Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
Trang 0 / 36 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 1 / 36 MỤC LỤC

CHƢƠNG I 3
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3
1.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3
1.1.1. Khái niệm chung 3
1.1.2. Một số mô hình hệ thống thông tin quản lý 6
1.2. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG 7
CHƢƠNG II 8
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 8
2.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 8
2.1.1. Cơ cấu 8
2.1.2. Sơ đồ tổ chức 10
2.2. NGÀNH NGHỀ KINH DOANH 10
CHƢƠNG III 11
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG 11
3.1. MỘT SỐ YÊU CẦU CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG 11

1.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1.1.1. Khái niệm chung
1.1.1.1. Hệ thống thông tin
 Khái niệm
Hệ thống: là một nhóm các thành tố tác động qua lại lẫn
nhau để đạt đƣợc một mục đích.
Thông tin: đƣợc hiểu theo nghĩa thông thƣờng là một thông
báo hay tin nhận đƣợc làm tăng sự hiểu biết của đối tƣợng
nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ
giữa các sự kiện và hiện tƣợng.
Hệ thống thông tin: là một nhóm các thành tố tác động lẫn
nhau để tạo ra thông tin.
Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm: con ngƣời, quá trình
và dữ liệu.
Con ngƣời theo các quá trình để xử lý dữ liệu tạo ra thông
tin.
Dữ liệu là sự ghi nhận các số liệu của các quan sát; dữ liệu
đƣợc xử lý để tạo ra các báo cáo liên quan đến thực tiễn nào
đó.
 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
Có 2 cách phân loại các hệ thống thông tin trong các tổ chức
hay đƣợc dùng:
 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:
Mặc dù các hệ thống thƣờng sử dụng các công nghệ khác
nhau nhƣng chúng phân biệt nhau trƣớc hết bởi loại hoạt
động mà chúng trợ giúp. Theo cách này có 5 loại:
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
Tài chính
chiến thuật
Maketing
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật
Kinh doanh
và sản xuất
chiến thuật
Tài chính
tác nghiệp
Maketing
tác nghiệp
Nhân lực
tác nghiệp
Kinh doanh
và sản xuất
tác nghiệp

1.1.1.2. Hệ thống thông tin quản lý
 Khái niệm
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin nhằm
cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà quản lý ra quyết
định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý.
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 5 / 36

 Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý

 Trong quá trình kiểm soát:
Hệ thống thông tin quản lý sẽ tiến hành so sánh giữa
thông tin thực hiện thực tế vừa thu thập với mục tiêu kế
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 6 / 36

hoạch đã đƣa ra, từ đó phân tích độ lệch. Các thông tin về độ
lệch sẽ giúp nhà quản lý đánh giá việc thực hiện kế hoạch,
bản thân kế hoạch và có những kiến nghị, biện pháp sửa
chữa và uốn nắn kịp thời.
1.1.2. Một số mô hình hệ thống thông tin quản lý
1.1.2.1. Mô hình Logic
Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý
mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ
liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống
sản sinh ra. Mô hình này trả lời các câu hỏi “Cái gì?” và
“Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phƣơng tiện đƣợc sử
dụng cũng nhƣ địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đƣợc xử
lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách
hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình logic này
1.1.2.2. Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn
thấy đƣợc của hệ thống nhƣ là các vật mang dữ liệu và vật
mang kết quả cũng nhƣ hình thức của đầu vào và của đầu ra,
phƣơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ
phận, con ngƣời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các
thủ tục thủ công cũng nhƣ những yếu tố về địa điểm thực
hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đƣợc sử

sản phẩm, hàng hóa thông qua hoạt động bán hàng.
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với
phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời đƣợc khách hàng
thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Bán hàng là giai đoạn cuối của quá
trình sản xuất – kinh doanh, đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái
vốn sản phẩm, hàng hóa sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh
toán. Vì vậy, đẩy nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn
chu kỳ kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận cho
doanh nghiệp.
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 8 / 36 CHƯƠNG II
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY

2.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
2.1.1. Cơ cấu
Bộ phận lãnh đạo gồm có:
 Đại hội cổ đông
 Hội đồng quản trị
 Ban giám đốc
 Ban kiểm soát
Các bộ phận khác:
 Trụ sở chính:
Đây là nơi làm việc của Giám đốc, Phó Giám đốc, các
phòng nghiệp vụ: Văn phòng Công ty, Phòng Kế hoạch -
Đầu tƣ, Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Kế toán - Tài

