Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Lª V¨n Huy

16Sơ đồ2: Trình tự tổ chức đấu thầu

Trên đây là các bước trong quy trình tổ chức đấu thầu được áp
dụng chủ yếu cho bên mời thầu. Còn với các nhà thầu khi tham gia
vào họ sẽ tập trung ở bước sơ tuyển nhà thầu(nếu có) và bước lập
hồ sơ mời thầu. Bộ phận Marketing của công ty sẽ trực tiếp thay
mặt công ty tham gia đàm phán thương thuyết, nghiên cứu nắm bắt
được những thông tin có liên quan đến những yêu cầu từ phía chủ
đầu tư, để từ đó đưa ra được những giải pháp có lợi, thể hiện được
SƠ TUYỂ
N NHÀ
TH
Ầ
U
(n
ế
u có)

LẬP HỒ SƠ MỜI THẦU
GỬI THƯ HOẶC THÔNG
BÁO MỜI THẦU
NHẬN VÀ QUẢN LÝ HỒ
SƠ DỰ THẦU
MỞ THẦU
ĐÁNH GIÁ XẾP HẠNG
NHÀ THẦU

Công tác dự thầu là một phần quan trọng trong hoạt động kinh
doanh của công ty. Nó bao gồm những công việc liên quan đến
quá trình tìm kiếm thông tin và cuối cùng là tham gia vào đấu thầu
để ký kết các hợp đồng lắp đặt.
Ta có thể nhận thấy, công tác dự thầu là bước khởi đầu cho toàn
bộ quá trình kinh doanh tiếp theo, nó có liên quan trực tiếp đến
việc tiêu thụ sản phẩm của công ty. Theo quy định tại khoản 2
điều 9 của quy chế đấu thầu ban hành kèm theo nghị định số
88/1999/NĐ-CP ngày 01-09-1999 của Chính phủ thì nhà thầu tham
gia dự thầu phải đảm bảo các điều kiện sau:
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Lª V¨n Huy

18

- Có giấy đăng ký kinh doanh. Đối với đấu thầu mua sắm thiết bị
phức tạp được quy định trong hồ sơ mời thầu, ngoài giấy đăng ký
kinh doanh phải có giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà
sản xuất.
- Có đủ năng lực tài chính đáp ứng yêu cầu của gói thầu
- Chỉ được tham gia một đơn vị thầu trong một gói thầu, dù là đơn
phương hay liên doanh dự thầu. Trường hợp tổng công ty đứng tên
dự thầu thì các đơn vị trực thuộc không được phép tham dự với tư
cách là nhà thầu độc lập trong cùng một gói thầu, song song với
quá trình đấu thầu do chủ đầu tư tổ chức thì các nhà thầu(các đơn
vị xây lắp) cũng phải tiến hành các công việc cần thiết khi tham
gia đấu thầu. Mặc dù việc đấu thầu trong nước và đấu thầu nước
ngoài là có khác nhau, nhưng không nhiều, nên có thể khái quát
trình tự dự thầu gồm năm bước như sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Trình tự các bước dự thầu

- Giới thiệu về thiết bị cung cấp
- Hồ sơ kinh nghiệm, danh sách khách hàng
- Hồ sơ năng lực đảm bảo tài chính
- Giấy tờ đảm bảo tính pháp lý
Trách nhiệm chính ở bước này thuộc về cán bộ phòng kinh
doanh, họ sẽ đại diện cho công ty tham gia sơ tuyển để trả lời hay
đáp ứng toàn bộ những yêu cầu đặt ra từ phía nhà sơ tuyển. Vai trò
của người làm Marketing chủ yếu là tìm hiểu kĩ những thông tin
về gói thầu, về chủ đầu tư để có sự chuẩn bị trước những tình
huống mà bên mời thầu sẽ đưa ra, tạo điều kiện cho công tác sơ
tuyển, gây được ấn tượng ban đầu đối với nhà mời thầu.
Bước 3:
Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu. Đây là bước quan trọng tiếp theo
công ty cần phải thực hiện sau khi được phép tham gia dự thầu.
Công ty sẽ cử cán bộ kinh doanh đi mua một bộ hồ sơ dự thầu do
chính đơn vị tổ chức đấu thầu bán, sau đó hoàn thành tất cả các
yêu cầu cần thiết mà nội dung bộ hồ sơ yêu cầu. Phòng kinh doanh
là nơi sẽ đảm nhận hoàn toàn công việc lập hồ sơ nhưng với sự
giúp đỡ của các phòng ban khác. Ví dụ như phòng xuất nhập khẩu
sẽ cung cấp Catalog có liên quan đến những đặc tính của máy,
phòng kế toán sẽ cung cấp hồ sơ có liên quan đến tình hình tài
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Lª V¨n Huy

20

chính… Người làm Marketing phải tham gia tích cực vào giai
đoạn này, họ phải là người đi đầu trong nghiên cứu các thông tin
có liên quan đến gói thầu, đến chủ đầu tư, đến đối thủ cạnh tranh
để tạo điều kiện cho công tác lập hồ sơ, phát huy được những
điểm mạnh hơn hẳn so với đối thủ.


