Ch ng VIươ
L TÂN VÀ NGHI TH C NHÀ N CỄ Ứ ƯỚ
I. Nh ng v n chung v l tânữ ấ đề ề ễ
1. Giao ti p ế
1.1. Khái ni m, vai trò, ph ng ti n, k n ng giao ti p ệ ươ ệ ĩ ă ế
a) Khái ni m:ệ
Giao ti p theo ngh a h p là truy n i m t thông i p.ế ĩ ẹ ề đ ộ đệ
Giao ti p theo ngh a r ng là ho t ng xác l p, v n hành các m i quan hế ĩ ộ ạ độ ậ ậ ố ệ
gi a con ng i v i con ng i nh m th a mãn nh ng nhu c u nh t nh.ữ ườ ớ ườ ằ ỏ ữ ầ ấ đị
b) Vai trò:
Giao ti p óng vai trò r t quan tr ng trong vi c quy t nh s thành b i c aế đ ấ ọ ệ ế đị ự ạ ủ
bu i l ho c quan h công vi c. Giao ti p úng m c s giúp cho ng i khách cóổ ễ ặ ệ ệ ế đ ự ẽ ườ
c m tình và tôn tr ng mình, t ó m i quan h gi a c quan và khách s t t pả ọ ừ đ ố ệ ữ ơ ẽ ố đẹ
h n. ơ
c) Ph ng ti n: ươ ệ
• Ngôn ng (phát âm chu n, không nói nhanh ho c ch m,…). ữ ẩ ặ ậ
• Ánh m t, n c i, nét m t, ắ ụ ườ ặ
• n b n, trang i m, trang s c.Ă ậ để ứ
• T th ng, ng i.ư ếđứ ồ
• Ki u bàn gh ể ế
d) K n ng:ĩ ă
- L ng nghe:ắ
• Thu th p c nhi u thông tin,ậ đượ ề
• Thoã mãn nhu c u ng i nói,ầ ườ
• H n ch c nh ng sai l m và gi i quy t c nhi u v n .ạ ếđượ ữ ầ ả ế đượ ề ấ đề
- t câu h i: Có nhi u lo i câu h i c dùng tu tình hu ng, c th :Đặ ỏ ề ạ ỏ đượ ỳ ố ụ ể
• Dùng câu h i thu th p thông tin,ỏ để ậ
• Dùng câu h i t o không khí ti p xúc,ỏ để ạ ế
• Dùng câu h i a ra m t ngh ,ỏ đểđư ộ đề ị
• Dùng câu h i k t thúc v n .ỏ để ế ấ đề
- Thuy t ph c: Là a ra tình ti t, s ki n, phân tích, gi i thích làm choế ụ đư ế ự ệ ả

) Gi gi c:đ ờ ấ
- Làm vi c úng gi , gi ch tín, gi l i h a. ệ đ ờ ữ ữ ữ ờ ứ
- N u vì m t lý do c bi t nào ó mà không th gi c l i h a thì ph iế ộ đặ ệ đ ể ữ đượ ờ ứ ả
xin l i và ph i báo tr c cho ng i khác bi t.ỗ ả ướ ườ ế
e) Giao ti p:ế
- Khi giao ti p v i ai c n bi t h tên, ch c v , n v công tác, ngành nghế ớ ầ ế ọ ứ ụ đơ ị ề
c a ng i ó ti n x ng hô và trò chuy n c ng nh trao i công vi c. ủ ườ đ để ệ ư ệ ũ ư đổ ệ
2
- C ng c n l u ý r ng khi g p ph n u tiên, không nên v i vàng h i th mũ ầ ư ằ ặ ụ ữđầ ộ ỏ ă
gia c nh, tu i tác c a h vì nh th r t d d n n nh ng t n th ng v tình c mả ổ ủ ọ ư ế ấ ễ ẫ đế ữ ổ ươ ề ả
(n u gia ình, tu i tác c a ng i ph n có v n tr c tr c).ế đ ổ ủ ườ ụ ữ ấ đề ụ ặ
g) Phép l ch s :ị ự
- Khi h i ai i u gì thì c n ph i h i l ch s .ỏ đ ề ầ ả ỏ ị ự
- Khi tr l i c ng ph i tr l i l ch s , có th tr l i t t c nh ng câu h i màả ờ ũ ả ả ờ ị ự ể ả ờ ấ ả ữ ỏ
khách c p k c khi mình ch a quen bi t h .đề ậ ể ả ư ế ọ
- Khi nh ai làm giúp m t vi c gì ta nên nói l i c m n, khi làm ph t ý m tờ ộ ệ ờ ả ơ ậ ộ
ng i thì ph i xin l i.ườ ả ỗ
- Khi m i khách n ti c, ph i chú ý n kh u v c a khách, nên ch n nh ngờ ă ệ ả đế ẩ ị ủ ọ ữ
món n mà khách thích.ă
- Khi nh n th , b u thi p ph i phúc áp ngay.ậ ư ư ế ả đ
Cách trao, nh n danh thi p:ậ ế
Cách trao danh thi pế Cách nh n danh thi pậ ế
- danh thi p n i d l y nh t (túiĐể ế ở ơ ễ ấ ấ
áo trên).
