Nhóm
LỜI MỞ ĐẦU
Thông tin đã trở thành một nguồn tài nguyên quan trọng cần được khai thác,
xử lý bằng những phương pháp và công cụ thích hợp. Ngày nay, sự phát triển của
công nghệ thông tin đã cung cấp những phương pháp và công cụ cần thiết để xử lý
thông tin phức tạp trong các quá trình nghiên cứu, điều tra, điều khiển, quản lý, kinh
doanh… với năng suất cao, hiệu quả lớn.
Công nghệ thông tin có thể hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và hiệu suất
của các qui trình nghiệp vụ kinh doanh, quản trị ra quyết định, cộng tác nhóm làm
việc, qua đó tăng cường vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong một môi trường
thay đổi nhanh. Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin kinh tế và quản lý hiện
đại là nội dung chủ yếu của ứng dụng tin học trong việc tự động hóa từng phần hoặc
toàn bộ các quy trình nghiệp vụ, quản lý trong các tổ chức kinh tế.
Trong các doanh nghiệp hiện nay, việc ứng dụng các hệ thống thông tin trong
xử lý nghiệp vụ, lưu trữ số liệu ngày càng trở nên phổ biến. Hệ thống thông tin nằm
ở trung tâm của hệ thống tổ chức, là phần tử kích hoạt các quyết định. Việc xây
dựng hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả là mục tiêu của các tổ chức.
Để hiểu rõ hơn về một hoạt động của hệ thống thông tin, nhóm chúng em sẽ
nghiên cứu về hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành máy tính tại một công ty
mua, bán và bảo hành thiết bị máy tính.
1
Nhóm
Đề bài:
Một công ty mua, bán và bảo hành thiết bị máy tính được chia làm ba bộ phận
với những nhiệm vụ khác nhau: Bộ phận bán hàng, bộ phận bảo hành lắp ráp và bộ
phận kho hàng.
Khi có yêu cầu nhập thiết bị công ty tiến hành ghi phiếu yêu cầu gồm các
thông tin chi tiết về thiết bị và gửi đến cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ gửi đơn
chào hàng chi tiết các thiết bị bao gồm các thông tin như: tên, loại thiết bị… Qua
đơn chào hàng của nhà cung cấp thì công ty sẽ đưa ra đơn đặt hàng và gửi đến cho
nhà cung cấp, để đáp ứng nhu cầu nhập thiết bị của công ty nhà cung cấp sẽ chuyển

sở phân tích đánh giá bổ sung phương án được thiết kế, có thể quay lại công đoạn
trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang công đoạn tiếp theo, theo cấu trúc
chu trình (lặp lại).
Khi khảo sát, phân tích hệ thống thông tin ta xét doanh nghiệp như là một hệ
thống thống nhất về mặt kinh tế, kỹ thuật và tổ chức, sau đó mới đi vào các vấn đề
cụ thể trong từng lĩnh vực, mỗi lĩnh vực lại chia thành các vấn đề cụ thể. Phương
pháp đi từ tổng quát tới chi tiết theo sơ đồ cấu trúc hình cây như sau:
1. Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống
3
1.1. Ghi phiếu
y/c nhập thiết bị
1.2. Gửi đơn đặt
mua thiết bị
1.3. Lập hợp
đồng mua bán t.bị
1.4. Ghi biên
bản bàn giao t.bị
1.5. Ghi sổ chi
1.6. Kiểm tra
đơn hàng
1.7. Ghi sổ kho
2.1. Đưa ra bảng
báo giá t.bị
2.2. Lập đơn
mua thiết bị
2.3. Ghi phiếu
bảo hành
2.4. Ghi sổ kho
2.5. Lập hóa
đơn thanh toán

