Một số giải pháp kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong doanh
nghiệp (P1) 19-02-2011
Kiểm soát chi phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Hiểu được các loại chi
phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có
thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng lợi nhuận hoạt
động của doanh nghiệp.
Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày sơ lược lý luận chung về chi phí, sự cần
thiết về vấn đề kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp và từ đó đưa ra một số giải pháp để
kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả chi tiêu, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt
động chung của doanh nghiệp.
1. Sự cần thiết phải kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh. Khác với các tổ chức không vì lợi nhuận như cơ
quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, tôn giáo, . Doanh nghiệp được thành lập với mục đích
thu được lợi nhuận.
Các tổ chức kinh doanh khác nhau ở sản phẩm hay dịch vụ mà chúng cung cấp, do vậy
chúng ta có thể chia doanh nghiệp thành các loại sau:
- Doanh nghiệp sản xuất: sản xuất ra sản phẩm và đem bán cho khách hàng, công ty
thương mai, hay cho một doanh nghiệp sản xuất khác.
- Doanh nghiệp thương mại: mua hàng do doanh nghiệp khác sản xuất rồi bán cho người
tiêu dùng.
- Doanh nghiệp dịch vụ: cung cấp dịch vụ (như dịch vụ bảo hiểm, dịch vụ ngân hàng, dịch vụ
kế toán,…) cho người sử dụng.
Dù cung cấp những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động chủ yếu của các
doanh nghiệp là chuyển hoá các dạng khác nhau của nguồn lực kinh tế thành các dạng khác
có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Vấn đề tiêu hao các nguồn lực kinh
tế ban đầu của các doanh nghiệp trong kế toán đó được xem là chi phí. Như vậy, chi phí là
khoản tiêu hao của các nguồn lực đã sử dụng cho một mục đích, biểu hiện bằng tiền.
Đối với nhà quản lý thì các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được
nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Do đó, kiểm soát chi phí là
vấn đề quan trọng và mang tính sống còn đối với doanh nghiệp.
2. Vai trò kiểm soát chi phí của người quản lý trong doanh nghiệp

sản phẩm và tiêu thụ.
Theo đó, các loại chi phí thường gặp trong doanh nghiệp bao gồm:
3.1. Chi phí lao động trực tiếp và gián tiếp:
Lương và các khoản tiền liên quan đến nhân viên (chẳng hạn như các khoản tiền thưởng,
phụ cấp, phúc lợi,…) có thể phân bổ toàn bộ cho một đơn vị sản phẩm cụ thể gọi là chi phí
lao động trực tiếp.
Lương và các khoản tiền liên quan đến nhân viên mà không thể phân bổ cho một đơn vị sản
phẩm cụ thể gọi là chi phí lao động gián tiếp (chẳng hạn như chi phí bảo dưỡng máy móc,
chi phí điện, nước, điện thoại,…).
Chi phí lao động trực tiếp tăng hoặc giảm theo tỷ lệ của hoạt động sản xuất được gọi là chi
phí biến đổi (hay biến phí).
Chi phí lao động gián tiếp phát sinh dù không phụ thuộc vào mức độ hoạt động gọi là chi phí
cố định (hay định phí).
3.2. Chi phí nguyên vật liệu
3.2.1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và gián tiếp
Tương tự như chi phí lao động, chi phí nguyên vật liệu có thể phân chia thành:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là các chi phí của nguyên vật liệu được sử dụng để cấu
thành nên sản phẩm và có thể nhận diện tách biệt cho từng loại sản phẩm. Do vậy, chi phí
này có thể được phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào một đơn vị sản phẩm được sản xuất ra.
Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp: là chi phí của các loại nguyên liệu, vật liệu cần thiết để chế
tạo sản phẩm nhưng không thể nhận diện và tách biệt cho từng sản phẩm. Vì vậy, chi phí
này không thể phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào một đơn vị sản phẩm được sản xuất ra.
