XÂY DỰNG TỔ HÀNH CHÍNH-QUẢN TRỊ
HOẠT ĐỘNG CÓ HIỆU QUẢ Ở TRƯỜNG TIỂU HỌC


I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
Bộ Giáo dục-Đào tạo ban hành Điều lệ trường Tiểu học theo Quyết định
số:22/2000/QĐ-BGD-ĐT ngày 11/7/2000 của Bộ trưởng Bộ GD-ĐT.
Tại điều 17: Tổ Hành chính –Quản trị(HCQT)gồm các nhân viên hành chính ,quản
trị :Tài vụ,thư viện,y tế ,bảo vệ và nhân viên khác(được tổ chức thành tổ HCQT),giúp
Hiệu trưởng thực hiện các công tác phục vụ hoạt động giảng dạy, giáo dục và các hoạt
động khác của trường Tiểu học. Tổ có tổ trưởng và một hoặc hai tổ phó do Hiệu trưởng
cử.
Đồng thời, pháp lệnh Cán bộ công chức được Chủ tịch nước ký lệnh công bố, Ủy
ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 26/2/1998. Tại chương II ( Điều 6) quy định
những nghĩa vụ của Cán bộ công chức, trong đó qui định về ý thức tổ chức kỷ luật và
trách nhiệm trong công tác, thực hiện nghiêm chỉnh nội quy của cơ quan, tổ chức, giữ gìn
và bảo vệ của công, bảo vệ bí mật nhà nước theo qui định của pháp luật. Thường xuyên
học tập nâng cao trình độ, chủ động, sáng tạo, phối hợp trong công tác nhằm hoàn thành
tốt nhiệm vụ, công vụ được giao.
Từ những qui định trên, trong hoạt động GDĐT đội ngũ giáo viên là nhân tố quan
trọng, quyết định đến chất lượng dạy- học. Tuy nhiên, công tác phục vụ hoạt động giảng
dạy, giáo dục và các hoạt động khác của trường Tiểu học cũng hết sức cần thiết, không
thể thiếu được trong tình hình phát triển giáo dục hiện nay, nhất là chúng ta đang vươn tới
chất lượng giáo dục toàn diện cho học sinh. Để đảm nhận được công việc này không ai
khác là tổ chức hoạt động của từng thành viên trong tổ HCQT.
Đối với các chức danh trong tổ HCQT ở các trường Tiểu học, đa số là hợp đồng lao
động như: Văn thư, Kế toán, Cán bộ Thư viện, CTXMC, Bảo vệ phục vụ Chưa qua
trường lớp đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ để đảm nhận khi vào làm việc tại trường,
đồng thời không ổn định công tác lâu dài, thậm chí một chức danh phải đảm nhận nhiều
công việc khác nhau. Từ đó việc huấn luyện nghiệp vụ, tiếp cận công việc, phục vụ có
hiệu quả khi được phân công, hụt hẫng về số lượng theo biên chế, hạng trường, chất

việc chung dễ dàng, thuận lợi hơn. Phát huy tính chủ động sáng tạo, dám nghĩ, dám làm,
dám chịu trách nhiệm, yêu thích công việc với phương châm “ Làm được hơn được làm”.
Tóm lại: Việc xây dựng tổ HCQT hoạt động có hiệu quả ở trường Tiểu học, không
đơn thuần là để giải quyết các hoạt động hành chính, hoạt động NGLL, phục vụ giảng
dạy, nó sẽ tạo ra động lực mạnh mẽ thúc đẩy chất lượng dạy học của giáo viên, nâng chất
lượng các phong trào, các kỳ thi hội thi với thành quả ngày càng rõ nét hơn, có chiều sâu,
đậm nét tính quần chúng, cộng tác trách nhiệm: đồng đều, tin cậy, tương trợ giúp đỡ nhau,
đây là những biểu hiện cần được chú ý ở phạm vi trường học.
Những vấn đề nhà trường đã thực hiện trong quá trình xây dựng trên cơ sở chỉ đạo,
hướng dẫn của ngành, biên chế được duyệt, chức danh cho phép. Từ dó trường đã mạnh
dạn cải tiến quản lý, tìm ra các giải pháp phù hợp với đội ngũ hiện có. Áp dụng nhiều
cách làm mới, chặt chẽ, khoa học, tạo sự phấn đấu đối với các thành viên, từ đó đã mạnh
dạn đề xuất đối với đơn vị, CBQL, hiến kế cho mọi hoạt động đi đến thành công.
