Quản lý việc thực hiện dự án

Khi dự án đã đi vào hoạt động, bạn cần phải quản lý dự án sao
cho hiệu quả nhất. Khả năng thất bại của dự án sẽ rất cao nếu
công tác quản lý kém. Những công việc không được điều hành
hợp lý sẽ gây lãng phí thời gian, tiền bạc và cả công sức của
những người tham gia. Thậm chí, dự án sẽ phát triển chệch
hướng hoặc tạo ra những kết quả không phù hợp với yêu cầu
của nhà tài trợ và các thành phần liên quan.
Việc thực hiện dự án đòi hỏi tất cả các kỹ năng quản lý truyền
thống: tạo động lực thúc đẩy và tập trung vào mục tiêu, làm
trung gian giữa cấp trên và cấp dưới, ra quyết định, phân bổ
những nguồn lực có giá trị cho các mục đích sử dụng cao nhất,
điều chỉnh lại nguồn lực để giải quyết những vấn đề phát sinh
v.v. Ngoài ra, nhà quản lý dự án phải kiểm tra và giám sát chặt
chẽ lịch trình, ngân sách và các tiêu chuẩn chất lượng của tất
cả các mục tiêu trong dự án. Trong những phần sau của cuốn
sách này, chúng ta sẽ thấy nhà quản lý còn phải đặc biệt lưu ý
đến những vấn đề song hành cùng công việc được thực hiện
theo nhóm như mâu thuẫn trong việc tương tác cá nhân, sự
hợp tác và giao tiếp.
Kết thúc dự án
Đây là giai đoạn cuối cùng của công việc quản lý dự án. Bất cứ
dự án nào cũng đều có điểm kết thúc - đây là thời điểm các
mục tiêu đã thực hiện được và kết quả chuyển giao cho các
thành phần liên quan. Tại thời điểm kết thúc, dự án phải giải
tán và các thành viên trở về với công việc thường ngày.
Tổng kết rút kinh nghiệm là khâu quan trọng nhất trong giai
đoạn này. Dù đa số các thành viên đều nóng lòng được trở lại
nhiệm vụ thường ngày, nhưng mọi người vẫn nên dành thời
gian để rút kinh nghiệm. Điều gì đã thực hiện tốt, điều gì cần

luôn theo đúng lịch trình, ngân sách và các tiêu chuẩn chất
lượng đã định.
• Một trong những đặc điểm quan trọng nhất của dự án là nó
có một tuổi thọ nhất định. Dự án sẽ kết thúc sau khi đạt được
mục tiêu và chuyển giao kết quả cho các thành phần liên quan.
Nhóm dự án cũng chấm dứt hoạt động, nhưng chỉ sau khi các
thành viên đã tổng kết và rút ra các bài học kinh nghiệm.