- L y danh thi p khi g p khách hàng.ấ ế ặ
- Ph i trao tr c m t, phía tay ph iả ướ ặ ả
c a khách.ủ
- Nên dùng hai tay trao danh thi p.để ế
- Không nên âm th m lên m t bàn.ầ để ặ
- V a trao, v a nói ừ ừ

c s m áp và lòng chân thành c a mình.đượ ựấ ủ
Nh ng i u nên tránh khi b t tay:ữ đ ề ắ
+ N m quá lâu, c bi t là khi b t tay n gi i.ắ đặ ệ ắ ữ ớ
+ Si t m nh.ế ạ
+ L c qua, l c l i.ắ ắ ạ
+ H h ng, m t nhìn ch khác ho c nói chuy n v i ng i khác.ờ ữ ắ ỗ ặ ệ ớ ườ
+ Kênh ki u, ra v ta ây ệ ẻ đ
- Khi ón nhi u ng i ho c nhi u ng i ón mình, nên b t tay t ng ng i,đ ề ườ ặ ề ườ đ ắ ừ ườ
không b sót ng i nào, nên nh không b t chéo hai tay ng i khách m t l t.ỏ ườ ớ ắ ườ ộ ượ
- Theo phong t c châu Âu, ng i ph n th ng a tay ra tr c, ng i namụ ườ ụ ữ ườ đư ướ ườ
nâng l y tay h r i hôn nh (không b t tay). Th ng thì ng i ph n khi g pấ ọ ồ ẹ ắ ườ ườ ụ ữ ặ
ng i nam m i quen thì g t u chào, còn thân tình hay ng i có ch c v cao aườ ớ ậ đầ ườ ứ ụ đư
tay b t tr c thì b t tay l i áp l .ắ ướ ắ ạ đểđ ễ
- N u là n ch nhân ón khách thì ng ch ng b t tay khách (ng i nế ữ ủ đ đứ ủ độ ắ ườ ữ
có th eo g ng tay nh ng ng i nam thì b t bu c ph i tháo g ng tay ra, tr khiể đ ă ư ườ ắ ộ ả ă ừ
m c quân ph c.)ặ ụ
- n i công c ng, ng i n có th ng i yên trên gh b t tay, ch ngỞ ơ ộ ườ ữ ể ồ ế để ắ ỉ đứ
d y khi b t tay nh ng ng i có ch c v cao.ậ ắ ữ ườ ứ ụ
3. Th m iư ờ
3.1. c tính chungĐặ
Th m i là hình th c m i trang tr ng theo nghi th c và c n c tr l i v iư ờ ứ ờ ọ ứ ầ đượ ả ờ ớ
hình th c trang tr ng t ng ng qua i n tho i ho c b ng th h i âm.ứ ọ ươ ứ đ ệ ạ ặ ằ ư ồ
Khi h i âm c n l u ý:ồ ầ ư
- N u là th m i d l , h i ngh , d h p nên nh c l i gi , a i m tránhế ư ờ ự ễ ộ ị ự ọ ắ ạ ờ đị đ ể để
nh m l n áng ti c có th x y ra.ầ ẫ đ ế ể ả
- N u là thi p chúc m ng, t ng quà thì ghi: R t c m ng nh n c th /ế ệ ừ ặ ấ ả độ ậ đượ ư
quà c a ông (bà, anh, ch ); Xin chân thành c m n, xin kính chúc ủ ị ả ơ
- N u không tham d c nên gi i thích ng n g n lý do và bày t s h iế ự đượ ả ắ ọ ỏ ự ố
ti c vì không th tham d .ế ể ự
3.2. Nh ng bi u l tình c mữ ể ộ ả

- Khi nâng ly, ng i có ch c v th p nâng ly th p h n ng i có ch c v cao.ườ ứ ụ ấ ấ ơ ườ ứ ụ
- Không nên v a nhai th c n v a tr l i v i khách.ừ ứ ă ừ ả ờ ớ
- Nên làm quen, trò chuy n v i ng i ng i bên c nh t o không khí vui v ,ệ ớ ườ ồ ạ để ạ ẻ
m m.đầ ấ
- Lúc ra v nên ch ng i có ch c v cao ra tr c, nh n chào ch nhân vàề ờ ườ ứ ụ ướ ớ đế ủ
t l i c m n v bu i ti c. N u ch nhân t ch c t i nhà và tr c ti p ng ra n uỏ ờ ả ơ ề ổ ệ ế ủ ổ ứ ạ ự ế đứ ấ
n ng thì nên ch n m t món ngon nh t khen h .ướ ọ ộ ấ để ọ
* N u tham d ti c ng thì c n chú ý:ế ự ệ đứ ầ
5
- Trong c ng nh sau khi n nên tìm ch ng trò chuy n v i ng i cùngũ ư ă ỗ đứ ệ ớ ườ
c p và c ng v v i mình.ấ ươ ị ớ
- Nên nh ng dao, mu ng, n a, chén, th c n cho ng i có ch c v , ng iườ ỗ ĩ ứ ă ườ ứ ụ ườ