21

nhằm giành giật khách hàng. Vì vậy Marketing trở nên có vai trò
rất quan trọng, bởi tính thực tế và những hữu ích mà nó mang lại
là đáng kể, phù hợp với tình hình thị trường mới. Marketing giúp
họ có được cái nhìn đầy đủ về thị trường, về đối thủ cạnh tranh và
về nhà đầu tư… Qua đó
xác định được ước muốn của khách hàng để cung ứng đúng lợi ích
giúp khách hàng hài lòng về sản phẩm.
2. Khái niệm Marketing ứng dụng trong đấu thầu:
Marketing trong đấu thầu là hoạt động Marketing hướng tới các
cá nhân, tổ chức(chủ yếu là tổ chức) đang có nhu cầu, nhằm tạo ra
sự chú ý và ưa thích đối với sản phẩm mà doanh nghiệp mình cung
ứng để tiến hành trao đổi, qua đó đạt được mục tiêu doanh nghiệp
đề ra.
Marketing trong đấu thầu gần giống Marketing trong các lĩnh
vực khác. Nó giống nhau đó là đều nhằm mục đích thoả mãn tốt
nhất nhu cầu và ước muốn của khách hàng hơn hẳn đối thủ khác,
nó chỉ khác ở chỗ đối với sản phẩm tiêu dùng thì người làm
Marketing phải tự tạo ra nhu cầu và ước muốn của khách hàng còn
trong đấu thầu thì nhu cầu và ước là có sẵn, người làm Marketing
chỉ còn phải tìm cách thoả mãn nó thông qua hình thức đấu thầu.
3. Cạnh tranh trong đấu thầu
Để hiểu hơn về cạnh tranh trong đấu thầu, chúng ta sẽ xem xét
cạnh tranh ở một số khía cạnh sau:
3.1 Bản chất của cạnh tranh trong đấu thầu lắp đặt
Đấu thầu lắp đặt cũng phải tuân thủ một cách đầy đủ các bước
được quy định trong trình tự đấu thầu, tuy nhiên do đặc điểm của
đấu thầu lắp đặt là chỉ có một bên mời dự thầu nhưng có rất nhiều

Quan sát thực tế cho thấy, trong đấu thầu lắp đặt các thiết bị mà
cụ thể là máy phát điện thì yếu tố quyết định khả năng cạnh tranh
trong đấu thầu bao gồm:
+ Mức giá dự thầu, đây là yếu tố đầu tiên cho thấy mức độ phù
hợp của hồ sơ dự thầu với những yêu cầu của bên mời thầu. Qua
giá cũng có thể cho thấy được phần nào chất lượng của sản phẩm,
lợi ích của người đi mua.
+ Chất lượng sản phẩm là yếu tố giúp bên mời thầu đánh giá được
tính tin cậy về việc bảo đảm lợi ích khi sử dụng sản phẩm mà
công ty sẽ cung cấp
+ Dịch vụ khách hàng, đây là yếu tố cho thấy mức độ quan tâm
của nhà cung cấp đối với khách hàng cả trước và sau bán. Ngày
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Lª V¨n Huy

23

nay, xã hội càng phát triển, đồi sống của người dân càng cao thì
mức độ đòi hỏi của khách hàng về dịch vụ này càng tăng.
+ Năng lực công ty là yếu tố cho phép bên mời thầu đánh giá được
khả năng của nhà thầu trong việc thực hiện gói thầu.
Bên cạnh đó còn có một số yếu tố khác như xuất xứ của thiết bị,
mối quan hệ giữa nhà thầu và bên mời thầu
Như vậy, cạnh tranh trong đấu thầu cũng giống như các lĩnh vực
khác. Các bên khi tham gia cạnh tranh phải có những hoạt động
mang tính điều tra về những thông tin có liên quan đến đối thủ
như điểm mạnh, điểm yếu, mục tiêu chiến lược… Trên cơ sở đó để
có thể đưa gia những quyết định có sức thuyết phục đối với bên
mời thầu.
CHƯƠNG HAI
THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG

- Tổng số thành viên tham gia góp vốn: Sáu người
- Danh sách và phần trăm góp vốn của các thành viên:

Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Lª V¨n Huy

25Stt
Tên thành
viên
Nơi dăng kí hộ khẩu thường
trú đối với cá nhân hoặc địa
chỉ trụ sở chính đối với tổ
chức
Giá trị vốn
góp (đồng)
Phần
vốn
góp
(%)
1 PHẠM
THỊ
HỒNG
HẢI
P11, k2b khu tt công ty phát
triển đầu tư công nghệ –
FPT, phường Cống Vị, Ba
Đình, Hà Nội
675.000.000 27

