Các yếu tố giúp xác định mục đích của
sự kiện
Xác định mục đích của sự kiện rất quan trọng, vì qua việc này, chúng ta
có thể định hướng được các công việc cần chuẩn bị và hoàn thành để
mang lại hiệu quả cho sự kiện, tránh được việc lãng phí thời gian và tiền
bạc. Nếu không xác định được mục tiêu rõ ràng, các công việc dễ bị
chồng chéo, gây mất thời gian và sau khi sự kiện diễn ra thì kết quả
mang lại không được như mong đợi của khách hàng.

Việc xác định mục tiêu của sự kiện cần lưu ý đến nhiều yếu tố được nêu
dưới đây, và quan trọng nhất là phải tìm được tiếng nói chung giữa đơn vị tổ
chức (agency) và khách hàng (client), có như vậy mới có thể mang đến sự
thành công của đơn vị tổ chức sự kiện và thỏa mãn yêu cầu từ phía khách
hàng. Các yếu tố xếp theo thứ tự quan trọng thấp dần.

1. Đặt ra mục tiêu cần đạt được: Khác với mục đích chính là lý do để tổ chức
sự kiện, mục tiêu là việc đề ra và mong muốn gặt hái sau khi sự kiện diễn ra
(như gặp gỡ đối tác, tạo quan hệ với các cơ quan truyền thông, cơ quan công
quyền, thúc đẩy hơn nữa thông tin đa chiều về thương hiệu và sản phẩm,
thúc đẩy doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở
rộng mối quan hệ, hay đơn giản là tăng sự đoàn kết trong nội bộ doanh
nghiệp, vinh danh cá nhân, tổ chức để khuyến khích nhân viên phấn đấu tốt
hơn trong năm tới, )
2. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Mức độ thành công của một sự
kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà
sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Có bao nhiêu đối
tượng mục tiêu mà bạn đang mong đợi để tham gia vào sự kiện và tại sao
bạn nghĩ họ sẽ tham gia? Sự kiện dù quy mô tầm cỡ hay ấn tượng đến mức
nào cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng mục tiêu. Do đó
phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung và mang lại
hiệu quả hơn.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm cho toàn thể nhân viên nhằm tăng sự đoàn
kết nội bộ, mục đích là để nhân viên thấy được sự quan tâm từ phía ban lãnh
đạo đến đời sống của họ và hướng đến một nội bộ trong sạch, vững mạnh
hơn, từ đó đưa doanh nghiệp phát triển hơn nữa. Hoặc sự kiện tri ân đối tác
nhưng mục đích phải được làm rõ là cho đối tác thấy được tiềm lực vững
mạnh, từ đó đầu tư nhiều hơn hoặc có những hoạt động hợp tác hiệu quả
hơn.
Một khi đã xác định được mục tiêu sự kiện, ta có thể bám sát và thực hiện
hiệu quả, có khoa học hơn là làm việc lan man, thiếu định hướng.