lời nói đầu
Xã hội con ngời luôn luôn phát triển không ngừng qua mọi thời đại.
Trong quá trình phát triển liên tục ấy trong cuộc sống con ngời với những
nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao hết sức phong phú và đa dạng hơn. Để đáp
ứng nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của chiính mình con ngời không chỉ
trông chờ vào sản phẩm sẵn có trong tự nhiên đang ngày càng cạn kiệt dần
mà đã biết tìm hiểu sáng tạo ra những sản phẩm thông qua quá trình chế
biến, tái tạo gọi chung là sản xuất. Có thể nói quá trình sản xuất đợc coi là
một phần quan trọng, chủ yếu trong công việc hàng ngày của xã hội loài
ngời.
Việt nam, một nớc xã hội chủ nghĩa cũng là một thực thể trong toàn
bộ xã hội ấy. Ngày nay, khi nền kinh tế đang chuyển mình từ một nền kinh
tế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế quản lý thị trờng có sự điều tiết
của nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa đòi hỏi phải có sự đổi mới
trong toàn bộ hệ thống quản lý và ứng dụng phơng pháp hạch toán kinh tế
trong công tác kế toán doanh nghiệp. Mọi doanh nghiệp không thể hoạt
động nh trớc mà phải tự mình vơn lên, tự mình trang trải mọi chi phí với
mục tiêu lơị nhuận hàng đầu. Chúng ta biết rằng, trong nền kinh tế thị tr-
ờng việc cạnh tranh diễn ra hết sức gay gắt đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải
có sự quản lý mang tính chất chiến lợc, lâu dài, đó là cung cấp sản phẩm,
dịch vụ theo nhu cầu thị trờng với giá cả hơph lý, chất lợng bền đẹp. Chính
vì vậy mọi doanh nghiệp phải cố gắng làm sao để tiết kiệm chi phí, hạ giá
thành sản phẩm, dịch vụ của mình. Để thực hiện mục tiêu này, thì việc
quản lý hạch toán tốt từ khâu đầu vào cho tới đầu ra của sản phẩm là hết
sức quan trọng. TRong giá thành sản phẩm thì nguyên vật liệu (NVL) là
yếu tố chi phí chiếm tỷ trọng lớn, đồng thời NVL còn là c sử vật chất tạo
nên sản phẩm. Trong doanh nghiệp, NVL là tài sản lu động, tài sản dự trữ
sản xuất đồng thời trong quá trình sản xuấtNVL chuyển một lần toàn bộ
giá trị vào chi phí sản xuất trong kỳ. Điều này đặc biệt thể hiệ rõ ràng
trong các doanh nghiệp công nghiệp. Vì là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong
trong giá thành sản phẩm do đó việc tiết kiệm chi phí NVL là vấn đề hết
1.1 Khái niệm:
NVL là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là
những đối tợng, là cơ sở vật chất tạo nên sản phẩm. NVL là tài sản lu động,
là tài sản dự trữ của sản xuất mà đợc thể hiện dới dạng vật hoá chỉ tham gia
vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đ-
ợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
1.2 Đặc điểm NVL:
Trong quá trình tham gia sản xuất NVL có đặc điểm:
Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh vật liệu bị tiêu hao
toàn bộ vào chu kỳ sản xuất và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu
thành thực thể sản phẩm.
3
Về mặt gía trị NVL chuyển một lần toàn bộ giá trị vào chi phí sản
xuất trong kỳ để hình thành nên giá trị sản phẩm. Trong các doanh nghiệp
sản xuất đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất công nghiệp chi phí NVL thờng
chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm do đó về mặt quản lý và hạch
toán cần thực hiện việc quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua cho tới khâu bảo
quản, sử dụng rồi đến hạch toán số lợng, chất lợng của NVL. Tất cả công
việc đó nhằm tiết kiệm chi phí NVL bởi việc tiết kiệm chi phí NVL là vấn
đề hết sức quan trọng. Tiết kiệm về tiêu hao chi phí NVLlà một trong các
điều kiện cơ bản để hạ thấp chi phí nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm. Xuất
phát từ yêu cầu tiết kiệm, mặt khác do yêu cầu đổi mới trong công tác
quản lí, hạ thấp chi phí, Hạ thấp giá thành sản phẩm đồng thời nâng cao
chất lợng sản phẩm do đó doanh nghiệp cần làm tốt khâu quản lí hạch toán
NVL.
