Mục lục
Lời mở đầu.......................................................................................................................2
I. Khát quát về công ty, tổ chức bộ máy kế toán...............................................................4
1. Quá trình hình thành và phát triển............................................................................4
1
Lời mở đầu
Trong những năm qua, cơ chế quản lý kinh tế của nớc ta đã có những đổi
mới sâu sắc và toàn diện. Cơ chế mới đã tạo ra những chuyển biến tích cực cho
sự tăng trởng của nền kinh tế. Mục tiêu phát triển của đất nớc đã có sự điều
chỉnh phù hợp với yêu cầu, khả năng của từng thời kỳ, từng giai đoạn. Nhiều
chính sách kinh tế, nhiều chế độ quản lý kinh tế- tài chính đã đang và còn tiếp
tục đổi mới, ngày càng đợc hoàn thiện. Hạch toán kế toán với t cách là một bộ
phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, đã
có những cải tiến và hoàn thiện từng bớc theo mức độ phát triển và yêu cầu của
cơ chế quản lý. Trong thời kỳ này để phù hợp với cơ chế thị trờng, hạch toán kế
toán phải hết sức chặt chẽ và hạn chế tối đa các khe hở gây khó khăn cho quá
trình quản lý kinh tế tài chính.
Sự phát triển một cách tất yếu và mạnh mẽ của các doanh nghiệp thơng
mại trong nền kinh tế hiện nay làm nảy sinh ra nhiều vấn đề khó khăn trong quá
trình quản lý càng chứng minh sự cần thiết của công cụ hạch toán. Đặc biệt quá
trình lu chuyển hàng hóa đợc coi là khâu mấu chốt trong hoạt động kinh doanh
thơng mại, cho nên hạch toán nghiệp vụ kinh doanh lu chuyển hàng hóa là một
khâu hết sức quan trọng cần phải đợc quan tâm thoả đáng. Nền kinh tế nhiều
thành phần vận hành theo cơ chế thị trờng. Sự cạnh tranh khốc liệt là đặc tính
của thị trờng này. Các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải tìm mọi
cách đa đợc sản phẩm hàng hoá tới tay ngời tiêu dùng, đợc họ chấp nhận. Từ đó
thu đợc lợi nhuận từ việc sản xuất, tiêu thụ. Hạch toán lu chuyển hàng hóa sau
mỗi thời kỳ kinh doanh sẽ cho doanh nghiệp có đợcc cái nhìn tổng quát về kết
quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách cụ thể qua các chỉ tiêu
doanh thu và kết quả lãi lỗ. Từ đó doanh nghiệp có biện pháp điều chỉnh lại cơ
cấu hàng hoá, hình thức kinh doanh, phơng thức quản lý cho phù hợp và có hiệu

hạn chế. Vì vậy việc nhập khẩu thiết bị y tế trở thành một việc hết sức cần thiết
nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng trong nớc, nâng cao chất lợng khám chữa bệnh
cho mọi ngời. Công ty XNK Nam Đô tiền thân là công TNHH Dợc phẩm Hàng
Châu có trụ sở tại số nhà 17 Ngõ 18 Đờng Nguyên Hồng Đống Đa Hà Nội đợc
thành lập theo giấy phép thành lập số 2412/ GP-UB do UBND thành phố Hà
Nội cấp ngày 20/04/1996 và giấy phép kinh doanh số 054045 do Uỷ ban kế
hoạch thành phố Hà Nội cấp ngày 26/04/1996, là đơn vị thứ hai trong lĩnh vực
kinh doanh thiết bị y tế đợc Sở Y tế cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh
doanh thiết bị y tế ngày 15/08/2001. Công ty thành lập với số vốn điều lệ
500.000.000 VNĐ với ngành nghề kinh doanh chính là chuyên phân phối, xuất
nhập khẩu, bán buôn, bán lẻ thiết bị, máy móc, dụng cụ y tế các loại, thuốc
chữa bệnh thông thờng.
Công ty có một cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại số 2 Phơng Mai Hà Nội.
Năm 2000 để mở rộng và phát triển thị trờng, công ty đã thành lập một
văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh để giao dịch với khách hàng
miền Nam.
Sau 7 năm hoạt động do nhu cầu thực tế công ty XNK Nam Đô dựa trên
những cơ sở kinh doanh ban đầu đợc tách ra thành lập với ngành nghề kinh
doanh mở rộng hơn. Không chỉ dừng ở việc nhập khẩu và cung cấp các loại
thiết bị y tế mà công ty XNK Nam Đô còn nhập khẩu thêm các thiết bị công
nghiệp dân dụng, thiết bị khoa học công nghệ. Ngoài ra công ty còn sản xuất và
mua bán hoá chất, chế phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia
dụng và y tế. Công ty đợc thành lập theo giấy phép thành lập và giấy phép kinh
4
doanh số 0102006082 do Sở Kế hoạch và Đầu t thành phố Hà Nội cấp ngày 08/
09/ 2002, số vốn điều lệ là 1.000.000.000 VNĐ.
Sau ba năm hoạt động và phát triển không ngừng công ty đã xin đợc thay
đổi giấy phép kinh doanh lần 2 ngày 12/ 04/ 2005 với vốn điều lệ 3.000.000.000
VNĐ mở rộng lĩnh vực hoạt động. Đó là đầu t kinh doanh đờng giao thông, cầu
phà, đờng thuỷ, đờng thuỷ, đờng sắt.