3.2.2. Chi phí tồn trữ
Nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất, doanh nghiệp thường mua dự trữ một số loại
nguyên vật liệu quan trọng. Các chi phí phát sinh trong quá trình tồn trữ này gọi là chi phí tồn
trữ. Đó là một số chi phí như:
Tiền lãi mà lẽ ra doanh nghiệp được hưởng nếu đem vốn đi gửi tiết kiệm thay vì tồn trữ
nguyên vật liệu. Đây có thể được xem là “chi phí cơ hội”.
Tiền lãi phải trả nếu như khoản tiền để mua nguyên vật liệu tồn trữ là khoản vốn đi vay.
Chi phí bảo quản nguyên vật liệu.

Chi phí sản xuất chung: đây là một loại chi phí gián tiếp với từng đơn vị sản phẩm, dịch vụ;
gồm nhiều loại chi phí có tính chất khác nhau và do nhiều bộ phận quản lý khác nhau, do
vậy chi phí sản xuất chung là loại chi phí phức tạp và rất khó kiểm soát.
Chi phí bán hàng: Chi phí này bao gồm các chi phí chung như chi phí điện nước cho các
cửa hàng, hoa hồng hàng bán, chi phí vận chuyển, quảng cáo, các khoản chi phí của nhân
viên bán hàng,…
Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí này bao gồm chi phí lương bộ phận quản lý, khấu hao
máy tính và thiết bị văn phòng, chi phí điện nước, điện thoại, ….
Tóm lại, quá trình hoạt động của doanh nghiệp phát sinh nhiều loại chi phí khác nhau, việc
nhận diện chúng là bước khá quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát chi phí
của nhà quản lý.
. Các giải pháp để nâng cao vấn đề kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
Để tăng lợi nhuận, doanh nghiệp có thể thực hiện các công việc sau:
+ Tăng doanh thu: do nổ lực chủ quan nhưng bị tác động của yếu tố khách quan.
+ Giảm chi phí để tăng lợi nhuận hoặc tăng chi phí để tăng sản lượng tiêu thụ: việc tăng
giảm chi phí chủ yếu do sự nỗ lực chủ quan.
+ Giảm giá bán để tăng lợi thế cạnh tranh: muốn giảm giá bán thỉ phải giảm chi phí, chủ yếu
do nỗ lực chủ quan.
Do đó, để tăng lợi nhuận người quản lý phải luôn quan tâm đến kiểm soát chi phí:
Trước khi chi tiêu: Định mức chi phí tiêu hao và hoạch định chi phí.
Trong khi chi tiêu: Kiểm soát để chi tiêu trong định mức.
Sau khi chi tiêu: Phân tích sự biến động của chi phí để biết nguyên nhân tăng, giảm chi phí
mà tìm biện pháp tiết kiệm cho kỳ sau
Sau đây là một số giải pháp để nhà quản lý có thể nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí cho
doanh nghiệp mình.
4.1. Xây dựng định mức chi phí tiêu hao và hoạch định chi phí
Định mức chi phí là khoản chi được định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với
từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể. Định mức chi phí không những chỉ ra
được các khoản chi dự kiến mà còn xác định nên chi trong trường hợp nào.Tuy nhiên, trong
thực tế chi phí luôn thay đổi vì vậy các định mức cần phải được xem xét lại thường xuyên để

4.2. Phân tích biến động chi phí thực tế so với định mức.
Chi phí phát sinh thực tế có thể cao hơn hoặc thấp hơn so với định mức ban đầu, điều này
tạo nên sự biến động chi phí so với định mức. Biến động có thể là bất lợi khi chi phí thực tế
cao hơn chi phí định mức hoặc có lợi khi chi phí thực tế thấp hơn chi phí định mức. Mục đích
phân tích biến động các khoản mục chi phí nhằm đánh giá chung mức chênh lệch giữa thực
tế so với định mức để làm rõ mức tiết kiệm hay vượt chi của từng khoản mục chi phí phát
sinh.
