Quản lý vật tư, thiết bị
nhóm sinh viên: nguyễn văn nam
phạm văn mạnh
nguyễn tú uyên
đề tài :quản lý vật tư, thiết bị, ứng dụng
cho trung tâm phát triển cntt-đhqg tphcm
đồ án tốt nghiệp kỹ thuật viên
chuyên ngành: công nghệ phần mềm
Giáo viên hướng dẫn: tiến sĩ Lê Huy thập

Niên khóa: 2003 - 2005
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
1
Quản lý vật tư, thiết bị
L i nói đ uờ ầ
Ngày nay với sự phát triển không ngừng và mạnh mẽ của công nghệ
thông tin (CNTT) trong tất cả các ngành nghề, các lĩnh vực khác nhau của
xã hội như: kinh tế, an ninh quốc phòng, thương mại điện tử ….CNTT
đang là nhu cầu cần thiết đối với các công ty, doanh nghiệp, các tổ chức
kinh tế, xã hội và với tất cả chúng ta. Rất nhiều các chương trình phần
mềm ứng dụng trong quản lý đã ra đời như chương trình quản lý nhân sự,
quản lý hàng hoá, quản lý vật tư… và thực sự chiếm được lòng tin của
khách hàng. Tuy nhiên để cho ra đời một sản phẩm phần mềm quản lý có
chất lượng thì người thiết kế phải hiểu được thực tế về công ty, doanh
nghiệp…mà mình thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu để quản lý. Các chương
trình ướng dụng phải có độ chính xác cao, việc lưu trữ dữ liệu phải thuận
tiện cho việc tra cứu và kiểm tra. Phần mềm phải hoạt động tốt đáp ứng
được các nhu cầu mới phát sinh và cho hiệu quả kinh tế cao đồng thời phải
phù hợp với khả năng kinh tế của công ty, doanh nghiệp .
Trong xu thế hội nhập vào nền kinh tế thế giới, để phát triển nền kinh tế
theo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá ngành CNTT đã trở thành cầu

v các thông tin, t ó l m th n o xây d ng c d án mang tínhđủ ề để ừ đ à ế à ự đượ ự
kh thi nh t.ả ấ
1.1.2.Các bước tiến hành khảo sát:
-Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ.
-Xác định phạm vi của hệ thống mới.
-Đề xuất các giải pháp và cân nhắc tính khả thi.
-Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát.
1.1.3.Khảo sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại.
a.Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại.
-Việc quan sát, tìm hiểu cũng như đánh giá hệ thống phải theo cách
nhìn của nhà tin học.
-Có các bước quan sát:
+Mức thao tác thừa hành.
+Mức điêù phối quản lý.
+Mức quyết định lãnh đạo.
+Mức chuyên gia cố vấn.
-Các hình thức tiến hành:
+áp dụng hình thức quan sát.
+áp dụng hình thức phỏng vấn.
+Phương pháp thăm dò.
+Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
b.Tập hợp và phân loại thông tin.
Phân loại dựa theo một số tiêu chuẩn sau:
-Hiện tại và tương lai.
-Phân lo i theo thông tin t nh, ng, thông tin bi n i.ạ ĩ độ ế đổ
-Phân loại dựa vào nội bộ môi trường.
-Tập hợp lại tất cả nhũng thông tin đã được phân loại.
c.Phát hiện yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu trong tương lai.
-Phát hiện yếu kém: Là tìm hiểu các yếu kém về một số mặt như: Sự
thiếu vắng thông tin xử lý, thiếu nhân lực, kém hiệu quả trong tổ chức quản

+Khả thi về nghiệp vụ.
+Khả thi về kĩ thuật.
+Khả thi về kinh tế.
1.3. Lập dự trù và kế hoạch phát triển dự án.
1.3.1.Lập hồ sơ về dự trù và lựa chọn giải pháp.
a.Dự trù thiết bị và kinh phí.
Khối lượng dữ liệu lưu trữ.
-Số lượng thông tin cần thu thập, tài liệu cần kết xuất.
-Thiết bị ngoại vi, đường truyền.
-Khối lượng công việc, số người tham gia, thời gian của dự án.
-Yêu cầu về chất lượng, thời hạn bảo hành.
b.Dự trù về nhân lực.
-Nhóm làm việc: Phân tích, thiết kế, lập trình.
-Nhóm điều hành dự án: Quản trị dự án.
c.Dự trù về thiết kế.
13.2.Lập kế hoạch triển khai dự án.
-Chọn tiến trình cho dự án( Thác nước, Xoắn ốc…)
-Dự kiến lịch biểu thực hiện dự án.
1.4.Một số vấn đề về hệ thống thông tin quản lý vật tư.
1.4.1. Đặc điểm của hệ thống quản lý vật tư.
a .Phân cấp quản lý.
-Hệ thống quản lý vật tư là một hệ thống lớn có chức năng tổng hợp
tất cả những thông tin về vật tư, thiết bị…để từ đó có thể quản lý một cách
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
4
Quản lý vật tư, thiết bị
dễ dàng. Nhằm giúp các công ty, doanh nghiệp, thực hiện công tác quản lý
vật tư được chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian thì chúng ta cần áp
dụng tin học vào công tác quản lý có như vậy hiệu quả quản lý và kinh
doanh mới được tăng lên.

