Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh
Tiểu Luận
Tổ chức công tác kế
toán phù hợp với yêu
cầu ứng dụng công
nghệ thông tin trong
công tác kế toán
Trần Thị Thuỳ Trang
1
Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh
A. LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, trong thời đại phát triển mạnh mẽ của Internet,bên cạnh những lợi
thế thì vấn đề an toàn thông tin của các tổ chức là vấn đề luôn được quan tâm. Do đó,
việc trao đổi thông tin với bên ngoài qua Internet là cần thiết cho mọi tổ chức nhưng
đồng thời cũng tiềm ẩn những nguy cơ về mất mát dữ liệu và an toàn hệ thống như
virus, hacker
Qua đó ta thấy bộ phận kế toán tại mỗi doanh nghiệp cũng chịu nhiều ảnh
hưởng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin nhưng đồng thời bộ máy kế
toán tại doanh nghiệp cũng dần dần bị thay đổi cho phù hợp với nền kinh tế thế giới
hiện nay. Cùng với sự phát triển của phần mềm vi tính, từ hình thức kế toán thủ công
chuyển dần sang hỉnh thức kế toán trên máy tính. Do đó dẫn đến sự thay đổi trong
công tác kế toán tại doanh nghiệp để có thể ứng dụng được những lợi thế của nền
công nghệ thông tin như: khả năng xử lý dữ liệu trên máy tính, khả năng chia sẽ
nguồn dữ liệu, khả năng xử lý nhanh khối lượng nghiệp vụ cùng lúc….Mặc dù với
những lợi thế đó cùng với sự xuất hiện của mạng Intranet (web based Intranet) nhưng
vẫn chưa khắc phục được những khó khăn của kế toán máy tính như: vấn đề an toàn
và bảo mật thông tin nội bộ cũng như khả năng bị mất cắp thông tin là rất cao.Nên
việc “Tổ chức công tác kế toán” phù hợp với yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác kế toán là vấn đề cần thiết của doanh nghiệp hiện nay.
Trần Thị Thuỳ Trang
2

Tuy nhiên những ưu điểm này chỉ có thể phát huy được trong điều kiện doanh nghiệp
có tổ chức sản xuất và 1 Kế Toán Tài chính Doanh Nghiệp1 quản lý mang tính tập
trung, cơ sở vật chất - kỹ thuật phục vụ cho việc xử lý thông tin được trang bị hiện
đại, đầy đủ, đồng bộ.
-Tổ chức kế toán phân tán là mô hình tổ chức có đặc điểm: công việc kế toán
được phân công cho các bộ phận và đơn vị trực thuộc thực hiện một phần hoặc toàn
bộ những nội dung phát sinh tại bộ phận và đơn vị mình (cũng có thể có những bộ
phận chỉ thực hiện việc thu nhập chứng từ ban đầu). Phòng kế toán đối với những nội
dung phát sinh liên quan đến toàn doanh nghiệp (và cho những bộ phận chưa có điều
kiện thực hiện công việc kế toán), kết hợp với báo cáo kế toán do các đơn vị trực
thuộc gửi lên để tổng hợp và lập ra các báo cáo chung cho toàn doanh nghiệp theo quy
định.
Mô hình tổ chức kế toán phân tán có ưu điểm là đáp ứng được yêu cầu về thông
tin phục vụ cho quản lý nội bộ ở các bộ phận, đơn vị trực thuộc nhưng nếu không
khéo tổ chức thì bộ máy kế toán sẽ trở nên cồng kềnh, tốn kém và chồng chéo trong
công việc chuyên môn. Mô hình này áp dụng phù hợp cho các doanh nghiệp có quy
mô lớn mà đặc điểm tổ chức và quản lý trải trên một địa bàn rộng, phân tán trên nhiều
địa phương, vùng, lãnh thổ và hoạt động kinh doanh mang tính chất đa ngành, đa lĩnh
vực.
*Cơ cấu của bộ máy kế toán:
Trần Thị Thuỳ Trang
4
Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh
Bộ máy kế toán ở doanh nghiệp thu nhận thông tin ban đầu và xử lý thông tin
theo định hướng vừa tạo lập được thông tin kế toán tài chính, vừa tạo lập được thông
tin kế toán quản trị. Việc xác lập cơ cấu của bộ máy kế toán cần căn cứ vào định
hướng này để phân công nhằm đạt được mục tiêu tạo lập và cung cấp thông tin cho
nhiều đối tượng. Thông thường, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán bao gồm các bộ phận
thực hiện các phần hành:
+ Bộ phận kế toán lao động tiền lương

