10 kỹ thuật cao cấp sử
dụng Microsoft Word 2010
Các cách tùy chọn từ đơn giản đến những tùy chỉnh tiên tiến nhất của
Microsoft Word 2010 giúp bạn biên soạn và trình bày văn bản được nhanh
hơn. Phần mềm Word 2007 và Word 2010 có rất nhiều tính năng tiện ích cho
việc soạn thảo văn bản. Hướng dẫn này hỗ trợ bạn sử dụng chúng một cách
bài bản để tăng tốc biên soạn và trình bày các văn bản.
1. Tạo và sử dụng Building Blocks

Building Block là một công cụ mạnh mẽ, cho phép bạn tạo ra trang bìa tiêu chuẩn,
đầu trang và chân trang, và bảng biểu, để có thể tái sử dụng. Một khi Building
Block đã được tạo, bạn có thể chèn nó vào các tài liệu mới.
Để tạo ra tiêu đề đầu trang cho tài liệu, bạn nhấn chuột vào tab Insert, nhấn
Header, và lựa chọn Blank trong thư viện gallery.
Nhập chữ "QuanTrimang" vào tiêu đề đầu trang và định dạng trình bày như cách
bình thường (ví dụ, bấm Ctrl + E để cang lề giữa, bấm Ctrl + A để chọn toàn bộ
tiêu đề).
Quay trở lại tab Insert, nhấn Header, và sau đó bấm vào Save Selection từ chân
của thư viện để lưu văn bản vào Header Gallery.
Trong hộp thoại Create New Building Block, tiêu đề của bạn vừa tạo được gán
cho một tên gọi (ví dụ, "QuanTrimang"), và nhấn OK để lưu lại Building Block.
Để chèn tiêu đề này vào một tài liệu mới, bạn vào tab Insert, nhấn vào Header,
kéo xuống danh mục của General và click vào tên mà bạn đã tạo cho tiêu đề, trong
ví dụ này là "QuanTrimang".
Khi bạn thoát khỏi Word, chương trình sẽ nhắc bạn lưu lại các thay đổi của đoạn
văn bản trong tập tin BuildingBlocks.dotx, để có thể tái sử dụng trong các tài liệu
Word khác.
2. Lưu dự phòng và chỉnh sửa mẫu văn bản mặc định của Word

4. Tạo đánh số trang mặc định bắt đầu trên trang thứ hai

Sử dụng thủ thuật này sau khi đã thiết lập đánh số trang mặc định trong Word,
nhưng không muốn số trang xuất hiện trên trang đầu tiên của tài liệu và tất cả các
trang còn lại đều có số trang.
Mở tệp Normal.dotm, vào tab Page Layout. Trong nhóm Page Setup, bấm vào
More Arrow (mũi tên bên phải ở dưới của nhóm) để mở hộp thoại Page Setup.
Sau khi mở ra, bạn nhấn vào tab Layout, và dưới Headers and Footers, đánh dấu
chọn bên cạnh Different First Page, và nhấn OK.
Cuối cùng, đóng tệp Normal.dotm. Từ đó, bất kỳ tài liệu mới được tạo ra sẽ không
có số trang trên trang đầu tiên, nhưng sẽ bắt đầu đánh số trang trên trang thứ hai.
5. Khôi phục lại văn bản mẫu mặc định

Nếu bạn cần phải xoá hoặc đổi tên tệp tin Normal.dotm, bạn sẽ cần phải đóng
Word lại và tìm đến thư mục lưu trữ nó, bởi vì không thể sửa đổi Normal.dotm
trong khi Word đang chạy.
Địa chỉ của thư mục này thay đổi trong các phiên bản Windows khác nhau, do đó,
cách nhanh nhất để tìm thấy nó là nhập chuỗi ký tự bên dưới vào hộp thoại tìm
kiếm hoặc Run trong Start Menu:
%appdata%\Microsoft\Templates
Sau khi nhấn phím Enter, thư mục Templates sẽ được mở trong Windows
Explorer. Chế độ hoạt động của Normal.dotm rất đặc biệt, nếu xóa nó đi thì phiên
bản gốc của tập tin sẽ được tái tạo trong lần kế tiếp bạn khởi chạy Word.
Dựa trên các thức này mà bạn có thể sao lưu một văn bản mẫu đã tùy chỉnh trước
đó và đổi tên bản sao này thành Normal.dotm, và sau đó Word sẽ sử dụng nó như
là mẫu mặc định của bạn.
Bạn có thể nhập các định dạng và tùy chỉnh mẫu mặc định Word 2003 vào Word
2007 hoặc 2010 bằng cách xóa tệp Normal.dotm và sao chép tệp Normal.dot hiện
diện trong thư mục Templates của Word 2003 vào thư mục Templates của Word
2010. Chương trình sẽ tự động nhập khẩu các tùy chỉnh và các macro từ file

Thực hiện các bước trên cũng giúp bạn đặt công cụ bất kỳ khác trên Quick Access
Toolbar để truy cập nhanh chóng.
9. Bật chế độ thông báo những sửa đổi trước khi lưu và in văn bản

Kiểm tra lại tài liệu trước khi in ra hoặc gửi đi sẽ giúp bạn tránh được phát hành
những văn bản bị lỗi. Để thực hiện các bước này được dễ dàng hơn, Word 2010 đã
bổ sung lựa chọn để hiển thị các sửa đổi và thay đổi. Word 2010 cảnh báo bất cứ
khi nào bạn ghi lại hoặc in một tài liệu có thông tin đã sửa đổi, hoặc khi bạn gửi e-
mail từ menu của Word.
Muốn bật cảnh báo này, bạn vào menu File, sau đó chọn Options, chọn tiếp Trust
Center. Click vào Trust Center Settings , sau đó vào Privacy Settings, và đánh
dấu chọn bên cạnh "Warn before printing, saving or sending a file that contains
tracked changes or comments".
10. Lưu lại và khôi phục các macro

Nếu bạn muốn chia sẻ các macro (lệnh gộp) của trang văn bản Word với những
người dùng khác, hoặc đưa nó vào các tài liệu khác, thì trước hết phải lưu các
macro của bạn vào một tập tin riêng.
Bắt đầu bằng cách nhấn Alt + F11 để mở Visual Basic Editor trong cửa sổ Project
pane ở phía trên bên trái, sau đó nhấn vào dấu cộng, Modules, và chọn
"NewMacros". Từ menu File, chọn Export File để xuất khẩu các macro của bạn
vào một tập tin. Tập tin đó sẽ có phần mở rộng là .BAS.
Nếu bạn muốn loại bỏ một số macro hoặc viết thêm giải thích, bạn có thể chỉnh sửa
các tập tin trong Notepad hoặc bất kỳ trình soạn thảo văn bản khác.
Để nhập khẩu các macro của bạn vào một bản sao của Word, nhấn Alt + F11, chọn
Normal trong cửa sổ Project pane, và chọn Import File từ menu File.