LUẬN VĂN:

Ápdụng tin học vào chương trình quản lý
nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA Lời nói đầu
ở nước ta trong những năm gần đây, tin học đã trở nên quen thuộc và trở thành
công cụ hữu ích cho mọi lĩnh vực, ngành nghề. Tin học giúp con người có tác phong làm
việc nhanh hơn, khoa học hơn, chính xác hơn, hiệu quả hơn và đạt năng suất cao hơn
trong công việc.

định sự thành công hay thất bại của công ty, trên cơ sở đó đề tài "áp dụng tin học vào
chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA" nhằm trợ giúp
công tác quản lý nhân sự trong công ty đạt hiệu quả cao hơn.

Đề tài gồm các phần:

Chương I: Giới thiệu đơn vị thực tập và đề tài nghiên cứu.

Chương II: Phương pháp luận phân tích, thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản
lý.

Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự. Chương I
Giới thiệu đơn vị thực tập
và đề tài nghiên cứu I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty ASIA

- Tên đơn vị thực tập: Công ty đầu tư và phát triển phần mềm
kế toán ASIA
- Trụ sở chính của công ty đặt tại số 6 Vũ Ngọc Phan, Đống Đa -Hà Nội
- Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA được thành lập theo giấy phép số
978 /QĐUB do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 9-10-2001
Công ty do ba sáng lập viên là Phùng Đăng Vũ, Phạm Văn Lộc và Nguyễn Văn Hưng lập
nên với số vốn điều lệ là 550 000 000đ
- Hình thức sở hữu của công ty là cổ phần.
- Công ty với một đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ, năng động sáng tạo trong đó có hơn


Sơ đồ các bộ phận của công ty


ổ
chức

Hệ thống kinh
doanh
Hệ thống kĩ
thuật
P.kĩ
thuật
P.Tri
ển
khai
d
ự án

Phòng
bảo
hành

phụ trách công tác kế toán thống kê - tài chính, có bộ máy giúp việc chuyên môn nghiệp
vụ và có lực lượng lao động trực tiếp.
Giám đốc là người đại diện pháp nhân người điều hành cao nhất, điều hành mọi
hoạt động cuả công ty theo chức năng nhiệm vụ, theo dõi và chỉ đạo cụ thể các hoạt động
của công ty.
Hai Phó giám đốc công ty điều hành một số lĩnh vực giám đốc phân công, chịu
trách nhiệm về các công việc đó, thay giám đốc điều hành và quản lý đơn vị khi giám đốc
đi vắng. 2. Phòng tổ chức:

III. sự cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Chúng ta đang trong kỷ nguyên thông tin, hướng đến thế kỷ 21, ngày nay không ai
còn nghi ngờ gì vai trò của tin học trong đời sống, trong khoa học kĩ thuật, kinh doanh
cũng như mọi mặt vận động của xã hội, dưới mọi quy mô từ xí nghiệp, công ty cho đến
quốc gia và toàn thế giới.
Đúng vậy nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏi
mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết. Điều này là một trở ngại lớn cho các cơ
sở vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp giấy bút thông
thường đặc biệt là lĩnh vực quản lý nhân sự.
Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA đã ứng dụng tin học vào trong
công tác quản lý kinh doanh. Nhưng hiện tại phòng nhân sự của công ty vẫn duy trì biện
pháp quản lý nhân sự thủ công thông thường. Vì vậy đề tài đưa tin học vào quản lý nhân
sự của công ty là một trong những vấn đề được công ty quan tâm.
Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một công ty mới thành lập
vẫn còn non trẻ do vậy để có thể đứng vững trên thị trường thì vấn đề còn người là khâu
đầu tiên công ty quan tâm. Phòng nhân sự của công ty phần mềm kế toán ASIA đang thực
hiện quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công thông qua các bảng biểu, hồ sơ nhân
viên để theo dõi ngày công , trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá với thủ tục thủ công
này, người quản lý phải làm rất lâu, mất nhiều thời gian mà hiệu quả không cao, nhiều khi

vẫn xảy ra sai sót trong công tác quản lý. Mỗi lần nhân viên yêu cầu lĩnh lương thì người
quản lý lại phải giở sổ ra để tra xem nhân viên đó làm việc được bao lâu, hệ số lương là
bao nhiêu tra cứu rất lâu.
Hơn nữa với thủ tục thủ công như hiện nay, phòng nhân sự không thể tập trung
được nhân viên. Khi người quản lý muốn xem tình hình ngày công, phòng ban như thế
nào đều không thể cập nhật nhanh.
Trên cơ sở thực tế đó của công ty và đáp ứng yêu cầu thực tế của công tác quản lý
nhân sự, công ty đã quyết định đưa tin học vào quản lý nhân sự. Đây là một quyết định
đúng đắn phù hợp yêu cầu thực tế đặt ra của công tác quản lý nhân sự, đưa tin học vào