c.Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu.
-Thông tin loại này không cần cập nhật thường xuyên, nhưng yêu cầu
chủ yếu là phải đầy đủ và phải tổ chức hợp lý để có thể tra cứu nhanh khi
cần thiết.
d.Lập báo cáo, in ấn.
-Để thiết kế phần này đòi hỏi người quản lý nắm thật vững nhu cầu
quản lý, tìm hiểu thật kỹ các mẫu biểu báo cáo. Vì thông tin sử dụng trong
công việc này thuận lợi hơn do đã được xử lý từ trước nên việc kiểm tra sự
sai lệch của số liệu trong ngày ở phân này được giảm bớt.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
5
Quản lý vật tư, thiết bị
1.4.3 - Các nguyên t c m b o.ắ đả ả
xây d ng m t h th ng thông tin qu n lý v t t ho n ch nh, l m tĐể ự ộ ệ ố ả ậ ư à ỉ à ộ
công vi c không ph i l n gi n, m t nhi u th i gian công s c, c ng nhệ ả àđơ ả ấ ề ờ ứ ũ ư
trí óc ng i thi t k . Nói chung vi c xây d ng m t h th ng qu n lý v t tườ ế ế ệ ự ộ ệ ố ả ậ ư
th ng ph i d a trên m t s nguyên t c c b n sau:ườ ả ự ộ ố ắ ơ ả
a.Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.
Là thông tin được tích luỹ thường xuyên và cập nhật để phục vụ cho
bài toán quản lý. Chính vì thế mà thông tin trùng lặp phải được loại bỏ.
Một điều cần thiết loại trừ nữa là, để đảm bảo thông tin không nhất quán.
Do vậy ta cần tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các
trường hợp trùng lặp không nhất quán về thông tin đã được loại bỏ. Chính
mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành đối tượng thông tin của đối tượng
điều khiển.
b. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.
Nguyên t c n y, ngo i các m ng thông tin c b n thì c n ph i cóắ à à ả ơ ả ầ ả
nh ng công c c bi t, t o ra các m ng l m vi c c nh ho c t mữ ụ đặ ệ để ạ ả à ệ ố đị ặ ạ
th i, d a trên c s các m ng thông tin c b n ã có v ch trích t m ngờ ự ơ ở ả ơ ả đ à ỉ ừ ả
c b n.ơ ả

nhân viên thuyên chuyển, một thiết bị mới được bổ sung ). Sự kiện
thường xảy ra bất chợt, ngoài ý muốn của con người. Việc điều chỉnh lại
các dữ liệu cho thích hợp khi có một sự kiện xảy ra gọi là cập nhật.
-Các d li u ph n ánh các ho t ng kinh doanh/ d ch v c a c quan,ữ ệ ả ạ độ ị ụ ủ ơ
nh d li u v s n xu t, mua bán, giao d ch v.v Ho t ng kinh doanh/ư ữ ệ ề ả ấ ị ạ độ
d ch v bi n i lu ng v o/ra c a doanh nghi p có th coi l chu i các sị ụ ế đổ ồ à ủ ệ ể à ỗ ự
vi c s ng, g i l m t tác nghi p (operation - ch ng h n nh n m t lôệ ơ đẳ ọ à ộ ệ ẳ ạ ậ ộ
h ng, ho n th nh m t m s n ph m, m t n h ng t i, thanh toán m t hóaà à à ộ ẻ ả ẩ ộ đơ à ớ ộ
n v.v ). Khi có m t tác nghi p x y ra, s ki n n y c n c ghi nh n, vđơ ộ ệ ả ự ệ à ầ đượ ậ à
nh v y l m thay i các d li u ph n ánh các ho t ng kinh doanh/d chư ậ à đổ ữ ệ ả ạ độ ị
v c a doanh nghi p.ụ ủ ệ
Các x lýử : ó l nh ng quá trình bi n i thông tin, nh m v o haiĐ à ữ ế đổ ằ à
m c ích chính:ụ đ
- S n sinh các thông tin theo th th c quy nh, ch ng h n l p cácả ể ứ đị ẳ ạ ậ
ch ng t giao d ch ( n mua h ng, hóa n ), l p các báo cáo, l p cácứ ừ ị đơ à đơ ậ ậ
b n th ng kê .v.v ả ố
- Tr giúp ra các quy t nh, thông th ng l cung c p nh ng thôngợ ế đị ườ à ấ ữ
tin c n thi t cho vi c th c hi n l a ch n m t quy t nh c a lãnh o,ầ ế ệ ự ệ ự ọ ộ ế đị ủ đạ
nh ng c ng có th l l a ch n quy t nh( m t cách t ng), n u ó lư ũ ể à ự ọ ế đị ộ ự độ ế đ à
lo i quy t nh d a trên gi i thu t( khác v i lo i quy t nh d a trên tr cạ ế đị ự ả ậ ớ ạ ế đị ự ự
giác).
M i x lý th ng áp d ng m t s quy t c qu n lý nh s n v di n raỗ ử ườ ụ ộ ố ắ ả đị ẵ à ễ
theo m t tr t t nh s n (g i l th t c). Các quy t c qu n lý v các th t cộ ậ ựđị ẵ ọ à ủ ụ ắ ả à ủ ụ
có th c n nh b i h th ng lãnh o c a doanh nghi p, v nh v y cóểđượ ấ đị ở ệ ố đạ ủ ệ à ư ậ
th i u ch nh theo ý mu n( ch ng h n các quy t c tiêu th s n ph m,ể đề ỉ ố ẳ ạ ắ ụ ả ẩ
ph ng pháp phân ph i các tr c p, các quy nh v khuy n mãi ), c ngươ ố ợ ấ đị ề ế ũ
có th c n nh t bên ngo i doanh nghi p, c bi t l b i Nhể đượ ấ đị ừ à ệ đặ ệ à ở à
n c( ví d quy t c tính thu VAT, cách tính l ng v b o hi m xã h iướ ụ ắ ế ươ à ả ể ộ
v.v ) v nh v y doanh nghi p không c tùy ti n thay i. à ư ậ ệ đượ ệ đổ
u v o c a m t x lý có th l các thông tin ph n ánh c u trúc doanhĐầ à ủ ộ ử ể à ả ấ