2, Phân loại NVL
Để đáp ứng nhu cầu quản lí và hạch toán NVL kế toán cần tổ chức
phân loaị NVL cho phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lí của nhà nớc và
của doanh nghiệp. Do NVL sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều
loại, nhiều nhóm khác nhau trong quy trình sản xuất, đồng thời do yêu cầu
kinh doanh của doanh nghiệp, NVL cần đợc phân loại chi tiết tỉ mỉ hơn nh
trong NVL chính, NVL phụ ... thì còn bao gồm các nhóm, các loại riêng
biệt.
3, Đánh giá NVL
3.1 Khái niệm : Đánh giá NVL là biểu hiện bằng tiền giá trị của
NVL theo nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo yêu caàu chân thực và
thống nhất. TRong hạch toán NVL thì NVL phải đợc tính theo giá thực
tế( giá gốc), trong đó nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo ph-
ơng pháp trực tiếp thì trong giá vật liệu bao gồm cả thuế GTGT, còn nếu
DN tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá thực tế NVL không
bao gồm thuế GTGT.
Trong các DN sản xuất, NVL xuất nhập hàng ngày với khối lợng
nhiều, lớn vậy để đảm bảo tính hợp lí, hợp lệ của việc hạch toán ghi sổ kế
toán thì các đối tợng nhập xuất phải có đầy đủ các loại chứng từ kế toán.
5
Các loại chứng từ này đồng thời cũng là cơ sở cho việc thực hiện việc
kiểm tra, giám sát tình hình biến động tăng giảm của NVL.
Ví dụ khi NVL nhập về thì doanh nghiệp phải có ngời tiến hành
kiểm tra (số lợng, chất lợng, chủng loại, quy cách..) sau đó lập phiếu nhập
kho(FNK),. Đây là loại chứng từ làm cơ sở cho thủ kho ghi vào thẻ kho
cho số vật t đó sau đó FNK đợc chuyển lên phòng kế toán, tại đây kế toán
sẽ căn cứ vào FNK và chứng từ nhập liên quan để tính giá thành và ghi sổ
cho số vật liệu đó.
Nói chung, các loại chứng từ hạch toán NVL có thể bao gồm các
loại chứng từ sau:
*, Hoá đơn(liên 2) + phiếu nhập kho(FNK) + phiếu chi (với các
khoản chi cho NVL mua ngoài có thể là các giấy báo nợ ngân hàng...)
*, Biên bản cấp, góp, vốn bằng NVL + FNK(cho NVL đợc cấp, góp)
*, Biên bản, hợp đồng vay NVL + FNK ( cho NVL đi vay)
*, Biên bản kiểm kê NVL
bằng giá thực tế nhập NVL đó tồn kho đầu tiên tính đến lần xuất kho.
Nghĩa là, giá thựctế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá thực tế vật
liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của
một số NVL mua vào sau cùng. Phứơng pháp này thờng áp dụng cho các
DN có số chủng loại vật t ít, số lần nhập xuất ít và thích hợp với điều kiện
giá cả ổn định và không thích hợp cho NVL có thơì gian bảo quản nh hoá
chất, thực phẩm.
*, Phơng pháp nhập sau xuất trớc:
Theo phơng pháp này, giá thực tế NVL xuất kho mỗi lần đợc tính
bằng giá thực tế nhập của NVL đó khi nhập sau cùng tính cho tới lần xuất
kho. Nghĩa là, giả định vật liệu nào mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ng-
ợc lại phơng pháp nhậop trớc xuất trớc. Nhìn chung, phơng pháp này đặc
biệt phù hợp trong điều kiện lạm phát.
