Tầm nhìn và chiến lược giúp lãnh đạo tạo
ra thay đổi
Ví như khi bộ phận kinh doanh đồng ý giao một số lượng hàng cho một
khách hàng quan trọng vào ngày 1/5, quản lý nhà máy cùng nhau lập “kế
hoạch” để giữ đúng hẹn giao hàng. Quy trình suy nghĩ lập kế hoạch bắt đầu
từ mục tiêu mong muốn sau đó mới quay trở lại với vấn đề thời gian và suy
ra việc cần làm để đạt được mục đích. Họ suy diễn như sau: 1) Để hàng tới
nơi vào ngày 1/5, nhân viên vận chuyển phải bắt đầu giao hàng vào khoảng
24/4; 2) Để bắt đầu giao hàng vào ngày 24/4, họ phải sản xuất toàn bộ đơn
hàng trong ba tuần đầu tháng 4; 3) Cơ sở sản xuất hiện tại không có công
suất dự trữ lớn nên mọi người phải làm thêm ca ba; 4) Các bộ phận sẵn sàng
thực hiện đơn hàng trong tháng 4, bộ phận sản xuất phải ; 5) Bộ phận mua
hàng phải
Kết quả của quá trình này thường là tổng kết những việc cần thực hiện tính
từ thời điểm hiện đại đến ngày hạn định. Kết quả cũng tính tới ngân sách
thực hiện – lập ngân sách là một quá trình lập kế hoạch để đạt được các mục
tiêu tài chính. Nếu tổng kết cuối cùng dài và phức tạp, khó nhớ, khó truyền
đạt, chúng ta cần phải viết ra. Nếu không, mọi người phải ghi nhớ và truyền
đạt cho những người khác.
Kế hoạch phải được giao cho hoặc truyền đạt tới tất cả những người liên
quan trong cơ cấu tổ chức để mỗi người đều biết được mục tiêu là gì (VD:
nhân viên mua biết phải làm gì vào ngày 15/1). Kế hoạch cũng được sử dụng
như một bộ phận của quá trình kiểm soát; thông qua việc so sánh thường
xuyên kế hoạch với các sự kiện thực tế, nhà quản lý có thể nhanh chóng phát
hiện và sửa chữa vấn đề.
Lập kế hoạch tốt kiểu này có vai trò đặc biệt quan trọng trong các tổ chức
ngày nay. Công việc kinh doanh rất phức tạp do số lượng người tham gia và
sự tương thuộc giữa các hoạt động, nếu không có kế hoạch tốt sẽ không thể
thực hiện các cam kết với khách hàng, nhân viên, cổ đông và mọi vấn đề cố
hữu đều có thể xảy ra sau đó. Nếu không lập kế hoạch tốt, các tổ chức sẽ trở
nên sa đà từ khủng hoảng này sang khủng hoảng khác, nguồn nhân lực và

Với chức năng xây dựng đường lối hoạt động, nhà lãnh đạo phải giúp tạo ra
các thay đổi cần thiết để ứng phó với môi trường kinh doanh không ngừng
thay đổi (VD: sản phẩm mới, cách tiếp cận mối quan hệ lao động mới) thông
qua quá trình xây dựng đường lối thay đổi. Đồng thời, họ còn phải xây dựng
một tầm nhìn mô tả những khía cạnh chính của tổ chức hoặc hoạt động trong
tương lai cùng với chiến lược để đạt được tương lai đó. Đường lối được xây
dựng bằng phương pháp quy nạp: tập hợp thông tin trên phạm vi rộng về
kinh doanh, tổ chức hoặc hoạt động; trả lời những câu hỏi cơ bản về phạm vi
đó; kiểm tra các đường lối thay thế theo thông tin đã tập hợp; có thể thử
nghiệm một số phương án trước khi chọn một phương án
Tuy nhiên, trong một tổ chức thiếu đường lối, lập kế hoạch ngắn hạn cũng
có thể trở thành lỗ đen quản lý, tiêu tốn rất nhiều thời gian và sức lực của tổ
chức. Nếu không có tầm nhìn và chiến lược để tạo ra các nhiệm vụ bắt buộc
xung quanh quá trình lập kế hoạch hoặc định hướng lập kế hoạch, mỗi kết
quả lại phải cần tới một kế hoạch. Trong trường hợp này, kế hoạch ứng phó
tình huống bất ngờ có thể phải sử dụng mãi mãi, tiêu hao thời gian và tâm
sức nên dành cho những hoạt động cần thiết hơn trong khi không chỉ ra được
đường lối mà tổ chức đang thực sự cần. Sau đó, nhà quản lý không tránh
khỏi trở nên hoài nghi về tất cả và quá trình lập kế hoạch có thể trở thành
một trò chơi sặc mùi chính trị.
Quá trình lập kế hoạch phát huy tác dụng lớn nhất không phải với vai trò
thay thế mà là bổ sung cho quá trình xây dựng định hướng. Tức là quá trình
lập kế hoạch tốt có thể kiểm tra rất hiệu quả tính thực tế của các hoạt động
xây dựng đường lối. Nó có thể trả lời cho các câu hỏi: Liệu có thể thực hiện
những bước đầu tiên để đạt được mục đích bắt đầu từ đây? Chúng ta có khả
năng kinh phí để thực hiện việc này không? Tương tự, quá trình xây dựng
đường lối tốt cũng tạo ra sự tập trung trong đó kế hoạch có thể được tiến
hành một cách thực tế. Nó chỉ rõ công việc lập kế hoạch nào cần làm, công
việc lập kế hoạch nào không phù hợp.
Những câu chuyện về tầm nhìn và sự phát triển của tầm nhìn có xu hướng