c u thông tin chính l m c s xác nh các yêu c u, ph m vi c a h th ngầ à ơ ở đị ầ ạ ủ ệ ố
thông tin. K t qu l h s kh o sát chi m kho ng 10-15% công s c.ế ả à ồ ơ ả ế ả ứ
Vi c kh o sát th ng c ti n h nh qua các giai o n:ệ ả ườ đượ ế à đ ạ
- Kh o sát s b : Nh m xác nh tính kh thi c a án.ả ơ ộ ằ đị ả ủ đề
- Kh o sát chi ti t: Nh m xác nh chính xác nh ng gì s th c hi nả ế ằ đị ữ ẽ ự ệ
v kh ng nh nh ng k t qu thu c.à ẳ đị ữ ế ả đượ
- Báo cáo: L p h s kh o sát.ậ ồ ơ ả
giai o n kh o sát c n xác nh rõ nh ng nhu c u, v n quan tâm,ở đ ạ ả ầ đị ữ ầ ấ đề
có gi i h n chính xác c a công vi c( ph m vi d án: nh ng gì ph i l mđể ớ ạ ủ ệ ạ ự ữ ả à
c, ch a l m c v nh ng gì ã v t ra ngo i ph m vi c a v n ).đượ ư à đượ à ữ đ ượ à ạ ủ ấ đề
C ng giai o n n y, c n tìm hi u v xác nh c th i t ng s d ngũ ở đ ạ à ầ ể à đị ụ ể đố ượ ử ụ
dù h có th s b bi n ng c v s l ng v lo i công vi c. ọ ể ẽ ị ế độ ả ề ố ượ à ạ ệ
2.2.2. Phân tích h th ngệ ố
L giai o n xác nh rõ các m c tiêu qu n lý chính c n t c c aà đ ạ đị ụ ả ầ đạ đượ ủ
h th ng, nêu c các y u t quan tr ng v m b o t c các m cệ ố đượ ế ố ọ à đả ả đạ đượ ụ
tiêu c a h th ng. D a trên các m c tiêu ó, xác nh c các mô hìnhủ ệ ố ự ụ đ đị đượ
ch c n ng v mô hình d li u. K t qu l h s phân tích chi m 15-25%ứ ă à ữ ệ ế ả à ồ ơ ế
công s c. ứ
M c tiêu chính c a giai o n n y l bi n i ph n u v o th nh cácụ ủ đ ạ à à ế đổ ầ đầ à à
c t có c u trúc. ây l quá trình mô hình hoá h th ng v i các s đặ ả ấ Đ à ệ ố ớ ơ đồ
lu ng d li u, th c th liên k t, s phân rã ch c n ng, s ng c nh ồ ữ ệ ự ể ế ơđồ ứ ă ơđồ ữ ả
Các công c th hi n (ch y u l d ng ho ) c s d ng trong cácụ ể ệ ủ ế à ạ đồ ạ đượ ử ụ
b c khác nhau c a quá trình xây d ng v có th ph c v các m cướ ủ ự à ể để ụ ụ ụ
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
8
Quản lý vật tư, thiết bị
ích, i t ng khác nhau. Vi c s d ng các công c l không b tđ đố ượ ệ ử ụ ụ à ắ
bu c( c bi t l các công c lu ng d li u) v tu thu c v o s tr ng c aộ đặ ệ à ụ ồ ữ ệ à ỳ ộ à ở ườ ủ
i ng phân tích h th ng. Trong th c t , ph n phân tích d li u l ph cđộ ũ ệ ố ự ế ầ ữ ệ à ứ
t p v quan tr ng nh t. Các ph n phân tích ch c n ng v phân tích dạ à ọ ấ ầ ứ ă à ữ

