Bài 1 - Introduction about email & its
context (Giới thiệu về email & phạm vi
của email) –phần1 INTRODUCTION (GIỚI THIỆU VỀ EMAIL)

Trong cuộc sống hiện đại, e-mail, từ viết tắt của electronic
mail (thư điện tử) được đánh giá rất cao, không chỉ bởi
các cá nhân mà còn bởi các công ty, tổ chức, đoàn thể.

Nếu so sánh e-mail với thư truyền thống ta có thể dễ dàng
nhận thấy sử dụng e-mail rẻ hơn và đỡ tốn công sức hơn
viết thư tay. Các bạn chỉ cần một chiếc máy tính có nối
mạng, một chút thời gian để soạn email, sau khi ấn nút
"send" thư của bạn sẽ được gửi đến người nhận trong
một khoảng thời gian rất ngắn. Điều đó tiện lợi hơn rất
nhiều so với việc bạn dùng giấy bút và dành khá nhiều
thời gian cũng như công sức để hoàn thành một bức thư
tay.
Không chỉ có vậy, sau khi viết xong thư các bạn còn phải
dán tem và đi đến bưu điện để gửi thư. Có khá nhiều
trường hợp người viết sau khi hoàn thành một bức thư
thăm hỏi hoặc trao đổi với gia đình, bạn bè thì ngại đi mua
tem và gửi thư nên để quên luôn bức thư đó không gửi
hoặc một thời gian sau mới gửi. Nhưng với việc viết e-
mail, tình trạng đó hầu như không bao giờ xảy ra.

Đó là trường hợp so sánh với thư tay, vậy còn với những
phương tiện truyền thông khác như điện thoại hay FAX thì
sao? Sau khi quan sát và làm một số điều tra nhỏ trên

điều bạn muốn nói. Những phần hướng dẫn được được
đưa ra sẽ rất ngắn gọn, rõ ràng và hiệu quả.

Phần hướng dẫn ấy sẽ không phải là những lời võ đoán,
giáo điều. Có thể sẽ có những người không đồng tình với
một số điểm mà bài giảng đưa ra. Tuy nhiên nếu lúc nào
cũng chỉ có một đáp án đúng thì việc đưa ra những chỉ
dẫn để các bạn học theo có lẽ là một điều vô nghĩa. Hy
vọng rằng, phần hướng dẫn này có thể giúp các bạn đánh
giá lại việc sử dụng email của mình và từ đó phát huy tối
đa tính hiệu quả của e-mail.

Sau đây các bạn hãy quan sát một bức thư điện tử mẫu
để có thể hình thành một cái nhìn khái quát về cấu trúc
của e-mail. Ở những phần sau bài giảng sẽ đi sâu và
phân tích chi tiết từng phần cụ thể của một bức thư điện
tử.
Date:
Sat, 1 Apr 98 13:45 GMT
THE
HEADER
To:
[email protected]
From:

[email protected] (Vital
Bassoon)
Subject:
An incorrect shipment.
AGAIN!


PHẦN TIÊU ĐỀ Date:

Ngày, tháng các bạn viết e-mail To:

Những địa chỉ e-mail của người
nhận (Một bức thư điện tử có thể
gửi cùng lúc cho nhiều người) From:

Địa chỉ e-mail của người gửi
người nhận thư điện tử biết địa
chỉ e-mail của người sẽ nhận
được bản sao của bức e-mail
này.
Trong trường hợp các bạn viết e-mail để yêu cầu, đề nghị,
dòng chủ đề nên bắt đầu với từ REQ, phần viết tắt của từ
REQUEST (YÊU CẦU, ĐỀ NGHỊ), điều đó sẽ giúp ra hiệu
cho người nhận e-mail cần phải đưa hành động sớm.
Ví
dụ
Subject:
REQ: turn in thrombos Pat's call for a left-handed
thromblemeister
turned up 12 functional lefties that were
lying around people's offices unused.
Please
take a moment to look around your area
for
thromblemeisters (rightie *or* leftie) that
you
are no longer using, and get them back to

Các bạn hãy quan sát ví dụ sau đây để hiểu rõ hơn.

Một người quản lý trang web của trường đại học Illinois at
Urbana-Champaign nhận được bức e-mail với dòng chủ
đề và nội dung như sau.

Subject:
information Please send me information about UIUC
(University of Illinois at Urbana-
Champaign.)
Người quản lý trang web ấy chia xẻ rằng khi nhận được
bức thư đó ông ấy hầu như không có chút manh mối nào
về những điều người gửi e-mail muốn biết: thời hạn tuyển
sinh, số lượng sinh viên, hay diện tích trường học hoặc số
lượng những tòa nhà trong trường?
Điều duy nhất người quản lý có thể giúp người gửi e-mail
đó là viết một bức e-mail hỏi thông tin cụ thể mà người
gửi muốn biết là gì, họ muốn được nhận tài liệu trên giấy
hay qua file. Việc gửi một bức thư điện tử như vậy chỉ gây
rắc rối cho người khác cũng như bản thân mình. Chính vì
vậy các bạn hãy lưu ý để rút kinh nghiệm.

Bức e-mail trên nếu được viết lại như sau thì sẽ hiệu quả
hơn hẳn.

Subject:
UIUC history