Lời nói đầu
Mọi doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trờng hiện nay đều có
chung một mục tiêu là tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích
kinh tế xã hội. Để đạt đợc mục tiêu đó có rất nhiều biện pháp nhng một trong
các biện pháp hiệu quả hơn cả là doanh nghiệp phải tiết kiệm chi phí, hạ giá
thành sản phẩm. Muốn vậy doanh nghiệp phải tổ chức mua sắm các yếu tố
đầu vào với giá cả hợp lý, chất lợng tốt và sử dụng tiết kiệm có hiệu quả. Điều
này sẽ góp phần nâng cao chất lợng sản phẩm, hạ thấp giá thành và tăng khả
năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trờng.
Vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá
trình hoạt động sản xuất kinh doanh và ảnh hởng tới chất lợng sản phẩm đầu
ra. Trong quá trình sản xuất, giá trị vật liệu chuyển toàn bộ vào giá trị sản
phẩm, dịch vụ hoàn thành và một phần dới dạng sản phẩm dở dang do đó chi
phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy việc hạch
toán vật liệu một cách chính xác kịp thời, đầy đủ là một yêu cầu tất yếu đối
với mỗi doanh nghiệp.
Công ty cơ khí may Gia Lâm là một doanh nghiệp nhà nớc hạch toán
độc lập trực thuộc Tổng Công ty Dệt - May Việt Nam. Sản phẩm của công ty
bao gồm các loại máy móc thiết bị, phụ tùng trong ngành May, Da giầy và
một số sản phẩm dân dụng khác với chất lợng tốt, đợc thị trờng chấp nhận.
Để có đợc các sản phẩm đó công ty đã sử dung rất nhiều loại vật liệu khác
nhau do vậy công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty khá phức tạp.
Qua thời gian thực tập tại công ty cơ khí may Gia Lâm , nhận thấy đợc
tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu , trên cơ sở những kiến thức đã
tích luỹ đợc, với sự hớng dẫn tận tình của cô giáo - PGS.TS Phạm Thị Gái, em
đã đi sâu nghiên cứu chuyên đề : " Hoàn thiện tổ chức kế toán vật liệu tại
công ty cơ khí may Gia Lâm" với mong muốn góp một phần nhỏ bé vào việc
hoàn thiện côngtác kế toán vật liệu tại công ty cũng nh công tác kế toán vật
liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.
Kết cấu chuyên đề gồm 3 phần:
Phần I: Những vấn đề lí luận cơ bản về hạch toán vật liệu trong các doanh
ợc thể hiện ở chỗ chi phí vật liệu là chi phí phân bổ một lần.
* Vai trò của vật liệu trong sản xuất :
Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu mới tạo ra sản phẩm.
Vì vậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời, chính xác nguyên vật liệu
là điều kiện có tính chất tiền đề để quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Hơn nữa,
đảm bảo cung ứng vật liệu có chất lợng tốt còn là điều kiện nâng cao chất lợng
sản phẩm, góp phần sử dụng vật liệu tiết kiệm vật liệu, tăng năng suất lao động.
Mặt khác, do giá trị vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm
2
nên chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành
sản phẩm. Vì vậy, chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hởng trực
tiếp đến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp nh doanh thu, giá thành,
lợi nhuận.
Về vốn, vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lu động đặc biệt là vốn
dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển của
vốn lu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý,
tiết kiệm. Tiết kiệm vật liệu nghĩa là đã giảm đợc chi phí, hạ giá thành, tăng lợi
nhuận doanh nghiệp. Việc giảm chi phí vật liệu hợp lý có ý nghĩa lớn nhng yêu
cầu là không làm ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm.
* Yêu cầu quản lý vật liệu:
Xuất phát từ đặc điểm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất
kinh doanh, đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo
quản, sử dụng và dự trữ.
- ở khâu thu mua:
Mỗi loại nguyên vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác
nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau, do đó thu mua phải làm sao cho đủ số
lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong
định mức, đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu
một cách tối đa và phải đảm bảo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
tiết kiệm. Tiết kiệm vật liệu nghĩa là đã giảm đợc chi phí, hạ giá thành, tăng lợi
nhuận doanh nghiệp . Việc giảm chi phí vật liệu hợp lý có ý nghĩa lớn nhng yêu
cầu là không làm ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm..