quan n h th ng. Trong s , ph n bên trong s th hi n các ch c n ngđế ệ ố ơđồ ầ ẽ ể ệ ứ ă
chính m c t ng quát nh t v i dòng d li u chính trong h . Ph n bênở ứ ổ ấ ớ ữ ệ ệ ầ
ngo i có th l các tác nhân nh con ng i, m t t ch c hay b ph nà ể à ư ườ ộ ổ ứ ộ ậ
nghi p v c a h th ng khác v dòng d li u liên quan n h th ng.ệ ụ ủ ệ ố à ữ ệ đế ệ ố
d. Phân tích luồng dữ liệu
S dòng d li u (DFD) l m t công c tr giúp b n ho t ngơ đồ ữ ệ à ộ ụ để ợ ố ạ độ
chính:
(1) Phân tích: Dùng xác nh các quy trình qu n lý, th hi n yêuđể đị ả ể ệ
c u c a ng i s d ng.ầ ủ ườ ử ụ
(2) Thi t k : Dùng minh ho các ph ng án cho phân tích viên,ế ế để ạ ươ
l p trình viên v ng i dùng xem xét khi thi t k m t h th ng m i. Thậ à ườ ế ế ộ ệ ố ớ ể
hi n quy trình x lý thông tin trong h th ng.ệ ử ệ ố
(3) Liên l c: DFD l m t công c tr c quan, n gi n, d hi u tr giúpạ à ộ ụ ự đơ ả ễ ể ợ
cho vi c hi u bi t l n nhau gi a phân tích viên v ng i s d ng.ệ ể ế ẫ ữ à ườ ử ụ
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
9
Quản lý vật tư, thiết bị
(4) T i li u: Vi c dùng DFD trong c t yêu c u ng i dùng v cà ệ ệ đặ ả ầ ườ à đặ
t thi t k h th ng l m n gi n công vi c mô hình hoá v ch p nh nả ế ế ệ ố à đơ ả ệ à ấ ậ
nh ng t i li u nh v y.ữ à ệ ư ậ
2.2.3. Thi t k h th ngế ế ệ ố
L giai o n phát tri n các b c phân tích giai o n tr c th nh cácà đ ạ ể ướ ở đ ạ ướ à
mô hình logic v v t lý, thi t k giao di n v i ng i s d ng. Giai o nà ậ ế ế ệ ớ ườ ử ụ đ ạ
n y ph thu c nhi u v o c u hình c a ph n c ng v ph n m m c l aà ụ ộ ề à ấ ủ ầ ứ à ầ ề đượ ự
ch n. K t qu l h s thi t k chi m kho ng 15-25% công s c.ọ ế ả à ồ ơ ế ế ế ả ứ
u chính c a quá trình thi t k l các c t yêu c u ã c xâyĐầ ủ ế ế à đặ ả ầ đ đượ
d ng trong quá trình phân tích. Trong giai o n n y t khái ni m bi uự đ ạ à ừ ệ ể
di n b i mô hình quan h th c th có th sinh ra c các mô hình d li uễ ở ệ ự ể ể đượ ữ ệ
logic. Giai o n n y l quá trình chuy n t các mô hình d li u v ch cđ ạ à à ể ừ ữ ệ à ứ
n ng th nh các thi t k c s d li u v thi t k module. Trong giai o nă à ế ế ơ ở ữ ệ à ế ế đ ạ

Thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệ
thống mới. Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ
và hệ thống mới và nguyên tắc chuyển đổi. Cơ chế chuyển đổi phải được
thiết kế ngay trong giai đoạn thiết kế hệ thống.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
10
Quản lý vật tư, thiết bị
c. Kiểm nghiệm, cài đặt.
2.2.6. Bảo trì hệ thống
Bảo trì hệ thống được tính từ khi hệ thống được chính thức đưa vào sử
dụng.
Công việc bảo trì bao gồm :
a. Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi.
b. Sửa đổi, nâng cấp phiên bản.
c. Trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu.
Thông thường việc bảo trì được tiến hành miễn phí trong khoảng 6 tới
12 tháng. Sau đó hợp đồng bảo trì sẽ được tiếp tục hàng năm với trị giá
khoảng 10% tổng giá trị hệ thống. Việc bảo trì có thể thực hiện tại chỗ hoặc
thông qua một Trung Tâm hỗ trợ từ xa.
2.3. Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.
Cùng v i s phát tri n c a công ngh thông tin, vi c xây d ng hớ ự ể ủ ệ ệ ự ệ
th ng ã d n c chu n hóa chuy n th nh các ho t ng chuyên nghi p,ố đ ầ đượ ẩ ể à ạ độ ệ
công nghi p hóa h n. Các ph ng pháp lu n phân tích thi t k h th ngệ ơ ươ ậ ế ế ệ ố
d n c hình th nh v ho n thi n. M t cu c cách m ng, nh cao c a sầ đượ à à à ệ ộ ộ ạ đỉ ủ ự
ho n thi n l s ra i c a ph ng pháp lu n phân tích thi t k có c u trúcà ệ à ự đờ ủ ươ ậ ế ế ấ
k t h p c k t qu c a các cách ti p c n h ng ch c n ng v h ng dế ợ đượ ế ả ủ ế ậ ướ ứ ă à ướ ữ
li u v ph ng pháp lu n phân tích thi t k h ng i t ng.ệ à ươ ậ ế ế ướ đố ượ
M t ph ng pháp lu n thông th ng c c tr ng b i các y u tộ ươ ậ ườ đượ đặ ư ở ế ố
sau:
- Quy trình v phân o n các b c ti n h nh.à đ ạ ướ ế à