công ty đợc tổ chức rất chặt chẽ, khoa học giúp cho lãnh đạo công ty có thể
nắm bắt thông tin kịp thời và đa ra các quyết định kinh doanh một cách chính
xác, đúng đắn.
Với hơn 30 nhân viên, tổ chức bộ máy quản lý của công ty gồm: Giám
đốc và các phòng chức năng.
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty.
6
Giám đốc
P.Kỹ thuật
P.MaketingP.Kế toánP.Kinh
doanh
P.Xuất nhập
khẩu
P.Dự án
CácVPDD
Cửa hàng GTSP
4. Chức năng của giám đốc và các phòng chức năng.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty là tổng hợp các bộ phận lao động
quản lý khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, có quyền hạn, trách
nhiệm nhất định đợc bố trí làm việc ở các khâu khác nhau nhằm đảm bảo chức
năng quản lý và phục vụ mục đích chung của Công ty.
- Giám đốc: Phụ trách chung, là ngời đại diện pháp nhân của công ty,
ngời đứng đầu công ty, điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty sao
cho hiệu quả.
- Phòng kế toán: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, chịu trách
nhiệm hạch toán kế toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng qui
định của nhà nớc. Hớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các bộ phận trong Công ty trong
việc hoàn tất chứng từ kế toán, phân tích các hoạt động tài chính của doanh
nghiệp. Kịp thời báo cáo Giám đốc, Phòng kinh doanh để hoạt động chung của
công ty đợc hiệu quả hơn.

1.Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán cung cấp cho Giám đốc các thông tin kinh tế và phân tích
các hoạt động kinh tế của công ty.
Công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Toàn
công ty chỉ có một Phòng Kế toán duy nhất để tập trung thực hiện toàn bộ công
tác kế toán. Còn ở các cửa hàng giới thiệu sản phẩm, văn phòng đại diện trực
thuộc không tổ chức kế toán riêng mà chỉ cử nhân viên kế toán làm nhiệm vụ
hạch toán ban đầu, thu thập và kiểm tra chứng từ ban đầu, định kỳ chuyển
chứng từ về phòng kế toán của công ty để kiểm tra và ghi sổ kế toán.
Phòng kế toán của công ty thực hiện việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ
kế toán chi tiết toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở tất cả các đơn vị, bộ
phận công ty. Cuối năm Kế toán trởng tiến hành lập báo cáo tài chính toàn công
ty.
Để thực hiện đầy đủ, toàn diện các nhiệm vụ đồng thời để đảm bảo sự
lãnh đạo thống nhất, tập trung của kế toán trởng cũng nh sự chuyên môn hoá
của cán bộ kế toán, căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, quản lý của Công
8
ty mà bộ máy kế toán của công ty gồm có 4 ngời đều có trình độ đại học và đ-
ợc phân công công việc nh sau:
- Kế toán trởng: là ngời điều hành Phòng Kế toán với chức năng là phụ
trách chung toàn bộ các khâu công việc của phòng thực thi theo đứng qui định,
chính sách của nhà nớc. Kế toán trởng còn giúp Giám đốc ký kết các hợp đồng
kinh tế, cung cấp thông tin kế toán và phân tích hoạt động kinh tế để đề ra các
quyết định đồng thời chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và Nhà nớc về mặt quản
lý tài chính.
- Thủ quỹ kiêm kế toán ngân hàng làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý
việc thu, chi, lập báo cáo quỹ, thực hiện đầy đủ các nội quy, qui định và chịu
trách nhiệm trớc Kế toán trởng về công việc của mình, giao dịch với ngân hàng.
- Kế toán tổng hợp theo dõi việc xuất nhập hàng hoá, cuối tháng tập hợp
các chứng từ ghi sổ để vào sổ cái các tài khoản, lập báo cáo tài chính. Cuối mỗi