Doanh nghiệp cần phân tích biến động của một số loại chi phí sau:
Phân tích các biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là một loại biến phí, khi chi phí nguyên vật liệu thực tế khác
với định mức chi phí nguyên vật liệu thì ta gọi mức chênh lệch đó là biến động chi phí
nguyên vật liệu. Sự biến động này gồm biến động lượng sử dụng và biến động giá nguyên
vật liệu.
Trong thực tế, sự biến động giá phụ thuộc vào cả nguyên nhân khách quan (quan hệ cung
cầu thay đổi trên thị trường, sự thay đổi chính sách của Nhà nước,…) và nguyên nhân chủ
quan (chọn chất lượng hàng mua, phương pháp tính trị giá nguyên liệu xuất kho,…). Biến
động về lượng nguyên vật liệu sử dụng phụ thuộc vào trình độ quản lý nguyên vật liệu, tay
nghề của công nhân trực tiếp sản xuất, tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị, điều kiện
nơi sản xuất, …
Sự phân tích các biến động nói trên phải được tiến hành càng sớm càng tốt, nhằm phát hiện
kịp thời những bất hợp lý để điều chỉnh nhằm tìm ra nguyên nhân và đề xuất những giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả chi phí nguyên vật liệu.
Phân tích các biến động chi phí lao động trực tiếp:
Chi phí lao động trực tiếp là một loại biến phí, vì vậy việc phân tích các biến động của nó
cũng dùng mô hình chung về phân tích biến động biến phí. Biến động chi phí lao động trực
tiếp có thể chi tiết hóa như sau:
+ Biến động năng suất lao động.
+ Biến động thời gian nhàn rỗi (ngừng sản xuất).
+ Biến động đơn giá tiền lương.
Biến động năng suất phụ thuộc vào công nhân phải mất thời gian sản xuất nhiều hay ít hơn

+ Phân tích biến động chi phí sản xuất chung bất biến: đặc điểm cơ bản của chi phí bất biến
là không thay đổi cùng với những thay đổi của các mức độ hoạt động. Do vậy, khi phân tích
chi phí sản xuất chung bất biến cần lưu ý một số điểm sau:
Mọi sự chia nhỏ định phí đều có bản chất giả tạo vì chúng không phụ thuộc vào mức hoạt
động.
Xây dựng đơn giá phân bổ định phí sản xuất chung là cần thiết cho quá trình tính toán biến
động nhưng không có giá trị đối với việc kiểm soát chi phí đặt trong mối quan hệ với mức
hoạt động.
Vì những lý do này nên biến động chi phí sản xuất chung bất biến thường được biểu hiện
dưới dạng vật chất thay vì tiền tệ. Sự thể hiện các biến động dưới hình thái vật chất sẽ cung
cấp cho nhà quản lý một cách rõ ràng và cụ thể hơn nguyên nhân biến động, từ đó sẽ có
biện pháp kiểm soát biến động hữu hiệu hơn.
Ngoài ra, để có thể kiểm soát các loại chi phí khác, nhà quản lý còn có thể tiến hành phân
tích sự biến động của chi phí hàng tồn kho, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp, ….
4.3. Kiểm soát chi phí thông qua các trung tâm quản lý chi phí
Trung tâm quản lý chi phí là nơi giúp chúng ta xác định, tập hợp chi phí và gắn với một đơn
vị tính phí. Trung tâm quản lý chi phí có nghĩa là:
- Một phòng ban trong một doanh nghiệp;
- Một nơi làm việc;
- Một dây chuyền máy;
- Một người hay một bộ phận cụ thể;
Việc phân chia chi phí ra thành nhiều trung tâm quản lý chi phí sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác thu thập thông tin về chi phí dễ dàng hơn, qua đó cung cấp thông tin về chi phí phát
sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Hơn nữa, người quản lý của một trung
tâm chi phí nào đó có thể được cấp khoản ngân sách và thông qua đó giúp họ có thể kiểm
soát được chi phí.
