PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỌC SINH

A ĐẶT VẤN ĐỀ :
- Trong vài năm gần đây, các trường Tiểu học, THCS và THPT đã được quan tâm
trang bị máy tính phục vụ công tác văn phòng. Nhu cầu về phần mềm nhằm cải tiến công tác
quản lý bằng máy vi tính, nhất là các phần mềm quản lý trường học, ngày càng bức thiết.
- Các phần mềm quản lý trường học mà tác giả đã được tìm hiểu thông qua một số hội
chợ phần mềm trong thời gian qua còn có một số nhược điểm, không đáp ứng được yêu cầu
quản lý cụ thể của các trường phổ thông, như :
+ Phần lớn các phần mềm được thiết kế để quản lý kết quả học tập của học viên theo
học phần, chỉ thích hợp với sinh viên đại học, chuyên nghiệp; không thích hợp với việc quản
lý theo năm học của các trường phổ thông (mỗi năm lên một lớp).
+ Các phần mềm hiện hành được thiết kế với các chức năng quá rộng (bao gồm cả tính
điểm, xếp loại học sinh, ), muốn khai thác được thì công việc nhập dữ liệu là hết sức nặng
nề, dễ sai sót; trường không thể phân công người chuyên trách làm công việc này, không thể
hoàn thành kịp trong thời gian báo cáo sơ, tổng kết theo qui định.

B GIỚI THIỆU PHẦN MỀM :
Phần mềm quản lý học sinh được viết bằng Foxpro 2.5, sử dụng bộ gõ Tiếng việt bằng
chương trình thường trú TBKLQ.COM, mã TCVN3, gõ kiểu TELEX. (Yêu cầu máy phải
cài Foxpro For Dos).
* Cách khởi động :
Bạn có thể khởi động bằng cách mở My Computer, vào thư mục C:\QLHS, nhấp đúp
vào File KD1.BAT.
Thoạt tiên sẽ hiện ra LOGO của phần mềm quản lý học sinh. Nhấn phím bất kỳ để vào
Menu chính. Để gõ dấu Tiếng Việt,bạn nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift để chuyển nhanh
sang chế độ gõ dấu Tiếng Việt. Nguyên tắc bỏ dấu Tiếng Việt theo kiểu TELEX.
I MENU CHÍNH :
Menu chính yêu cầu bạn chọn năm học từ năm đầu tiên sử dụng đến 10 năm sau đó.
Bạn đưa hộp sáng đến năm học muốn làm việc, ENTER.


giấy vào và ENTER thì
toàn bộ bảng hướng dẫn
sử dụng sẽ được in ra
giấy.
Nếu chọn Xem
riêng từng mục, màn
hình sẽ liệt kê các mục
có thể tham khảo. Muốn
xem mục nào, bạn thực
hiện theo hướng dẫn trên
màn hình.
2/- Cập nhật :
Hướng dẫn sử dụng | Cập nhật dữ liệu | Thống ke | In
danh sách HS | Thoát
Th.kê độ tuổi HS
Năm học 1999 - 2000 Th.kê kết quả HK1
Th.kê kết
quả HK2
Th.kê kết
quả năm
Số liệu
HS các năm Người viết chương trình : Nguyễn Ngọc Ân
Phòng Tổ chức - CB, Sở GD-ĐT An Giang

Menu làm việc của chương trình
Menu này gồm có các lệnh sau đây :
- Xem, sửa hồ sơ học sinh.