Trong thời đại ngày nay cũng như trước đây, công tác quản lý và điều hành một tổ
chức phải nắm bắt chính xác các thông tin và xử lý chúng khi ra quyết định. Nhưng ngày
nay đòi hỏi có những quyết định nhanh và chính xác. Nếu quyết định không chính xác nó
sẽ dẫn đến những hậu quả rất to lớn, vì vậy công tác quản lý ngày nay không chỉ dựa trên
những kinh nghiệm mà còn dựa vào những công cụ, phương tiện hiện đại để nắm bắt, xử
lý nhanh, chính xác các luồng thông tin để phục vụ ra các quyết định.
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần
mềm dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong
một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học. đầu
vào (input) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ
thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Output)
được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
1. Sơ đồ hệ thống thông tin


Xử lý
và lưu
Kho dữ
li
ệu

Đích
Phân
phát

Hệ thống
thông tin

ph
ục vụ
Cấp
dư
ới

Ban
lãnh
đ
ạo

Đ
ầu
Đ
ầu
Thông
tin


Kiểm tra hồ sơ
Hồ sơ nhân
Phân hệ quản lý
nhân s
ự

Bộ phận quản lý
nhân s
ự

Hệ thống thông tin qu
ản lý
Thông tin
đã

hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì. Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để
làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời
điểm mà dữ liệu được xử lý.
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống. Mô
hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là những thời điểm mà các hoạt
động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào?
Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên
không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Mô hình giải đáp
câu hỏi: Như thế nào?
Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của
góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, mô hình vật lý trong là của
góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất
và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất.
Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của
phương pháp phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin sẽ được trình bày ở phần sau.

4. Cơ sở dữ liệu
4.1 Hệ thống quản lý dữ liệu
Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ
liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng
những dữ liệu cần thiết. Nếu kho dữ liệu này được đặt trên các phương tiện nhớ của máy
tính điện tử và được bảo quản nhờ chương trình máy tính thì nó còn được gọi là ngân hàng
dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu. Ngân hàng dữ liệu là một hệ thống dùng máy tính điện tử để

lưu trữ, quản lý tập trung dữ liệu nhằm phục vụ cho nhiều người và nhiều mục đích quản
lý khác nhau.
Bản thân kho dữ liệu (hay ngân hàng dữ liệu) cùng với con người và các phương
tiện để duy trì sự hoạt động của nó tạo thành hệ thống quản lý dữ liệu.
Việc xử lý nghiệp vụ và việc ra quyết định đều phải dựa vào những hệ thống quản

cán bộ phân tích sẽ ít hiểu lầm nhau hơn trong giao tiếp.
Theo mô hình quan hệ thì HQTCSDL xem xét và thể hiện các thực thể như một
bảng hai chiều với bản ghi là các hàng và các trường là các cột. Có một cột đóng vai trò
trường khoá hay còn gọi là trường định danh. Mỗi giá trị của nó xác định một bản ghi duy
nhất. Bảng có thể chứa các trường liến kết, chúng không phải là những trường mô tả về
thực thể mà là móc xích liên kết với một hoặc nhiều bản ghi của một bảng khác. Cấu trúc
như vậy có rất nhiều thuận lợi cho việc thao tác với dữ liệu trên các bảng. Mô hình quan hệ
là mô hình được dùng phổ biến nhất hiện nay.
Cơ sở dữ liệu nhân sự được tổ chức theo mô hình quan hệ.
Gần đây xuất hiện mô hình dữ liệu hướng đối tượng, mô hình này được dùng kết
hợp với mô hình quan hệ.
Mô hình dữ liệu giúp chúng ta hiểu được cấu trúc, quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu,
đây là điều hết sức cần thiết trước khi bắt tay tạo lập một cơ sở dữ liệu.
Lập mô hình dữ liệu là phần việc chính của việc thiết kế cơ sở dữ liệu.

