Phân tích công việc
-------------------------

13
OCD © 2009
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Mục tiêu của phần này nhằm giúp người học:

1. Hiểu được khái niệm về phân tích công việc, nắm được các nội dung của bản mô tả
công việc

2. Nắm được các phương pháp dùng để phân tích công việc

3. Nhận biết được các ứng dụng của phân tích công việc

4. Biết được cách thức xây dựng một bản mô tả và yêu cầu công việc

1. Khái niệm

Phân tích công việc là quá trình phân tích các hoạt động mà một người lao động thực
hiện, các công cụ, phương tiện mà người lao động sử dụng và điều kiện làm việc để
thực hiện các hoạt động đó.

Các thông tin có được từ phân tích công việc được sử dụng cho bản mô tả công việc,
tuyển chọn, đào tạo, đánh giá công việc và quản lý tình hình thực hiện công việc.

Phân tích công việc được tiến hành trong các trường hợp sau:
 Khi một tổ chức mới bắt đầu đi vào hoạt động và chương trình về phân tích công
việc được thực hiện lần đầu tiên
 Khi một công việc mới được tạo ra


1. Chỉ đạo các hoạt động về nhân sự trong ca sản xuất và điều phối các hoạt động
về bảo dưỡng
2. Đưa ra các bản quy định về nhân sự và các vấn đề về vận hành trong ca làm
việc
3. Điều hành chương trình bảo dưỡng theo yêu cầu thông qua việc thu thập các
yêu cầu, thời gian và ghi chép lại các hoạt động bảo dưỡng
4. Điều hành quá trình gắn nhãn
5. Tiến hành chương trình đào tạo về an toàn cho các nhân viên làm việc theo ca
6. Lên lịch ca làm việc cho các nhân viên
7. Thực hiện một số nhiệm vụ về hành chính như ghi chép thời gian của công
nhân, lưu giữ các bản báo cáo về các hoạt động vận hành và cập nhật các qui
trình bằng văn bản
8. Chuẩn bị các bản dự toán về nguyên vật liệu hàng năm cho phân xưởng và duy
trì lượng hàng trong kho ở một số lượng nhất định
9. Đánh giá tình hình thực hiện công việc hàng năm của các nhân viên làm việc
theo ca
10. Giúp đỡ các công nhân trong các vấn đề về kỷ luật lao động và tình hình thực
hiện công việc

Yêu cầu về thể lực: Có thể thường xuyên đi lại và leo trèo bằng cầu thang
Điều kiện làm việc: Có tiếng ồn
Máy móc và thiết bị sử dụng: máy tính, đồng hồ quang phổ
Mối quan hệ báo cáo: Trưởng ca báo cáo trực tiếp cho quản đốc phân xưởng.
Trưởng ca quản lý trực tiếp người vận hành máy phòng kiểm soát, người đứng
máy khác, những người học việc, và những người khác được giao làm cùng và
điều phối với những người ở bộ phận bảo dưỡng làm việc cùng ca.

Yêu cầu bằng cấp:
Đào tạo: Bằng tốt nghiệp đại học hoặc cao đẳng khối kỹ thuật hoặc có ít nhất 5

tin lấy từ nhật ký công việc của người giữ vị trí công việc nhiều khi rất hữu ích

2. Các phương pháp phân tích công việc

Có một số phương pháp dùng để thu thập thông tin như sau:

2.1 Phương pháp phỏng vấn:

Để có đầy đủ thông tin thì việc phỏng vấn người giữ vị trí công việc và kiểm tra lại với
người quản lý là rất cần thiết.
Các thông tin cần có:
 Tên công việc của người đang đương nhiệm
 Tên công việc của người quản lý người đang đương nhiệm
 Tên công việc và số người báo cáo cho người đương nhiệm, có thể dùng sơ đồ của
tổ chức để nhận biết.
 Mô tả một cách ngắn gọn vai trò hay mục đích chung của công việc
 Liệt kê các nhiệm vụ hoặc thao tác chính mà người đương nhiệm thực hiện, có thể
nêu cả kết quả mong đợi, nguồn lực kiểm soát, thiết bị sử dụng và các mối quan hệ
và tần suất mà từng thao tác được thực hiện

Các thông tin trên là những thông tin cơ bản để thiết kế các câu hỏi phỏng vấn, các câu
hỏi phỏng vấn nên đề cập các vấn đề có liên quan tới công việc sau:
 Mức độ giám sát và tự ra quyết định
 Các vấn đề đặc trưng phải giải quyết và sự chỉ dẫn cần có để giải quyết vấn đề
 Mức độ phức tạp của công việc thực hiện
 Các kỹ năng và yêu cầu chuyên môn đòi hỏi để thực hiện công việc

Phỏng vấn phân tích công việc nên tiến hành như sau:
 Các câu hỏi nên được sắp xếp một cách lô gíc để người được phỏng phấn có thể
nói về công việc của mình một cách hệ thống

 Ngôn ngữ sử dụng
 Sử dụng thị lực, các thông tin và các giác quan
 Các quyết định kinh doanh và quản lý
 Những mối liên hệ bên trong và bên ngoài tổ chức
 Dự các cuộc họp và điều khiển các cuộc họp
 Các hoạt động thể lực
 Thiết bị, máy móc và các công cụ sử dụng
 Các điều kiện môi trường
 Các tính chất khác

Sau đây là một ví dụ của phương pháp điều tra để có các thông tin chung về vị trí công
việc

Phiếu điều tra
1. Nhóm nghề nghiệp:
2. Tên công việc:
3. Họ và tên: Tuổi:
4. Người đánh giá: (nêu vị trí của mình trong quá trình đánh giá là tự đánh giá
mình hay đánh giá người khác)
5. Trình độ đào tạo cao nhất:
6. Giới tính:
7. Thời gian làm công việc này (theo năm hoặc tháng)
8. Thời gian đã làm việc cho công ty này
9. Giờ làm việc:
Số giờ làm việc trong tuần (cố định, theo ca hay tạm thời)
Đi lại (yêu cầu đi lại trong hay ngoài thành phố)
Số thời gian đi lại chiếm bao nhiêu phần trăm quỹ thời gian làm việc
10. Yêu cầu về trang phục
11. Giấy phép
12. Ngân sách phê chuẩn hàng năm

 Đào tạo: để tiến hành đánh giá các yêu cầu về đào tạo bằng cách xác định các hoạt
động mà người lao động phải có khả năng thực hiện.
 Kỷ luật: để xác định các tiêu chuẩn về tình hình thực hiện công việc mà người lao
động cần phải đạt được.