Vai trò và nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất :
Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình
thu mua, vận chuyển, baỏ quản, nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Hạch toán vật liệu
là công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm đợc tình hình cụ thể về
vật liệu để đề ra hớng chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Hạch toán vật liệu chính
xác, kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo doanh nghiệp mới nắm đợc chính xác tình
hình thu mua, dự trữ, xuất dùng vật liệu từ đó đề ra biện pháp quản lý vật liệu
thích hợp. Cũng thông qua số liệu kế toán, các nhà quản lý biết đợc số lợng, giá
trị của từng loại vật liệu để có kế hoạch cung ứng kịp thời phục vụ cho sản xuất,
hạn chế sự hao hụt lãng phí, đảm bảo sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm nhất
nhng vẫn đảm bảo chất lợng sản phẩm và tiến độ sản xuất.
Để phát huy hết vai trò của mình đối với việc quản lý vật liệu thì kế toán
vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu
cầu quản lý thống nhất và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng
pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp, để ghi chép, phân
loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật
4
liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp
chi phí và tính giá thành sản phẩm.
- Tham gia vào việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch
mua vật liệu, tình hình thanh toán với ngời bán và tình hình sử dụng vật liệu
trong quá trình sản xuất kinh doanh.
2. Phân loại vật liệu:
Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai
trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện
khí cụ,...) mà doanh nghiệp mua vào để đầu t cho xây dựng cơ bản.
+ Phế liệu:
Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuấ hay thanh lý tài sản,
có thể sử dụng hay bán ra ngoài( phoi bào, vải vụn, gạch, sắt, )
+ Vật liệu khác:
Bao gồm các lọai vật liệu còn lại ngoài các thứ khác cha kể trên nh bao
bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng,
Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng
quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu . Để đảm bảo thuận tiện, tránh
nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị từng lọai vật
liệu, trên cơ sở phân loại này các doanh nghiệp sẽ chi tiết mỗi loại vật liệu trên
thành từng nhóm, từng thứ vật liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng
doanh nghiệp .
3. Tính giá vật liệu:
Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán
vật liệu. Tính giá vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng theo những
nguyên tắc, phơng pháp nhất định. Lựa chọn phơng pháp tính giá trong kỳ hợp
lý để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm mới
và dự trữ vật liệu cuối kỳ. Vì vậy, tính giá vật liệu là nhiẹm vụ không thể thiếu
của tổ chức hạch toán, là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về
vật liệu sử dụng và dự trữ.
Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu
đợc tính theo giá thực tế (giá gốc). Giá thực tế là giá đợc hình thành trên cơ sở
các chứng từ hợp lệ minh chứng các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để
tạo ra vật liệu.
a) Giá thực tế vật liệu nhập kho:
Giá thực tế sẽ có thuế GTGT nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ph-
ơng pháp trực tiếp và không có thuế GTGT nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT
theo phơng pháp khấu trừ. Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế vật liệu
nhạp kho đợc xác định theo từng nguồn nhập:
nào)sẽ xác định theo giá thực tế đích danh của hàng(lô hàng đó). Phơng pháp
này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật
liệu nhập kho.
+ Ưu điểm:
- Tính gía vật liệu xuất kho chính xác.
- áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu
nhng có giá trị lớn và mang tính đặc thù.
+ Nhợc điểm :
Đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ.
* Phơng pháp giá hạch toán:
7
Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc phản ánh
theo giá hạch toán( giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ,
kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công
thức:
Giá thực tế vật liệu
xuất dùng trong kỳ(hoặc tồn
cuối kỳ)
=
Giá hạch toán
vật liệu xuất dùng
trong kỳ(hoặc tồn
cuối kỳ)
x Hệ số giá vật liệu
Hệ số giá có thể tính theo từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ
yếu tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị hạch toán.
Hệ số giá vật liệu =
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
- - Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật
8
- Đơn giản, dễ làm phù hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số
lần nhập, xuất nhiều.
. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc:
Giá đơn vị
bình quân
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trứơc)
Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trứơc)
+ u điểm:
Đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ.