cao tu i, ng i ph n , khách n c ngoài tr c.ổ ườ ụ ữ ướ ướ
- L y th c n v a lòng a, h t thì l y thêm.ấ ứ ă ừ đủ đĩ ế ấ
- Khi l y th c n xong nên lùi xa bàn nh ng ch cho ng i khác.ấ ứ ă để ườ ỗ ườ
* N u tham d ti c ng i c n chú ý:ế ự ệ ồ ầ
- Không nên n tr .đế ễ
- T i phòng khách, n u ch nhân có s bàn ti c thì nên xem tr c v tríạ ế ủ để ơ đồ ệ ướ ị
ng i c a mình tránh i l i l n x n.ồ ủ để đ ạ ộ ộ
- N u không có s ho c gi y ghi tên bàn ti c thì nên tìm bàn cóế ơ đồ ặ ấ đểở ệ
ng i quen, ng i cùng c p ng i.ườ ườ ấ để ồ
Khi t i gi , n u thi u vài ng i thì ch nhân có th b t u bu i ti c (khôngớ ờ ế ế ườ ủ ể ắ đầ ổ ệ
nên nh ng ng i có m t ch quá lâu).để ữ ườ ặ ờ
4.2. Các lo i ti c chiêu ãi.ạ ệ đ
a) n sáng: Ă
Hình th c này th ng c dùng trong nh ng tr ng h p thân m t. Món nứ ườ đượ ữ ườ ợ ậ ă
th ng dùng là bánh mì, phó mát, b , tr ng, cà phê, trà ườ ơ ứ
b) U ng cà phê: ố
Sáng nên u ng lúc 6 gi , chi u nên u ng kho n 3 ho c 4 gi , có th dùngố ờ ề ố ả ặ ờ ể
vài món n nh , dùng ít r u nh .ă ẹ ượ ẹ

- Các món tôm cua, sò, c có th c m tay n.ố ể ầ đểă
- ang n ti p t c thì gát n a và dao lên mép a; n xong thì mu ng, n aĐ ă ế ụ ĩ đĩ ă để ỗ ĩ
chéo nhau.
4.4. Cách s p x p ch ng i trên bàn ti c:ắ ế ỗ ồ ệ
a) S p x p lo i bàn hình ch nh t:ắ ế ạ ữ ậ
K6 C4 K2 C1 K3 C5 K7
C7 K5 C3 K1 C2 K4 C6
C A VÀOỬ
b) S p x p lo i bàn vuông:ắ ế ả
C A VÀOỬ
K17
K2 K3

C4
L u ý: ư
- Thông th ng vì l ch s ng i ta hay x p khách ng i bên trong và ch ng iườ ị ự ườ ế ồ ủ ồ
bên ngoài ho c hai bên u bàn.ặ đầ
- S l ng ch và khách không nên quá chênh l ch.ố ượ ủ ệ
- Sau khi nh ch ng i b n có th ghi tên khách vào thi p trên m t bànđị ỗ ồ ạ ể ệ để ặ
ch khách ng i ho c v s bàn ti c t phòng khách khách xem tr c khiỗ ồ ặ ẽ ơ đồ ệ đặ ở để ướ
b c vào phòng ti c, b ph n ti p tân có th h ng d n khách ng i úng v trí c aướ ệ ộ ậ ế ể ướ ẫ ồ đ ị ủ
mình.
c) S p x p bàn ti c hình ch “U”ắ ế ệ ữ
K C K C
C K C K
K C K C
C K C K

+ B ngo i giao, các i s quán, lãnh s quán Vi t Nam t i n c ngoài.ộ ạ đạ ứ ự ệ ạ ướ
+ Qu c huy có th treo l ài các ngày l l n: 01 - 5; 02 - 9 do Chính phố ể ở ễ đ ễ ớ ủ
ho c các c p chính quy n a ph ng t ch c.ặ ấ ề đị ươ ổ ứ
1.3. In qu c huyố
Qu c huy c in trong các v n b n, gi y t sau ây:ố đượ ă ả ấ ờ đ
- Huân ch ng, B ng khen c a Ch t ch n c, Th t ng Chính ph .ươ ằ ủ ủ ị ướ ủ ướ ủ
- Các v n b n ngo i giao nh : Qu c th , u nhi m th , Th gi i thi u c aă ả ạ ư ố ư ỷ ệ ư ư ớ ệ ủ
Ch t ch n c, Th t ng Chính ph , B tr ng b ngo i giao.ủ ị ướ ủ ướ ủ ộ ưở ộ ạ
- H chi u.ộ ế
9
- Công hàm, thi p m i, phong bì c a Ch t ch n c, Th t ng Chính ph ,ế ờ ủ ủ ị ướ ủ ướ ủ
B ngo i giao.ộ ạ
- Các th t , thi p m i, phong bì c a Ch t ch Qu c h i trong vi c giao thi pư ừ ế ờ ủ ủ ị ố ộ ệ ệ
v i các c quan n c ngoài.ớ ơ ướ
- Công v n, thi p m i, phong bì c a các i s quán và lãnh s quán n că ế ờ ủ đạ ứ ự ở ướ
ngoài.