Quan niệm các trung tâm quản lý chi phí ở đây không có nghĩa là tập hợp toàn bộ các bộ
phận hoặc các phòng ban trong doanh nghiệp làm trung tâm quản lý chi phí. Chỉ bộ phận
nào mà nhà quản lý muốn tính và kiểm soát chi phí hoạt động của nó thì chúng ta mới nên

nâng cao hiệu quả chi tiêu, từ đó sẽ làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ CẮT GIẢM
CHI PHÍ NHÂN SỰ
Tại nhiều doanh nghiệp, ngân sách dành cho nguồn nhân lực đôi khi chiếm đến 50% tổng
chi phí. Và ngân sách này cứ càng ngày càng “phình” ra theo thời gian. Làm thế nào để
quản lý được ngân sách này đồng thời giảm thiểu chi phí nhân sự nhằm tăng hiệu quả kinh
doanh? Sau đây là một số bí quyết cắt giảm chi phí nhân sự khá bổ ích mà tạp chí Secret
firmu muốn chia sẻ với các ông chủ doanh nghiệp.
Tại một số công ty, nơi mà yếu tố con người đóng vai trò gần như quyết định tới lợi nhuận
và sự sống còn của doanh nghiệp (ví dụ các công ty săn đầu người, công ty cung cấp dịch
vụ tư vấn, dịch vụ IT…), chi phí dành cho nhân sự thường chiếm khoảng trên dưới 60%.
Còn tại các công ty khai thác dầu khí hay sản xuất, mặc dù chi phí dành cho nhân sự
thường không phải là vấn đề sống còn bởi lợi nhuận của các công ty này phụ thuộc chủ yếu
vào máy móc, thiết bị hơn là phụ thuộc vào yếu tố con người, thì mức chi phí dành cho nhân
sự vẫn càng ngày càng “nở” ra.
Nói chung, chi phí nhân sự thường được chia ra thành hai loại: chi phí trực tiếp và chi phí
gián tiếp. Khi cần tiết kiệm ngân sách, biện pháp đơn giản nhất mà các ông chủ vẫn thường
áp dụng – đó là tinh giản biên chế, sắp xếp lại cơ cấu nhân sự. Song, đây chỉ là một trong
những biện pháp “chữa cháy” theo kiểu “giật gấu vá vai” của những doanh nghiệp “cò con”
mà hiệu quả thu được lại chẳng như mong đợi. Bởi vậy mà phương pháp này không được
coi là lựa chọn khôn ngoan, khi mà thị trường nguồn nhân lực luôn nằm trong tình trạng mất
cân bằng về cung cầu. Điều luôn ám ảnh các ông chủ doanh nghiệp vẫn là việc làm sao để
tìm ra các giải pháp cắt giảm chi phí nhân sự một cách khôn ngoan và hiệu quả.
Tạp chí Secret Firmu đã đưa ra 4 giải pháp chiến lược nhằm giảm thiếu tối đa chi phí nhân
sự:
- Giải pháp hành chính: Cắt giảm chi phí gián tiếp với sự tham gia tích cực của các bộ phận
kinh doanh
- Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức: hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong công ty cũng như hệ
thống bảng biểu mô tả công việc
- Giải pháp đãi ngộ: Chỉnh sửa, thay đổi hoặc hoàn thiện chính sách đãi ngộ phù hợp với

họ đã quyết định chọn loại bàn ghế di động và cho lắp đặt đường truyền Internet Wi-Fi. Với
cách thiết kế này, nhân viên có thể làm việc thoải mái, ngay cả khi cần di chuyển vị trí giữa
bộ phận này với bộ phận khác.