- Mô hình lu ng d li u.ồ ữ ệ
Trong ó m i mô hình th hi n m t cách nhìn góc khác nhauđ ỗ ể ệ ộ ở độ
v o h th ngà ệ ố .
a. Mô hình ch c n ng.ứ ă
Mô hình n y mô t các ch c n ng chính c a h th ng thông tin,à ả ứ ă ủ ệ ố
thông th ng c bi u di n b ng s ch c n ng nghi p v , th hi n hườ đượ ể ễ ằ ơđồ ứ ă ệ ụ ể ệ ệ
th ng t khía c nh ch c n ng, tr l i cho câu h i:ố ừ ạ ứ ă ả ờ ỏ
H th ng th c hi n nh ng công vi c gìệ ố ự ệ ữ ệ ?
Mô hình c s d ng cho m c ích n y l s phân rã ch c n ngđượ ử ụ ụ đ à à ơđồ ứ ă
(Business Functional Diagram vi t t t l BFD). N i dung chính c a BFD lế ắ à ộ ủ à
s phân c p ch c n ng c a h th ng.ơđồ ấ ứ ă ủ ệ ố
T t ng trên xu ng (Top-Down) c th hi n rõ nét trên s n y.ư ưở ố đượ ể ệ ơ đồ à
Tr c tiên các ch c n ng c n thi t c li t kê v phân lo i th nh cácướ ứ ă ầ ế đượ ệ à ạ à
nhóm ch c n ng. Vi c phân lo i có th theo lo i hình tính ch t công vi c,ứ ă ệ ạ ể ạ ấ ệ
có th theo n v s d ng, có th theo d li u s d ng v có th l k t h pể đơ ị ử ụ ể ữ ệ ử ụ à ể à ế ợ
c a các ki u phân lo i khác nhau. Các nhóm ch c n ng l i ti p t c củ ể ạ ứ ă ạ ế ụ đượ
phân nh th nh các c m ch c n ng ho c các ch c n ng c th . S BFDỏ à ụ ứ ă ặ ứ ă ụ ể ơ đồ
c bi u di n d i d ng hình cây, t i m i nút l m t hình ch nh t thđượ ể ễ ướ ạ ạ ỗ à ộ ữ ậ ể
hi n ch c n ng ho c nhóm ch c n ng c th .ệ ứ ă ặ ứ ă ụ ể
S ch c n ng l công c khá h u hi u cho ng i c m t b c tranhơđồ ứ ă à ụ ữ ệ ườ đọ ộ ứ
t ng th v các ch c n ng m h th ng có th th c hi n c.ổ ể ề ứ ă à ệ ố ể ự ệ đượ
b. Mô hình d li uữ ệ
Mô t các d li u chính s có trong h th ng v m i quan h r ngả ữ ệ ẽ ệ ố à ố ệ à
bu c gi a chúng, thông th ng c mô t b ng s quan h th c th ,ộ ữ ườ đượ ả ằ ơ đồ ệ ự ể
các b ng thu c tính các r ng bu c d li u th hi n h th ng t khíaả ộ à ộ ữ ệ ể ệ ệ ố ừ
c nh d li u hay tr l i cho câu h i:ạ ữ ệ ả ờ ỏ
H th ng s d ng d li u gì ph c v cho ho t ng c a mìnhệ ố ử ụ ữ ệ để ụ ụ ạ độ ủ ?
Tuy BFD l m t công c th c s h u hi u cho vi c mô hình hóa cácà ộ ụ ự ự ữ ệ ệ
h th ng nh ng công c n y c ng ch mô t c m t khía c nh l n c a hệ ố ư ụ à ũ ỉ ảđượ ộ ạ ớ ủ ệ
th ng l ch c n ng, m không cho c m t phân tích y v to n bố à ứ ă à đượ ộ đầ đủ ề à ộ

c a phân tích h th ng có c u trúc. S ch cách thông tin chuy n v n tủ ệ ố ấ ơđồ ỉ ể ậ ừ
m t quá trình ho c t ch c n ng n y sang m t quá trình ho c m t ch cộ ặ ừ ứ ă à ộ ặ ộ ứ
n ng khác. M t i u khá quan tr ng l s ch ra c nh ng thông tină ộ đề ọ à ơ đồ ỉ đượ ữ
n o c n ph i có tr c khi th c hi n m t ch c n ng hay m t quá trình. Nóià ầ ả ướ ự ệ ộ ứ ă ộ
cách khác, DFD a ra m t ph ng pháp thi t l p m i quan h gi a ch cđư ộ ươ ế ậ ố ệ ữ ứ
n ng ho c quá trình c a h th ng v i thông tin m chúng s d ng. ă ặ ủ ệ ố ớ à ử ụ
DFD bao g m nh ng th nh ph n sau:ồ ữ à ầ
- Quá trình (Processes): c ký hi u b i vòng tròn, t ng tr ngĐượ ệ ở ượ ư
cho các ch c n ng khác nhau m h th ng ph i th c hi n. Ch c n ng thayứ ă à ệ ố ả ự ệ ứ ă
i thông tin u v o theo m t cách n o ó, nh t ch c l i thông tin, bđổ đầ à ộ à đ ư ổ ứ ạ ổ
sung ho c t o ra thông tin m i.ặ ạ ớ
- Dòng d li u (Flow)ữ ệ : c ký hi u b i ng k có m i tên. M iĐượ ệ ở đườ ẻ ũ ũ
tên ch h ng ra c a dòng thông tin. Dòng d li u liên k t các Processesỉ ướ ủ ữ ệ ế
v i nhau, t ng tr ng cho thông tin m processes yêu c u cho u v o ho cớ ượ ư à ầ đầ à ặ
thông tin m chúng bi n i th nh u ra.à ế đổ à đầ
- Kho d li u (Data store)ữ ệ : c ký hi u b i 2 ng k song song,Đượ ệ ở đườ ẻ
ho c b i hình ch nh t tròn góc, bi u di n cho thông tin m h th ng c nặ ở ữ ậ ể ễ à ệ ố ầ
ph i l u gi trong m t kho ng th i gian m t hay nhi u quá trình ho cả ư ữ ộ ả ờ để ộ ề ặ
tác nhân truy nh p v o. M t khi công vi c xây d ng h th ng k t thúc thìậ à ộ ệ ự ệ ố ế
nh ng thông tin n y c t n t i d i d ng file hay c s d li u.ữ à đượ ồ ạ ướ ạ ơ ở ữ ệ
- Tác nhân ngo ià : L m t ng i, m t nhóm ho c m t t ch c bênà ộ ườ ộ ặ ộ ổ ứ
ngo i l nh v c nghiên c u c a h th ng, nh ng có m t s hình th c ti pà ĩ ự ứ ủ ệ ố ư ộ ố ứ ế
xúc v i h th ng. Nhân t bên ngo i l ngu n cung c p thông tin v lớ ệ ố ố à à ồ ấ à à
ph n s ng còn c a m i h th ng.ầ ố ủ ọ ệ ố
- Tác nhân bên trong: L m t ch c n ng ho c m t quá trình bênà ộ ứ ă ặ ộ
trong h th ng.ệ ố
DFD cung c p m t b c tranh t ng th , d hi u v các ch c n ng vấ ộ ứ ổ ể ễ ể ề ứ ă à
các d li u chính c a h th ng. Tuy nhiên n u xét v khía c nh chi ti tữ ệ ủ ệ ố ế ề ạ ế
thì DFD l i ch a c y c t góc ch c n ng v d li u. Hai côngạ ư đượ đầ đủ ả ừ độ ứ ă à ữ ệ
c c s d ng b khuy t cho DFD l : ụđượ ử ụ để ổ ế à