2. Qu c kố ỳ
2.1. Khái ni mệ
- Qu c k (c T qu c) là c t ng tr ng cho m t qu c gia, là bi u tr ngố ỳ ờ ổ ố ờ ượ ư ộ ố ể ư
m t cách rõ ràng quy n l c c a nhân dân ta, ch quy n c a mình v lãnh th ộ ề ự ủ ủ ề ủ ề ổ
- Qu c k n c ta có hình ch nh t, chi u r ng b ng hai ph n ba chi u dài,ố ỳ ướ ữ ậ ề ộ ằ ầ ề
n n th m, gi a có ngôi sao vàng n m cánh màu vàng t i v i các cánh sao làmề đỏ ắ ữ ă ươ ớ
theo ng th ng. Trung tâm c a sao t úng trung tâm c a c , t trung tâm saođườ ẳ ủ đặ đ ủ ờ ừ
n u m t cánh sao b ng 1/5 chi u dài, m t cánh sao quay th ng lên trên.đế đầ ộ ằ ề ộ ẳ
2.2. Các nguyên t c treo Qu c kắ ố ỳ
- Qu c k c treo trong các phòng h p c a các c p chính quy n và cácố ỳ đượ ọ ủ ấ ề
oàn th khi h p nh ng bu i long tr ng; Treo bên ngoài nh ng ngày l l n nh :đ ể ọ ữ ổ ọ ữ ễ ớ ư
T t d ng l ch và âm l ch, ngày b u c , ngày Qu c t lao ng, sinh nh t Bác,ế ươ ị ị ầ ử ố ế độ ậ
ngày Cách m ng tháng 8 và Qu c khánh 2/9; Qu c k có th c treo ho c mangạ ố ố ỳ ểđượ ặ
i nh ng n i có t ch c mít tinh, ng viên qu n chúng làm các công trình t pđ ở ữ ơ ổ ứ độ ầ ậ

+ C t c c ng ph i cùng chi u cao và trên nh c trang trí gi ng h tộ ờ ũ ả ề đỉ đượ ố ệ
nhau. M i c t c hay que c m c ch treo m t lá c , tuy t i không treo lá trên láỗ ộ ờ ắ ờ ỉ ộ ờ ệ đố
d i. Khi treo nhi u c c n ph i xác nh c v trí c a lá c u tiên. N u c mướ ề ờ ầ ả đị đượ ị ủ ờ đầ ế ắ
hai lá c , nhìn t tr c vào, v trí th nh t bên ph i, v trí th hai bên trái.ờ ừ ướ ị ứ ấ ở ả ị ứ ở
+ Khi có ba lá c , v trí th nh t gi a, th hai và th ba l n l t bên ph iờ ị ứ ấ ở ữ ứ ứ ầ ượ ở ả
và bên trái.
+ Khi có t b n là c tr lên, có th c m c theo quy nh th t : V trí thừ ố ờ ở ể ắ ờ đị ứ ự ị ứ
nh t u cùng bên trái và l n l t n các v trí ti p theo. Ta c ng có th x p theoấ ở đầ ầ ượ đế ị ế ũ ể ế
nguyên t c: Ch n trái, l ph i. C c ng có th c x p theo vòng tròn, hìnhắ ẵ ẻ ả ờ ũ ể đượ ế
vuông, hình bán nguy t, song song, hình ch V ho c cán c chéo nhau. ệ ữ ặ ờ
+ Vi c xác nh v trí c a lá c th nh t c ti n hành d a trên nh ngệ đị ị ủ ờ ứ ấ đượ ế ự ữ
nguyên t c sau:ắ
o Qu c k treo trên lãnh th c a mình bao gi c ng v trí quan tr ngố ỳ ổ ủ ờ ũ ở ị ọ
nh t.ấ
o Không treo c n c ngoài khi không treo c c a mình (Tr các i sờ ướ ờ ủ ừ đạ ứ
quán và lãnh s quán).ự
o S p x p c theo tr t t ch cái c a n c ch nhà ho c theo tho thu n.ắ ế ờ ậ ự ữ ủ ướ ủ ặ ả ậ
+ C c a Liên h p qu c ( c ch p thu n ngày 21 tháng 10 n m 1947 b ngờ ủ ợ ố đượ ấ ậ ă ằ
m t Ngh quy t c a i h i ng) có cùng kích c v i các lá c khác c treo, cácộ ị ế ủ đạ ộ đồ ỡ ớ ờ đượ
c t c có cùng chi u cao, c treo bên ph i ho c bên trái m t lá c khác. N u cácộ ờ ề đượ ả ặ ộ ờ ế
c c b trí theo hình tròn thì c c a Liên h p qu c t chính gi a ho c ngayờ đượ ố ờ ủ ợ ố đặ ữ ặ ở
c nh; n u t thành hàng thì c Liên h p qu c t riêng ho c gi a ho c hai c ạ ế đặ ờ ợ ố đặ ặ ở ữ ặ ờ ở
hai bên u.đầ
