu của tổ chức càng lớn đòi hỏi mức độ phối hợp càng cao.
Các công cụ phối hợp:
- Công cụ hữu hình : kế hoạch, mô hình tổ chức, hệ thống tiêu chuẩn kĩ
thuật
-Công cụ vô hình: văn hóa ( những giá trị chuẩn mực, đường lối, quan
điểm…), quan hệ cá nhân…
1.2.Một số mô hình cơ cấu tổ chức điển hình hiện nay
1.2.1.Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng
Cơ sở hình thảnh là việc hợp nhóm các hoạt động có mối quan hệ tương
đồng về tính chất, trong cùng một lĩnh vực chức năng như Marketing, R&D,
Đảm bảo chất lượng, Quản trị nguồn nhân lực… vào cùng một đơn vị cơ cấu.
Ưu điểm:(1) mô hình này phát huy được những ưu điểm của chuyên môn
hóa nghành nghề; (2) việc kiểm tra của lãnh đạo cấp cao nhất đối với các bộ
phận chức năng dễ dàng hơn.

Kế toán tổng
hợp
Kế toán chi phí
Thống kê và xử
lý số liệu
Trợ lý
Giám đốc
TP Hành chính
Quản trị
TP Tài chính Kế
toán Thống kê
TP Tiếp thị Bán
hàng
phân hệ dựa trên tiêu chí địa lý, lãnh thổ. Các hoạt động trong cùng một khu vực
nhất định được hợp nhóm giao cho một người quản lý.
Ưu điểm của mô hình: (1) Nắm bắt được những nhu cầu, mối quan hệ với
khách hàng ở địa phương, thông tin về thị trường ;(2) Có sự phối hợp tốt giữa
các bộ phận chức năng tập trung vào một thị trường cụ thể; (3)Tận dụng hiệu
của các nguồn lực ở địa phương;(4) Tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo cán
bộ quản lý chung.
Nhược điểm : (1) Khó khăn trong việc chỉ đạo thống nhất các hoạt động
trên phạm vi rộng; (2) Để duy trì hệ thống này đòi hỏi phải có nhiều cán bộ quản
lý chung; (3) Khó khăn trong việc duy trì và kiểm tra tập trung;(4) Công việc có
thể bị trùng lặp.
Hiện nay, hình thức này khá phố biến ở các công ty hoạt động trên phạm
vi rộng, tập đoàn xuyên quốc gia, tiến hành các hoạt động giống nhau, dây
truyền lắp ráp, mạng lưới phân phố; hay các cơ quan nhà nước như cơ quan
thuế, tòa án, viễn thông các tỉnh.. nhằm cung ứng các dịch vụ giống nhau, đồng
thời ở mọi nơi trong cả nước.
Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36

Kế hoạch Sản xuất Tin học Tài chính
Sơ đồ 1.5.Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng ở công ty may
1.2.4.Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược
(5)
Cơ sở hình thành : khi mối quan hệ giữa các bộ phận, phân hệ trong tổ
chức đã trở lên quá phức tạp, ngăn cản sự phối hợp hoạt động, sự phát triển của
ổ chức. Lúc đó, các nhà lãnh đạo tổ chức sẽ tạo lên các đơn vị chiến lược mang
tính độc lập, đảm nhận một hoặc một số ngành nghề hoạt động khác nhau, có thể
tự tiến hành hoạt động như tổ chức ban đầu của nó từ. Đặc điểm khác biệt giữa
đơn vị chiến lược và các tổ chức độc lập khác đó là người lãnh đạo đơn vị chiến
lược phải báo cáo với cấp lãnh đạo cao nhất của tổ chức. Thực chất đây là mô
hình kết hợp của 3 mô hình tổ chức theo sản phẩm, địa dư và khách hàng.
5
Tóm tắt Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) – TS Đoàn Thị Thu Hà,TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Nhà xuất bản
Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002-Trang 16-17
Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36
TP Hành chính
Quản trị
TP Tài chính Kế
toán Thống kê
Trợ lý
Giám đốc
PGĐ Kinh
doanh
PGĐ Tài chính
PGĐ
Nhân sự
Quản lý khu vực
quần áo trẻ em
Quản lý khu vực