(2) V i nh h ng trao i, l m rõ các yêu c u c a ng i dùng, DFDớ đị ướ đổ à ầ ủ ườ
l i c xây d ng tr c, th hi n các quy trình nghi p v c a h th ngạ đượ ự ướ ể ệ ệ ụ ủ ệ ố
th c. Sau khi c ng i dùng xác nh n tính úng n, t DFD trích l cự đượ ườ ậ đ đắ ừ ọ
các ch c n ng xây d ng BFD v d li u xây d ng ERD.ứ ă để ự à ữ ệ để ự
2.3.2. Ph ng pháp phân tích thi t k h ng i t ngươ ế ế ướ đố ượ
Cách tiếp cận mới nhất trong phân tích và thiết kế hệ thống là phương
pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng. Hệ thống được xây dựng bao
gồm các thành phần liên kết với nhau gọi là đối tượng. Mỗi đối tượng bao
gói cả dữ liệu và xử lý làm cho các phần tử hệ thống độc lập với nhau và có
thể tái sử dụng, điều đó đã cải thiện cơ bản chất lượng của hệ thống và làm
tăng năng suất hoạt động phân tích và thiết kế.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
14
Quản lý vật tư, thiết bị
Chương 3.
Cơ sở lý thuyết phân tích-thiết kế cơ sở dữ liệu. 3.1 Tổng quan về cơ
sở dữ liệu.
3.1.1 C s d li u l gì?ơ ở ữ ệ à
Cơ sở dữ liệu là tập dữ liệu về một đơn vị tổ chức được lưu trên máy
và có cách tổ chức quản lý theo một mô hình phù hợp với đơn vị tổ chức
đó.
H qu n tr c s d li u l h th ng các ph n m m cho phép mô t ,ệ ả ị ơ ở ữ ệ à ệ ố ầ ề ả
l u tr thao tác các d li u trên c s d li u nó b o m bí m t, an to nư ữ ữ ệ ơ ở ữ ệ ả đả ậ à
v i nhi u ng i s d ng.ớ ề ườ ử ụ
3.1.2 M t s khái ni m c b n.ộ ố ệ ơ ả
a.Thực thể.
Là một đối tượng cụ thể hay trừu tượng tồn tại thực sự và khá ổn định
trong thế giới thực mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin.
Ví dụ: giáo viên, hàng hoá: Là đối tượng cụ thể.
Dự án: Là đối tượng trừu tượng.

phần vào khoá.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
16
Quản lý vật tư, thiết bị
c . Dạng chuẩn 2NF-Seccond Normal Form:
Bảng được coi là ở dạng chuẩn 2NF nếu nó ở dạng chuẩn 1NF, đồng
thời không tồn tại các phụ thuộc hàm phụ thuộc không đầy đủ vào khoá, có
thể tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp.
d.Dạng chuẩn 3NF-Third Normal Form:
Bảng được coi là ở dạng chuẩn 3NF nếu nó ở dạng chuẩn 2NF, đồng
thời không tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp, có thể tồn tại các phụ thuộc
hàm có nguồn là một thuộc tính không khoá, có đích là một thuộc tính
khoá.
e . Dạng chuẩn Boyce-Codd-BCNF:
Là chuẩn 3NF với yêu cầu là các cột xác định phải chỉ ra duy nhất một
bản ghi.
h . Dạng chuẩn 4NF:
Được thiết kế dựa trên chuẩn BCNF nhưng nếu có sự phụ thuộc đa trị
không hiển nhiên giữa 2 cột A và B thì tất cả các cột khác phải phụ thuộc
hàm vào cột A.
3.2. Các bước xây dựng-thiết kế cơ sở dữ liệu logic
Quá trình thiết kế dữ liệu logic có đầu vào là một mô hình dữ liệu
quan niệm, đầu ra là một tập các quan hệ được chuẩn hoá:

Quá trình thiết kế logic
3.2.1 Biểu diễn các thực thể.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
17
Mô hình dữ liệu quan niệm(sơ đồ E-R)
Biểu diễn các thực thể