+ Qu c k c a m t n c mà ó có c c a Liên h p qu c c treo lênố ỳ ủ ộ ướ ở đ ờ ủ ợ ố đượ
cùng các c khác s có v trí theo v n ch cái c a n c ó. N u n c ó mu nờ ẽ ị ầ ữ ủ ướ đ ế ướ đ ố
phân bi t c c a mình thì s t hai u v i m t kho ng cách t ng ng 1/5ệ ờ ủ ẽ đặ ở đầ ớ ộ ả ươ đươ
ho c h n n a t ng chi u dài hàng c .ặ ơ ữ ổ ề ờ
Ví d : Hàng c dài 15 mét, kho ng cách s là 3 mét.ụ ờ ả ẽ
+ Khi treo c không cán thì c có th c treo th ng ng ho c hàng ngangờ ờ ểđượ ẳ đứ ặ
trên t ng. C c treo ngang ph i c b trí sao cho nh ang bay ph p ph iườ ờ đượ ả đượ ố ư đ ấ ớ

Qu c ca có th c hát b ng l i ho c c b ng nh c trong các tr ng h pố ể đượ ằ ờ ặ ử ằ ạ ườ ợ
sau:
- Làm l chào c ,ễ ờ
- Khai m c và b m c nh ng bu i h p long tr ng do chính quy n ho c oànạ ế ạ ữ ổ ọ ọ ề ặ đ
th t ch c,ể ổ ứ
- Hàng ngày, khi b t u bu i phát thanh th nh t và k t thúc bu i phátắ đầ ổ ứ ấ ế ổ
thanh cu i cùng c a ài ti ng nói Vi t Nam.ố ủ đ ế ệ
3.2. Yêu c u khi hát qu c ca.ầ ố
- Khi c Qu c ca, m i ng i ph i b nón, m , ng nghiêm. trong phòngử ố ọ ườ ả ỏ ũ đứ Ở
h p, n u treo Qu c k , phía sau oàn Ch t ch thì khi chào c , Ch t ch oànọ ế ố ỳ Đ ủ ị ờ ủ ị đ
12
không c n quay m t vào Qu c k mà có th nhìn th ng v phía tr c mình. T t cầ ặ ố ỳ ể ẳ ề ướ ấ ả
nh ng ng i còn l i ph i nhìn vào Qu c k và hát Qu c ca.ữ ườ ạ ả ố ỳ ố
- Khi c Qu c ca c a n c ta v i n c khác thì c Qu c ca c a n c b nử ố ủ ướ ớ ướ ử ố ủ ướ ạ
tr c, c Qu c ca c a ta sau nh m th hi n s tôn tr ng c a ta i v i b n.ướ ử ố ủ ằ ể ệ ự ọ ủ đố ớ ạ
- Không dùng b ng ghi âm và h th ng loa phóng thanh thay cho vi c hátă ệ ố ệ
Qu c ca khi chào c c t ch c vào sáng th hai hàng tu n, tr c bu i h c uố ờ đượ ổ ứ ứ ầ ướ ổ ọ đầ
tiên t i các n v v trang, các tr ng ph thông, tr ng d y ngh và trung h cạ đơ ị ũ ườ ổ ườ ạ ề ọ
chuyên nghi p, các h c vi n, các tr ng i h c. L chào c t i các bu i l l n c aệ ọ ệ ườ đạ ọ ễ ờ ạ ổ ễ ớ ủ
Nhà n c ho c các bu i oán ti p mang nghi th c nhà n c, nh ng bu i l kướ ặ ổ đ ế ứ ướ ữ ổ ễ ỷ
ni m c a ngành, a ph ng thì có th s d ng b ng ghi âm ho c quân nh c thayệ ủ đị ươ ể ử ụ ă ặ ạ
cho hát Qu c ca.ố
3.3. Nh c Qu c ca.ạ ố
Bài Qu c ca c a n c ta: “Ti n quân ca” c a nh c s V n Cao.ố ủ ướ ế ủ ạ ĩ ă
Nh c Qu c ca c a ta có hai o n: o n u th ng hát lúc khai m c, o nạ ố ủ đ ạ đ ạ đầ ườ ạ đ ạ
sau c hát khi b m c.đượ ế ạ
o n 1Đ ạ
oàn quân Vi t Nam iĐ ệ đ
Chung lòng c u n c ứ ướ
B c chân d n vang trên ng gh p gh nh xaướ ồ đườ ậ ề

2. T i sao ph i tuân th các quy nh c aạ ả ủ đị ủ
pháp lu t v các bi u t ng qu c gia?ậ ề ể ượ ố
14
Ch ng VIIươ
K THU T SO N TH O M T S V N B N HÀNH CHÍNHĨ Ậ Ạ Ả Ộ Ố Ă Ả
THÔNG D NG VÀ HI N I HOÁ V N PHÒNGỤ Ệ ĐẠ Ă
I. K thu t so n th o m t s v n b n hành chính thông d ngĩ ậ ạ ả ộ ố ă ả ụ
1. V n b n và th th c v n b nă ả ể ứ ă ả
1.1. V n b nă ả
V n b n là ph ng ti n ghi l i và truy n t thông tin b ng m t ngôn ngă ả ươ ệ ạ ề đạ ằ ộ ữ