+ Nhợc điểm:
Độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của cả vật liệu
kỳ này. Có trờng hợp gây ra bất hợp lý( tồn kho âm).
. Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn)
Giá đơn vị bình quân
sau mỗi lần nhập
=
Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
Lợng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
+ Ưu điểm:
Phơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp trên, vừa
đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán , vừa chính xác, vừa phản ánh đợc tình
biến động của giá cả.
+ Nhợc điểm:
Việc tính toán phức tạp, tốn nhiều công sức với doanh nghiệp áp dụng kế
toán thủ công bởi vì sau mỗi lần vật liệu nhập kho, kế toán lại phải tính lại giá
bình quân do vậy chỉ nên áp dụngvới những doanh nghiệp có ít danh điểm vật
liệu, số lần nhập, xuất không nhiều, thực hiện kế toán máy.
* Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc(FIFO):
nghiệp bi nhìn nhận kém hơn so với khả năng thực tế.
- Phơng pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật liệu trong thực tế.
- Chi phí quản lý vật liệu của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua them
vật liệu nhằm tính vào giá vốn hàng hóa những chi phí mới nhất với giá cao.
Phơng pháp LIFO và phơng pháp FIFO có những tác đọng trái ngợc nhau
tới kết quả tài chính của doanh nghiệp . Phơng pháp FIFO cung cấp những
thông tin hợp lý, đúng đắn về giá trị vật liệu trên bảng cân đối kế toán (BCĐKT)
nhng lại làm doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí trên báo cáo kết quả
kinh doanh(BCKQKD). Ngợc lại, phơng pháp LIFO làm cho doanh thu phù hợp
với chi phí trên BCKQKD nhng lại phản ánh giá trị vật liệu ở mức lạc hậu so
với giá trị thị trờng của nó trên BCĐKT. Trong khi đó phơng pháp giá bình
quân là phơng pháp trung hòa giữa hai phơng pháp trên.
* Phơng pháp giá vật liệu tồn cuối kỳ:
Với các phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế vật liệu xuất kho đòi hỏi
kế toán phải xác định lợng vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy
nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu với
mẫu mã khác nhau, giá trị thấp lại đợc xuất dùng thờng xuyên sẽ không có điền
kiện kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải
tính giá cho số lợng vật liệu tồn kho cuối kỳ,sau đó mới xác định đợc giá thực tế
của vật liệu xuất kho trong kỳ:
Giá thực tế vật liệu = Số lợng vật liệu x Đơn giá vật liệu nhập kho
10
tồn kho cuối kỳ tồn kho cuối kỳ lần cuối
Giá thực tế vật
liệu xuất kho
=
Giá thực tế vật
liệu nhập kho
+
Giá thực tế vật
mỗi doanh nghiệp mà vận dụng thêm các chứng từ khác mang tính hớng dẫn
nh:
+ Biên bản kiểm nghiệm vật t(Mẫu số 04-VT).
+ Phiếu xuất vật t theo hạn mức(Mẫu số 04- VT).
+ Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ(Mẫu số 07-VT)
Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu bao gồm:
+ Phơng pháp thẻ song song.
+ Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
+ Phơng pháp sổ số d.
11
Mỗi phơng pháp này đều có những u điểm, nhợc điểm và phạm vi áp
dụng riêng nhng đều nhằm mục đích theo dõitình hình nhập, xuất, tồn vật liệu
về số lợng và giá trị cả ở kho và phòng kế toán .
1. Phơng pháp thẻ song song:
Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật
liệu , ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và phòng kế toán phải
mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lợng và giá trị.
Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi
đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho.
* Tại kho:
Hàng ngày, khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu , thủ kho phải kiểm
tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi số lợng thực nhập, thực
xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập,
xuất tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho.
Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi
số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một
lần.
Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho với số liệu
thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng
ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập,
khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên và trình độ
nghiệp vụ của nhân viên kế toán cha cao.
2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phơng pháp này đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớc phơng pháp
thẻ song song.
* Tại kho:
Theo phơng pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu , tại kho vẫn mở thẻ
kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh điểm vật liệu nh phơng pháp
thẻ song song.