II. NỘI DUNG, BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT:
1. Quá trình phát triển:
Trong quá trình quản lý, kiểm tra, chỉ đạo công tác HCQT, tiếp cận với thực tiễn
từng công việc cụ thể, đánh giá đúng năng lực của từng thành viên trong tổ, chú ý đến sở
trường, những tồn tại hạn chế trong suốt thời gian thực hiện. Nhà trường đã áp dụng các
biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động toàn diện của tổ HCQT.
-Bồi dưỡng nghiệp vụ:
Đây là công việc được xem là khó nhất, không mang tính khả thi do đối tượng
nhân viên đa số là HĐLĐ, không qua đào tạo bối dưỡng về chuyên môn, không hình dung
được công việc, hạn chế về ý thức trách nhiệm, tính tổ chức kỷ luật, phong cách làm việc
của CBCC Trước đây chỉ dám mơ ước có đủ biên chế đảm nhận công việc và giải quyết
công việc khi ngành có yêu cầu là đã đảm bảo, từng cá nhân làm theo ý kiến của Hiệu
trưởng là xong nhiệm vụ. Từ đó dẫn đến cách xử lý thụ động, không hiểu hết nội dung
cần làm để mạnh dạn đề xuất, có ý kiến cụ thể hoặc đề ra chương trình công tác riêng cho
bản thân một cách chủ động, thuyết minh trình bài ý kiến khi được hỏi, yêu cầu đặt ra.
Điều đáng lưu ý là thời gian này, công việc mang tính thời vụ, phong cách làm việc chểnh
mảng ( người chờ việc), việc chấp hành giờ giấc phong cách lề lối còn rất nhiều hạn chế,

chặt chẽ,sát sao việc xây dựng kế hoạch và chương trình công tác tháng ,tuần cụ thể chi
tiết(có mẫu công tác tháng ,tuần cho từng cá nhân thực hiện),ghi rõ công việc trong tháng
tới,tuần tới với thời gian quy định trước,Hiệu trưởng nhà trường duyệt nội dung và ký cho
phép thực hiện,vấn đề này giao cho văn thư tổng hợp,cấp phát biểu mẫu,trình HT duyệt
hàng tuần,đồng thời ghi rõ trên bảng công tác cụ thể của tổ được niêm yết ở phòng
HCQT.Qua đó ,trường chỉ kiểm tra,theo dõi,đôn đốc,uốn nắn điều chỉnh khi cần thiết,bổ
sung công việc kịp thời khi ngành chỉ đạo ,yêu cầu.
Làm được những vấn đề trên thường xuyên,liên tục sẽ xây dựng một thói quen tốt
trong mỗi cá nhân,không thể không đầu tư,nghiên cứu,rút kinh nghiệm,cả việc đề xuất
giải quyết những việc khó khăn.Không than phiền về công việc mình đảm trách,có lúc
cường độ làm việc căng thẳng ,ảnh hưởng đến sinh hoạt,đời sống,nhưng tất cả đều mong
muốn :Làm tốt ,tròn trách nhiệm của mình trước nhà trường ,trước tập thể.
-Sinh hoạt tổ HCQT:
Có xây dựng kế hoạch,chương trình công tác nhưng không họp kiểm điểm,đề ra
nhiệm vụ ,phương hướng mới,thì chỉ mới đếm chứ chưa đo được hiệu quả đạt được một
cách cụ thể(bằng những con số biết nói),đây là thước đo phẩm chất,năng lực của từng
thành viên thông qua kiểm tra,xử lý,kiểm điểm,đánh giá chính xác,khách quan ,trên cơ sở
yêu cầu đặt ra,ngành chỉ đạo,xã hội đòi hỏi,cộng đồng quan tâm.Tình trạng này những
năm l990 chưa làm tốt.Mỗi lần họp chuyên môn,HĐNT,thường thì nhân viên HCQT xin
nghỉ họp,do không có nội dung liên quan đến công việc,thậm chí xem nhẹ đến việc
họp,chỉ có hình thức,chưa quan tâm chú ý gì,đồng nghĩa với việc nhận thức ,tư tưởng
không tốt,chủ trương chỉ đạo mới của ngành không thông suốt,vận dụng thực hiện có
lúc,có nơi trái quy định ,kém hiệu quả.
Nhận thức được họp đi đôi với hành ,phải có nội dung công việc cụ thể,chỉ đạo
giải quyết căn cơ các hoạt động (nếu không chuẩn bị được nội dung không tiến hành
họp).Nhà trường đã thực hiện việc họp tổ HCQT như đối với tổ khối(mỗi tuần l lần),do
HT chủ toạ và tổ trưởng sẽ nắm bắt,báo cáo công việc chung của tổ.Từng thành viên nêu
công việc đã làm ,định hướng công việc tuần sau,đánh giá kết quả được,chưa
được,nguyên nhân,nhà trường cho ý kiến thực hiện,giải quyết,bổ sung những nội dung
cần thiết cho từng cá nhân phụ trách.Từ đó mỗi cá nhân xây dựng hoàn chỉnh lịch công

,uốn nắn nhằm phát huy hiệu quả.
.Việc thông tin,chỉ đạo(thông qua công văn),nếu văn thư không chuyển đúng người
,đúng chuyên môn theo ý kiến của HT kịp thời,thì công việc xử lý hạn chế ,không đạt
được,
. CBTV có trách nhiệm trong hướng dẫn,tham gia vào phong trào tự làm ĐDDH
của giáo viên(Kể cả dự thi),cũng cần được trường quan tâm có ý kiến.
. Kế toán: Nếu không giải quyết đúng ,đủ, kịp thời về chế độ ,chính sách cho đội
ngũ sẽ tạo ra sự mất đoàn kết,không an tâm,khiếu kiện trong tập thể ,mất kỷ cương nền
nếp.
. CT XMC-PC: Cập nhật số liệu,tham gia PCGD/TH ở cộng đồng cũng thực hiện
vai trò phối hợp chặt chẽ,thường xuyên với GVDL.
Có hiểu được thấu đáo quan hệ công việc giữa nhân viên tổ HCQT với CB,GVDL(Và
ngược lại),mới đem lại một kết quả thật sự,xây dựng mối đoàn kết ,nhất trí,tạo sự công
bằng về nghĩa vụ,quyền lợi của tất cả mọi thành viên trong nhà trường ,là động lực thúc
đẩy sự phấn đấu vươn lên,tự trao dồi,bồi dưỡng để ngày càng hoàn thiện.
-Tăng cường các điều kiện phục vụ:
Từ những năm trước đây điều kiện CSVC,trang thiết bị không đủ đáp ứng yêu cầu
công tác,làm việc cho các thành viên trong tổ,dẫn đến giải quyết chậm trễ công việc,quản
lý giờ giấc,quỹ thời gian làm việc rất khó khăn,quản lý lưu trữ hồ sơ chưa khoa học ,ngăn
nắp, Hằng năm nhà trường quan tâm đầu tư đúng mức về điều kiện làm việc cho tổ,nên
đã khắc phục dần những tồn tại như nêu trên.Hiện nay các điều kiện phục vụ cơ bản đáp
ứng nhu cầu công việc,giúp cho mỗi thành viên trong tổ tự tin,không trông chờ ỷ lại,chịu
trách nhiệm toàn bộ hồ sơ,tài liệu có liên quan đến cá nhân phụ trách,tiến hành xử lý
thông tin,việc nâng cao khả năng nghiên cứu,vận dụng một cách thường xuyên,liên tục
đáp ứng được yêu cầu đặt ra,thời gian hoàn thành .
Lề lối,phong cách làm việc chuyển biến rất rõ nét,tạo được sự tin tưởng trong đội
ngũ CB,GV,học sinh của nhà trường.
-Công tác kiểm tra đột xuất:
Kiểm tra chuyên đề,kiểm tra toàn diện(như GVDL) ,từ phân công nhiệm vụ rất cụ
thể qua từng năm học,đối với từng thành viên trong nhà trường .Trước đây việc phân

. Hoàn thành công tác tài vụ,tài chính của đơn vị .
. Hỗ trợ tích cực: Thi KCSTN,Thi KCĐĐ , Hội thi ca múa kịch,HKPĐ, vẽ tranh
,xây dựng trường “Xanh-Sạch-Đẹp”,xây dựng “Trường học Văn hoá”.
. Tổ chức nhiều hoạt động NGLL,vui chơi giải trí lành mạnh trong thiếu niên,học
sinh:Cắm trại,đố em ,thi đua điểm hồng 20/11,30/4,sinh hoạt truyền thống
22/12,8/3,26/3,19/5, Tham gia các cuộc thi do các cấp,ngành phát động ,hàng năm đều
được duy trì và nâng dần kết quả ngày càng cao hơn .Ngoài ra,cũng đã góp phần không
nhỏ làm chuyển biến về đạo đức,chất lượng học tập của học sinh.
Từ những cách làm đồng bộ,đã được thực hiện trong thực tiễn xây dựng tổ
HCQT,đã nâng cao được hiệu quả trong phục vụ hoạt động dạy học,phát triển các hoạt
động phong trào của nhà trường .Qua đó cho thấy vai trò của CBQL nhà trường phải kiên
trì,quan tâm đầu tư,đánh giá đúng mức thực trạng hiện có,phát hiện và bồi dưỡng năng
lực sở trường của mỗi thành viên,ghi nhận những tiến bộ dù là rất nhỏ giúp họ thành công
hơn nữa.Tìm hiểu thêm các yếu tố tâm lý như: Nhu cầu,tâm trạng ,động cơ,sở
thích, người quản lý mới đưa ra những công việc đúng tầm .Sự phát triển đi lên của nhân
viên HCQT không tách rời quá trình bồi dưỡng ,rèn luyện,tác nghiệp thường xuyên của
CBQL nhà trường .Bố trí,phân công ,khen thưởng cụ thể,rõ ràng rất cần cho sự thành
công của việc xây dựng đội ngũ HCQT.Do đó,đòi hỏi CBQL phải có thái độ khoa học ,uy
tín về điều hành ,hướng dẫn,vận dụng lý luận thực tiễn ,qua kiểm tra đánh giá ,bằng
những minh chứng chính xác ,giúp cho anh em tin cậy đối với đơn vị,với công việc với
khoa học và chính với lương tâm mình.
2. Kiểm nghiệm:
-Việc xây dựng tổ HCQT hoạt động có hiệu quả ở trường Tiểu học là rất cần
thiết,quan trọng ,không những giải quyết những công việc hành chính thông thường mà
còn tác động không nhỏ đến chất lượng dạy học,các hoạt động khác ,kể cả đóng góp vào
thành tích chung của đơn vị.Đòi hỏi nhà trường,CBQL phải suy nghĩ ,đề ra các biện pháp
quản lý,chỉ đạo cơ bản ,phù hợp ,kế hoạch thực hiện nhiều giai đoạn ,những giải pháp tình
thế cũng như lâu dài với tinh thần: Kiên trì,chịu khó,nghiên cứu thực tiễn,khoa học và
quyết đoán .Nếu trước đây tổ HCQT chỉ hoạt động với danh nghĩa là hành chính ,sự vụ sự
việc,không xem trọng đến sự phát triển lâu dài của mỗi cá nhân (do phải thay đổi thường

-Xây dựng tổ HCQT thông thạo nghiệp vụ,am hiểu về hành chính ,chuyên
môn,hiểu biết sâu rộng ,cập nhật thông tin kịp thời, là một vấn đề khó trong công tác
quản lý.Đòi hỏi người quản lý phải” hiểu người,hiểu việc” ,biết khai thác những ưu
điểm,ý thích cá nhân.Kiên trì trong việc xây dựng tổ(Có thể mất thời gian một hay nhiều
năm),không nên vội vàng nhưng cũng siết chặt không buông lỏng .Nguyên tắc nhưng đầy
tính nghệ thuật trong quản lý,trân trọng những việc làm tốt để nhân rộng điển hình ,tạo sự
thi đua phấn đấu chung ,Hướng mục tiêu với mỗi cá nhân là phục vụ thật tốt cho công tác
giảng dạy-học tập,nồng cốt trong các phong trào thi đua,các hoạt động khác mang lại hiệu
quả.
-Đội ngũ nhân viên HCQT hiện có cần phải học tập,bồi dưỡng ,tìm hiểu tường tận
từng công việc,thường xuyên tiếp cận thực tiễn ,tập xử lý thông tin,giải quyết công việc
để có đủ bản lĩnh ,tin tưởng ở chính mình ,xây dựng tổ theo hướng chuyên môn hoá
cao,sử dụng công cụ ,thiết bị,máy móc vào công việc để nâng hiệu quả .Làm sao để mỗi
thành viên trong tổ không chỉ là những nhân viên trên “bàn giấy”,phải thật sự say
mê,nghiên cứu,hiến kế cho quản lý tốt hơn.Mặt khác,cần cải tiến một bước chế độ tiền
lương cho đội ngũ này,để họ đảm đương tốt công việc,gắn bó với chế độ làm việc 40
giờ/tuần với trường,với tập thể.
-Trên cơ sở những việc đã vận dụng,đang thực hiện,hướng tới sẽ quy hoạch
ĐTBD theo từng chức danh một cách toàn diện,gắn đào tạo để phục vụ vào công việc
chuyên môn. Sử dụng có hiệu quả quỹ thời gian làm việc,công tác ,xây dựng tổ HCQT
thật sự có kỷ cương ,nền nếp,hiệu quả,đáp ứng tốt nhất theo yêu cầu đổi mới của GDĐT.