Chuyên đề Kế Toán Trởng
Lời mở đầu
Cả lý luận và thực tiễn đều khẳng định không một quốc gia nào trên thế giới
có thể phát triển nếu tồn tại một cách biệt lập. Trong quá trình phát triển của nền
kinh tế thế giới, mỗi quốc gia đều phải hội nhập, phân công vào lao động quốc tế.
Do đó, ngoại thơng đang dần trở thành một lĩnh vực kinh tế quan trọng. Bởi vì
thông qua ngoại thơng có thể mở rộng thị trờng tiêu thụ, mở rộng việc đáp ứng
nhu cầu tiêu dùng trong nớc, đồng thời thực hiện mối giao lu quốc tế trên cơ sở
phát huy tiềm năng và thế mạnh của từng nớc.
Đại hội Đảng lần thứ VI đã đề ra chơng trình cải cách kinh tế rộng lớn
nhằm xoá bỏ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, chuyển mạnh sang cơ chế kinh tế
thị trờng có sự điều tiết vĩ mô của nhà nớc. Chủ trơng phát triển của nhà nớc là
thực hiện chính sách mở cửa, đa dạng hoá thị trờng và các thành phần kinh tế. Nền
kinh tế nớc ta từ trạng thái khép kín đã dần mở cửa, thị trờng trong nớc ngày càng
mở rộng, thông suốt và quan hệ chặt chẽ với nền kinh tế của các nớc trên thế giới,
trớc hết là các nớc trong khu vực.
Cùng với việc mở rộng các quan hệ kinh tế, cơ chế quản lý mới cơ chế
hạch toán kinh doanh đợc áp dụng nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh và hiệu
quả kinh tế xã hội. Nh vậy, sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi phải
có sự đổi mới đồng bộ các công cụ quản lý kinh tế tài chính có vai trò quan trọng
trong việc quản lý, điều hành kiểm soát các hoạt động kinh tế. Với t cách là công
cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn với hoạt động kinh tế tài
chính , đảm nhiệm hệ thống tổ chức thông tin có ích cho các quyết định kinh tế.
Nh vậy kế toán các vai trò vô cùng quan trọng đối với các hoạt động tài chính
doanh nghiệp nói chung và hoạt động kinh doanh xuất khẩu nói riêng . Nó vừa
xuất phát từ thực tế khách quan của hoạt động quản lý, từ bản chất của hạch toán
kế toán nói chung cũng nh hạch toán xuất khẩu nói riêng. Nóp vừa là công cụ để
kiểm tra quá trình thu mua xuất hhập khảu hàng hoá vừa giúp cho ngòi quản lý có
đầy đủ thông tin chính xác, kịp thời để lập phơng án kinh doanh phân tích, đánh
giá quá trình đó một cách chính xác.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác kế toán hàng xuất khẩu, đợc sự

Sản phẩm của xí nghiệp chủ yếu là để xuất khẩu sang các nớc Đông Âu và Liên
Xô và đạt đợc doanh số là 791.453.000đ ,lợi nhuận 17.873.810đ Với số cán bộ
công nhân viên là 35 ngời, trải qua nhiều năm phấn đấu đến nay doanh số đạt trên
10 tỷ đồng, với lợi nhuận đạt 184.333.378 đ. Số cán bộ công nhân viên lên đến
120 ngời va có tay nghề cao. Công ty đã có một hệ thống máy móc hiện đại để sản
xuất đồ gỗ và hàng mây tre đan.
Trong khi đó Đông Âu và Liên Xô tan rã, Xí nghiệp bị mất đi một thị trờng
lớn, điều này đã khiến Công ty phải tìm kiếm hớng kinh doanh và bạn hàng mới.
Để đáp ứng nhu cầu của thị trờng mới, xí nghiệp đã chuyển đổi mặt hàng từ sản
xuất, chế biến các mặt hàng nấm mộc nhĩ... sang sản xuất và kinh doanh các mặt
hàng Mây tre đan cùng các loại hàng thủ công mỹ nghệ xuất khẩu khác. Do tính
chất của mặt hàng thay đổi từ năm 1995, xí nghiệp đã đổi tên thành Công ty Mây
tre Hà Nội cho phù hợp (theo quyết định số 226/TCLĐ ngày 7/4/1995 của Bộ Lâm
Nghiệp) với tên giao dịch quốc tế là SFOPRODEX HANOI, trụ sở đóng tại 14 Ch-
ơng Dơng - Hoàn Kiếm - Hà Nội.
Do có sự thay đổi về thị trờng, cơ chế kinh tế và mặt hàng kinh doanh nên
Công ty phải từng bớc bố trí sắp xếp lại cơ cấu tổ chức cho phù hợp với quy mô và
khả năng sản xuất của công ty, Công ty đã không ngừng nâng cao trình độ quản
lý của lãnh đạo, bồi dỡng tăng cờng kỹ thuật nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên
trong công ty.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, công ty đã trải qua nhiều
khó khăn do tình hình kinh tế, có nhiều biến động nhng công ty đã nhanh chóng
đổi mới phơng thức kinh doanh, mở rộng xuất khẩu, đa dạng hoá mặt hàng kinh
doanh, ngày càng mở rộng và phát triển thị trờng trong nớc và thị trờng nớc ngoài.
Chuyên đề Kế Toán Trởng
2. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý của Công ty Mây tre
Hà Nội.
+ Chức năng:
Sản xuất chế biến và kinh doanh các mặt hàng mây tre, trúc, sản phẩm chế
biến song mây...