quản lý mua, bán và bảo hành máy tính:
1. Chức năng Nhập thiết bị
(1.1) Ghi phiếu yêu cầu nhập thiết bị: Khi công ty muốn nhập thiết bị nào thì bộ
phận kho hàng sẽ ghi phiếu yêu cầu và đưa lên ban lãnh đạo của công ty để duyệt
(1.2) Gửi đơn đặt mua thiết bị: Sau khi xem xét phiếu yêu cầu mà bộ phận kho
hàng đưa lên, ban lãnh đạo công ty sẽ dựa vào đó để lập ra đơn đặt hàng và gửi đơn
đặt hàng cho nhà cung cấp
(1.3) Lập hợp đồng mua thiết bị: Nhà cung cấp sẽ lập ra hợp đồng mua, bán
thiết bị khi có đơn đặt hàng của công ty gửi đến
(1.4) Ghi biên bản bàn giao thiết bị (kiêm hóa đơn thanh toán): Nhà cung cấp
đưa số lượng, giá tiền của mỗi thiết bị mà công ty yêu cầu mua và tổng số tiền mà
công ty phải trả cho nhà cung cấp
(1.5) Ghi sổ chi: Công ty sẽ ghi số lượng và giá nhập thiết bị vào sổ chi
(1.6) Kiểm tra đơn hàng: Khi nhà cung cấp giao thiết bị thì bộ phận kho hàng
sẽ kiểm tra xem đã đủ thiết bị yêu cầu theo đơn đặt hành hay chưa. Nếu chưa đủ thì
công ty sẽ không nhận hàng, nếu đủ rồi thì công ty sẽ nhận hàng.
(1.7) Ghi sổ kho: ghi các thông tin về các thiết bị có trong kho của công ty
2. Chức năng bán thiết bị
(2.1) Đưa ra bảng báo giá thiết bị: Công ty sẽ đưa ra bảng giá của từng thiết bị
khi khách có yêu cầu mua
(2.2) Lập đơn mua thiết bị: Sau khi xem bảng báo giá, nếu khách hàng có nhu
cầu mua thiết bị thì công ty sẽ đưa ra phiếu mua thiết bị cho khách và khách hàng sẽ
ghi những thiết bị cần mua vào đó và gửi tới bộ phận bán hàng của công ty
(2.3) Ghi phiếu bảo hành (kiêm phiếu bàn giao thiết bị): Công ty sẽ đưa ra đầy
đủ thời gian và điều kiện bảo hành của từng thiết bị mà khách đã mua
4
Nhóm
(2.4) Ghi sổ kho: Ghi những thiết bị được xuất cho khách
(2.5) Lập hóa đơn thanh toán: Công ty đưa ra giá của từng thiết bị mà khách
đã mua và tổng số tiền mà khách hàng phải trả

ngoài đến hệ thống được xác định.
Hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành máy tính có các tác nhân ngoài là
Khách hàng, Nhà cung cấp, Ban lãnh đạo công ty.
Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành máy tính được mô tả
như sau:
6
Hệ thống
quản lý
mua, bán
và bảo
hành máy
tính
Khách hàng
Trả tiền
Biên lai thu tiền
Yêu cầu mua MT
Yêu cầu bảo hành
MT
Biên lai nhận MTBH
Đơn đặt mua MT
Bàn giao MT
Nhà cung
cấp
Phiếu yêu cầu nhập
MT
Đơn chào hàng
Đơn đặt hàng
Biên bản bàn giao MT
Ban lãnh đạo
B

- Biên lai nhận thiết bị bảo hành
- Biên lai trả thiết bị bảo hành
7
Nhóm
- Sổ bảo hành
- Hóa đơn thanh toán tiền thiết bị bảo hành
- Sổ kho
- Báo cáo
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành
máy tính:
8
Nhóm
9
Bảng báo giá t.bị
Đơn đặt mua t.bị
1. Nhập
thiết bị
Đơn đặt hàng
4. Báo cáo
3. Bảo
hành
Biên lai thu tiền
Phiếu bảo hành
Biên lai trả TBBH
Biên lai nhận TBBH
Sổ bảo hành
Sổ thu
Sổ kho
Báo cáo
Ban lãnh đạo