Một phương pháp khác - tiết kiệm thời gian bằng cách phân bố lịch làm việc hợp lý, được
khá nhiều doanh nghiệp sản xuất chọn lựa. Ví dụ như công ty Betline chuyên về lĩnh vực
nghiên cứu khoa học kỹ thuật cho các dự án trò chơi trên mạng, đã nghĩ ra một thời gian
biểu “đặc biệt” cho người lao động. Nhân viên ở đây làm việc theo lịch 3/3, nghĩa là làm việc
liên tục ba ngày liền, mỗi ngày 11 tiếng, sẽ được nghỉ ba ngày sau đó. Với lịch làm việc này,
công ty tiết kiệm được chi phí tổ chức nơi làm việc: máy tính, bàn ghế, điện nước, trà, cà
phê…, trong khi vẫn đảm bảo việc thực hiện đơn hàng của đối tác.
Một phương pháp tiết kiệm khác mà hiệu quả của nó có thể nhìn thấy ngay – đó là việc từ
chối các dịch vụ không cần thiết đối với hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ, các cuộc gọi đi
động, điện thoại liên tỉnh hay việc tải các file mp3 từ Internet… có thể sẽ “ngốn” khá nhiều
ngân sách của doanh nghiệp. Nếu cảm thấy những khoản chi này không hợp lý, bạn cần
triệt để cắt giảm hoặc hạn chế sử dụng.
Điều phức tạp nhất đối với các ông chủ doanh nghiệp – đó là việc huấn luyện nhân viên của
mình biết tiết kiệm, dù là những chi phí nhỏ nhất. Không ít doanh nghiệp đã kêu gọi nhân
viên của mình tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm bằng cách sử dụng giấy in loại rẻ tiền hoặc
sử dụng giấy đã in một mặt. Thậm chí, các vị lãnh đạo doanh nghiệp còn tự nêu gương cho
nhân viên của mình bằng cách mua vé máy bay hạng thường như Ingvar Cambrad - Tổng
giám đốc IKEA Matxcơva. Tại tập đoàn này, tất cả các top manager đều tuân theo một quy
định bất di bất dịch: chỉ được phép mua vé máy bay hạng thường mỗi khi đi công tác.
2. Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Nhiệm vụ: Tiết kiệm chi phí cơ cấu tổ chức
Hiệu quả: Tiết kiệm tới 40% tổng chi phí.
Bộ máy nhân sự cồng kềnh, chức năng nhiệm vụ chồng chéo…chính là yếu tố gây lãng phí
cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, khác với giải pháp hành chính, giải pháp tổ chức đòi hỏi nhiều
công sức và nỗ lực từ lãnh đạo doanh nghiệp.
“Bất cứ một nhân viên nào cũng có đôi lúc không sử dụng hiệu quả chức năng và nghĩa vụ
của mình cũng như quỹ thời gian dành cho công việc. Đương nhiên, không một ai trong số

có cơ hội có thêm nguồn thu nhập chính đáng.
4. Giải pháp chất lượng
Nhiệm vụ: Tuyển chọn đúng người, đúng việc
Hiệu quả: Tiết kiệm tới 20% tổng chi phí
Để tiết kiệm chi phí nhân sự, nhiều công ty thường muốn tuyển dụng những nhân viên bình
thường, không có kinh nghiệm làm việc, và đương nhiên là với mức lương rẻ mạt. Đó có thể
là các sinh viên vừa mới tốt nghiệp ra trường đang mòn mỏi kiếm công ăn việc làm để tồn tại
với mức thù lao tượng trưng. Hoặc cũng có thể là những ứng viên không có bằng cấp, kiến
thức cơ bản, song có chút ít kinh nghiệm làm việc. Tuy nhiên, phương án này không phải
bao giờ cũng tỏ ra hiệu quả, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tư
vấn, công nghệ cao hay dịch vụ ngân hàng…
Một ngân hàng nọ trước đây thường tuyển các sinh viên vừa tốt nghiệp ra trường để đào
tạo. Cách đây không lâu, Ban giám đốc ngân hàng quyết định tuyển dụng một ê kíp mới vào
vị trí quản lý dự án - một dự án đòi hỏi ứng viên phải hội đủ nhiều kỹ năng và phẩm chất của
người làm quản lý cũng như kinh doanh. Đồng thời, Ban giám đốc cũng đưa ra quyết định
cắt giảm 10% nhân sự - những người có trình độ thấp hoặc đang đảm nhiệm những vị trí
không quan trọng lắm và thay vào đó là việc áp dụng các phần mềm công nghệ cao. Với một
đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, có uy tín, có tầm nhìn, ngân hàng này bước đầu đã
gặt hái thành công nhất định. Đương nhiên, chế độ lương bổng cũng như đãi ngộ lao động
đối với các chuyên gia cao cấp này hoàn toàn tương xứng với chất xám mà họ đã bỏ ra.