với chủ trơng, chính sách, đờng lối pháp luật của Đảng và nhà nớc.
Đợc quyền vay vốn ngân hàng, quyền huy động vốn cá nhân và tổ chức.
Quyền tham gia hội chợ, quảng cáo, triển lãm hàng hóa.
Quyền tuyển dụng lao động.
3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
a- Bộ máy quản lý của công ty.
+ Giám đốc
+ Phòng kinh doanh, kế hoạch
+ Phòng tài vụ
+ Phòng hành chính
Chuyên đề Kế Toán Trởng
b-Chức năng và nhiệm vụ:
- Giám đốc:
Vừa đại diện cho nhà nớc vừa đại diện cho công nhân viên chức tại công ty, là ng-
ời có quyền cao nhất quyết định và chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty theo đúng kế hoạch, chính sách pháp luật của nhà nớc và nghị quyết của
đại hội công nhân viên chức chịu trách nhiệm trứơc nhà nớc và tập thể lao động về
kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Trợ lý giám đốc:
Giúp việc cho giám đốc và điều hành chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty.
- Phòng kinh doanh kế hoạch:
Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, ký kết các hợp
đồng kinh tế, xây dựng kế hoạch cung ứng vật t cho sản xuất, phối hợp với các bộ
phận chức năng, trực tiếp tổ chức quản lý các hoạt động kinh doanh gồm cả kinh
doanh nội địa và kinh doanh với nớc ngoài.Tổ chức khai thác nguồn nguyên liệu
vật t, thiết bị cho sản xuất, theo dõi thống kê toàn bộ hoạt động sản xuất kinh
doanh và định kỳ lập báo cáo các loại theo chỉ đạo của cơ quan quản lý cấp trên.
- Phòng kế toán - tài vụ:
Có nhiệm vụ lập và quản lý kế hoạch tài chính, tín dụng. Thờng xuyên tổ chức

năng riêng thực hiện từng phần kế toán cụ thể nhng có quan hệ với nhau trong
quá trình hạch toán sản xuât kinh doanh của Công ty.
Có thể sơ lợc về tổ chức bộ máy kế toán của Công ty trong đó chức năng cụ
thể của mỗi ngời nh sau:
+ Kế toán trởng:
Là ngời điều hành chung kiêm kế toán TSCĐ và kế toán tổng hợp có nhiệm
vụ tổ chức công tác kế toán cho phù hợp với quy trình công nghệ và tổ chức sản
xuất kinh doanh của công ty. Kế toán trởng tổ chức ghi chép, tính toán đầy đủ kịp
thời, chính xác hoạt đông sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng chế độ hiện
hành, tổ chức kiểm tra xét duyệt, lập các báo cáo quyết toán tài chính, bảo quản lu
trữ t liệu kế toán. Đồng thời là ngời giúp việc trực tiếp cho giám đốc phân tích hoạt
động kinh tế tài chính , xây dựng các phơng án sản xuất kinh doanh.
Giám đốc
Phòng Tổ
chức-Hành
chính
Phòng kế
hoạch
kinh
doanh
Phòng kế
toán
Phòng kỹ
thuật
KCS
Cửa
hàng
giới
thiệu
sản