-Tổ chức công tác kế toán khoa học hợp lý nhằm đảm bảo cho kế toán thực hiện
đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu quy định, phát huy được vai trò của kế toán
trong quản lý kinh tế, để kế toán trở thành công cụ quản lý kinh tế đắc lực của doanh
nghiệp (DN).
- Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp (DN):
+ Phải phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
+Phải phù hợp với đặc điểm SX – KD, quy mô, địa bàn hoạt động của DN
+Phải phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán.
+Phải xuất phát từ nhu cầu thông tin của người ra quyết định.
+Phải đảm bảo tiết kiệm và có hiệu quả.
Trần Thị Thuỳ Trang
6
Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh
2) Sự cần thiết phải tin học hóa công tác kế toán trong DN
Như chúng ta đã biết, chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin về
tình hình kinh kế, tài chính trong doanh nghiệp cho các nhà quản lý. Việc thực hiện
chức năng này có tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào tính thường xuyên, kịp thời
và chính xác của thông tin.
Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào
sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến. Tin học hóa công tác kế toán
không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi
mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ
máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.
II. Tổ chức Công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT
tại DN cụ thể.
1) Giới thiệu chung về DN:
Trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì
nền kinh tế đóng vai trò rất quan trọng. Đặc biệt, với sự phát triển của ngành công
nghiệp hiện nay không chỉ đem lại cho chúng ta những thiết bị công nghiệp mới, đa
dạng mà còn là cơ hội cải thiện các thiết bị, công cụ thô sơ trước kia với chất lượng

Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phối hợp cùng Tập đoàn
Dữ liệu Quốc tế tại Việt Nam (IDG Việt Nam) đã thực hiện cuộc điều tra “Thực trạng
ứng dụng CNTT-TT trong doanh nghiệp Việt Nam”, được công bố ngày 23/3/2006,
nhằm đánh giá tổng quan thực trạng ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp năm 2004-
2005. Đã có 2.233 doanh nghiệp tại 5 thành phố lớn là Hà Nội, TP. HCM, Đà Nẵng,
Hải Phòng và Cần Thơ tham gia cuộc điều tra. Theo cuộc điều tra này, tỷ trọng đầu tư
cho CNTT trong doanh nghiệp cho thấy các doanh nghiệp chi tiêu cho phần cứng
chiếm 59,9%, trong khi chi tiêu cho phần mềm chiếm 10,9%; đầu tư cho Internet và
website chiếm 12,7%; dịch vụ 9,8%; đào tạo 4,8% và phụ kiện 1,8%. Theo ông
Nguyễn Trí Thanh, Trưởng phòng tin học của Viện Tin học Doanh nghiệp thì “tỷ lệ
đầu tư này cho thấy sự bất hợp lý giữa chi tiêu cho phần cứng và phần mềm so với tỷ
lệ chung của thế giới. Hơn nữa, chi tiêu cho đào tạo (4,8%) là quá thấp để nâng cao kỹ
năng CNTT cho đội ngũ nhân viên doanh nghiệp”.
Về ứng dụng phần mềm, số lượng phần mềm chuyên dùng chiếm tới 79,2%,
trong đó đa số là các phần mềm kế toán, có khoảng 60% doanh nghiệp sử dụng phần
mềm kế toán. Thị trường phần mềm kế toán dường như rất đa dạng khi Top 10 phần
mềm kế toán thông dụng nhất cũng chỉ chiếm 35% thị phần. Một công trình khảo sát
trên 200 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam

(Thực hiện bởi nhóm nghiên cứu của
trường Đại học Kinh tế TP.HCM – PGS. TS. Nguyễn Việt chủ nhiệm) về việc sử
dụng các phần mềm kế toán cho ta thấy tỷ lệ như sau:
• Mua phần mềm có sẵn chiếm tỷ lệ 48%;
• Thuê các công ty phần mềm viết chiếm tỷ lệ 24%;
Trần Thị Thuỳ Trang
9
Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh
• Tự doanh nghiệp viết phần mềm chiếm tỷ lệ 21%;
• Còn lại là 7% các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm kế toán.
Thực tế hiện nay cho thấy, tình trạng sử dụng phần mềm ở các doanh nghiệp