*Tại phòng kế toán :
Định kỳ, sau khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho ,kế
toán thực hiện kiểm tra và mở sổ đối chiêú luân chuyển để ghi chép tình hình
nhập, xuất, tồn kho về số lợng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho. Sổ đối
chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một
lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của
13
Chứng từ nhập
Bảng tổng hợp
nhập, xuất, tồn
Chứng từ xuất
Thẻ kho Sổ chi tiết
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Ghi chú
từng danh điểm vật liệu . Mỗi danh điểm vật liệu chỉ đợc ghi một dòng trên sổ
đối chiếu luân chuyển.
Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê
nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho
chuyển tới.Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối
Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp
vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy
không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.
2. Phơng pháp sổ số d
Phơng pháp naỳ là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán
chi tiết vật liệu . Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc
hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ
sở kết hợp đó, ở kho chỉ hạch toán về số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán
về giá trị cuả vật liệu , xoá bỏ đợc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế
toán , tạo điều kiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ
kho , đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời.
* Tại kho:
Hạch toán vật liệu tại kho do thủ kho thực hiện trên các thẻ kho nh các
phơng pháp trên. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày theo qui định của doanh
nghiệp , sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập,
xuất kho vật liệu phát sinh trong ngày hoặc trong kỳ theo từng nhóm vật liệu
qui định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ kê
rõ số lợng , số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu , lập riêng cho phiếu
nhập kho và phiêú xuất kho. Phiếu này sau khi nhập xong đợc đính kèm với các
tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán.
Ngoài công việc hàng ngày nh trên thủ kho còn phải ghi số lợng vật liệu
tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu vào sổ số d. Sổ số d do kế toán mở cho
từng kho v à dùng cho cả năm. Cuối tháng, kế toán giao sổ số d cho thủ kho ghi
số lợng vật liệu tồn kho căn cứ vào các thẻ kho. Ghi xong, thủ kho phải chuyển
sổ về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
* Tại phòng kế toán :
Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ
kho của thủ kho và thu nhận các chứng từ nhập, xuất kho. Tại phòng kế toán ,
nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ , sau đó tổng
hợp giá trị vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu nhập, xuất để ghi vào cột thành
Phiếu giao nhận
chứng từ nhập
Chứng từ nhập
Chứng từ xuất
Thẻ kho
Bảng tổng hợp
nhập, xuất tồn
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Ghi chú
Bảng luỹ kế xuất
Sổ số dư
Phiếu giao nhận
chứng từ xuất
Bảng luỹ kế xuất
thuộc vào đặc điểm kinh doanh cuả doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác
quản lý, vào trình độ cán bộ kế toán, cũng nh vào quy định của chế độ kế toán
hiện hành.
Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp có
trách nhiệm lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật t thu mua cả về số lợng,
chất lợng, qui cách, mẫu mã. Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm
nghiệm thực tế để ghi vào "Biên bản kiểm nghiệm vật t ", sau đó, bộ phận cung
ứng sẽ lập "Phiếu nhập kho vật liệu "trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và
biên bản kiểm nghiệm rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi sổ số thực tế nhập
kho vào phiếu rồi chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trong trờng hợp
phát hiện thừa thiếu, sai qui cách thì thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung
ứng biết và cùng ngời giao hàng lập biên bản.
Khi xuất kho vật liệu với các mục đích khác nhau, kế toán sử dụng các
chứng từ khác nhau. Trong trờng hợp xuất kho vật liệu không thờng xuyên với
TK 151" Hàng mua đang đi đờng"
Tài khoản này đợc sử dụng để theo dõi các loại nguyên, vật liệu, hàng
hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của
doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho.
Bên Nợ: Giá trị hàng hoá, vật t đang đi đờng cuối kỳ.
Bên Có: Giá trị vật t, hàng hoá mua ở các kỳ trớc nhập kho hoặc chuyển
giao thẳng cho khách hàng.
D Nợ: Giá trị vật t, hàng hoá đang đi dờng cuối kỳ.
TK 152" Nguyên liệu, vật liệu "
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của
các loại nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại,
nhóm, thứ,...tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.
Bên Nợ: - Giá thực tế nguyên, vật liệu nhập kho.
- Giá trị nguyên, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
Bên Có: - Trị giá thực tế nguyên, vật liệu xuất kho.
