Lời nói đầu
Trong những thật kỷ ngần đây ,ngành Công Nghệ Thông Tin phát triển một
cách nhanh chóng và có nhiều bớc tiến nhảy vọt.ở VIệt Nam ngành công nghệ
thông tin tuy còn trẻ nhng tốc độ phát triển khá mạnh mẽ và đanh dần đợc ứng
dụng trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội,góp phần thúc đẩy sự phát triển của
đất nớc.
Tin học hoá trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con ngời
,tiết kiệm đợc thời gian,độ chính xác cao,gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với
làm thủ công quản lý trên giấy tờ nh trớc đây.Tin học hoá giúp thu hẹp không gian
lu trữ tránh đợc thất lạc dữ liệu,tự động hệ thống hoá và cụ thể hoá các thông tin
theo nhu cầu của con ngời. Tuy nhiên về vấn đề then chốt ở đây là chúng ta phải
xây dựng đợc hệ thống thống tin phù hợp và hiệu quả,mà vẫn bảo mật trong hệ
thống. ĐIều này đòi hỏi chúng ta phải trang bị một kiến thức tốt về phân tích và
thiết kế hệ thống để có thể mô tả đúng quy trìng và cách thức hoạt động của hệ
thống.
Và dới đây là phần báo cáo về một trong những công việc tiêu biểu ma phần
mềm ACCESS có thể ứng dụng đợc và đem lại hiệu quả cao. Đó là Quản Lý Hệ
Thống Bán Hàng áp dụng cụ thể là Công Ty CP Máy Tính-Truyền Thông-ĐIều
Khiển-3C 21/6 Lý Nam Đế-Quận Hoàn Kiếm-Hà Nội. Với kiến thức con cha đợc
xâu sắc chắc không tránh khỏi những nhầm lẫn thiếu sót trong quá trình làm vì
vậy em mong thầy cô bạn đọc chỉ bảo thêm.
Em xin chân thành cảm ơn
2
Phần I
Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng
Chơng I
Khảo sát và thiết lập hệ thống bán hàng
1>Khảo sát hệ thống.
1.1>Hiện trạng hệ thống
- Quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc tiếp nhận trực tiếp đơn hàng từ
khách hàng hay các đại diện thơng mại.

- Đối với việc quản lý kho hàng do hàng ngày lợng hàng xuất nhập vào kho
diễn ra liên tục nên mỗi ngày bộ phận quản lý kho phảI lập sổ sách thống kê hàng
hoá phảiếu xuất nhập kho,khi cần tổng hợp in số liệu phảI huy động tất cả các số
liệu thống kê vừa vất vả vừa tốn thời gian và nhân lực.
- Đối với bộ phận kế toán :Công đoạn tính tiền hàng lập hoá đơn thanh toán
tiền bằng phơng pháp thủ công nên không thể tránh khỏi nhầm lẫn.
- Việc lu trữ hoá đơn,số liệu,danh sách hàng,danh sách nhà cung cấp,danh
sách các mặt hàng đợc thực hiện trên sổ sách,chứng từ nên công ty có một số lợng
lớn dữ liệu.ĐIều này rất dễ dẫn đến mất mát thông tin cũng nh ngây khó khăn cho
việc tìm kiếm mặc dù đống sổ sách đó đã đợc sắp xếp có khoa học.
1.3>Yêu cầu đối với hệ thống mới.
- Hề thống bán hàng kiểu mới là hệ thống quản lý bằng phơng pháp tự động
hoá.
- Giảm tối đa công đoạn thủ công.
- Việc tính toán số liệu,cập nhật tìm kiếm,sửa thông tin đợc làm bằng máy
tính và phảI có độ chính xác cao,nhanh chóng và thuận lợi.
- Các mẫu hoá đơn chứng từ,thống kê báo cáo đợc nhập sẵn trong máy.
- Các dữ liệu lu trên máy phảI đợc đảm bảo an toàn.
4
Chơng II
Phân tích hệ thống
2.1>Các chức năng của hệ thống
- Hệ thống
- Bán hàng
- Mua hàng
- Quản lý kho
- Thống kê báo cáo
2.2>Các phơng thức hoạt động
2.2.1>Hệ thống
- Đăng ký:Thực hiện đăng ký mới một tàI khoảng cho ngời sử dụng để có thể

chuyển cho bộ phận kiểm kê kho để cập nhật thông tin về hàng.
- Xuất hàng khi nhận đợc thông báo xuất hàng cùng với phảiếu gom hàng tất
cả mặt hàng sẽ đợc gom lại và gửi cho khách hàng kèm theo phảiếu xuất hàng
thoe thứ tự đến của thông báo.Khi hàng đợc giao khách hàng sẽ ký vào phảiếu
xuất hàng và chuyển cho bộ phận tàI chính.Một bản sao của phảiếu xuất hàng sẽ
chuyển cho bộ phận quản lý tàI chính,một bản sao của phảiếu xuất hàng sẽ chuyển
cho bộ phận kiểm kêkho để cập nhật thông tin về hàng trong kho.
2.2.5>Thống kê báo cáo.
- Thống kê doanh thu bán hàng:căn cứ vào việc hoạch toán thu chi bộ phận
này sẽ lập báo cáo về doanh thu bán hàng của công ty theo từng thời kỳ nhất địng
gửi tới ban lãnh đạo của công tyvà đa ra những phơng pháp,những chiến luựơc
kinh doanh cho phù hợp.
- Thông kê nợ:Do hình thức thanh toán của công ty có thể là trả ngay hoặc nợ
nên nhân viên bán hàng cần phảI lạp một báo cáovề tình hình nợ của khách hàng
để tiện theo dõi từ đó đa ra quyết định tiếp tục bán hoặc không bán cho khách
hàng.
- Thống kê hàng tồn kho:căn cứ vào phảiếu nhập xuất hàng nhân viên kiểm kê
kho sẽ lập báo cáo về lợng hàng hoá còn tồn kho gửi tới ban lãnh đạo công ty để
đa ra cách giảI quyết.
6
Quản lý bán hàng
2.3>Các thông tin vào ra của hệ thống.
2.3.1>Quản lý khách hàng:
- Thông tin vào:các thông tin về khách hàng:họ tên,ngày sinh,địa chỉ giới
tính.
- Thông tin ra:Danh sách khách hàng.
2.3.2>Quản lý nha cung cấp.
- Thông tin vào:Các thông tin về nhà cung cấp:Họ tên,Địa chỉ,Điện thoại,TàI
khoản.
- Thông tin ra:danh sách nha cung cấp.