ĐỀ CƯƠNG MÔN VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG
1. Phân tích khái niệm, đặc điểm của VBQLNN
Văn bản là việc ghi lại sự giao tiếp hay là phương tiện ghi lại và
truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ nhất định hay bằng một ký hiệu.
VBQLNN là những văn bản chứa đựng những thông tin bằng một
ngôn ngữ nhất định do chủ thể có thẩm quyền ban hành theo những trình tự
thủ tục và dưới hình thức nhất định được nhà nước bảo đảm bằng những
biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ hay
giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, cá nhân. VBQLNN bao gồm có
VBQPPL, VB cá biệt (văn bản áp dụng), VBHC thông thường và các văn
bản chuyên môn (như văn bản tài chính, tư pháp, ngoại giao), văn bản kỹ
thuật (như trong xây dựng, kiến trúc).
Đặc điểm:
- Chứa đựng thông tin bằng một ngôn ngữ nhất định. Ví do như giấy
khám sức khoẻ (thể hiện tính chuyên môn) ghi các thông tin về sức khoẻ;
Giấy khai sinh chứa các thông tin cá nhân, lý lịch…
- Do chủ thể có thẩm quyền ban hành theo một trình tự thủ tục. ví dụ
như chính phủ có thẩm quyền ban hành nghị định theo trình tự thủ tục nhất
định do pháp luật qui định.
- Được nhà nước đảm bảo bằng những biện pháp khác nhau như biện
pháp cưỡng chế, răn đe, giáo dục…
Câu 2: các chức năng cơ bản của VBQLNN
1.1 chức năng thông tin
-Văn bản quản lý dùng để viết lại và truyền đạt thông tin trong hoạt
động quản lý nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các chủ thể quản lý.
- thông tin trong quản lý có thẻ nhìn lại, xem xét lại, phản hồi lại trong
các văn bản quản lý của nhà nước. vì vậy, thông tin trong quản lý phức tạp,
phong phú và đa dạng. trong quá trình quản lý chúng ta phải biết phân loại
để xử lý cho phù hợp.( ví dụ: cá nhân có hành vi vi phạm hành chính như
vượt đèn đỏ, thì ra quyết định xử phạt có chứa đựng thông tin và có chế tài

- truyền đạt thông tin
- Là công cụ, phương tiện để thực hiện các quyết định
- Là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy nhà nước
- Là công cụ để xây dựng, ban hành hệ thống pháp luật
4. Phân tích ý nghĩa của văn bản quản lí Nhà nước trong quá
trình xây dựng Nhà nước pháp quyền XHCN ở nước ta hiện nay.
Văn bản quản lí NN là những văn bản chứa đựng những thông tin
bằng 1 ngôn ngữ nhất định do chủ thể có thẩm quyền ban hành theo những
trình tự, thủ tục và dưới hình thức nhất định, được NN bảo đảm bằng những
biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ nội bộ hoặc giữa cơ
quan NN với tổ chức và cá nhân.
Trong hơn nửa thế kỷ tồn tại và phát triển, Nhà nước Việt Nam đã ban
hành một khối lượng rất lớn các văn bản quản lí để điều hành và quản lý xã
hội, quản lý Nhà nước. Cuộc sống xã hội luôn luôn phát triển, nhiều văn bản
đã ban hành không đáp ứng kịp thời tình hình xã hội nhất là khi nền kinh tế
chuyển đổi từ cơ chế tập trung quan liêu sang kinh tế thị trường theo định
hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của Nhà nước. Xây dựng NN pháp
quyền Việt Nam là xây dựng NN của dân, do dân, vì dân, đặt dưới sự lãnh
đạo của Đảng. Vì vậy, có thể nói, ý nghĩa quan trọng hàng đầu của văn bản
quản lí NN trong quá trình xây dựng NN pháp quyền XHCN ở VN là:
- Là cơ sở pháp lí để giải quyết những vụ việc cụ thể. Cụ thể nó giúp
cho các cơ quan thi hành pháp luật có điều kiện nắm bắt dễ dàng, nhanh
chóng những quy định của pháp luật hiện hành. Đồng thời cũng giúp cho
nhân dân có điều kiện tiếp cận, hiểu biết về các vấn đề mà họ quan tâm.
- Thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội của đất nước.
- Là phương tiện, công cụ truyền đạt mệnh lệnh quản lí, kiểm tra giám
sát hiệu quả hoạt động quản lí.
5. Phân tích khái niệm, đặc điểm của công tác văn phòng.
Trả lời:
- Khái niệm công tác văn phòng có thể bao gồm các nội dung sau:

thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lí, điều hành hoạt động của cơ
quan, tổ chức đạt mục tiêu mong đợi.
Nhìn chung, công tác văn phòng bao gồm những công việc liên quan
tới tổ chức, quản lí các thông tin, giấy tờ trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức, đến việc xử lí các thông tin phục vụ cho lãnh đạo.
+ Có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất định, tức là phải có cơ sở hạ
tầng cụ thể như nhà xưởng, phưuơng tiện, trang thiết bị và các điều kiện vật
chất khác tương ứng với quy mô tổ chức, nôi dung hoạt động của cơ quan, tổ
chức để đảm bảo vận hành công việc thuận lợi.
+ Phạm vi hoạt động của công tác văn phòng không chỉ giới hạn trong
nội bộ văn phòng mà còn ở trong toàn cơ quan, tổ chức.
Câu 6: chức năng của công tác văn phòng
1. chức năng tham mưu tổng hợp
VP tiến hành những nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp
trong việc tham vấn về mặt tổ chức, điều hành, những công việc của lãnh
đạo, chỉ đạo và tổ chức nhứng hoạt động trong phạm vi, nhiệm vụ đươc thủ
trưởng, cơ quan đơn vị giao cho.
- chức năng tham mưu của VP bao hàm nhứng nội dung tham vấn cho
ban lãnh đạo cơ quan, tổ chức, đơn vị. còn tổng hợp là việc thống kê, xử lý
thông tin nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý. Vì vậy, chức năng tham mưu
tong hợp có mối quan hệ mật thiết với nhau trong hoạt động của VP không
nên tách chúng ra làm những chức năng riêng biệt.
- Những kết quả trong tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học đầy
đủ, chính xác, khách quan nhằm trợ giúp để cho lãnh đạo để đưa ra các
quyết định xử phạt cuối cùng.
1.2 chức năng hậu cần
Là chức năng đảm bảo các điều kiện vật chất như nhà cửa, trang thiết
bị, tài chính, phương tiện…đây là những yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo
hoạt động bình thường của cơ quan, tổ chức.
- trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan tổ chức những yếu tố

- 8 – tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự,
an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp lễ nghi, khách tiết, thực hiện
công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh.
- 9- Thường xuyên tổ chức, kiện toàn bộ máy văn phòng, xây dựng
đội ngũ cán bộ, công chức trong văn phòng để từng bước hiện đại hóa công
tác hành chính văn phòng, chỉ đạo hướng dẫn nhiệm vụ văn phòng cấp dưới
hoặc các đơn vị chuyên môn đồng thời duy trì liên tục thường xuyên hiệu
quả hoạt động của văn phòng.
=> Hiệu quả của công tác văn phòng có ý nghĩa quan trọng nhiều khi
có ý nghĩa quyết định đối với thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức,bởi lẽ: văn phòng giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không
đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành
công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa học và có kết
quả hơn, bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp
nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ
chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương; giữ được vai trò là đầu
mối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, tổ chức
khác và nhân dân nói chung.
8. Phân tích các nguyên tắc trong tổ chức quản lý và giải quyết
công văn đến.
Công văn đến là những văn bản (công văn, tài liệu, thư từ…) do cơ
quan nhận được từ bên ngoài gửi đến.
Khi giải quyết và quản lý công văn đến phải đảm bảo những nguyên
tắc sau:
- Tất cả các công văn đến phải đưa qua văn thư vào sổ và được quản
lý thống nhất.
- Công văn đến phải được ký nhận vào sổ chuyển giao công văn của
văn thư. Khi tiếp nhận, chuyển giao văn bản phải được bàn giao, ký nhận rõ
ràng.
- Công văn đến phải đưa đến đúng chủ thể có thẩm quyền (chuyển qua