- Giảm giá đợc hởng.
- Trị giá thực tế nguyên, vật liệu thiếu hụt, h hỏng phát hiện khi
kiểm kê.
D Nợ: Trị giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho.
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản
liên quan khác nh TK 133, TK 331, TK 111, TK 621, 627, 641, 642,...
Sơ đồ 4:
hạch toán nhập, xuất vật liệu theo
phơng pháp kê khai thờng xuyên
18
TK 331, 111, 112, 141...
TK 1331
Tăng do mua ngoài
Thuế
GTGT
Đánh giá tăng
2. Hạch toán nhập, xuất vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi thờng xuyên,
liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên các
tài khoản phản ánh từng loại hàng hoá tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho
đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho
thực tế và lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ
chính xác của phơng pháp này không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi
chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những loại hàng hoá, vật t
khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.
Theo phơng pháp này kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 611" Mua hàng"(Tiểu khoản 6111 - Mua nguyên, vật liệu "
Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên,
vật liệu theo giá thực tế ( giá mua và chi phí thu mua).
Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng
thêm trong kỳ.
Bên Có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong
kỳ và tồn kho cuối kỳ.
19
TK 611 cuối kỳ không có số d và thờng đợc mở chi tiết theo từng loại vật
t .
- TK 152 " Nguyên vật liệu "
Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng
loại.
Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ.
Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ.
D Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ.
- TK 151" Hàng mua đang đi trên đờng"
Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua(đã thuộc sở hứu của doanh
nghiệp ) nhng đang đi trên đờng hay đang gửi tại kho ngời bán, chi tiết theo
TK 111, 112, 331
Vật liệu xuất dùng
cho mục đích khác
TK 152
Giảm giá được hư
ởng và giá trị hàng
mua trả lại
TK 627, 641, 642, 241
TK 151, 152, 153
D: xxx
Kết chuyển giá trị vật liệu
tồn đầu kỳ
TK 111, 112, 331
Cả trờng hợp hạch toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu theo phơng pháp kê
khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp tính thuế
GTGT theo phơng pháp khấu trừ và phơng pháp trực tiếp hạch toán khác nhau ở
trờng hợp tăng vật liệu do mua ngoài nhập kho, còn các trờng hợp tăng vật liệu
khác thì hạch toán là giống nhau. Cụ thể trờng hợp tăng vật liệu do mua ngoài
nhập kho đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp kế
toán ghi theo giá nhập là giá có thuế GTGT.
IV. Hạch toán vật liệu thừa thiếu sau kiểm kê
Kiểm kê vật liệu là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạng
của vật liệu mà các phơng pháp kế toán cha phản ánh đợc. Thông qua kiểm kê,
doanh nghiệp nắm đợc thực trạng của vật liệu cả về số lợng và chất lợng, ngăn
ngừa hiện tợng lãng phí, tham ô vật liệu, có biện pháp xử lý kịp thời những hiện
tợng tiêu cực nhằm quản lý tốt vật liệu. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có
thể đợc thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị;
kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thờng...Khi kiểm kê doanh nghiệp phải thành
lập hội đồng hoặc ban kiểm kê, hội đồng hoặc ban kiểm kê phải có thành phần
đại diện lãnh đạo, những ngời có trách nhiệm vật chất về bảo quản vật t, phòng
TK 002
TK 621, 627, 641, 642
(4)
TK 721
(5)
TK 111, 334, 138(1388)
(6)
TK 138 (1381)
(7)
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trớc vào chi phí sản xuất
kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá trị ghi sổ kế toán
hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp thiệt hại
xảy ra do vật t, sản phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng phản
ánh đúng trị giá thực tế của hàng tồn kho của doanh nghiệp nhằm đa ra một
thông tin trung thực về tài sản của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính.
Theo qui định hiện hành của chế độ kế toán tài chính thì việc trích lập dự
phòng giảm giá hàng tồn kho đợc thực hiện vào thời điểm khoá sổ kế toán để
lập báo cáo tài chính năm. Số dự phòng đã trích lập tính vào chi phí quản lý
doanh nghiệp ở cuối niên độ kế toán trớc, đến cuối niên độ sau phải đợc hoàn
nhập toàn bộ vào thu nhập bất thờng.