Kế toán - Kiểm
toán
Trung tâm Đào
tạo- Bồi dưỡng
NNL
Trung tâm
Ngoại ngữ
Trung tâm
Đào tạo từ xa
có thể thích ứng nhanh chóng và hiệu quả với sự thay đổi của môi trường.
Nhược điểm của mô hình : (1) mô hình có tính linh hoạt cao bởi vậy cơ
cấu tổ chức không ổn định; (2)Khả năng thống nhất trong mệnh lệnh thấp do vi
phạm chế độ thủ trưởng ( song trùng lãnh đạo); (3) Cơ cấu phức tạp có thể dây
lãng phí.
Khả năng ứng dụng: mô hình này được sử dụng nhiều nhất vào những
năm 80 và 90 của thế kỷ 20 như một cao trào. Một số lời khuyên khi sử dụng mô
hình này :
- Mô hình này đựơc sử dụng để thực hiện các mục tiêu chọn gói quan
trọng, không nên thực hiện quá nhiều mục tiêu cùng lúc
- Chỉ nên thực hiện các mục tiêu ngắn và trung hạn vì tính kỷ luật và ổn
định của mô hình có thể bị phá vỡ trong dài hạn.
- Phải có những quy định, quy chế rõ ràng trong hoạt động.
Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36
Sơ đồ1.7.Mô hình tổ chức bộ phận theo ma trận
Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36
Lãnh đạo tổ
chức
Kế hoạch Tin học
Đầu tư
Tài chính

1.3.1.2.Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức
Mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu
tổ chức.Tổ chức có quy mô càng lớn, thực hiện các hoạt động càng phức tạp
thường có mức độ chuyên môn hóa, hình thức hóa càng cao, ít tập trung hơn các
tổ chức nhỏ và thực hiện các hoạt động không quá phức tạp.
(8)
1.3.1.3.Công nghệ
Công nghệ đựơc hiểu là khoa học kĩ thuật mới, tiên tiến hiện đại và cơ sở
hạ tầng mà tổ chức sử dụng cho hoạt động của mình. Trình độ của công nghệ
càng cao thì tầm quản lý thấp.
1.3.1.4.Thái độ của người lãnh đạo và năng lực của đội ngũ nhân lực
Phong cách, thái độ của nhà lãnh đạo và các mô hình phương pháp mà họ
7
, 8
Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) – TS Đoàn Thị Thu Hà, TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền- Nhà xuất bản Khoa
học Kĩ thuật, Hà Nội 2002- Trang 54-57
8
Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36
sử dụng sẽ chi phối cách xây dựng cơ cấu tổ chức. Họ thường sử dụng các mô
hình cổ điển như mô hình tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc, hướng
tới sự kiểm soát tập trung hơn là sử dụng các mô hình tổ chức mang tính phân
tán với các đơn vị chiến lược.
1.3.1.5.Môi trường
Môi trường là tổng hợp các yếu tố, điều kiện khách quan và chủ quan bên
trong và bên ngoài tổ chức, có mối quan hệ tương tác lẫn nhau, ảnh hưởng trực
tiếp hay gián tiếp đến hoạt động của tổ chức.
Môi trường tạo thuận lợi, tức mang đến cho tổ chức những cơ hội và cũng
có thể đưa lại những rủi ro bất ngờ do vậy tổ chứ phải có cơ cấu tổ chức hợp lý
để thích ứng với sự thay đổi của môi trường đó.
Sơ đồ 1.8.Môi trường xung quanh tổ chức

- Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc
- Nguyên tắc tương ứng giữa quyền hạn và trách nhiệm
1.3.4.Thiết kế cơ cấu tổ chức
(11)
Thiết kế cơ cấu tổ chức là quá trình lực chọn và triển khai một cơ cấu tổ
chức phù hợp với chiến lược và những điều kiện môi trường của tổ chức.
10
,11
Tóm tắt Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II)- TS.Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Nhà xuất
bàn Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002- Trang 51-54,59-67
11
Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36
Phân tích các chức năng
hoạt động
( 1 )
Sơ đồ 1.9.Quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức
(2)Chuyên môn hóa công việc
Sơ đồ 1.10.Quá trình chuyên môn hóa công việc

Trần Thị Thu Hương Lớp QLKTK36
Nghiên cứu và dự báo các ảnh hưởng lên cơ cấu tổ
chức nhằm xác định mô hình cơ cấu tổng quát
Chuyên môn hóa công việc
Xây dựng các bộ phận và phân hệ cơ cấu
Thể chế hóa cơ cấu tổ chức
Phân tích các mục tiêu
chiến lược
Phân tích các chức năng
hoạt động
Phân tích công việc