Để tổ chức một sự kiện trực tuyến
thành công
Những sự kiện online đã trở thành một kênh quảng bá quan trọng của
nhiều sản phẩm, nhất là những công ty có khách hàng tiềm năng
thường xuyên lướt net.
Việc tổ chức sự kiện hiện nay còn bao hàm cả tổ chức sự kiện trực tuyến và
càng ngày các Event trực tuyến được tổ chức ngày càng nhiều. Nhưng tổ
chức một online event làm sao cho hiệu quả, và đo lường hiệu quả tổ chức
sự kiện làm sao cho chính xác là điều trăn trở của những người thực hiện.
Chọn kênh thực hiện phù hợp
Nhiều công ty tổ chức Event của mình trên một microsite được thuê thiết kế
như một trang web độc lập hoặc là dành một phần riêng trên website của
mình cho việc này. Việc này có thuận lợi là họ có thể có một trang web hoàn
toàn theo ý muốn của mình với những chức năng phục vụ tốt nhất cho ý
tưởng về sự kiện của họ. Chẳng hạn một cuộc triển lãm ảnh thì trang web sẽ
được tối ưu những hiệu ứng trình diễn ảnh hoa mỹ nhất, hay trang web phục
vụ một cuộc thi thì có phần bầu chọn, bình luận, tổng kết điểm, sắp xếp thí
sinh hữu hiệu nhất. Đi đôi với việc này là một chi phí đầu tư khá lớn cho
việc xây dựng microsite trong khi thời gian sử dụng không lâu.
Nhiều công ty chọn giải pháp khác: xây dựng chiến dịch (campaign) của
mình trên một diễn đàn (forum) hay trang mạng xã hội trung gian, ví dụ
Facebook, Zing Me Việc này sẽ tiết kiệm cho nhà tổ chức một chi phí
đáng kể lại tranh thủ được sự kết nối đông đảo từ cộng đồng có sẵn trên các
mạng xã hội đó.
Vậy nên tổ chức sự kiện trên microsite, website hay "tá túc" trên một forum,
mạng xã hội nào đó sẽ hiệu quả hơn? Về việc này sẽ có một số điều bạn nên
cân nhắc như sau:
Trước tiên là về độ phủ: Bạn chỉ nên làm microsite khi bạn chắc chắn có
một chiến lược truyền thông rầm rộ đi kèm, nếu chỉ đơn thuần xây dựng
microsite mà không quảng bá mạnh mẽ thì sẽ rất lèo tèo người tham gia. Đó
là lý do chỉ có các nhãn hàng mạnh mới dám bỏ nhiều tiền của ra làm các

chức có thể tận dụng kênh thanh toán trực tuyến và phân phối trên toàn quốc
- vốn đã được phát triển từ lâu cho cộng đồng game thủ của họ - điều mà
những mạng quốc tế như Facebook, Google+ chưa hỗ trợ tốt.
Tại hội thảo Social Network - The Opent Platform do mạng xã hội Zing Me
và Mạng Việt Nam go.vn tổ chức vào ngày 27/08/2011, ông Vương Quang
Khải, phó tổng giám đốc VNG, phụ trách Zing.vn chia sẻ : Với thị phần
chiếm 44,6%, Zing Me hiện đang là mạng xã hội Việt Nam đông người dùng
nhất, đến cuối năm 2011 sẽ có khoảng 60 ứng dụng chạy trên nền tảng mạng
xã hội Zing Me và doanh thu dự kiến là 80 tỉ đồng/tháng". Nhiều đối tác như
Megastar, Converse, Nokia đã tổ chức thành công các campaign dành cho
giới trẻ trên Zing Me (xem thêm tại http://open.me.zing.vn/content/show-
case) với sự hỗ trợ tích cực từ "chủ nhà". Việc phát triển một Fan page dĩ
nhiên là miễn phí, chỉ khi nào nhà tổ chức cần phát triển các ứng dụng, hỗ
trợ kỹ thuật cho người dùng tốt hơn hay muốn hợp tác trên một tầm cao hơn
thì khi đó mới phát sinh chi phí.
Thứ ba là sự kết nối với khách hàng: Có một sự lãng phí lớn khi người ta
xây dựng các microsite là, mặc dù tốn rất nhiều tiền bạc, công sức để phát
triển một microsite nhưng khi campaign kết thúc, rất ít nhãn hàng giữ lại
micorsite của mình. Số lượng khán giả đã ghé thăm sau đó một đi không trở
lại. Nhưng khi làm trên các Fan page thì mối kết nối vẫn còn được duy trì,
10,000 fan của trang sẽ vẫn còn đó, vẫn hoạt động trên mạng xã hội đó để
sẵn sàng tiếp nhận các thông điệp và các campaign mới của bạn. Mặc dù họ
không chủ động ghé vào trang của bạn nữa nhưng các Fan page vẫn truyền
thông điệp đến được họ.
Cân nhắc tính chất của sự kiện trực tuyến cần tổ chức
Đầu tiên là đối tượng tham dự chương trình. Nếu bạn xây dựng một trang
riêng và có một chiến dịch truyền thông đặc biệt để quảng bá cho nó thì bạn
có thể chủ động về đối tượng mình muốn tiếp cận, nhưng nếu bạn thực hiện
Event trên một trang mạng xã hội thì bạn cần cân nhắc các mạng xã hội có
đối tượng người dùng tương thích với mình, vừa lợi công về truyền thông lại

Như đã có lần nhắc đến trong một bài viết khác, bạn nên chú ý tới yếu tố
văn hóa để lựa chọn nơi tổ chức và hình thức tổ chức tối ưu cho mình. Bạn
cần biết forum, mạng xã hội do địa phương nào phát triển thì nó quyết định
văn hóa, cách giao tiếp, hành xử trong forum đó, từ đó nó quyết định đối
tượng chủ yếu là người ở địa phương nào, chẳng hạn như forum otofun.net
được rất nhiều nam giới mê xe hơi ở khu vực Hà Nội và miền Bắc nói chung
tham gia và đánh giá cao, trong khi đó tại Tp.HCM, otosaigon.com mới là
diễn đàn được anh em miền Nam ưa chuộng. Nếu bạn tổ chức Event cho
một showroom xe hơi tại Tp.HCM mà lại tổ chức trên otofun.net thì xem
chừng không hợp lý lắm.
Ngoài ra, tính cách của người miền Bắc là mạnh về ngôn ngữ diễn đạt, thích
tranh luận, bàn thảo trong khi đó đa phần người miền Nam thì hơi yếu
phần này, nên trên các forum nơi có nhiều người miền Nam, đa phần có cách
ứng xử là xem rồi lặng lẽ đi ra hoặc nói vài câu vô thưởng vô phạt. Chính
vì vậy những cuộc thi như thi viết, thi tranh luận nếu tổ chức ở khu vực
ngoài Bắc có vẻ sẽ được hưởng ứng nhiều hơn ở miền Nam, trong khi đó
những cuộc thi như chơi game tính điểm, chọn mã số may mắn sẽ làm cho
những khán giả trong Nam thấy hứng thú hơn