nhiệm vụ của mình, đều là những cán bộ tốt nghiệp chính quy các trờng kinh tế tài
chính. Kế Toán Trởng kiêm kế toán tổng hợp là ngời có trình độ và kinh nghiệm
lâu năm lành nghề. Do vậy, đợc tổ chức và chỉ đạo tốt các hoạt động kế toán của
Công ty.
Phòng kế toán còn đảm bảo đủ vốn cho các hoạt động kinh doanh của công
ty và có nhiệm vụ nộp thuế cho nhà nớc đúng thời gian quy định. Trong quá trình
thực hiện chức năng của mình phòng kế toán có quan hệ với một số tổ chức nh
Ngân hàng ngoại thơng Hà Nội, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn,
chi cục thuế Hà Nội, đồng thời thực hiện thanh toán qua ngân hàng và khách hàng
cũng nh các tổ chức có liên quan.
Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán trong công ty đợc thực hiện theo
chế độ thể lệ kế toán nhà nớc ban hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty
trên cơ sở hình thức chứng từ là phản ánh ở chứng từ gốc đợc phân loại để ghi vào
sổ theo dõi các tài khoản và sổ chi tiết các tài khoản cuối tháng tổng hợp số liệu
ghi vào sổ cái các tài khoản. Mọi hoạt động kế toán rài chính xảy ra đều đợc phản
ánh trung thực kịp thời đầy đủ.
5. Hệ thống các tài khoản sổ sách kế toán công ty áp dụng:
Công ty sử dụng các tài khoản theo chế độ kế toán nh:
TK113 : Tiền đang luân chuyển
TK 1388 : Phải thu phải trả
TK139: Dự phòng phải thu khó đòi
TK 151: Hàng đi đờng
TK 159: Dự phòng giảm giá
TK3388: Phải trả khác
TK007: Ngoại tệ các loại
TK531: Doanh thu hàng trả lại
Chuyên đề Kế Toán Trởng
TK532: Giảm giá hàng bán
Doanh thu công ty tiến hành hoạt động kinh doanh cả trong nớc và
xuất khẩu cho nên dùng TK511 và TK632 đợc chi tiết các tài khoản sau:

Số hiệu tài khoản Nợ Có Số d cuối kỳ
112 120.941.000
331 278.900.000
632 355.640.840
Tổng cộng: 399.841.000 355.640.840 315.024.160
Mỗi chỉ tiêu của cột số liệu tài khoản là tổng hợp các nghiệp vụ xảy ra trong
tháng giữa chỉ tiêu ấy với tài khoản đợc mở sổ cái.
Ví dụ: tài khoản 112 trên cột số liệu tài khoản của bảng trên là tổng hợp các
nghiệp vụ mua hàng hoá bằng tiền gửi ngân hàng diễn ra trong tháng. Việc kiểm
tra đối chiếu dựa trên cơ sở các sổ cái có liên quan với nhau.
Chuyên đề Kế Toán Trởng
Ví dụ : muốn kiểm tra xem có đúng đã mua hàng hoá bằng tiền gửi ngân
hàng số tiền 120.941.000 hay không kế toán mở sổ cái tài khoản 112, đối chiếu
với tài khoản 156 trên cột số hiệu tài khoản.
Nếu khớp là đúng, nếu sai kế toán vốn bằng tiền và kế toán tài sản- công nợ
phải mở sổ chi tiết tài khoản 156 và sổ chi tiết tài khoản 112, đối chiếu từng
nghiệp vụ để tìm nguyên nhân.
Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty mây tre Hà Nội theo hình thức chứng từ-
ghi sổ có thể khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Tổ chức hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty mây
tre Hà Nội.
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
II- Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ
thu mua hàng xuất khẩu của công ty.
1. Phơng thức mua hàng:
Để có đủ lợng hàng hoá cho nhu cầu xuất khẩu, công ty Mây tre Hà Nội
tiến hành thu mua hàng từ nhiều nguồn khác nhau trong nớc. Hiện nay công ty
chủ yếu thực hiện việc mua hàng theo phơng thức thu mua trực tiếp, nghĩa là