*,Phơng pháp giá đơn vị bình quân:
7
Theo phơng pháp này, giá thực tế vạt liệu xuất dùng trong kỳ đợc
tính theo giá trị bình quân( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc
hoặc bình quân sau mỗi lần nhập)
Giá thực tế của Số lợng NVL Giá đơn
NVL xuất mỗi = xuất cho lần * vị bình
lần trong kỳ đó quân
Trong đó :
Giá
đơn vị = Giá thực tế nhập NVL(tồn đầu kỳ+nhập trong kỳ)
bình quân Số lợng NVL đó(Tồn đầu kỳ+Nhập trong kỳ)
Phơng pháp này tuy tốn nhiều công sức khi tính toán nhng độ chính
xác cao, phản ánh đợc tình hình biến động giá cả trong từng giai đoạn. Tuy
nhiên, phơng pháp này lại bị hạn chế bởi giá thực tếnhập NVL trong kỳ vì
thế phải phụ thuộc vào chứng từ. Nếu khi xuất NVL mà chứng từ (hoá đơn)
của NVL đó cha về vì thế nó sẽ ảnh hởng nhiều tới giá thực tế xuất của
đặc điểm riêng hay phơng pháp giá thực tế đích danh và thờng sử dụng với
các lọai NVL có giá trị cao, có tính tách biệt hay độ đồng nhất không cao.
II- Kế toán chi tiết vật liệu
Với đặc điểm, hình thức nhập xuất vật liệu để có thể quản lí hạch
toán tốt quá trình tổ chức công tác hạch toán NVL từ việc lập các chứng từ,
sổ sách kế toán, tài khoản phải phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn
kho của DN nhằm ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có
cũng nh sự biến động tăng giảm NVL trong quá trình sản xuâts kinh doanh
đồng thời cung cấp số liệu kịp thời phục vụ cho công tác tập hơpự chi phí,
tính giá thánh sản phẩm. Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực
hiện kế hoạch đầu vào, tình hình thanh toán với ngời bán, tình hình sử
dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy thực hiện hạch toán
chi tiết NVL chính là thực hiện quy trình quản lí hoạt động sản xuất kinh
doanh của DN.
9
1, Khái niệm hạchtoán chi tiết NVL
1.1 hạch toán chi tiết NVl: là công việc ghi chép hàng ngày tình
hình biến động về số lợng, giá trị từng thứ vật liệu theo từng kho , từng
danh điểm và toàn bộ DN. hạch toán chi tiết NVL đợc tiến hành đồng thời
ở kho, phòng kế toán DN nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu giữa kho và
phòng kế toán, giữa sô sách và hiện vật của từng thứ vật liệu trên cơ sở
chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Do đó sự liên hệ, phối hợp với nhau trong việc
ghi chép vào thẻ kho và sổ chi tiết giữa kho và phòng kế toán đã hình thành
nên các phơng pháp hạch toán chi tiết NVL. Khi thực hiện một phơng pháp
hạch toán chi tiết NVL phải sử dụng sao cho phù hợp với đặc điểm, yêu
cầu quản lí của DN, trình độ nghiệp vụ của thủ kho , kế toán mà lựa chọn
phơng pháp thích hợp. Hiện nay, trong các Dn nớc ta thờng sử dụng một
trong ba phơng pháp hạchtoán chi tiết vật liệu:
+ Phơng pháp ghi thẻ song song
+ Phơng pháp sổ đói chiếu luân chuyển
pháp có u điểm là ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu nhng laị có nhợc
điểm việc ghi chép còn bị trùng lặp giữa chỉ tiêu số lợng giữa kho và kế
toán vì thế nó không thích hợp cho những đơn vị có chủng loại vật t nhiều.
Theo phơng pháp này, trình tự của nó có thể đợc biểu diễn nh sau:
FNK
Thẻ kho Thẻ hạch toán chi tiết Bảng tổng
hợp nhập
FXK xuất,tồnkho
Kế toán tổng
hợp tài khoản
NVL
Ghi hàng ngày: ; Ghihàng kỳ: ; Đối chiếu:
Sơ đồ phơng pháp ghi thẻ song song
1.2.2 Phơng pháp sổ số d:
Theo phơng pháp này ở kho dùng thẻ kho để theo dõi số lợng từng
danh điểm vật liệu và từng thứ vật liệu tơng tựu nh việc ghi chép thẻ kho
11
trong phơng pháp ghi thẻ song song. Còn đối với phòng kế toán chỉ theo
dõi chỉ tiêu giá trị của từng nhóm, từng thứ vật liệu. Phơng pháp này kết
hợp chặt chẽ hữu cơ giữa hạch toán nghiệp vụ với hạch toán kế toán. Quy
trình diễn ra của phơng pháp này có thể ghi nh sau:
+) ở tại kho:
Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất hàng
ngày và tính ra số tồn kho cuối kỳ. Sau khi đã ghi chép trên thẻ kho thì thủ
kho phân loại các chứng từ nhập riêng, xuất riêng theo nhóm vật liệu và
sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ theo từng nhóm vật liệu giao cho kế
toán. Cuối tháng, căn cứ vào tồn kho cuối kỳ của NVL để ghi vào sổ số d.