quan được nhanh chóng chính xác, đúng đường lối chính sách của Đảng,
pháp luật của nhà nước giúp cho việc quản lý kiểm tra của các cơ quan đạt
hiệu quả cao hơn.
- Góp phần tiết kiệm giảm bớt các chi phí k cần thiết (như công sức,
nguyên vật liệu chế tác, trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng, ban
hành văn bản và vẫn đảm bảo những hoạt động bình thường của các cơ quan
hành chính nhà nước).
- Tham gia giữ gìn bảo quản các tài liệu, các văn quản lý nhà nước.
Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan (của
cá nhân, của tập thể) phục vụ cho hoạt động kiểm tra, thanh tra, đánh giá
hoạt động của các cơ quan. Góp phần giữ gin nhứng tài liệu giá trị về mọi
lính vực để phuc vụ cho việc tra cứu thông tin quá khư. Là tiền đề của công
tác lưu trữ.
10. Phân tích các yêu cầu hiện đại hóa công tác văn phòng của
nước ta hiện nay.
* Mục tiêu của hiện đại hóa công tác văn phòng
Để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao đối với hoạt dộng chức năng
và hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình văn phòng phải luôn được hiện đại
hóa. Văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức,
giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc
hàng ngày. Đồng thời giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việc
hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy sáng tạo của mõi cán bộ,
công chức văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào hoàn thành tốt
nhiệm vụ chính của mình, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công
việc đạt hiêu quả cao nhất
* Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng
- Tổ chức bộ máy văn phòng khoa hoạc gọn nhẹ:
Tùy theo mô hình và tổ chức cơ quan mà tổ chức bộ máy văn phòng sao
cho hợp lý nhưng dù văn phòng lớn hay nhỏ muốn tổ chức theo hướng hiện
đại hóa phải đảm bảo tinh gọn. đúng chức năng và hiệu lực

hoạt đọng của văn phòng. Các yếu tố đó có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc
gián tiếp đến hiệu quả hoạt động công tác văn phòng. Cụ thể có một số yếu
tố cơ bản như sau:
- yếu tố về quy mô và cách thức tổ chức cơ quan công sở
- Yếu tố về đội ngũ cán bộ công chức: Về trình độ chuyên môn, ý thúc,
sự hiểu biết pháp luật, tinh thần thái độ làm việc, phảm chất
- Yếu tố quy chế hoạt động: quy chế cụ thể rõ ràng, tạo sự phối hợp
nhịp nhàng hiệu quả giữa các đơn vị tổ chức để thực hiện tốt nhiệm vụ
cơ quan đơn vị.
- Các thiết bị: phải đảm bảo các thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất để
đảm bảo phục vụ có hiệu quả công tác văn phòng.
12. Phân tích khái niệm và đặc điểm của công tác văn thư
* Khái niệm
Theo từ điển tiếng Việt nhà xuất bản khoa học xã hội 1994 thì “ văn thư
là công tác quản lý công văn, giấy tờ trong một cơ quan đơn vị, tổ chức
”.Như vậy công tác văn thư được hiểu là hoạt động quản lý các công văn
giấy tờ tài liệu cảu các cơ quan tổ chức đơn vị nhà nước.
Tuy nhiên, hiện nay có nhiều quan điểm về công tác văn thư nhưng có
hai quan điểm về công tác văn thư được chú ý nhiều hơn, đó là:
- Công tác văn thư là công tác tổ chức, giải quyết và quản lý công văn
giấy tờ trong các cơ quan tổ chức đơn vị nhà nước. Như vậy quan điểm này
bao gồm hai nội dung: Nội dung thứ nhất là về tổ chức giải quyết các công
văn giấy tờ theo thẩm quyền; Nội dung thứ hai là quản lý trong quá trình
theo những quy trình chung chuyển theo quy định.
- Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về soạn thảo và ban hành
văn bản trong các cơ quan tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản.
* Đặc điểm
- Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục vụ cho
yêu cầu quản lý của các cơ quản.
- Mục đích là đảm bảo thông tin cho quản lý