tre xuất khẩu Cao Bằng dới đây là một ví dụ minh hoạ:
Hợp đồng kinh tế
Số 62/KDMT
Bên A: Công ty Mây tre Hà Nội
Địa chỉ: 14 Chơng Dơng Hoàn Kiếm Hà Nội
Bên B: Xí nghiệp tre trúc xuất khẩu Cao bằng
Địa chỉ: Cao Bằng
Điều 1: bên B thoả thuận bán cho bên A các loại hàng hoá sau:
+ 800 chiếc mành trúc cỡ 1,5 m x 1,95m
Giá mua: 92.700đ/chiếc (cha có thuế GTGT)
Trị giá hàng: 800 chiếc x 92.700đ = 74.160.000đ
+ 800 chiếc mành cật thờng cỡ 1,2 m x 1,95m
Giá mua: 51.300đ/chiếc (cha có thuế GTGT)
Trị giá hàng: 200 chiếc x 51.300đ = 10.260.000đ
Điều 2: Thời hạn và địa điểm giao hàng
Điều 3: Đóng gói
Điều 4: Thanh toán (thanh toán theo phơng thức chuỷên tiền)
Điều 5: Các khoản khác
Ngày 3 tháng 10 năm 2001
Ngoài việc thanh toán theo hợp đồng, Công ty phải thanh toán các khoản
chi phí liên quan.
Thuế GTGT đầu vào 5%: 4.221.000đ
Khi hàng hoá về đến kho, phòng kinh doanh kiểm theo mẫu mã hàng. Nếu
đúng qui cách và đảm bảo chất lợng hàng hoá, phòng kinh doanh làm lệnh nhập
kho, phòng kế toán căn cứ vào đó lập phiếu nhập kho (xem bảng) phiếu nhập kho
đợc lập thành hai liên. Ngời nhập kho mang phiếu đến kho để nhập hàng. Nhập
xong thủ kho ghi ngày tháng năm và ký, thủ kho giữ liên hai để ghi thẻ kho (xem
bảng 4) và sau đó chuyển cho phòng kế toán, kế toán thanh toán trên cơ sở đó
hoàn tất thủ tục thanh toán. Liên 1 lu lại tại nơi lập phiếu.
Chuyên đề Kế Toán Trởng

MT1,2 - 200 200
Thủ trởng đơn vị
Phụ trách cung
tiêu
Ngời giao hàng
Nhập ngày 9/10/2001
Thủ
kho
Kế toán trởng
Ngoài ra trong bộ chứng từ thu mua hàng còn có hoá đơn GTGT hay hoá
đơn bán hàng do bên bán cung cấp.
3. Thực trạng hạch toán kế toán chi tiết tổng hợp.
Công ty áp dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng thu
mua. Còn đối với hạch toán tổng hợp công ty sử dụng phơng pháp kê khai thờng
xuyên. ở kho thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép theo dõi số lợng nhập xuất
tồn kho hàng hoá hàng ngày theo từng loại căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn
bán hàng, INVOICE.
Với ví dụ phiếu nhập kho ở trên, thủ kho sẽ mở thẻ kho nh sau.
Thẻ kho
Ngày lập thẻ: 9/10/2001
Tờ số: 5
Tên hàng: Mành trúc 1,5 x1,92m mã số MT1,5
Kho: Công ty
Đơn vị tính: chiếc
Chứng từ
Ngày N-X
Số lợng
NT Số PN Nhập Xuất Tồn
Chuyên đề Kế Toán Trởng
9/10 89 Tháng 10 nhập kho 9/10 800 800

khoản
Nhập
Xuất Tồn
SH
NT
Số l-
ợng
Thành
tiền
Số l-
ợng
Thành
tiền
Số l-
ợng
Thành
tiền
SDĐK
0 0
PN89 9/10
Nguyễn
Viết Xô
331 800 74.160.000 800 74.160.000
IV168 27/10
Xuất bán
cho
Container
632.1 615 57.010.500 185 17.149.500
Cộng phát
sinh

Nguyễn Viết
Xô
331 200 10.260.000 200 10.260.000
IV168 27/10
Xuất bán cho
Container
632.1 200 10.260.000 0 0
Cộng phát
sinh
200 10.260.000 200 10.260.000 0 0
SDCK
0 0
Cùng với việc mở sổ chi tiết cho TK 156 nh trên kế toán đồng thời vào sổ
theo dõi TK 331-CB (bảng 5)
Chuyên đề Kế Toán Trởng
Bảng 5: Sổ theo dõi TK 331- Cao Bằng
Tháng 10/2001
Chứng từ
Diễn giải
Ghi nợ TK331,ghi có TK khác Ghi có TK331,ghi nợ các TK khác
SH NT TK 112
TK
513
.
Tổng số
TK 331 TK 156 ..........
Tổng số
USD VNĐ USD VNĐ
SDDK
110.917.879

Tháng 10/2001
Số d đầu kỳ: 315.024.160
SHTK Nợ Có Số d cuối kỳ
331 394.176.330
112.1 215.264.000
632.1 613.021.754
Tổng: 609.440.330 613.021.754 311.442.736
Bảng 7: Sổ cái tài khoản 331
Tháng 10/2001
Số d đầu kỳ: 205.1891.210
SHTK Nợ Có Số d cuối kỳ
1121 337.284.100
156 394.176.330
131 19.708.816,5
Tổng 337.284.100 413.885.146,5 281.782.256,5
Chuyên đề Kế Toán Trởng
Bảng 8: Bảng cân đối hàng hoá, thành phẩm
tháng 10/2001
Kho công ty
Tên, quy
cách hàng
Đơn
vị
Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
Số l-
ợng
Thành tiền
Số l-
ợng
Thành tiền