Sổ số d thờng dùng cho cả năm và sau khi đã ghi song sau đó sổ số d đợc
Theo phơng pháp này ở kho dùng thẻ kho để theo dõi số lợng từng
danh điểm vật liệu và tơng tự nh việc ghi chép ở các phơng pháp trên. Quy
trình của nó diễn ra nh sau:
+) ở phòng kế toán DN:
Dùng sổ đối chiếu luân chuyển để hạhc toán số lợng, số tiền theo
từng thứ vật liệu và theo từng kho trong DN. phòng kế toán sau khi nhận đ-
ợc các chứng từ nhập xuất vật liệu thì căn cứ vào FNK, FXK để lập các
bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu và theo từng kho. trên cơ
sở số lợng và giá trị nhập, số lợng xuất từng thứ vật liệu đã tổng hợp đợc kế
toán sẽ ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Mỗi thứ vật liệu sẽ đợc ghi một
dòng và đợc tính ra tồn kho cuối tháng(Việc ghi này chỉ cần ghi một lần
vào cuối tháng) cuối tháng kế toán dùng số liệu trên sổ đối chiếu luân
chuyển để đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho.
Sổ đối chiếu luân chuyển dùng cho cả năm theo từng kho, từng thứ
vật liệu. Phơng pháp này có u điểm là giảm đợc khối lợng ghi chép cho kế
toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nhng vẫn có nhợc điểm còn ghi
trùng lạp chỉ tiêu số lợng giữa kho và kế toán. Công việc dồn vào cuối
tháng do đó số liệu cung cấp sẽ không thể kịp thời. Quy trình phơng pháp
này có thẻ biểu diễn nh sau:
FNK bảng kê nhập Kế toán
Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển tổng hợp
14
FXK bảng kê xuất NVL(tk152)
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân
chuyển
III- Kế toán tổng hợp NVL
1) Các phơng pháp hạch toán NVL
Để hạch toán NVl và các loại hàng tồn kho, kế toán DN có thể sử
dụng phơng pháp hạch toán kê khai thờng xuyên hay phơng pháp kiểm kê
định kỳ. Việc sử dụng phơng pháp nào tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh
mẫu bảng phân bổ NVL có thể đợc lập nh sau:
Bảng phân bổ NVL
Tháng.......năm.......
S
T
T
TK ghi có
TK ghi Nợ
TK1521(VLC)
HSG:
TK1522(VLP)
HSG:
hạch
toán
thực
tế
hạch
toán
thực
tế
1
2
3
TK 621
-PX
-PX
TK627
-PX
-PX
TK...
Tài khoản 152 nhìn chung có nội dung, kết cấu:
Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL tại kho
trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá
tăng tài sản,...)
Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL tại kho
trong kỳ(xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt,chiết khấu đ-
ợc hởng...)
D nợ : Giá thực tế NVL tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ)
Ngoài ra để thuận tiện cung cấp thông tin đợc chính xác trong hạch
toánNVl kế toán còn sử dụng tài khoản hàng mua đang đi trên đờng có số
hiệu là151-Hàng mua đi đờng.
Tài khoản này đợc mở nhằm theo dõi các loại NVL mà DN đã chấp
nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của DN xong đến cuối tháng hàng đó
vẫn cha về nhập kho(kể cả số đang gỉ tại kho ngời bán). Tài khoản này có
nội dung kết cấu nh sau:
Bên Nợ: Phản ánh giá trị vật t hàng hoá đang đi đờng cuối tháng cha
về nhập kho hoặc đã về tới DN xong đang chờ làm thủ tục nhập kho.