5. Các giai đoạn của việc phát triển một hệ thống thông tin
Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường
cũng rất phức tạp. Do đó phân tích viên cần phải có một phương pháp tiến hành nghiêm
túc.
Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho
phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương
pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện
đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là:
- Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình.
Trong phần 3 đã nêu ra định nghĩa ba mô hình của hệ thống thông tin, đó là mô
hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối

tượng chúng ta thấy ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phương
pháp phát triển hệ thống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và
do đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức.

đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định
những nguyên nhân đích thực của vấn đề, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp
đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Giai
đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
 Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại.
 Nghiên cứu hệ thống thực tại.
 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
 Đánh giá lại tính khả thi.
 Thay đổi đề xuất của dự án.
 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.

Một số khái niệm
 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách
thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật
lý bằng các sơ đồ.

 Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:

- Xử lý
Th
ủ công

Giao tác

liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời
điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ
thống làm gì và để làm gì.

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến
trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Thủ công
Tin học hoá
Tài liệu
Các mức của DFD

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống
thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận

ến trình xử lý

Kho d
ữ liệu  Thiết kế xử lý.
 Thiết kế các luồng dữ liệu vào.
 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic.
 Hợp thức hoá mô hình logic.
Có hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu:
 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra.
 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic bằng phương pháp mô hình hoá.
Trong đề tài này lựa chọn thiết kế bằng phương pháp mô hình hoá.
Khái niệm cơ bản
 Thực thể quản lý (Entity)
Là tập hợp các đối tượng có cùng bản chất được nhà quản lý quan tâm tới.
Một thực thể có thể là nhân sự (cán bộ nhân viên, giáo viên, sinh viên, người làm
dịch vụ); tổ chức (ngân hàng, kho bạc); nguồn lực hữu hình (tiền, đồ dùng văn phòng
phẩm). Thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong.
 Quan hệ
Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ
qua lại giữa các thực thể khác nhau. Khái niệm quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện
mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể.
Một nhân viên có nhiều khoản lương nhưng lương đó chỉ thuộc về một nhân viên
 N@M Quan hệ Nhiều-Nhiều
Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể
B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A.
Trưởng phòng
Phòng công tác
Lãnh
đạo
1 1
Nhân viên
Lương

Có
1
N
Nhân viên
Ngoại ngữ

Có
N

M
Khách hàng

Đơn hàng

Đặt
1
N
Sinh viên
Là
bạn

1
N

 Mối quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau.
Ví dụ:
Quan hệ giữa nhân viên và lương  Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia.

Ví dụ

N
M
Ch
ức vụ

M

 Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể.
Ví dụ: Tên phòng ban, chức vụ…
 Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan
hệ.
Ví dụ: thuộc tính “Mã nhân viên” là để trỏ tới thực thể “Nhân viên”.
Một quan hệ được định danh bằng việc ghép định danh của các thực thể tham gia
vào quan hệ.
Thuộc tính được đặt ở bên cạnh thực thể và quan hệ, gạch chân các thuộc tính định
danh trong các biểu diễn về thực thể và quan hệ.  Chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu (ERD) sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD)
Sau khi có được sơ đồ khái niệm dữ liệu thì cần chuyển nó thành tập hợp các tệp và
vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Sau đây là một số quy tắc chuyển đổi từ mô hình quan hệ thực
thể hai chiều sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu.
 Quan hệ hai chiều 1@1
Đối với quan hệ này cần phải tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể, thuộc tính định

tả quan hệ. Khoá của tệp mô tả quan hệ được tạo thành bởi việc ghép khoá của các thực
thể tham gia vào quan hệ.

5.4 Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
Sau khi mô hình logic được người sử dụng lựa chọn thì cần xây dựng các phương
án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương
án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức.
Giai đoạn này gồm các công đoạn:
 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.
 Xây dựng các phương án của giải pháp.
 Đánh giá các phương án của giải pháp.
 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp.
5.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn sẽ tiến hành thiết kế vật lý
ngoài. Những công đoạn chính của giai đoạn này là:
 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra).
 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá.
 Thiết kế các thủ tục thủ công
 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Kết thúc giai đoạn này cần có hai tài liệu kết quả:
+ Tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật.
+ Tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện
với những phần tin học hoá.