-Danh mục tài khoản.
-Danh mục khách hàng
-Danh mục khoản mục
-Danh mục kho vật tư,hàng hóa
-Danh mục ngoại tệ
-Danh mục vụ việc
2.2.2/ Tổ chức mã hóa các đối tượng cần quản lý:
-Cập nhật các danh mục cần quản ly
-Các thông tin về danh mục cần quản lý
-Cập nhật số dư của các danh mục cần quản lý.
-Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các danh mục cần
quản lý.
-Lên các báo cáo.
2.2.3/ Tổ chức lựa chọn phần mềm:
Công ty đã tổ chức tìm hiểu về các phần mềm kế toán phù hợp với thực tiễn công tác
cung như đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình.Đồng thời công ty
cũng đã chú trọng việc trang bị them các thiết bị tin hoch hiện đại và tổ chức đào tạo
đội ngũ nhân viên kế toán có thể sủ dụng thành thạo các loại phần mềm kế toán một
cách hiệu quả nhất để đạt được những lợi ích sau:
-Nâng cao hiệu quả: Phần mềm kế toán giúp cải thiện hiệu năng làm việc của
doanh nghiệp cho dù doanh nghiệp đó là nhỏ hay lớn. Ngay cả những phần mềm đơn
giản nhất cũng có thể mang lại điều này.
-Tiết kiệm chi phí: Một lợi ích cơ bản của một phần mềm kế toán là nó sẽ giảm
thiểu chi phí của doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí có nghĩa là thêm thu nhập và tăng
tốc độ phát triển.
-Tiết kiệm thời gian: Thời gian quản lý chính là một trong những tiêu chuẩn
cho phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Một tổ chức chỉ có thể phát triển nếu nó
Trần Thị Thuỳ Trang
11
Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh

-Chứng từ lao động-tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm
giờ, bảng thanh toán tiền lương, giấy đi đường, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công
việc hoàn thành, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội,
-Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm
nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa, bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ.
-Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán
tiền tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán,
-Chứng từ Tài sản cố định: Biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thnah
lý tài sản cố định, biên bản đánh giá tài sản cố định, bảng tính và phân bổ khấu hao tài
sản cố định,
Tuy nhiên, do đặc điểm sản xuất kinh doanh không sử dụng một số các chừng
từ sau: Bảng kê vàng bạc, kim quý, đá quý, thẻ quầy hàng, bảng thanh toán hàng đại
lý, ký gửi, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, bảng thanh toán tiền thuê ngoài, hóa
đơn dịch vụ cho thuê tài chính.
Các chứng từ được lập và luân chuyển theo quy định của bộ tài chính.
2.2.5/ Tổ chức hệ thống tài khoản:
Hệ thống Tài khoản kế toán cấp 1 được áp dụng thống nhất theo Quyết định
15/2006/QĐ-BTC gồm 10 loại trong đó:
TK loại 1, 2 là TK phản ánh Tài sản
TK loại 3, 4 là TK phản ánh Nguồn vốn.
TK loại 5 và loại 7 mang kết cấu TK phản ánh Nguồn vốn.
TK loại 6 và loại 8 là TK mang kết cấu TK phản ánh Tài sản.
TK loại 9 có duy nhất TK 911 là TK xác định kết quả kinh doanh và cuối cùng là TK
loại 0 là nhóm TK ngoài Bảng cân đối kế toán.
Hệ thống TK cấp 2 được thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh
của Công ty, trên cơ sở TK cấp 1 và các chỉ tiêu quản lý mục đích để quản lý và hạch
toán cho thuận tiện.
Trần Thị Thuỳ Trang
13

quan đến nhiều đối tượng cần phải phân bổ (tiền lương, vật liệu, khấu hao…). Các
chứng từ gốc trước hết tập trung vào bảng phân bổ, cuối tháng, dựa vào bảng phân bổ
chuyển vào các bảng kê và Nhật ký - Chứng từ lên quan.
- Sổ chi tiết: dùng để theo dõi các đối tượng hạch toán cần hạch toán chi tiết.
2.2.7/Tổ chức bộ máy kế toán:
-Hình thức tổ chức bộ máy kế toán :
Công ty tổ chức theo hình thức phân tán, vì qui mô của công ty chưa lớn
và địa bàn hoạt động chưa rộng.
Hình thức kế toán: kế toán trên máy tính:
• Nhập dữ liệu và tự kết xuất.
• Tự động kết xuất dữ liệu  sổ chứng từ  sổ tổng hợp.
• In ra thành quyển và đóng lại rồi lưu lại (vì sổ này phải nộp nên in ra
để lưu trữ).
• Xuất ra báo cáo tài chính
Hình thức sổ kế toán: theo hình thức sổ nhật ký chung
• Sổ thể kế toán chi tiết .
• Sổ tổng hợp  sổ nhật ký chung và sổ cái.
-Tổ chức cơ cấu phòng kế toán:
Doanh nghiệp tổ chức cơ cấu phòng kế toán dựa trên hai cách tiếp cận,
doanh nghiệp phối hợp cách tiếp cận theo quá trình xử lý các đối tượng kế toán
Trần Thị Thuỳ Trang
15
Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh
và cách tiếp cận theo các hoạt động kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp.
Cơ cấu phòng kế toán bao gồm:
• Kế toán trưởng
• Kế toán tổng hợp (phó phòng kế toán)
• Kế toán bán hàng
• Kế toán mua hàng
• Kế toán thanh toán