Phơng pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Mức dự phòng cần lập năm
tới cho hàng tồn kho i
=
Số lợng hàng tồn kho i
cuối niên độ
x
Mức giảm giá hàng
tồn kho i
Kế toán sử dụng TK 159 " Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" để theo dõi
gọi của công ty . Ngày 22/9/1977 theo quyết định số 731/CNN- TCLĐ của Bộ
Công nghiệp nhẹ , xí nghiệp cơ khí sửa chữa máy khâu ra đời từ một phân xởng
sửa chữa của xí nghiệp May 10(nay là công ty May 10) - tiền thân của Công ty
cơ khí may Gia Lâm ngày nay. Cuối những năm 80, cùng với sự phát triển
chung của ngành công nghiệp nhẹ trong đó có sự phát triển mạnh mẽ của ngành
may công nghiệp - chuyển sang may hàng xuất khẩu, xí nghiệp cơ khí sửa chữa
máy khâu đổi tên thành Xí nghiệp Cơ khí may Gia Lâm theo quyết định số
462/CNN - TCLĐ ngày 7/5/1983 của Bộ Công nghiệp nhẹ và đợc xây dựng trên
địa điểm mới riêng biệt cùng với sự giúp đỡ của Cộng hoà dân chủ Đức cũ.
Những năm trong thời kỳ bao cấp, công ty cha phát huy đợc hết tiềm
năng của mình : mọi kế hoạch sản xuất và tiêu thụ của công ty đều đợc thực
hiện theo chỉ tiêu pháp lệnh của nhà nớc. Nhiệm vụ mà nhà nớc giao cho công
ty giai đoạn này là sản xuất các phụ tùng thay thế và sửa chữa các máy khâu
công nghiệp, các loại máy chuyên dùng trong ngành may công nghiệp cho các
xí nghiệp may thuộc Liên hiệp sản xuất xuất nhập khẩu May - Bộ Công nghiẹp
nhẹ hoặc các xí nghiệp may thuộc các Sở Công nghiệp trên toàn quốc.
Ngày 29/4/1993, để đáp ứng yêu cầu chung của xã hội, theo quyết định
số 445/QĐ - TCLĐ của Bộ Công nghiệp nhẹ, xí nghiệp đợc chuyên thành Công
ty cơ khí may Gia Lâm - một trong những đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc
Tổng công ty Dệt May Việt Nam.
Với công nghệ sản xuất tiên tiến, thiết bị hiện đại đợc nhập của Công hoầ
Liên bang Đức, Italia, với đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực, cán bộ chuyên
sâu nhiếu kinh nghiệm và đội ngũ công nhân lành nghề, đến nay công ty không
những sản xuất đơc phụ tùng thay thế mà còn vơn lên chế tạo đựoc các thiết bị
chuyên dùng của ngành may nh: máy cắt vải cố dịnh, máy đẩy tay, máy khoan
dấu, các loại chân bàn cắt vải , traỉ vải, Đặc biệt có một số máy móc thiết bị
đạt yêu cầu và chất lợng cao nh: bục là hơi, máy xén vải đầu bàn, máy dập cúc,
máy kiểm tra vải, hệ thống sấy giày, máy ép thuỷ lực, thay thế đ ợc hàng nhập
24
khẩu với giá chỉ bằng 60% đến 70% giá nhập khẩu . Ngoài việc sản xuất các
uầ
n
31.075.300.877 33.000.000.000 31.160.040.816 94,42 100,27
2 Lợi nhuận 388.636.051 495.000.000 514.870.389 104,01 132,48
3
Vốn kinh
doanh
12.954.535.030 13.711.911.362 13.729.877.329 100,13 105,98
4
Nộp ngân
sách
1.840.774.587 1.956.000.000 869.127 101,73 108,01
5
Thu nhập
bình quân
737.890 750.000 0,0375 115,88 117,78
6
Tỷ suất lợi
nhuận/vốn
kinh doanh
(6 = 2/3 )
0.03 0.0361 0,016 103,88 125
7 Tỷ suất lợi
nhuận/
doanh thu
0.012 0.015 106,67 133,3
25
Copyright: Tài liệu đại học ©