Sổ (thẻ)
hạch toán
chi tiết
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối tài
khoản
Báo cáo kế toán
Bảng TH
chi tiết
Sổ đăng ký
chứng từ ghi
sổ
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
3. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở công ty
3.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức hợp lý chứng từ kế toán giúp đơn vị quản lý chặt chẽ hợp pháp,
hợp lý tài sản, tiền vốn của đơn vị, tạo cơ sở cho việc tổ chức ghi sổ các nghiệp
vụ kinh tế và lập các chỉ tiêu báo cáo kế toán trên hệ thống các biểu mẫu kế
toán
Nội dung tổ chức chứng từ kế toán:
- Xây dựng chủng loại và số lợng bản chứng từ.
- Tổ chức lập chứng từ và tiếp nhận chứng từ.
- Tổ chức kiểm tra luân chuyển và sử dụng chứng từ.
- Tổ chức lu trữ, bảo quản chứng từ.
3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số
1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng tài chính đã sửa đổi và bổ sung.

TK 13312 Thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu
TK 1332 Thuế GTGT đầu vào của tài sản
- TK 333Các khoản phải nộp cho Nhà nớc đợc chi tiết thành các tiểu
khoản cấp 2 và cấp 3 nh sau:
TK 3331
TK 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt
TK 3333 Thuế xuất nhập khẩu
TK 33331 Thuế xuất khẩu
TK 33332 Thuế nhập khẩu
3.3 Tổ chức vận dụng báo cáo kế toán.
Cuối mỗi năm kế toán phải lập báo cáo tài chính và gửi đến Chi cục thuế
Đống Đa và phòng thống kê quận Đống đa. Các báo cáo tài chính gồm có Bảng
Cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính, L-
u chuyển tiền tệ, Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế GTGT, bảng cân
đối phát sinh.
3.4. Các phơng pháp kế toán chủ yếu
- Phơng pháp tính thuế GTGT
12
Doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Cuối mỗi tháng kế toán sẽ kê thuế GTGT phải nộp theo tờ khai thuế
GTGT dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế hàng
tháng do cơ quan thuế qui định
- Phơng pháp tính thuế TNDN& các loại thuế khác.
+ Đối với thuế TNDN: Công ty phải nộp thuế TNDN với thuế suất 28%
của thu nhập trớc thuế. Kế toán căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh hàng
hoá, dịch vụ của năm trớc để kê khai và nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp
cho Cục thuế Hà Nội chậm nhất ngày vào 25 tháng 01 năm sau.
+ Đối với thuế nhập khẩu: Công ty nộp thuế XNK theo từng lô hàng. Kế
toán theo dõi từng lô hàng và nộp thuế chậm nhất 40 ngày tại chi cục thuế trên
địa bàn cảng lấy hàng kể từ ngày nhận đợc thông báo của Cơ quan hải quan.