Nh v y quan h m i sinh ra s c bi u di n có d ng l :ư ậ ệ ớ ẽđượ ể ễ ạ à
V nchuy N(ậ ể MãNCC, Mãh ngà , Ng ychuy nà ể , S l ng)ốượ
3.2.3.Chuẩn hoá các quan hệ.
Là quá trình chuyển một quan hệ có cấu trúc dữ liệu phức hợp thành
các quan hệ có cấu trúc dữ liệu đơn giản hơn và vững chắc.
Quá trình chu n hoá th ng g m m t s b c t ng ng v i m t d ngẩ ườ ồ ộ ố ướ ươ ứ ớ ộ ạ
chu n:ẩ
(1) Quan hệ chưa chuẩn hoá:
-Quan h ch a chu n hoá l quan h có ch a thu c tính l p.ệ ư ẩ à ệ ứ ộ ặ
Vídụ: Đơnhàng(Sốđơn, Mãkhách, Địachỉ, Ngàyđặt, Mãhàng,
Tênhàng, Đơnvị, Sốlượng)
(2) Quan h d ng chu n 1:ệở ạ ẩ
-L quan h không ch a thu c tính l p.à ệ ứ ộ ặ
-Tách m t quan h ch a chu n hoá th nh quan h d ng chu n 1.ộ ệ ư ẩ à ệở ạ ẩ
+Quan h 1: G m các thu c tính l p v ph n khoá xác nhệ ồ ộ ặ à ầ đị
chúng.
+Quan h 2: G m các thu c tính còn l i v khoá chính.ệ ồ ộ ạ à
(3) Quan h d ng chu n 2: ệở ạ ẩ
-L quan h :à ệ
+ d ng chu n 1.ở ạ ẩ
+Không t n t i các thu c tính không khoá ph thu c v o m tồ ạ ộ ụ ộ à ộ
ph n khoá chính.ầ
-Tách m t quan h d ng chu n 1 th nh quan h d ng chu n 2:ộ ệở ạ ẩ à ệở ạ ẩ
+ Quan h 1: G m các thu c tính ph thu c v o m t ph n khoáệ ồ ộ ụ ộ à ộ ầ
chính v ph n khoá xác nh chúng.à ầ đị
+ Quan h 2: G m các thu c tính còn l i v khoá chính.ệ ồ ộ ạ à
(4) Quan h d ng chu n 3:ệở ạ ẩ
-L quan h :à ệ
+ ở dạng chuẩn 2.
+Không t n ta các thu c tính không khoá ph thu c b c c u v oồ ị ộ ụ ộ ắ ầ à

Ta có thể mô tả bằng sơ đồ sau:
3.2.4 Hợp nhất các quan hệ.
Sau khi chuyển sơ đồ E-R thành mô hình dữ liệu quan hệ, ta cần xác
định các chuẩn của quan hệ và tiến hành chuẩn hóa nếu cần thiết, sau đó
tiến hành tích hợp dữ liệu. Trong quá trình tích hợp dữ liệu thường gặp một
số vấn đề như: Đồng nghĩa, Đồng danh, Phụ thuộc bắc cầu, Quan hệ thực
thể chính và thực thể con.
a.Đồng nghĩa:
Trong một số trường hợp hai hay nhiều thuộc tính khác tên nhưng có
cùng một nghĩa, cùng mô tả một tính chất của một thực thể. Những thuộc
tính như vậy gọi là đồng nghĩa.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
20
Tách
nhóm
l pặ
Lo i ạ
ph ụ
thu c ộ
ađ trị
Phân
rã lo i ạ
dị
th ngườ
Bảng
với
nhóm
lặp
Chuẩn
3

danh nếu nó có thể có nhiều hơn một nghĩa hoặc mô tả nhiều tính chất khác
nhau.
Khi hợp nhất các quan hệ ta chỉ cần tạo ra một tên mới cho những
thuộc tính đó.
c.Phụ thuộc bắc cầu:
Khi hai quan hệ chuẩn 3 được hợp nhất từ hai quan hệ riêng rẽ thì có
thể nảy sinh sự phụ thuộc bắc cầu. Khi đó ta cần tạo ra một chuẩn 3 bằng
cách tách phụ thuộc hàm khỏi quan hệ trên.
Ch ng 4.ươ
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý vật tư.
4.1.T ng quát công tác qu n lý t i Trung Tâm phát tri n CNTT.ổ ả ạ ể
4.1.1.Mô hình o t o t i Trung Tâm.đà ạ ạ
Trung Tâm phát tri n CNTT thu c tr ng i h c qu c gia TP H Chíể ộ ườ Đạ ọ ố ồ
Minh tr c thu c B giáo d c v o t o có tr s t t i khu liên c quanự ộ ộ ụ à đà ạ ụ ở đặ ạ ơ
M ình-T Liêm-H N i. ây l m t trong nh ng Trung Tâm có b d yỹ Đ ừ à ộ Đ à ộ ữ ề à
th nh tích v gi ng d y v kinh doanh các s n ph m tin h c. V i i ngà ề ả ạ à ả ẩ ọ ớ độ ũ
giáo viên d y d n kinh nghi m v nhi t tình trong gi ng d y, Trung Tâmà ặ ệ à ệ ả ạ
ã o t o c m t i ng k s , chuyên viên v l p trình viên xu t s cđ đà ạ đượ ộ độ ũ ỹ ư à ậ ấ ắ
hi n ang l m vi c t i các công ty l n trong n c. Hi n nay Trung Tâm cóệ đ à ệ ạ ớ ứơ ệ
kho ng 5000 h c viên ang theo h c v Trung Tâm v n ti p t c tuy n sinhả ọ đ ọ à ẫ ế ụ ể
các khoá m i. Trung Tâm không nh ng chú tr ng n l nh v c o t o mớ ữ ọ đế ĩ ự đà ạ à
còn c bi t quan tâm n ho t ng kinh doanh v v t t , thi t b tin h c.đặ ệ đế ạ độ ề ậ ư ế ị ọ
Trung Tâm có các phòng ban giúp vi c cho Giám c i u h nh ho tệ Đố để đề à ạ
ng kinh doanh c a trung tâm v i m i quan h a d ng:độ ủ ớ ố ệđ ạ
Ban giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh
doanh trong tháng hay trong quý. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chính về
hoạt động kinh doanh của Trung Tâm. Các thông tin về việc mua, bán vật
tư sẽ được xử lý và thực hiện tại bộ phận kinh doanh xuất nhập. Phòng kế
toán tổng hợp mọi số liệu liên quan đến hoạt động tài chính của Trung
Tâm, lập ra các báo cáo tài chính và báo cáo quản lý. Trên các số liệu báo