 Phòng vận tải:
Hỗ trợ ban Giám đốc về công tác vận tải và kinh doanh
vận tải nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của công
ty; tổ chức thực hiện công tác vận tải và kinh doanh vận tải.
 Phòng Tổ chức lao động:
Hỗ trợ ban Giám đốc về cơ cấu tổ chức, bộ máy quản
lý của công ty, công tác lao động tiền lƣơng và thực hiện chế
độ chính sách đối với ngƣời lao động theo quy định của Nhà
nƣớc và Công ty.
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 10 / 36

2.1.2. Sơ đồ tổ chức

2.2. NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
Kinh doanh các loại vật tƣ, vật liệu dùng trong xây dựng và thiết
kế mỹ thuật: gạch hoa, xi măng, sắt xây dựng …
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị
Giám đốc
Ban kiểm soát
Phó Giám đốc
Phó Giám đốc
Phòng
kế
toán
tài
chính

BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG

3.1. MỘT SỐ YÊU CẦU CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG
Hệ thống phải đảm bảo đƣợc một số yêu cầu sau:
 Quản lý đƣợc danh mục hàng hóa, KH, kho, đơn vị sản xuất
 Quản lý đƣợc doanh thu bán hàng
 Quản lý đƣợc công nợ phải thu cũng nhƣ phải trả khách hàng
 Quản lý đƣợc giá vốn hàng bán
 Quản lý đƣợc việc nhận hàng và giao hàng của khách hàng
 Đƣa ra đƣợc các báo cáo cần thiết :
 In đƣợc các chứng từ nhƣ phiếu thu chi, hóa đơn GTGT, phiếu
nhập xuất
 Báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa
 Báo cáo tổng hợp doanh thu
 Báo cáo chi tiết doanh thu theo từng mặt hàng
 Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng
 Báo cáo chi tiết công nợ theo từng khách hàng
 Bảng kê các chứng từ phát sinh theo thời gian
 Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng
 Sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng
 Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
 Báo cáo chi tiết công nợ theo từng khách hàng
 Đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu của hệ thống.

3.2. MÔ HÌNH HÓA NGHIỆP VỤ

3.2.1. Nghiệp vụ bán hàng tại công ty
Công ty cổ phần thƣơng mại - dịch vụ là công ty chuyên cung
cấp các loại vật tƣ, vật liệu dùng cho xây dựng và thiết kế mỹ thuật.
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm

hàng sẽ chịu phạt với lãi suất 0,1% /ngày trên tổng số tiền thanh
toán chậm nhƣng không quá 30 ngày. Nếu quá 30 ngày, công ty có
thể đƣa ra xử lý trƣớc pháp luật.
Đến cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ, kế toán hàng hóa sẽ
tiến hành ghi sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết doanh thu. Kế toán
công nợ căn cứ vào hóa đơn GTGT bán hàng và phiếu thu chi tiền
để ghi sổ theo dõi công nợ khách hàng. Khi kết thúc 1 niên độ kế
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 13 / 36

toán, Kế toán hàng hóa căn cứ vào các chứng từ phát sinh trong
năm để tiến hành tính giá vốn hàng xuất bán.
Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ
phân kế toán căn cứ vào các sổ: Sổ chi tiết hàng hóa, Sổ chi tiết
doanh thu, Sổ theo dõi công nợ khách hàng lập báo cáo nhập xuất
tồn hàng, báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo công nợ khách hàng
để ban giám đốc có kế hoạch điều chỉnh kinh doanh cho hợp lý và
đạt hiệu quả cao.

3.2.2. Biểu đồ ngữ cảnh
(2.3) Viết phiếu thu: Khi khách hàng đem hóa đơn GTGT đến, bộ
phận này sẽ tiến hành nhận tiền từ khách hàng và viết phiếu chi để
khách hàng đến bộ phận khác nhận hàng
(3.1) Ghi sổ chi tiết doanh thu: Cuối mỗi tháng căn cứ vào các
chứng từ phát sinh trong tháng, kế toán hàng hóa sẽ tiến hành ghi
sổ chi tiết doanh thu bán hàng
(3.2) Ghi sổ theo dõi công nợ khách hàng: Cuối mỗi tháng căn cứ
vào các chứng từ phát sinh trong tháng: phiếu thu chi tiền, hóa đơn
GTGT bán hàng, kế toán công nợ sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết công
nợ khách hàng
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 17 / 36