1.1 Chứng từ sử dụng
1.1.1 Các phơng thức mua hàng, nhập kho hàng hóa
Mua hàng là giai đoạn khởi đầu và quan trọng của quá trình lu chuyển
hàng hoá tại Công ty XNK Nam Đô. Nhằm đáp ứng nhu cầu của ngời tiêu dùng
và yêu cầu của Bộ y tế, Công ty luôn cố gắng tìm kiếm những nguồn hàng,
chủng loại, mẫu mã và có chất lợng đạt tiêu chuẩn hiện này hàng hoá mua, nhập
kho của Công ty chủ yếu của Công ty từ hai nguồn lớn là hàng mua nớc ngoài
và hàng mua nội địa.
Đối với nguồn hàng từ nớc ngoài thì phơng thức mua hàng mà Công ty
sử dụng là phơng thức nhập khẩu trực tiếp. Cán bộ phòng xuất nhập khẩu của
Công ty có nhiệm vụ tim nguồn hàng, lập kế hoạch và đệ trình lên giám đốc phê
duyệt. Khi đợc sự đồng ý của giám đốc phong xuất nhập khẩu l tiến hành ký
hợp đồng với bên bán. Sau khi đã hoàn tất thủ tục cần thiết và hàng hoá đã về
tới cảng, Công ty cử cán bộ đi nhận hàng trực tiếp tại địa điểm quy định. Trong
thanh toán Công ty sử dụng 3 phơng thức.
Thanh toán trực tiếp bằng tiền gửi, thanh toán bằng LC thanh toán bằng
th chuyển tiền. Đồng tiền thanh toán chủ yếu là đô la Mỹ (USD).
Mua hàng nội địa là hoạt động thờng xuyên của Công ty do thuốc và
nguyên liệu thuốc là hàng hoá đặc biệt, có liên quan đến sức khỏe của ngời
dùng nên yêu cầu về chất lợng là rất cao. Cũng vì thế mà đối với nguồn hàng
nội địa, Công ty chủ yếu sử dụng phơng thức mua hàng trực tiếp theo hợp đồng
kinh tế với bạn hàng quen thuộc.
Đây là hình thức thu mua chính thức của Công ty. Sau khi ký hợp đồng
kinh tế Công ty cử cán bộ thuộc phòng kinh doanh đến đơn vị cung cấp để nhận
hàng. Cán bộ của Công ty có trách nhiệm bảo quản, vận chuyển hàng về kho an
toàn với phí vận chuyển do Công ty chịu. Sau đó Công ty làm thủ tục nhập kho.
15
Ngoài ra trong quá trình thu mua hàng nội địa, Công ty còn áp dụng ph-
ơng thức chuyển hàng. Theo đó đơn vị bán sẽ căn cứ vào hợp đồng đã ký, đến
thời hạn chuyển hàng sẽ giao tại địa điểm quy định trong hợp đồng, thờng là

Họ và tên ngời mua hàng:
Đơn vị : Cty XNK Nam Đô. Mã số.
Hình thức thanh toán: trả chậm
Đơn vị tính : đồng.
STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Máy hút dịch Cái 50 900.000 45.000.000
Một khoản Cộng tiền hàng: 45.000.000
Thuế suất GTGT:5% Tiền thuế GTGT: 2.250.000.
Tổng tiền thanh toán: 47.250.000.
Số tiền viết bằng chữ: Bốn bảy triệu, hai trăm năm mơi ngàn đồng chẵn.
Ngời mua Ngời viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên).
phiếu nhập kho
17
Nhập của: Cty XNK Thành Công
Biên bản kiểm nghiệm số 420 ngày 29 tháng 9 năm 2006
Nhập vào kho: Kho Thành Công
STT Tên hàng Đvtính Số lợng Giá đv Thành tiền
1 Máy hút dịch Cái 50 900.000 45.000.000
Tổng cộng: Một khoản Thành tiền : 45.000.000
Thuế suất GTGT:5% Tiền thuế GTGT: 2.250.000
Tổng thanh toán: 47.250.000
Trị giá thành tiền bằng chữ: Bốn bảy triệu, hai trăm năm mơi ngàn đồng
chẵn.
Thủ trởng Ngời giao Ngời nhận Ngời lập bỉểu
(ký) (ký) (ký) (ký)
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất, thủ kho ghi số lợng thực
nhập, thực xuất vào các cột tơng ứng trên thẻ có liên quan và tập hợp các chứng
từ nhập xuất này vào bảng kê chứng từ nhập- xuất

Việc kiểm tra đối chiếu thờng tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng
kiểm tra.
- Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng
hoá, nghiệp vụ nhập, xuất ít, không thờng xuyên..
Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phơng
pháp thẻ song song.

19
Thẻ kho
Chứng từ xuất
Chứng từ nhập Sổ kế toán chi tiết
hàng hoá
Bảng kê tổng hợp Nhập-
Xuất-Tồn
hàng hoá
Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ.
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
1.2.2 Phơng pháp sổ số d.
a. Đặc điểm.
- Tại kho: Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất, thủ kho ghi thẻ kho giống nh
phơng pháp thẻ song song.
- Tại quầy hàng: Hạch toán giống phơng pháp thẻ song song.
- Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán kho hàng phải xuống kho để theo
dõi kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ, tính giá
theo từng chứng từ (giá hạch toán).
b. Ưu nhợc điểm và điều kiện vận dụng:
- Phơng pháp này có u điểm giảm bớt công việc ghi chép
- Nhợc: Phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng mặt hàng
Mặt khác, phơng pháp này còn khó phát hiện những sai sót.