nh t nh. ó các tài li u, gi y t c hình thành trong quá trình ho t ng c a cấ đị Đ ệ ấ ờ đượ ạ độ ủ ơ
quan, doanh nghi p.ệ
1.2. Th th c v n b nể ứ ă ả
Th th c v n b n là t p h p các thành ph n c u thành v n b n, g m:ể ứ ă ả ậ ợ ầ ấ ă ả ồ
- Qu c hi u:ố ệ c trình bày u trang gi y, có giá tr xác nh n tính pháp líĐượ ở đầ ấ ị ậ
c a v n b n.ủ ă ả
VD: C ng hòa…ộ
- Tên c quan ban hành:ơ t góc trái u v n b n.Đặ ở đầ ă ả
- S và kí hi u v n b n:ố ệ ă ả c ghi d i tên c quan ban hành nh m giúp choĐượ ướ ơ ằ
vi c vào s , tìm ki m v n b n c d dàng.ệ ổ ế ă ả đượ ễ
Kí hi u là ch vi t t t (in hoa) tên lo i v n b n và tên c quan ban hành v nệ ữ ế ắ ạ ă ả ơ ă
b n, gi a chúng có d u g ch n i.ả ữ ấ ạ ố
VD: + S 25/2010/Q -UB (v n b n có tên lo i), ố Đ ă ả ạ
+ S 234/SXD-VP (v n b n không có tên lo i).ố ă ả ạ
- a danh, ngày, tháng, n m: Đị ă
• a danh là a i m t tr s c a c quan ban hành v n b n. Đị đị để đặ ụ ở ủ ơ ă ả
VD:…
• Ngày tháng n m c ghi nh sau: Ngày d i 10, tháng d i 3 ph iă đượ ư ướ ướ ả
ghi s 0 phía tr c. ố ướ
VD: + Tam K , ngày 05 tháng 9 n m 2010ỳ ă

• Dùng t ng ph thông, không dùng t a ph ng và t ng n cừ ữ ổ ừ đị ươ ừ ữ ướ
ngoài n u không c n thi t.ế ầ ế
• Không vi t t t. i v i nh ng t , c m t c s d ng nhi u l n trongế ắ Đố ớ ữ ừ ụ ừđượ ử ụ ề ầ
v n b n thì có th vi t t t nh ng các ch vi t t t l n u ph i t trongă ả ể ế ắ ư ữ ế ắ ầ đầ ả đặ
d u (…) ngay sau t , c m t ó.ấ ừ ụ ừđ
• Vi t hoa c th c hi n theo quy t t chính t ti ng Vi t.ế đượ ự ệ ắ ả ế ệ
• B c c v n b n tùy theo th lo i và n i dung có th có ph n c n cố ụ ă ả ể ạ ộ ể ầ ă ứ
pháp lí ban hành.để
- Ch c v , h tên và ch kí ng i có th m quy nứ ụ ọ ữ ườ ẩ ề :
• Ch c v ghi trên v n b n là ch c danh lãnh o chính th c c a ng iứ ụ ă ả ứ đạ ứ ủ ườ
kí v n b n trong c quan. Ch ghi ch c danh không ghi l i tên c quană ả ơ ỉ ứ ạ ơ
(tr v n b n liên t ch). ừ ă ả ị
16
L u ý các tr ng h p sau:ư ườ ợ
+ Tr ng h p kí thay m t t p th thì ph i ghi ch vi t t t làườ ợ ặ ậ ể ả ữ ế ắ
“TM” (thay m t) vào tr c tên t p th lãnh o.ặ ướ ậ ể đạ
+ Tr ng h p kí thay m t ng i ng u c quan thì ph i ghiườ ợ ặ ườ đứ đầ ơ ả
ch “KT” (kí thay) vào tr c ch c v ng i ng u.ữ ướ ứ ụ ườ đứ đầ
+ Tr ng h p kí th a l nh thì ph i ghi ch vi t t t là “TL” (th aườ ợ ừ ệ ả ữ ế ắ ừ
l nh) vào tr c ch c v c a ng i ng u.ệ ướ ứ ụ ủ ườ đứ đầ
+ Tr ng h p kí th a y quy n thì ph i ghi ch vi t t t làườ ợ ừ ủ ề ả ữ ế ắ
“TUQ” (th a y quy n) vào tr c ch c v c a ng i ng u.ừ ủ ề ướ ứ ụ ủ ườ đứ đầ
• H tên: Ph i ghi y h , tên m (n u có), và tên c a ng i kí v nọ ả đầ đủ ọ đệ ế ủ ườ ă
b n.ả
VD: TM. UBND KT. B TR NGỘ ƯỞ
CH T CH TH TR NG Ủ Ị Ứ ƯỞ
(Ch kí, óng d u UBND) (Ch kí, óng d u B )ữ đ ấ ữ đ ấ ộ
Tr n V n A Lê Hùngầ ă
- D u c quan, t ch cấ ơ ổ ứ : D u c a c quan ban hành v n b n ph i c óngấ ủ ơ ă ả ả đượ đ
ngay ng n, rõ ràng trùm lên 1/3 bên trái ch kí. D u óng b ng màu t i c aắ ữ ấ đ ằ đỏ ươ ủ