của khách hàng
Hợp đồng
mua bán t.bị
Hóa đơn thanh toán
Khách
hàng
Sổ chi
Phiếu yêu cầu
Biên bản bàn giao t.bị
Phiếu y/c nhập t.bị
Đơn chào hàng
Biên bản bàn giao t.bị
Phiếu bảo hành
Y/c mua t.bị
Đơn đặt mua t.bị
Nhóm
4. Biểu đồ luồng dữ liệu các mức dưới đỉnh
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh phân rã từ BLD mức đỉnh. Các thành phần
của biểu đồ được phát triển như sau:
- Chức năng: phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dưới thấp hơn
- Luồng dữ liệu:
+ Vào/ra mức trên thì được lặp lại (bảo toàn) ở mức dưới (phân rã)
+ Thêm luồng nội bộ
- Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ
- Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới không thể
thêm gì
Biểu đồ luồng dữ liệu các mức dưới đỉnh của hệ thống quản lý mua, bán và bảo
hành máy tính:
4.1. Nhập thiết bị
10

n
g
Nhà cung
cấp
Đơn chào hàng
Đơn đặt mua t.bị
1.1. Ghi phiếu
y/c nhập t.bị
1.2. Gửi
đơn đặt mua
t.bị
Y/c nhập t.bị
Chọn t.bị
cần nhập
Đơn đặt mua hàng
Nhóm
4.2. Bán thiết bị
11
2.5. Lập hóa
đơn thanh
toán
2.6. Lập
biên lai
thu tiền
2.7. Ghi
sổ thu
Hóa đơn thanh toán
Biên lai thu tiền
Sổ thu
Thanh toán

2.2. Lập
đơn mua
t.bị
Bảng báo
giá t.bị
Đơn đặt mua
t.bị của khách
Phiếu y/c mua
t.bị
Bảng báo giá
C
á
c

t
.
b
ị

đ
ư
ợ
c

m
u
a
P
h
i

TB bảo hành
3.3. Ghi
biên lai trả
thiết bị bảo
hành
Biên lai trả
TB bảo hành
3.4. Ghi hóa đơn
thanh toán nếu TB
hết hạn bảo hành
3.5. Ghi
sổ bảo
hành
Hóa đơn thanh toán
tiền TB bảo hành
Sổ thu
Yêu cầu bảo hành
Biên lai nhận
TB bảo hành
Phiếu
BH
B
i
ê
n

l
a
i


4. Lập báo cáo
Ban lãnh đạo
Sổ chi
Sổ bảo hành
Sổ thu
Sổ kho
Báo cáo
Yêu cầu
báo cáo
Báo cáo
Nhóm
KẾT LUẬN
Ở từng doanh nghiệp, từng đơn vị có các hoạt động khác nhau sẽ có các chức
năng khác nhau, vì vậy mà việc xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin cũng có những
điểm khác biệt. Song việc xây dựng hệ thống thông tin luôn phải tuân thủ đầy đủ các
nguyên tắc và thận trọng trong việc thiết kế các chức năng của hệ thống. Xây dựng hệ
thống thông tin bao gồm việc mô tả đầy đủ biểu đồ phân cấp chức năng và các biểu đồ
luồng dữ liệu: mức khung cảnh, mức đỉnh và các mức dưới đỉnh. Từ các biểu đồ, các
nhà thiết kế hệ thống thông tin sẽ xây dựng nên hệ thống quản lý các chức năng, hoạt
động của doanh nghiệp, giúp cho việc xử lý các dữ liệu, lưu trữ thông tin được thực
hiện nhanh chóng, hiệu quả, từ đó đem lại cho doanh nghiệp các kết quả cao.
14
Nhóm
Mặc dù đã rất cố gắng trong việc tìm tòi và mô tả các biểu đồ trong hệ thống
quản lý mua, bán và bảo hành máy tính song do hạn chế về năng lực và thời gian, nên
bài thảo luận của nhóm không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong được thầy chỉ bảo
để bài làm của chúng em được hoàn thiện hơn.
PHỤ LỤC
* Các mẫu kho dữ liệu được sử dụng:
- Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho