Một số khái niệm cơ bản
về dự án v quản lý dự án

ThS. Lê thanh hơng
Viện chiến lợc v phát triển GTVT

Tóm tắt: Quản lý dự án cũng l một ngnh khoa học quản lý song về bản chất nó có
nhiều điểm khác biệt với quản lý chung. Bi báo ny đề cập đến các định nghĩa v tính chất
của dự án v quản lý dự án.
Summary: Project Management is also a management science but in nature, it has some
differences in comparison with general management. This article mentions projects and project
definitions and properties of management.
Trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện
đại hóa đất nớc hiện nay, hoạt động đầu t
đóng vai trò rất quan trọng. Đó là một vấn đề
đợc quan tâm hàng đầu của mọi ngành, mọi
cấp. Để các dự án đầu t luôn mang lại hiệu
quả thiết thực, các nhà quản lý dự án trớc hết
cần phải hiểu rõ bản chất chung của dự án và
quản lý dự án. Đây chính là nguồn gốc của sự
khác biệt giữa hoạt động quản lý đầu t với
các hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh
truyền thống.
i. một số vấn đề cơ bản về dự án
1.1. Khái niệm
Một dự án là một tập hợp các hoạt động
phụ thuộc lẫn nhau của một quá trình duy
nhất dẫn đến việc tạo ra một sản phẩm hoặc
một dịch vụ đợc xác định rõ trớc nhằm đáp
ứng một hoặc một số mục đích cụ thể có tính

Dĩ nhiên là mức độ mới, mức độ duy nhất
của các dự án khác nhau cũng rất khác nhau.
Tính chất này là sự khác nhau cơ bản phân
biệt dự án với các hoạt động khác có tính chất
lặp đi lặp lại và liên tục theo một chơng trình chi
tiết và đợc thiết lập trớc.
- Tính chất giới hạn về thời gian thực hiện
Bản chất của dự án là tạm thời. Một dự
án luôn đợc xác định trớc thời gian bắt đầu

và thời gian kết thúc dự án. Thời gian của dự
án có thể là ngắn (trong vài tuần) cũng có thể
là dài (trong nhiều năm) tùy theo quy mô của
dự án. Tính chất này dùng để phân biệt các
khái niệm về dự án và chơng trình. Chơng
trình là một khái niệm giống với dự án song nó
khác với dự án ở một số điểm cần chú ý: Một
chơng trình nhìn chung bao gồm một tập hợp
các dự án đều nhằm đạt đợc một mục tiêu
tổng quát chung. Chơng trình có thiên hớng
nhằm đạt đợc một mục tiêu nào đó hơn là
nhằm thực hiện một sản phẩm đặc thù và
thờng có thời gian dài hơn.
- Bị gò bó trong những rng buộc nghiêm ngặt
Dự án đợc thực hiện là để thỏa mãn
khách hàng. Những đòi hỏi của khách hàng
đợc nhóm lại theo 4 loại ràng buộc sau mà
dự án phải tuân thủ:
+ Các yêu cầu về chức năng của sản phẩm
hoặc dịch vụ.

dịch vụ
- Một chu kỳ sống biến động
Tất cả các dự án đều có một chu kỳ
sống, nó bắt đầu khi xuất hiện một mong
muốn hoặc một nhu cầu của ngời yêu cầu và
nếu mọi việc hoàn thành tốt đẹp nó sẽ đợc
kết thúc sau khi bàn giao cho ngời yêu cầu
này một sản phẩm hoặc dịch vụ nh là một sự
thỏa mãn nhu cầu của họ. Chu kỳ của dự án
bao gồm 4 giai đoạn:
+ Giai đoạn xác định dự án
Trong giai đoạn này nhu cầu đợc làm
rõ, các mục tiêu đã xác định cụ thể và về tổng
quan dự án đã đợc xác định rõ sản phẩm
hoặc dịch vụ mà nó phải bàn giao, các ràng
buộc phải tuân theo và chiến lợc thực hiện.
+ Giai đoạn chuẩn bị thực hiện
Trong giai đoạn này nội dung của dự án
đợc xác định cụ thể hơn, tính khả thi của dự
án đợc khẳng định. Cũng trong giai đoạn này
kế hoạch chi tiết của dự án đợc lập theo thời
gian, kỳ hạn, các nguồn (vật t, nhân lực, thiết
bị) và chi phí. Đồng thời các chính sách và
trình tự quản lý đợc xác định, tổ chức đấu
thầu, ký kết các hợp đồng.
+ Giai đoạn thực hiện dự án
Trong giai đoạn này sản phẩm hoặc dịch
vụ đợc thực hiện theo kế hoạch đã lập và
phù hợp với những đòi hỏi của ngời yêu cầu.
+ Giai đoạn kết thúc dự án

các nguồn (vật t, máy móc, nhân lực) tăng
dần dần và đạt cao nhất ở giai đoạn thực hiện
dự án, nó tỷ lệ thuận với chi phí của dự án.
Ba giai đoạn đầu nói chung đợc kết thúc
bằng 1 quyết định của ngời yêu cầu (chủ đầu
t). Ví dụ ngời yêu cầu có thể từ chối chấp
nhận sản phẩm hoặc dịch vụ nh thế vào cuối
giai đoạn thực hiện dự án nếu nh nó không
đáp ứng đòi hỏi của họ. Chu kỳ sống của dự
án đợc coi là biến động vì 4 giai đoạn rất
khác nhau. Chúng đợc phân biệt bằng bản
chất các hoạt động của chúng cũng nh bằng
số lợng và loại nguồn mà chúng đòi hỏi. Ví
dụ giai đoạn xác định dự án cần một số ít các
nhà tạo mẫu sản phẩm và các nhà chuyên
môn khác nhau, họ có các phiếu giao việc
hoặc hợp đồng lập một dự án thích đáng và
khả thi. Giai đoạn chuẩn bị thực hiện, trớc
hết cần các nhà kế hoạch và còn cần các
chuyên gia của các nội dung chi tiết của dự
án, họ phải xây dựng kế hoạch chi tiết để thực
hiện dự án. Còn về giai đoạn thực hiện dự án
thờng đòi hỏi số lợng lớn các nguồn, trong
nhiều trờng hợp nó đợc giao toàn bộ hoặc
một phần cho các nhà thầu phụ thông qua
các hợp đồng phụ (B').
- Có rất nhiều ngời tham gia dự án có
nguồn gốc khác nhau.
Một trong những điểm khác biệt quan
trọng nhất giữa một đơn vị tổ chức truyền

+ Mức độ mới của dự án, của công
nghệ đợc sử dụng
+ Tính chặt chẽ của các ràng buộc về
hiệu suất, chất lợng, thời gian và chi phí
+ Tính phức tạp và tính không thể dự
báo đợc của môi trờng của dự án
+ Số lợng các loại nguồn khác nhau.
II. một số vấn đề cơ bản về quản lý
dự án
2.1. Khái niệm
Quản lý dự án là nghệ thuật chỉ đạo, điều
phối các nguồn nhân lực, thiết bị và vật t
trong suốt chu kỳ của một dự án bằng việc sử
dụng các kỹ thuật quản lý hiện đại và thích
hợp để đạt đợc những mục đích đã đợc xác
định trớc:
- Quy mô, phạm vi của sản phẩm hoặc
dịch vụ;
- Chi phí;
- Thời hạn;
- Chất lợng;
- Thỏa mãn khách hàng và các bên tham gia.
2.2. Tính chất
Quản lý dự án ngày nay đã trở thành một
triết học quản lý riêng, đáp ứng tốt bối cảnh

của các tổ chức hiện tại và tơng lai và rõ
ràng là quản lý dự án đợc phát triển có sửa
đổi từ triết học quản lý truyền thống. Triết học
mới về quản lý này bao gồm 3 yếu tố cơ bản

gồm các yếu tố sau:
+ Vai trò của ngời hoà nhập các bộ
phận với nhau: Giám đốc điều hành dự án
+ Một ê kíp của dự án gồm nhiều
chuyên môn khác nhau, nhiều đơn vị bộ phận
+ Một cấu trúc ít cấp chỉ đạo, quản lý,
có tính tổ chức cao, linh hoạt (thay đổi luôn)
+ Một phơng thức hoạt động mềm dẻo
+ Các quan hệ ngang cấp (quan hệ
các bên theo chiều ngang) quan trọng hơn là
các quan hệ cấp trên, cấp dới (theo chiều dọc)
+ Phải có các cơ chế để quản lý hiệu
quả các mặt phân giới bên trong và bên ngoài
+ Sự phân chia mức độ hoạt động
+ Các hệ thống và các quá trình đáp
ứng yêu cầu của dự án.
Dĩ nhiên nó là một phơng thức tổ chức
cơ bản dựa trên việc đạt đợc những mục tiêu
của dự án và nó không thể đợc sử dụng hiệu
quả nếu không có một văn hoá quản lý dự án
mạnh ở tất cả các bộ phận của dự án.
- Một tập hợp các kỹ thuật v các công cụ
Quản lý dự án đã trải qua thời gian đến
nay đã đợc trang bị một tập hợp các kỹ thuật
và công cụ đặc biệt để quản lý một cách hiệu
quả hơn chu kỳ sống của các dự án.
Mô hình chung của một dự án có thể trình
bày nh sau:
ở trung tâm của mô hình trong hình
vuông gồm 5 chức năng quản lý truyền thống.

n
* Địa lý tự nhiên
* Chính sách
* Xã hội
* Quy định luật lệ
* Công nghệ
* Kinh tế
* Văn hoá
Các chức năng của QLDA
+ Lập kế hoạch
+ Giám sát
+ Kiểm tra
+ Chỉ đạo
+ Điều phối
+ Quản lý mặt phân giới
M
ô
i
t
r

ờ
n
g

c
ủ
a

d

chất lợng
Quản lý
thời hạn
Quản lý
chi phí

Quản lý
TT liên lạc

Quản lý
cung ứng
Quản lý
nhân lực

Quản lý
rủi ro
Các quá trình hoà
ậ
Các quá trình cơ bản
Hình 3. Sơ đồ các chu trình quản lý
của quản lý dự án

Quản lý dự án vì vậy bao gồm quản lý tám quá
trình này trong suốt chu kỳ của dự án. Mỗi một quá
trình có những kỹ thuật và công cụ riêng mà ta cần
phải sử dụng nó để đảm bảo thành công của dự án.
Trên cơ sở nắm vững bản chất của dự án
và quản lý dự án các nhà khoa học quản lý dự
án nghiên cứu đề xuất một tập hợp các kỹ
thuật và công cụ đặc biệt sử dụng cho mỗi một