Một biện pháp nữa cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu chi phí nhân sự - đó là
xây dựng một thương hiệu mạnh cho doanh nghiệp. Song, đây lại là một bài toán nan giải,
tốn kém và đòi hỏi thời gian, công sức của toàn thể mọi thành viên trong doanh nghiệp.
Thương hiệu của doanh nghiệp chính là thứ tài sản vô hình tạo ra niềm tin, lòng trung thành
của nhân viên. Rất nhiều ứng viên muốn được đầu quân cho các doanh nghiệp tên tuổi, cho
dù mức lương ở đó không hấp dẫn bằng nơi khác, thậm chí đôi khi còn thấp hơn mức thị
trường. Một thống kê của RosExpert cho thấy rằng, nhiều doanh nghiệp ít tên tuổi thường
chiêu dụ nhân tài bằng cách đưa ra mức lương thưởng hấp dẫn, nhiều khi cao hơn 20-50%
so với mức mà các doanh nghiệp tên tuổi đưa ra.
Tuy nhiên, việc tạo ra thương hiệu tốt nhằm thu hút nhân tài không phải là chuyện ngày một

Việc cắt giảm chi phí được xem như những chương trình ngắn hạn chứ không phải lâu dài.
Thậm chí, sau những chiến dịch cắt giảm chi phí thành công, nhiều doanh nghiệp lại thấy
rằng: ở các bộ phận khác, chi phí lại gia tăng hoặc các đối thủ cạnh tranh đuổi kịp họ. Cuối
cùng, doanh nghiệp lại phải đối mặt với những khó khăn khác phát sinh xuất phát từ việc cắt
giảm chi phí.
Cắt giảm chi phí hiệu quả
Doanh nghiệp cần phải gắn kết các chương trình cắt giảm chi phí với hoạt động quản lý chi
phí. Những lợi thế có được từ hoạt động cắt giảm chi phí chỉ bền vững, nếu sau đó doanh
nghiệp thực hiện một kế hoạch quản lý chi phí hiệu quả. Nếu quản lý chi phí hiệu quả, thì
doanh nghiệp sẽ tối thiểu hoá việc đưa ra các kế hoạch cải thiện hoạt động kinh doanh trên
quy mô lớn. Hoạt động quản lý chi phí trở thành một bộ phận không tách rời với chiến lược
tăng trưởng kinh doanh then chốt.
Doanh nghiệp nên kết hợp đồng thời 2 cách quản lý chi phí: một là, cắt giảm mọi chi phí vừa
không cần thiết vừa không tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm dịch vụ ở mỗi công đoạn sản
xuất chế biến; hai là tăng khối lượng sản phẩm, dịch vụ làm ra để giảm giá thành trên từng
đơn vị sản phẩm dịch vụ.
Hiệu quả kinh doanh không phải là dựa vào giá trị gia tăng tạo ra từ hoạt động bên trong của
doanh nghiệp mà chủ yếu nhờ vào giá trị gia tăng mang đến và được chấp nhận bởi thị
trường và khách hàng. Doanh nghiệp không phải chỉ là tính toán chi li chi phí đầu vào của
từng công đoạn trong “chuỗi giá trị” mà chính là tính toán hiệu quả giá trị gia tăng mang đến
đầu ra. Khi mặt hàng của doanh nghiệp mang lại giá trị gia tăng và được thị trường đón
nhận, thì chi phí của doanh nghiệp không những sẽ biến thành chi phí của khách hàng mà
còn là phí mà khách hàng phải trả để được phục vụ, nghĩa là mang đến lợi nhuận cho doanh
nghiệp.