+ B c c c a công v n:ố ụ ủ ă
- Ph n m u:ầ ở đầ
Qu c hi u, tên c quan ban hành, s và kí hi u, a danh ngày tháng,ố ệ ơ ố ệ đị
trích y u n i dung, n i g i.ế ộ ơ ử
- Ph n n i dung bao g m:ầ ộ ồ
• t v n : Nêu rõ lí do, c s ban hành.Đặ ấ đề ơ ở
• Gi i quy t v n : Trình bày yêu c u gi i quy t, c th , rõ ràng, iả ế ấ đề ầ ả ế ụ ể đ
th ng vào tr ng tâm v n . Cách hành v n phù h p t ng lo i côngẳ ọ ấ đề ă ợ ừ ạ
v n, b o m tính thuy t ph c t o i u ki n thu n l i cho nghiên c uă ả đả ế ụ ạ đ ề ệ ậ ợ ứ
gi i quy t.ả ế
• K t lu n v n : Vi t ng n g n, kh ng nh n i dung ã nêu, yêu c uế ậ ấ đề ế ắ ọ ẳ đị ộ đ ầ
th c hi n, nh n m nh trách nhi m gi i quy t v n b n khi cân thi t.ự ệ ấ ạ ệ ả ế ă ả ế
- Ph n k t: Th m quy n kí, d u c a c quan, n i nh n.ầ ế ẩ ề ấ ủ ơ ơ ậ
+ M t s lo i công v n: Công v n h ng d n, gi i thích, ch o, ôn cộ ố ạ ă ă ướ ẫ ả ỉ đạ đ đố
nh c nh , ngh yêu c u, phúc áp, h i ý ki n, giao d ch,…ắ ỡ đề ị ầ đ ỏ ế ị
2.3. Thông báo
+ Thông báo là v n b n thông tin v ho t ng c a c quan nhà n c, tă ả ề ạ độ ủ ơ ướ ổ
ch c xã h i.ứ ộ
+ B c c c a thông báo:ố ụ ủ
- Ph n m u:ầ ở đầ
Qu c hi u, tên c quan ban hành, s và kí hi u, a danh ngày tháng,ố ệ ơ ố ệ đị
trích y u n i dung, tên lo i v n b n: Thông báo.ế ộ ạ ă ả
- Ph n n i dung c a thông báo bao g m:ầ ộ ủ ồ
• t v n : Không trình bày lí do mà gi i thi u tr c ti p vào nh ngĐặ ấ đề ớ ệ ự ế ữ
v n c n thông báo.ấ đề ầ
18
• N i dung: Ph i vi t ng n g n, c th , d hi u, l ng thông tin c nộ ả ế ắ ọ ụ ể ễ ể đủ ượ ầ
thi t.ế
• K t thúc thông báo: Nh c l i n i dung chính tr ng tâm.ế ắ ạ ộ ọ
- Ph n k t: Th m quy n kí, d u c a c quan, n i nh n.ầ ế ẩ ề ấ ủ ơ ơ ậ

m t cách c th rõ ràng, tài li u có thông tin trung th c, nh ng l iộ ụ ể ệ ự ữ ợ
nhu n, khó kh n khi th c hi n; ý ngh a, tác d ng c a ngh m i.ậ ă ự ệ ĩ ụ ủ đề ị ớ
• K t thúc t trình: Nêu nh ng ki n ngh c p trên xem xét ch p thu nế ờ ữ ế ị để ấ ấ ậ
xu t m i ã nêu s m tri n khai th c hi n.đề ấ ớ đ để ớ ể ự ệ
19
- Ph n k t: Th m quy n kí, hình th c kí, d u c a c quan, n i nh n. T trìnhầ ế ẩ ề ứ ấ ủ ơ ơ ậ ờ
có th kèm theo các v n b n ph minh h a cho ph ng án c xu t trong tể ă ả ụ để ọ ươ đượ đề ấ ờ
trình.
2.6. Biên b nả
+ Biên b n là v n b n dùng ghi chép l i nh ng s vi c ã x y ra ho cả ă ả để ạ ữ ự ệ đ ẩ ặ
ang x y ra trong các ho t ng do nh ng ng i ch ng ki n th c hi n.đ ẩ ạ độ ữ ườ ứ ế ự ệ
Biên b n có nhi u lo i khác nhau nh : Biên b n h i ngh , h p, s vi c x yả ề ạ ư ả ộ ị ọ ự ệ ẩ
ra, x lí,bàn giao, nghi m thu,…ử ệ
+ B c c c a thông báo:ố ụ ủ
- Ph n m u:ầ ở đầ
Qu c hi u, tên c quan ban hành, s và kí hi u, a danh ngày tháng,ố ệ ơ ố ệ đị
trích y u n i dung, tên lo i v n b n: biên b n.ế ộ ạ ă ả ả
- Ph n n i dung c a thông báo bao g m:ầ ộ ủ ồ
• t v n : Ghi rõ th i gian l p biên b n, a i m, thành ph n thamĐặ ấ đề ờ ậ ả đị đ ể ầ
gia.
