SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Đề tài: “Một số kinh nghiệm trong công việc in ấn, photo văn bản
hành chính nhà nước nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả nghiệp vụ của
chuyên viên công tác Văn phòng”.
PHẦN MỞ ĐẦU- ĐẶT VẤN ĐỀ
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
Như chúng ta đã biết, Văn phòng của cơ quan hành chính nhà nước là một
phòng có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, là
trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về lĩnh
vực được giao. Văn phòng là một phòng tổng hợp, quản lý và tham mưu về
nhiều mặt điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo; nói cách khác,
Văn phòng là tổ chức sự làm việc giúp lãnh đạo. Chức năng tham mưu của Văn
phòng được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây dựng Quy chế làm việc
và tổ chức làm việc theo Quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện
chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, thẩm định về phạm
vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án, kế hoạch, kiến nghị xử lý
1
các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức, biên tập, kiểm tra và
chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của các văn bản; in ấn, sao gửi các văn bản,
tài liệu đến các đơn vị khác…
Bên cạnh đó, Văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động
hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến
đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận; chuẩn bị các điều
kiện, phương tiện bảo đảm công tác của cơ quan, tổ chức nói chung.
Chức năng tham mưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết
với nhau: tham mưu nhằm để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu. Cũng từ đó
việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ Văn phòng cần có định hướng đáp ứng
tốt chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, trong đó cần xác định rõ Văn phòng
không chỉ là cái “hộp thư” hay “một cái máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có
những con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có được những ý kiến đề xuất xác

cứu, tích lũy kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng, am tường nghiệp vụ và nhất là
phải quyết tâm cải tiến thao tác theo hướng hiệu quả, chất lượng. Với nhận thức
3
trên, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, bản thân tôi
thường băn khoăn, trăn trở làm sao để hoàn thành công tác photo, in ấn, nhân
bản tài liệu, công văn của đơn vị một cách hiệu quả nhất, đáp ứng yêu cầu của
lãnh đạo đơn vị và của ngành. Từ đó, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của
mình, tôi thường xuyên học hỏi, vận dụng thực nghiệm, trao đổi tích lũy kinh
nghiệm, khắc phục hạn chế… Điều này đã góp phần quan trọng giúp tôi hoàn
thành khá tốt công tác được giao. Thời gian đi qua, tôi càng có thêm kinh
nghiệm, tự tin hơn trong việc tiếp nhận và hoàn thành nhiệm vụ được giao. Sau
gần 6 năm công tác tại Văn phòng Sở, tôi đã đúc kết rút được một số kỹ năng,
thao tác nghiệp vụ cơ bản mà bản thân đã vận dụng đạt hiệu quả trong quá trình
thực thi nhiệm vụ. Đó là lý do tôi chọn thể hiện đề tài Sáng kiến kinh nghiệm:
“Một số kinh nghiệm trong công việc in ấn, photo văn bản hành chính nhà
nước nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả nghiệp vụ của chuyên viên công
tác Văn phòng”.
II. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ĐỀ TÀI:
- Đối tượng: Công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu
nhằm đảm bảo hoạt động chỉ đạo toàn ngành của Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên
Giang.
- Phạm vi đề tài: Một số kinh nghiệm thực hiện có hiệu quả công tác in
ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu của Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên
Giang.
III. MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU:
4
Vận dụng, đề xuất một số kinh nghiệm thực hiện có hiệu quả công tác in
ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu nhằm đảm bảo hoạt động chỉ đạo
toàn ngành của Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên Giang; góp phần cùng đơn vị và
toàn ngành hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao.

kiến thức Quản lý Nhà nước ngạch chuyên viên. Đồng thời với tinh thần cầu
tiến, khắc phục khó khăn, nỗ lực phấn đấu, quyết tâm hoàn thành nhiệm vụ được
giao, tôi đã cố gắng vừa làm vừa học hỏi, trao đổi với đồng nghiệp đi trước, vừa
tích lũy kinh nghiệm thực tiễn, tích cực thử nghiệm những cải tiến kỹ thuật, đổi
mới phương pháp. Nhờ đó, kết quả công tác đạt được ngày một tốt hơn, hoàn
thiện hơn. Sau đây là một số giải pháp khắc phục khó khăn đạt hiệu quả mà bản
thân đã vận dụng để hoàn thành tốt nhiệm vụ trong quá trình tổ chức thực hiện.
II. NHỮNG GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN:
1. Nghiên cứu, nắm vững những đặc điểm khái quát về văn bản hành
chính nhà nước:
6
1.1. Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan
hành chính bao gồm:
a) Văn bản quy phạm pháp luật: theo quy định của Luật ban hành văn
bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004.
Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2006 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; Nghị định số 104/2004/NĐ-CP
ngày 23 tháng 3 năm 2004 của Chính phủ về Công báo nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam.
b) Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), Thông
báo, Thông cáo, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Báo cáo, Biên bản,
Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Giấy chứng nhận, Giấy ủy nhiệm,
Giấy mời, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Giấy giới thiệu, Giấy
nghỉ phép, Giấy đi đường và một số văn bản khác.
Đặc biệt cần nắm vững thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
hành chính thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Công văn số 4129/VPCP-HC ngày 26
tháng 7 năm 2005 của Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn một số nội dung

tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ
quan sao văn bản; nơi nhận. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục có
giá trị pháp lý như bản chính. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản chỉ có
giá trị thông tin, tham khảo.
2. Nghiên cứu, nắm vững các yêu cầu về photo, nhân bản đối với từng
văn bản cụ thể (về số lượng, xếp bộ tài liệu, chữ ký, đóng dấu…).
3. Thực hiện đúng quy trình in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản,
tài liệu
4. Chú trọng bảo quản tốt phương tiện, thiết bị. Thường xuyên duy
tu, sửa chữa không để phương tiện, thiết bị hư hỏng không hoạt động được
khi chưa hết hạn sử dụng
5. Góp phần hiện đại hóa công tác Văn phòng:
a) Yêu cầu của việc hiện đại hóa công tác Văn phòng:
Như chúng ta đã biết, chế độ xã hội ngày càng được Luật hóa một cách
chặt chẽ, hoàn chỉnh, mọi công dân đều phải sống và làm việc theo Hiến pháp và
pháp luật, thì nền hành chính nhà nước nói chung, công tác Văn phòng nói riêng
phải sớm được xây dựng theo hướng hiện đại hóa. Văn phòng có vị trí quan
trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Một Văn phòng hoạt động khoa học, có
kỷ cương nề nếp, có đủ các điều kiện phương tiện hiện đại thì công việc sẽ chạy
9
đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị muốn hoạt
động của cơ quan, đơn vị mình thuận lợi, cần phải trực tiếp và thường xuyên
chăm lo kiện toàn bộ máy Văn phòng, xây dựng đội ngũ công chức Văn phòng
vững mạnh, tích cực trang bị cơ sở vật chất, từng bước hiện đại hoá công tác
Văn phòng.
Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung
của mọi cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hoá công tác Văn phòng nhằm
đáp ứng yêu cầu công tác ngày càng cao của xã hội. Đặc biệt các tổ chức kinh
doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp đã
nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đồng thời đổi mới phương thức

III. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC:
Sau 6 năm đảm nhận công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài
liệu của Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên Giang, mặc dù vẫn còn một số thiếu sót
nhất định, nhưng cơ bản tôi đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hầu hết các
văn bản, tài liệu cần photo, nhân bản theo yêu cầu của người có thẩm quyền đã
11
được bản thân thực hiện đảm bảo đúng thời gian quy định, đáp ứng các quy định
của quy trình thực hiện; kịp thời phục vụ cho công tác chỉ đạo của Lãnh đạo Sở
thông suốt từ tỉnh đến cơ sở; góp phần đáng kể vào việc hoàn thành nhiệm vụ
chung của toàn ngành. Trong 6 năm qua, bản thân đã trực tiếp in ấn, photo, nhân
bản đạt yêu cầu trên 950.000 trang đề thi tốt nghiệp trung học phổ thông, đề
kiểm tra học kỳ cấp trung học phổ thông, đề thi học sinh giỏi các cấp; trên
1.147.996 trang Công văn, văn bản, tài liệu phục vụ cho hoạt động của ngành.
Tuy chưa thật đảm bảo tuyệt đối về mặt thời gian, hình thức, nhưng hầu hết các
trang tài liệu, Công văn, văn bản được bản thân in ấn, photo đều đảm bảo đạt
yêu cầu về nội dung, hình thức và đặc biệt là yêu cầu bảo mật tuyệt đối.
PHẦN THỨ BA - KẾT LUẬN
Trong bất kỳ công việc nào, xác định cho được một cách thức, một
phương pháp, một kinh nghiệm thật sự tối ưu là hết sức khó khăn và có khi chủ
quan, cảm tính. Việc lựa chọn cách thức, phương pháp nào để hoàn thành nhiệm
vụ của mình là tùy thuộc mỗi người, gắn với điều kiện, khả năng, hoàn cảnh cụ
thể, miễn sao đạt được kết quả tốt nhất. Những điều tôi đã trình bày là một vài
kinh nghiệm về thao tác nghiệp vụ của bản thân trong quá trình thực hiện nhiệm
vụ được giao là in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, công văn, tài liệu phục
vụ hoạt động chỉ đạo của Sở Giáo dục và Đào tạo. Với sự vận dụng linh hoạt các
thao tác nghiệp vụ này, tôi đã từng bước khắc phục khó khăn để hoàn thành
nhiệm vụ được giao. Trong số những giải pháp khắc phục khó khăn nêu trên,
12
hầu hết là những giải pháp thiên về sự nỗ lực học hỏi, tích lũy kinh nghiệm của
bản thân trong quá trình thực thi nhiệm vụ.