Công tác văn thư
Công tác văn thư
Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ

1. Khái niệm
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến
công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với công
văn đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với công văn đến) đến khi
giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu
trữ cơ quan .
I. Công tác văn thư

2. Vị trí, tác dụng
a. Vị trí
Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể
thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ
quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy
tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình
hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi
lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng
ngày.
Đặc biệt đối với văn phòng cấp uỷ là cơ quan trực tiếp giúp
các cấp uỷ tổ chức điều hành bộ máy đồng thời là một
trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.

b. Tác dụng

- Chuyển giao công văn đến  văn thư.
- Theo dõi giải quyết công văn đến
+ Theo dõi giải quyết về nội dung  thủ
trưởng
+ Theo dõi thời gian giải quyết  văn thư
- Lập hồ sơ  tất cả những người liên quan
đến công văn giấy tờ.
- Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan  tất cả
những người có hồ sơ.

4. Hình thức tổ chức công tác văn thư
a. Văn thư tập trung: tất cả các công việc tiếp nhận, đăng
ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết công văn
đến; đánh máy, in; trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ
tục gửi công văn đi của cấp uỷ và các ban giúp việc đều
tập trung ở Văn phòng cấp ủy.
b. Văn thư phân tán: các nội dung công việc trên được
tiến hành phân tán ở Văn phòng cấp uỷ và ở từng ban
chuyên môn.
c. Văn thư hỗn hợp: kết hợp cả hai hình thức trên. Một
số công việc như đánh máy, in, nhận và gửi công văn
giấy tờ thì tập trung giải quyết ở Văn phòng cấp uỷ, còn
những việc khác vừa tiến hành ở Văn phòng cấp uỷ, vừa
ở các ban chuyên môn.

II. Công tác lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ
a. Khái niệm: Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ
khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể,
xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các kho lưu trữ để khai

tình hình phát triển của từng ngành. Việc nghiên cứu, sử
dụng triệt để tài liệu lưu trữ sẽ mang lại lợi ích to lớn cho
nền kinh tế quốc dân.

d. ý nghĩa của tài liệu lưu trữ (tiếp theo)
* ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng làm tư
liệu tổng kết các qui luật vận động và phát triển sự vật, hiện
tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy. Tài liệu lưu trữ có ý
nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử. Tài liệu lưu trữ là
nguồn sử liệu quan trọng nhất, chính xác nhất cho việc
nghiên cứu lịch sử.
* ý nghĩa văn hoá: Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hoá đặc
biệt của dân tộc. Tài liệu lưu trữ phản ánh những thành quả
lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần của nhân dân ta
qua các thời kỳ lịch sử.

2. Công tác lưu trữ
a. Khái niệm: Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên
quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
để phục vụ cho các yêu cầu xã hội.
b. Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm các khâu nghiệp
vụ sau:
- Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu.
- Phân loại (chỉnh lý ) tài liệu.
- Xác định giá trị tài liệu.
- Thống kê, bảo quản tài liệu.
- Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.

c. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ: tập trung thống
nhất

phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng.

2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ
- Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu
trữ là tài liệu văn thư. Làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ
lại được đầy đủ tài liệu để bổ sung cho kho lưu trữ.
- Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi
giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào kho lưu trữ sẽ
tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài
liệu và phục vụ khai thác.
- Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ
tránh được tình trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài
liệu chưa chỉnh lý, không mất công khôi phục và lập lại hồ
sơ.
- Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những vấn đề cần
chấn chỉnh trong công tác văn thư.

Tóm lại: Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai
công tác có nội dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có
mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không thể thiếu
được trong hoạt động của mỗi cơ quan. Vì vậy các cơ
quan cần phải quan tâm tổ chức tốt để phục vụ cho
công tác hàng ngày và lâu dài về sau.

CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Khái niệm và đặc điểm của tài liệu lưu trữ
2. Khái niệm công tác lưu trữ
3. Nhiệm vụ công tác lưu trữ
4. Nội dung và tính chất công tác lưu trữ
5. Mục đích, ý nghĩa công tác lưu trữ