1.2.3. Phơng pháp sổ số đối chiếu luân chuyển.
a. Đặc điểm.
- Tại kho: Thủ kho tiến hành ghi thẻ kho giống nh các phơng pháp trên.
- Tại quầy hàng hạch toán giống nh hai phơng pháp trên.
- Tại phòng kế toán: không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu
luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng loại hàng hoá theo từng
kho. Sổ này chỉ đợc ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ
nhập, xuất, phát sinh trong tháng cuả từng loại hàng hoá, mỗi thứ ghi trên một
dòng sổ.
Cuối tháng, kế toán đối chiếu số lợng hàng hoá trên sổ đối chiếu luân
chuyển với thẻ kho và lấy số tiền của từng loại hàng hoá trên sổ này để đối
chiếu với sổ kế toán tổng hơp.
b. Ưu nhợc điểm và điều kiện vận dụng:
Theo phơng pháp này công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh
điểm hàng hoá đợc giảm nhẹ nhng toàn bộ công việc tính toán kiểm tra đều dồn
hết vào ngày cuối tháng nên dễ xảy ra chậm trễ trong hạch toán và lập báo cáo
hàng tháng.
Điều kiện vận dụng phơng pháp này cũng giống nh phơng pháp sổ số d.
21
Sơ đồ kế toán chi tiết hàng hoá theo phơng pháp
sổ đối chiếu luân chuyển.

Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ.
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
2. Kế toán tổng hợp lu chuyển hàng hoá
2.1 Kế toán quá trình mua hàng
Thu mua hàng hoá là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lu chuyển hàng
hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại. Thực chất của quá trình này là
sự vận động vốn kinh doanh từ hình thái vốn tiền tệ sang hình thái vốn hàng

doanh nghiệp phải lập hợp đồng khoán với cán bộ thu mua, trong đó quy định
rõ số lợng, chủng loại, quy cách, chất lợng, giá cả, ... địa điểm giao nhận hàng
hoá.
Sau đó doanh nghiệp tạm ứng tiền cho cán bộ thu mua chịu trách nhiệm
mua và đa hàng về nơi quy định. Doanh nghiệp chỉ nhập kho số hàng đó và
thanh toán tiền hàng khi nhận thấy điều kiện phù hợp với những gì đã ghi trong
hợp đồng khoán. Cuối cùng doanh nghiệp tiến hành thanh toán với cán bộ thu
mua.
Ngoài những phơng thức mua hàng nói trên, các doanh nghiệp còn có thể
áp dụng phơng thức mua hàng khác nh: phơng thức đặt hàng, đổi hàng, mua
hàng nông sản....
2.1.2 Tính giá hàng hoá mua vào.
Trong kinh doanh thơng mại, số lợng hàng hoá lu chuyển chủ yếu là mua
ngoài từ nơi sản xuất. Đơn vị cũng có thể nhập khẩu (đối với bán buôn ). Hoặc
có thể thu mua từ các đơn vị bán buôn (đối với bán lẻ hàng hoá ). Do đó trị gía
thực tế hàng hoá mua vào đợc tính theo từng nguồn nhập.
Kể từ ngày 1/1/1999 Luật thuế GTGT đợc chính thức đợc thực thi ở nớc
ta. Theo đó, trị giá thực tế hàng hoá mua còn tuỳ thuộc vào phơng pháp tính
Thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng. Đối với doanh nghiệp tính Thuế GTGT
theo phơng pháp khấu trừ, trong gía mua ghi trên hoá đơn không bao gồm Thuế
23
Giá thực tế
hàng hoá
thu mua
trong nước
=
Giá mua
ghi trên
hoá đơn
Chi phí

(CIF)
Thuế
nhập
hàng
Chi phí
thu mua
nhập
Giảm giá
hàng
mua
= + +
-
Giá thực tế
hàng thuế
hoặc tự gia
công
Giá mua
hàng hoá
xuất gia
công
Chi phí liên
quan đến
việc gia
công
=
+
2.1.3. Hạch toán chi tiết hàng hoá.
Hạch toán chi tiết hàng hoá phải theo dõi cụ thể cho từng mặt hàng,
nhóm hàng, ở từng kho hàng, quầy hàng trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Do đó tổ chức công tác hạch toán chi tiết hàng hoá cần đợc kết hợp chặt chẽ