thức chứng từ ghi sổ.
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Chứng từ gốc:
Phiếu nhập kho,
hoá đơn tài chính,
hợp đồng mua
bán
Sổ theo dõi TK
331
Sổ chi tiết TK 156,
TK1121
Sổ cái TK 331 Sổ cái TK 156,
1121
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính
Báo cáo kết quả
kinh doanh
Chuyên đề Kế Toán Trởng
III/ Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp
vụ xuất khẩu hàng hoá của công ty.
1. Tổ chức hạch toán kế toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp.
Quá trình xuất khẩu hàng hoá tại công ty đợc tiến hành theo cả hai
hình thức xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác. Tổ chức hạch toán kế
toán đối với hai hình thức này có những điểm khác nhau do đặc trng của
từng hình thức qui định.
1.1. Tổ chức chứng từ:
Khi xuất khẩu trực tiếp bớc đầu tiên công ty gửi đơn chào hàng, cung

1,2 x1,92m
- 200 7,38 1.476
Cộng: 815 9.225
Điều khoản thanh toán: thanh toán bằng tín dụng chứng từ.
Điều 3: Địa điểm giao hàng và thời gian giao hàng
Điều 4: Những điều khoản chung
Đại diện bên A Đại diện bên B
Hợp đồng là cơ sở đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ các bên. Hợp đồng
này thờng đợc lập nhiều hơn 2 bản gốc, mỗi bên giữ 1 số bản gốc nhất định
làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện hợp đồng. Trong hợp đồng ngoại có
một điều khoản rất quan trọng đó là thanh toán. Công ty Mây tre Hà Nội th-
Chuyên đề Kế Toán Trởng
ờng sử dụng hai phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) và điện
chuyển tiền (T/T). Tuy nhiên hình thức tín dụng chứng từ đợc sử dụng phổ
biến. Vì sử dụng hình thức này sẽ có tham gia của ngân hàng với t cách là ng-
ời giám sát quá trình thực hiện hợp đồng nhờ đó hạn chế những rủi ro khi
thanh toán. Công ty sẽ làm thủ tục xuất khẩu và giao hàng sau khi nhận đợc
một bản L/C phù hợp với các điều khoản hợp đồng.
Để thực hiện hợp đồng, công ty phải tiến hành chuẩn bị hàng. Trình tự
thực hiện chuẩn bị hàng đã đợc nêu chi tiết trong mục tổ chức hạch toán các
nghiệp vụ thu mua hàng xuất khẩu .
Khi xuất hàng, phòng kinh doanh viết giấy xin xuất hàng. Với hợp
đồng ngoại đã nêu cụ thể ở phần trên, giấy xin xuất hàng có nội dung sau:
Công ty Mây tre Hà Nội
Phòng kế hoạch kinh doanh
Giấy xin xuất hàng
Căn cứ vào hợp đồng số 8462-MT ký với công ty Continuity
International đề nghị xuất:
Tên hàng Đơn vị tính Số lợng
Đơn

Haiphong(USD)
1- Bamboo screenx 1,,5 x1,92m 615
pcs
12.60 /pc 7,749.00
2- Bamboo screen 1,2 x 1,92m 200
-
7.38 - 1,476.00
----------------- --------- ----------------

Total : 815pcs
USD 9,225.00
Words : USDollars Nine thousand two hundred and twenty-five .
DIRECTOR
TRINH VAN TRUONG
Ngoài hợp đồng và INVOICE, còn có các chứng từ khác nh:
Vận đơn (Bill of loading)
Phiếu đóng gói (Packing list)
Sau khi giao hàng, phòng kinh doanh tập hợp toàn bộ chúng từ thanh
toán gồm những chứng từ trên và lập thành ba bộ:
Một bộ lu tại phòng kinh doanh
Một bộ chuyển sang phòng kế toán
Một bộ giao cho ngân hàng đại diện (để chuyển cho bên mua)
Ngày 29/10 Công ty nhận giấy báo có của ngân hàng đại diện (để
chuyển cho bên mua) thanh toán đày đủ. Đây là lúc nghiệp vụ xuất khẩu kết
thúc.
1.2. Thực trạng hạch toán kế toán
Phơng pháp xác định giá trị hàng xuất kho ở công ty là giá thực tế đích
danh. Sau khi thủ kho xuất hàng đợc đa đến cửa khẩu tại đây do công ty xuất
theo giá FOB, nêm khi mọt thủ tục đã hoàn tất, hàng đợc đóng gói vào
container thuyền trởng ký vận đơn tức là xác nhận hàng đã đợc tiêu thụ thì