Bên có: Phản ánh giá trị hàng đang đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay
chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
D nợ : Giá trị hàng đang đi đờng(đầu kỳ và cuối kỳ)
Khi NVL đợc DN mua về nhập kho có thể đã đợc DN tiến hành
thanh toán với ngời bán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hay vay dài
hạn... hoặc có thể đợc thanh toán sau. Các tài khoản thanh toán này có số
hiệu 111,112,311,331,...trong đó tài khoản 331 thờng đợc coi là tài khoản
sử dụng chủ yếu. Tài khoản 331- phải trả ngời bán: Tài khoản này đợc sử
dụng để phản ánh toàn bộ các khoản thanh toán với ngời cung cấp vật t,
hàng hoá, lao vụ, dịch vụ, ngời nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sữa
chữa lớn... Ngoài ra, tài khoản 331 cũng dùng để phản ánh số tiền đặt trớc,
ứng trớc cho ngời bán nhng DN cha nhận vật t, hàng hoá, dịch vụ... Khi sử
dụng tài khoản này, kế toán mở sổ chi tiết cho từng chủ nợ, khách nợ và
19
Tài khoản 627 này dùng để tập hợp chi phí quản lí, phục vụ sản xuất
ở phân xởng, bộ phận sản xuất kinh doanh và phân bổ chi phí này vào các
đối tợng hạch toán chi phí hay đối tợng tính giá thành. Tài khoản này đợc
mở chi tiết cho từng phân xởng hoặc bộ phận sản xuất kinh doanh. Tài
khoản 627 có nội dung kết cấu nh sau:
Bên nợ: Chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh trong kỳ
Bên có: - Các khoản làm giảm chi phí sản xuất chung
- Phân bổ và kết chuyển chi phí sản xuất chung vào tài khoản tính
giá thành.
Tài khoản627 không có số d
Tài khoản này đợc quy định gồm nhiều tài khoản cấp 2 nhằm theo
dõi chi tiết nội dung của các kkhoản chi phí khác nhau. Trong đó chi phí
NVL đợc theo dõi trên tài khoản cấp 2 có số hiệu là 6272- chi phí NVL
Tóm lại, trong phơng pháp kê khai thờng xuyên có nhiều tài khoản
sử dụng hạch toán các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu khác nh tài khoản :
412- Đánh giá lại NVL
128- Góp vốn liên doanh
3381- thừa trong kiểm kê
1381- Thừa thiếu trong kiểm kê
.......
Các tài khoản này xuất phát từ hệ thống tài khoản kế toán do bộ tài
chính ban hành.
4.2 Thủ tục, chứng từ:
Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về
đến nơi có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận NVL thu mua cả về số l-
ợng, chất lợng, quy cách... Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi
vào Biên bản kiểm nhận vật t, sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu
nhập kho vật t. Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng , biên bản kiểm
nhận sẽ đợc giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số vật liệu thực nhập vào
NhËn l¹i vèn gãp liªn doanh §¸nh gi¸ l¹i NVL bÞ gi¶m
TK 412
§¸nh gi¸ t¨ng vËt liÖu
D nî:....
22
4.3.2 Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp có
Sơ đồ hạch toán tổng quát NVL theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên:
TK152
TK331,111,112, TK621
141,311,...
Tăng do mua ngoài(Tổng Xuất vật liệu chế tạo sản
giá thanh toán) phẩm
TK151,411,222,...
Vật liệu tăng do các nguyên TK 627,641,642,...
nhân khác Xuất vật liệu cho nhu
cầu khác ở phân xởng
xuất vật liệu phục vụ
bán hàng,QLDN,XDCB
D nợ:....
5) Công tác hạch toán NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
5.1 Tài khoản sử dụng:
Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Giá trị vậtt, Tổng giá trị Chênh lệch giá trị
hàng hoá xuất = nhập vật t, + tồn kho đầu kỳ,
dùng trong kỳ hàng hoá cuối kỳ
Ngoài biến động vật t, hàng hoá nh nhập kho, xuất kho không theo
dõi, phản ánh trên các tài khoảnkế toán hàng tồn kho về giá trị vật t hàng
nhng đang đi đờng hay đang gửi tại kho ngời bán chi tiết theo từng loại
hàng, từng ngời bán. Tài khoản này có nội dung nh sau:
Bên Nợ: giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ
24
Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ
D Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng.
5.2 các nghiệp vụ hạch toán biến động NVL tại DN theo ph ơng
pháp kiểm kê địng kỳ
25
Copyright: Tài liệu đại học ©