e) Bộ phận điều phối kho vận:
-Chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng mua, hàng bán, nhập xuất kho….
Trần Thị Thuỳ Trang
17
Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh
-Công ty thuê người giữ kho là chính, khi lấy hàng cần có phiếu xuất kho của
Kế toán, khi nhập hàng phải có phiếu nhập kho và phải có đầy đủ chữ kí.
f) Ban kiểm soát:
-Thực hiện công việc kiểm soát và kiểm toán nội bộ tại công ty.
-Bao gồm: thủ kho, Kế toán trưởng theo dõi lượng hàng nhập-xuất-tồn có đúng
với thực tế không.
2.3/ Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT
taị DN:
-Ưu điểm:
+Công ty TNHH thiết bị công nghiệp Trường Sa đã chọn hình kế toán thức
phân tán trên máy vi tính, kỳ kế toán là hàng quý. Công ty chọn hình thức tổ chức kế
toán trên là rất phù hợp với quy mô và kết cấu của công ty mang lại cho công ty nhiều
lợi ích như sau: tuy công ty áp dụng phương tiện xử lý thông tin chưa hiện đại, địa bàn
hoạt động của công ty tương đối rộng mà tính kịp thời của các báo cáo vẫn được đảm
bảo, cung cấp thông tin kịp thời cho các lãnh đạo của các đơn vị trực thuộc.
Bên cạnh đó công ty chọn hình thức kế toán trên máy tính thể hiện sự năng
động, chuyên nghiệp, máy tính quản lý chặt chẽ các dữ liệu của công ty, theo dõi kịp
thời các dữ liệu phát sinh tại mọi thời điểm, tổng hợp dữ liệu nhanh chóng, kịp thời,
chính xác, tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho công ty…
+Các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị được lập rất kỹ càng có số liệu cụ
thể và được lập dựa trên cơ sở số liệu của các sổ sách trong phòng kế toán nên rất
đáng tin cậy.
-Hạn chế:
Trần Thị Thuỳ Trang
18

C. .KẾT LUẬN
Nhìn chung “Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa” đã phản
ánh được tình hình tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp trong điều kiện tin học
hoá nhưng bộ máy kế toán tại đơn vị cần được tổ chức hoàn chỉnh, phân tách ra thành
các phòng ban riêng biệt đồng thời phải luôn cải thiện nâng cấp hạ tầng CNTT và tổ
chức phân quyền truy cập một cách chặt chẽ nhằm làm tốt công tác kế toán và bảo
đảm an toàn thông tin tại doanh nghiệp.
Đề tài này giúp tôi hiểu hơn về vấn đề tổ chức công tác kế toán tại doanh
nghiệp. Qua đó có thể thấy được “Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học
hoá” đã khắc phục được những khó khăn và hạn chế của kế toán thủ công như: khả
năng chia sẽ dữ liệu cho nhiều người, khả năng khắc phục những giới hạn về không
gian, thời gian, vị trí địa lý, khả năng xử lý đồng thời khối lượng nghiệp vụ rất
lớn… Bên cạnh đó thấy được những khó khăn của “ Tổ chức kế toán ứng dụng công
nghệ thông tin” đặt ra như vấn đề về an ninh thông tin cũng như vấn đề phân quyền
truy cập trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Nói chung phải không ngừng hoàn
thiện tổ chức công tác kế toán và nâng cao hạ tầng công nghệ thông tin tại đơn vị theo
sự phát triển của doanh nghiệp cũng như xu hướng phát triển của nền kinh tế thế giới.
Trần Thị Thuỳ Trang
21
Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh
MỤC LỤC
Trần Thị Thuỳ Trang
22