(3.3) Ghi sổ giá vốn thực tế hàng bán
(3.4) Ghi sổ chi tiết hàng hóa
(4.1) Lập báo cáo Nhập - Xuất - Tồn: Dựa vào sổ chi tiết hàng
hóa, sau một tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phận
kế toán sẽ tiến hành lập báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa
(4.2) Lập báo cáo doanh thu: Dựa vào sổ chi tiết doanh thu bán
hàng, sau một tháng hoặc có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phận kế
toán sẽ tiến hành lập báo cáo doanh thu bán hàng
(4.3) Lập báo cáo công nợ: Dựa vào sổ theo dõi công nợ khách,
sau một tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phận kế
toán sẽ tiến hành lập báo cáo công nợ khách hàng.

Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
Hóa đơn GTGT
Thanh toán
Phiếu thu
Phiếu xuất kho hàng bán
Thông tin yêu cầu
về hàng giảm giá
Ban
lãnh
đạo
Báo
cáo
theo
yêu
cầu
Báo cáo
định kỳ
Bộ
phận
quản lý
kho
Phiếu xuất kho
Phiếu
nhập
kho
Ký hợp đồng

Ghi sổ
3.0
g
Báo cáo bán hàng


3.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
3.3.2.1. Tiến trình tiếp xúc khách hàng

Khách
hàng
Nhận yêu cầu
của Khách
1.1
Kiểm tra
khả năng
cung ứng
1.2
Thu nhận
thông tin
phản hồi
1.3
Đàm phán
ký hợp đồng
với Khách
1.4
Yêu cầu mặt hàng
Kiểm tra thông tin
mặt hàng khách y/c
Ký hợp đồng
Trả lời Khách - Báo giá
Thông tin yêu cầu
về hàng giảm giá
f
Báo cáo N-X-T

kho
h
Hóa đơn GTGT
a
Phiếu nhập kho
b
Phiếu xuất kho
h
Hóa đơn GTGT
d
Phiếu thu
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 21 / 36 3.3.2.3. Ghi sổ b
Phiếu xuất kho
a
Phiếu nhập kho
Ghi sổ Chi tiết
doanh thu
3.1
Ghi sổ Theo dõi
công nợ
Khách hàng


Ban
lãnh đạo
Lập Báo cáo
doanh thu
4.2
Lập Báo cáo
công nợ
4.3
Lập Báo cáo
Nhập - Xuất - Tồn
4.1
Yêu cầu báo cáo
doanh thu
Báo cáo doanh thu
Yêu cầu báo cáo
N-X-T
Báo cáo N-X-T
Yêu cầu báo cáo
công nợ
Báo cáo công nợ
f
Báo cáo N-X-T
j
Bảng kê khác
j
Bảng kê khác
j
Bảng kê khác
Bảng kê công nợ KH

 Nguoidaidien (Ngƣời đại diện)
 Sotk (Số tài khoản)
 Tennhom (Tên của nhóm khách hàng)
(3) Tên kho
 KHO

 Makho (Mã kho)
 Tenkho (Tên kho)
 Diachi (Địa chỉ)
 Sdt (Số điện thoại)
 Manv (Mã thủ kho)
 Phongban (Phòng ban)
(4) Tên nhân viên
 NHÂN VIÊN

 Manv (Mã nhân viên)
 Tennv (Tên nhân viên)
 Diachi (Địa chỉ)
 Sdt (Số điện thoại)
 Phongban (Phòng ban)
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 24 / 36

 Chucvu (Chức vụ)
(5) Nhà cung cấp
 CUNG CẤP

 MaNCC (Mã nhà cung cấp)

(11) Đơn vị sản xuất
 ĐƠN VỊ SX

 Madv (Mã đơn vị sản xuất)
 Tendv (Tên đơn vị sản xuất)
 Diachi (Địa chỉ)
 Sdt (Số điên thoại)
(12) Tồn đầu kỳ
 TỒN ĐẦU KỲ

 Mahh (Mã hàng hóa)
 Soluong (Số lƣợng)
 Thanhtien (Thành tiền)
(13) Nợ đầu kỳ
 NỢ ĐẦU KỲ