Để quản lý chi phí đạt hiệu quả nếu các chi phí được cắt giảm bao gồm tất cả chi phí không
những không cần thiết mà lại còn không tạo ra một giá trị gia tăng nào cả cho cả mặt hàng và
khách hàng, doanh nghiệp nên tập trung vào các việc sau:
Thứ nhất, doanh nghiệp phải xác định rõ ràng và nhất quán đâu là chi phí không cần thiết và
không tạo ra giá trị gia tăng. Cần lưu ý: có một chi phí nào đó trước mắt đúng là không cần
thiết vì không tạo ra tức thời một giá trị gia tăng nào cả nhưng chi phí ấy lại là một đầu tư để

phí hiện tại và các chiến lược kinh doanh cụ thể. Một mặt, doanh nghiệp cần đặt ra những
mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận hấp dẫn để động viên các nhà quản lý cắt giảm những chi phí
khác nhau nhằm phục vụ tăng trưởng, nhưng mặt khác cũng cần xác định rõ bao nhiêu phần
trăm trong số lợi nhuận thu được từ việc cắt giảm chi phí và bao nhiêu phần trăm có được từ
những nỗ lực cải thiện, phát triển kinh doanh khác. Khi đặt ra các mục tiêu cắt giảm chi phí,
doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố sau:
• Các mức chi phí cắt giảm được so sánh như thế nào với các mức chi phí cho các
hoạt động kinh doanh khác trong doanh nghiệp?
• Các mức chi phí cắt giảm được so sánh như thế nào với các mức chi phí tương tự
của các đối thủ cạnh tranh?
• Mức chi phí nào là cần thiết để trợ giúp các mục tiêu tăng trưởng dự định và đảm bảo
rằng hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng?
Thứ tư, xây dựng những điều kiện thích hợp cho việc cắt giảm chi phí hiện tại. Việc thay đổi
các quy trình quản lý, tổ chức hiệu quả luôn là những điều kiện tiên quyết cho hoạt động cắt
giảm chi phí hiệu quả nhất. Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống báo cáo tài chính có trọng
điểm, qua đó cung cấp các chi tiết về những khu vực chi phí cụ thể trong từng bộ phận
doanh nghiệp, và có giải pháp ngăn ngừa việc chi tiêu không đúng chỗ. “Các chi phí trung
tâm” được chia thành từng nhóm dưới sự quản lý trực tiếp của ban quản trị cấp cao. Nhóm
các chi phí này bao gồm cả các chi phí cho hoạt động chức năng chủ chốt lẫn các hoạt động
kinh doanh quan trọng. Mục đích của việc này nhằm quản lý tốt hơn các chi phí quan trọng,
và để nhận ra những khoản ngân sách có thể tiết kiệm được hiệu quả hơn nữa nhưng vẫn
đảm bảo được những mục tiêu cơ bản, và qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho mọi hoạt động
kinh doanh trong doanh nghiệp.
Thứ năm, việc cắt giảm các chi phí nhưng vẫn đảm bảo được sự tăng trưởng phải có sự
thích hợp giữa những chỉ đạo “từ trên xuống dưới” và các đề xuất “từ dưới lên trên”. Các nhà
quản lý cấp cao đóng vai trò xây dựng những trọng điểm và mục tiêu quản lý chi phí, còn các
nhà quản lý cấp dưới là người thực thi những nhiệm vụ được đặt ra, trực tiếp xử lý các chi
tiết kinh doanh, tìm ra những chi phí tốt và chi phí xấu, đồng thời đánh giá các mặt lợi hại của
việc cắt giảm các chi phí do các nhà quản lý cấp cao đề ra.