d a trên nh ng thu t toán v các nghi p v xu t nh p, trình t ho ch toán,ự ữ ậ à ệ ụ ấ ậ ự ạ
ng i l p trình có th a ra nh ng ch ng trình ph n m m v k thu tườ ậ ể đư ữ ươ ầ ề ề ỹ ậ
nh m thu th p t i li u, x lý thông tin, áp ng nh ng yêu c u c n thi tằ ậ à ệ ử đ ứ ữ ầ ầ ế
c a nh qu n lý.ủ à ả
Quá trình qu n lý xu t nh p v t t thi t b b ng máy vi tính, ng iả ấ ậ ậ ư ế ị ằ ườ
qu n lý ch c n chu n b các i u ki n v máy tính, khi nh p d li u v oả ỉ ầ ẩ ị đề ệ ề ậ ữ ệ à
máy tính, máy tính s t ng t ng h p các thông tin nh : L ng t n kho,ẽ ựđộ ổ ợ ư ượ ồ
tình hình xu t nh p v t t thi t b , ph i thu c a khách, ph i tr cho nhấ ậ ậ ư ế ị ả ủ ả ả à
cung c p , theo yêu c u c a ng i s d ng.ấ … ầ ủ ườ ử ụ
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
22
Ban Giám cĐố
Kho
Phòng k ế
toán
Phòng
kinh
doanh
Phòng v t ậ
tư
Phòng k ỹ
thu tậ
Phòng
o t ođà ạ
Quản lý vật tư, thiết bị
Sơ đồ trình tự quản lý xuất,nhập vật tư thiết bị bằng máy vi tính:
4.2.Phân tích hệ thống quản lý vật tư .
4.2.1.Phát bi u b i toán:ể à
Trung Tâm phát tri n công ngh thông tin kinh doanh nhi u m t h ngể ệ ề ặ à
khác nhau nh : Các thi t b v máy tính, máy in, thi t b i n t Các m tư ế ị ề ế ị đệ ử… ặ

4.2.2.M c ích qu n lý.ụ đ ả
- Nh m qu n lý t t c nh ng v t t , thi t b hi n có t i Trung Tâm ngằ ả ấ ả ữ ậ ư ế ị ệ ạ đồ
th i qu n lý quá trình nh p, xu t v t t v ho t ng kinh doanh c aờ ả ậ ấ ậ ư à ạ độ ủ
Trung Tâm.
4.2.3.Phân tích v ch c n ng.ề ứ ă
Vì các chức năng thường vẫn còn phức tạp nên phải diễn tả chúng một
cách chi tiết hơn, thông qua các chức năng nhỏ hơn. Cứ tiếp tục như thế, ta
sẽ có sự phân cấp trong mô tả. ở mức cuối cùng thì các chức năng là khá
đơn giản.
S m t i th hay chi ti t c t c ng nh s logic c s d ng tùyự ộ ảđạ ể ế đặ ả ũ ư ự đượ ử ụ
lúc, tu n i trong phân tích thi t k h th ng. D i ây l m t s mô hìnhỳ ơ ế ế ệ ố ướ đ à ộ ố
v ph ng ti n di n t ch c n ng c v n d ng nh ng m c khácà ươ ệ ễ ả ứ ă đượ ậ ụ ở ữ ứ độ
nhau:
A.Bi u phân c p ch c n ng:ể đồ ấ ứ ă
Ta thấy mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng và quan hệ duy nhất
giữa các chức năng, diễn tả bởi cung nối liền các nút là quan hệ bao hàm.
Như vậy BPC tạo thành một cấu trúc hình cây như mô hình dưới đây:
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
24
Quản lý vật tư, thiết bị
Hình1:Bi u phân c p ch c n ng.ể đồ ấ ứ ă
.Đặc tả chức năng của hệ thống
a.Chức năng nhập hàng
(1). Chức năng lập đơn mua hàng.
- Cho phép người sử dụng lập danh sách các loại vật tư, thiết bị cần
mua sau khi nhận được báo giá của nhà cung cấp và căn cứ vào số lượng
các vật tư, thiết bị còn trong kho của Trung Tâm.
(2). Chức năng viết phiếu nhập kho.
-Người sử dụng sẽ viết phiếu nhập kho dựa trên thông tin hoá đơn giao
hàng của nhà cung cấp.