• N i dung: Ghi di n bi n s ki n: khách quan, chính xác, c th , trungộ ễ ế ự ệ ụ ể
th c, y , không suy oán ch quan.ự đầ đủ đ ủ
• K t thúc biên b n: Ghi th i gian k t thúc.ế ả ờ ế
- Ph n k t: Th m quy n kí: T i thi u ph i hai ng i, con d u c a c quanầ ế ẩ ề ố ể ả ườ ấ ủ ơ
óng lên ch kí c a ch t a i v i h i ngh hay h p, n i nh n.đ ữ ủ ủ ọ đố ớ ộ ị ọ ơ ậ
II. Hi n i hóa công tác v n phòngệ đạ ă
1. M c tiêu ụ
- T ch c l i b máy g n nh , khoa h c, úng ch c n ng.ổ ứ ạ ộ ọ ẹ ọ đ ứ ă
- T ng b c công ngh hóa công tác v n phòng.ừ ướ ệ ă
- T o ti n phát tri n cho m i c quan, t ch c. ạ ề đềđể ể ỗ ơ ổ ứ

- C i ti n bàn làm vi c hình ch nh t thành bàn hình ch L ho c ch U cùngả ế ệ ữ ậ ữ ặ ữ
v i gh xoay, m t nhân viên V n phòng có th ng i m t ch v n thao tác thu n l iớ ế ộ ă ể ồ ộ ỗ ẫ ậ ợ
khi làm các công vi c x lý gi y t , s d ng các thi t b V n phòng so n th oệ ử ấ ờ ử ụ ế ị ă để ạ ả
v n b n, ánh máy v n b n, truy n v n b n, các thi t b vi n thông Môi tr ngă ả đ ă ả ề ă ả ế ị ễ ườ
V n phòng c thi t k v i nhi t , ánh sáng, n, màu t ng thích h p. ă đượ ế ế ớ ệ độ độồ ườ ợ
- M t b ng V n phòng c c i ti n t nh ng c n phòng khép kín v i r tặ ằ ă đượ ả ế ừ ữ ă ớ ấ
nhi u nh c i m sang mô hình V n phòng m t b ng m (open plan office) v iề ượ để ă ặ ằ ở ớ
di n tích kho ng 60 - 80 m2, ch cho kho ng 20 v trí làm vi c. V n phòng m tệ ả đủ ỗ ả ị ệ ă ặ
b ng m có nhi u u i m nh :ằ ở ề ư đ ể ư
• T o i u ki n cho dây chuy n công vi c, s liên k t thông tin gi a cácạ đ ề ệ ề ệ ự ế ữ
khâu trong x lý thông tin c a V n phòng c liên t c; ử ủ ă đượ ụ
• Ng i lãnh o V n phòng ki m soát công vi c V n phòng c dườ đạ ă ể ệ ă đượ ễ
dàng;
• Gi m kinh phí u t xây d ng m t b ng và trang thi t b cho V nả đầ ư ự ặ ằ ế ị ă
phòng;
• D b trí l i các v trí làm vi c trong V n phòng khi ng i lãnh oễ ố ạ ị ệ ă ườ đạ
V n phòng có nh ng sáng ki n m i v.v ă ữ ế ớ
2.2. Con ng i làm V n phòng.ườ ă
Con ng i làm vi c trong V n phòng là nhân v t trung tâm, là ch th c aườ ệ ă ậ ủ ể ủ
V n phòng. ă
Trong V n phòng hi n i, nhân t con ng i c coi tr ng h n bao giă ệ đạ ố ườ đượ ọ ơ ờ
h t. Lao ng trong V n phòng c coi là lao ng thông tin v i tính sáng t o vàế độ ă đượ độ ớ ạ
trí tu ngày càng t ng. Do ó, ng i lao ng V n phòng c ào t o t nệ ă đ ườ độ ă đượ đ ạ đạ đế
trình cao, theo h ng a n ng, toàn di n v nghi p v , k thu t, k n ng giaođộ ướ đ ă ệ ề ệ ụ ỹ ậ ỹ ă
ti p - ng x . ế ứ ử
21
Theo h ng ào t o ó, ng i lao ng bi t làm nhi u vi c và th c hi nướ đ ạ đ ườ độ ế ề ệ ự ệ
thành th o nhi m v công tác c giao, t o i u ki n cho h d dàng thích ngạ ệ ụ đượ ạ đ ề ệ ọ ễ ứ
khi ph i chuy n i công tác, d dàng ào t o l i áp ng nh ng yêu c u caoả ể đổ ễ đ ạ ạ đểđ ứ ữ ầ
h n, phù h p v i nh ng òi h i ngày càng cao và ang bi n ng hàng ngày c aơ ợ ớ ữ đ ỏ đ ế độ ủ