Bà Trưng Hà Nội
25.000.000 1
6
HOÀNG
HẢI VÂN

P3 a14 phường Thịnh
Quang quận Đống Đa Hà
Nội
25.000.000 1
Nguồn: Đăng ký kinh doanh của công
ty
- Địa chỉ trụ sở chính hiện nay: số 89 Thái Hà phường Trung
Liệt quận Đống Đa thành phố Hà Nội.
Điện thoại: 5371792/5371793
Fax: 5371823
Email:
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Lª V¨n Huy

26

- Tên, địa chỉ chi nhánh:
địa chỉ: số 45 Hoàng Sa, phường Đakao, quận 1 thành phố Hồ Chí
Minh.
- Người đại diện theo pháp luật của công ty:
Chức Danh: chủ tịch hội đồnh thành viên kiêm giám đốc
Họ và Tên: NGUYỄN VIỆT HÙNG Giới tính: nam
Ngày Sinh:11/04/1967 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam
Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu số: 011326223
Ngày cấp: 26/09/2001 nơi cấp: công an Hà Nội

Công ty)
+ Thay đổi lần năm:
Thay đổi điều lệ công ty theo lụât doanh nghiệp được hội đồng
thành viên thông qua ngày20/06/2002
Thay đổi ngành nghề kinh doanh: Bổ sung thêm buôn bán máy
phát điện, máy công cụ, thang my, máy công cụ và các thiết bị
khoa học kĩ thuật.
(các thay đổi trên có thông báo số 199 ngày 26/06/2002 của công ty).
2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
Trước tình hình kinh tế đất nước hiện nay, khi mà chủ trương
trong chính sách kinh tế của Chính phủ là khuyến khích sự tham
gia hoạt động của các thành phần kinh tế tư nhân, bởi tính linh
hoạt và khả năng thích nghi cao của loại hình công ty này rất phù
hợp với cơ chế thị trường mới, thì sự thành lập của công ty là
thích hợp.
Với vai trò như là một đại lý, một trung gian giữa các nhà sản
xuất máy phát điện nổi tiếng trên thế giới với người tiêu dùng Việt
Nam. Công ty thường đứng ra nhận thầu lắp đặt, bảo trì, bảo
dưỡng các máy phát điện có công suất từ 5 – 3000KVA cho tất cả
các công trình trên khắp cả nước.
Ngoài chức năng chính là cung cấp máy phát điện mới 100%
công ty còn thực hiện các nghiệp vụ như mua lại các máy phát
điện cũ đã qua sử dụng và bán lại cho đơn vị khác khi họ có nhu
cầu, đồng thời thực hiện các hoạt động như bảo trì bảo dưỡng cho
khách hàng.
3. Đặc điểm về sản xuất kinh doanh:
Là công ty TNHH, có quy mô nhỏ cả về vốn và nhân sự nên lĩnh
vực công ty lựa chọn là hoạt động thương mại và dịch vụ. Hiện tại
công ty kinh doanh về máy phát điện là chủ yếu, không có nhà
máy sản xuất chế tạo, công ty chủ yếu hợp tác làm ăn với các đối Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức công ty

Phòng
hànhchính
Phòng
tài chính-kế
toán

Phòng
kinh doanh
Phòng
kĩ thuật
Phòng
dự án
TỔNG GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC
PHÓ
GIÁM ĐỐC
PHÓ
GIÁM ĐỐC
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Lª V¨n Huy

29

4.2 Đặc điểm về vốn và tài chính:
+ Tổng số vốn thời điểm bắt đầu hoạt động: 2.500.000.000

Năm
trước
Năm nay
Luỹ kế từ đầu
năm
1 2 3 4 5
- Tổng doạnh thu
Trong đó: Doanh
thu hàng xuất
khẩu
- Các khoản giảm
trừ(03=05+06+0
7
+Giảm giá hàng
bán
+Hàng bán bị trả
01
02030506

đặc biệt,thuế
xuất khẩu phải
nộp
1.Doanh thu
thuần
2.Giá vốn hàng
bán
3.Lợi nhuận
gộp(20=10-11)
4.Chi phí bán
hàng
5.Chi phí quản lí
doanh nghiệp
6.Lợi nhuận
thuần từ hoật
động kinh doanh
(30=20-(21+22))
7.Thu nhập từ
hoạt động tài
chính
8.Chi phí hoạt
động tài chính
9.Lợi nhuận
thuần từ hoạt
động tài
chính(40=31-32)
10.Các khoản thu
nhập bất thường
11.Chi phí bất
thường


32 404142
50
8.879.339.5198.105.201.926
774.128.593
8.879.339.5198.105.201.926774.128.593

781.754.761

-7.626.168
4.374.822