sinh nghỉ học.
Chương trình này cũng cho phép bạn xem danh sách học sinh đã bỏ học. Muốn thế,
bạn chọn lệnh "Xem danh sách HS bỏ học" trong MENU cập nhật HS bỏ học. Chương trình
yêu cầu bạn cho biết muốn xem DS học sinh bỏ học từ ngày nào đến ngày nào? Sau đó sẽ
liệt kê danh sách HS bỏ học trong khoảng thời gian đó.
e/- Xếp lớp đầu năm học.
Vào đầu mỗi năm học, khi chuyển dữ liệu học sinh vào năm học sau, bạn phải nhập
lại tên lớp mới cho từng học sinh.
Menu này gồm có 2 lệnh: Xem danh sách học sinh chưa được xếp lớp và Cập nhật
tên lớp mới.
Trước hết, bạn chọn lệnh cập nhật tên lớp mới, nhập tên HS cần cập nhật, màn hình
trình bày tên lớp cũ và 1 ô trống cho phép bạn nhập tên lớp mới.
Sau khi cập nhật hết danh sách, bạn có thể dùng lệnh Xem DS học sinh chưa được xếp
lớp để kiểm tra lại xem có học sinh nào chưa được cập nhật tên lớp mới để cập nhật bổ
sung.
f/- Cập nhật kết quả học tập.
Chương trình quản lý học sinh này không giải quyết yêu cầu tính điểm, xếp loại học
sinh ( cần một phần mềm khác để giải quyết yêu cầu này), mà chỉ trên cơ sở một danh sách
xếp loại lập sẵn, bạn nhập vào máy để lưu trữ phục vụ công tác thống kê chất lượng và tra
cứu quá trình học tập của HS.
Chương trình cho phép bạn gọi từng tên học sinh hoặc đưa lên danh sách từng lớp cho
bạn cập nhật kết quả học tập tuỳ theo yêu cầu của bạn.
g/- Xem quá trình học tập của 1 học sinh.
Chương trình cho phép bạn xem kết quả học tập của 1 HS từ lớp đầu cấp đến năm học
hiện hành. Bạn nhập tên học sinh muốn xem như các mục trên.
h/- Cập nhật danh sách phân công giáo viên chủ nhiệm.
Đầu mỗi năm học, khi bạn thực hiện lệnh chuyển dữ liệu của năm học trước sang,
danh sách phân công giáo viên năm học trước được chuyển toàn bộ sang năm học sau. Bạn
phải thực hiện lệnh này để cập nhật bảng phân công giáo viên chủ nhiệm mới.
i/- Chuyển dữ liệu sang năm sau.

Menu này gồm có các lệnh :
+ In danh sách lý lịch học sinh.
+ In danh sách học sinh lên lớp.
+ In danh sách học sinh ở lại.
+ In danh sách học sinh thi lại.
+ In danh sách HS diện gia đình chính sách.
+ In danh sách đánh dấu.
+ In các loại giấy báo gia đình.
+ In danh sách phòng thi.
4.1/- In các loại danh sách :
Khi chọn lệnh in, tuỳ loại danh sách, màn hình có thể yêu cầu bạn nhập tên lớp (DS lý
lịch HS),chọn in theo khối,hoặc in toàn trường (DS thi lại, ở lại). Ngoài ra,chương trình còn
đưa ra 3 khả năng cho bạn chọn hướng in như xem trên màn hình, in ra giấy, hoặc in ra File
văn bản ( có thể dùng một chương trình chuyển mã thông thường để định dạng lại trong
Winword.
4.2/- In danh sách đánh dấu :
Ngoài các loại danh sách tạo sẵn, chương trình còn cho phép bạn chọn in một danh
sách bất kỳ, bằng cách đánh dấu các học sinh cần in ra, sau đó ra lệnh in danh sách các HS
đã được đánh dấu.
Khi chọn mục này, màn hình đưa ra 3 lệnh con :
- Đánh dấu hồ sơ.
- In danh sách đánh dấu.
- Gỡ bỏ đánh dấu.
Đầu tiên, bạn nên thực hiện lệnh gỡ bỏ đánh dấu để xoá các dấu đã đánh lần trước mà
vì lý do nào đó bạn quên xoá. Nếu không làm động tác này, DS in ra sẽ bao gồm các hồ sơ
mới đánh dấu lẫn các hồ sơ còn dấu lần trước.
Sau khi gỡ bỏ đánh dấu, bạn thực hiện lệnh Đánh dấu hồ sơ. Màn hình yêu cầu bạn
nhập tên và chọn học sinh cần đánh dấu, sau đó sẽ đưa ra một số chi tiết về học sinh này và
1 ô đánh dấu. Bạn kiểm tra lần nữa xem đúng là học sinh này không ? Nếu đúng, hãy gõ 1
chữ số (từ 1 - 9) vào ô đánh dấu; nếu không đúng, bạn gõ phím ENTER, hồ sơ này sẽ

- Xếp theo lớp, toàn trường : Số BD được đánh theo từng lớp, theo thứ tự lớp, trong
từng lớp xếp theo vần tên. Số BD từ 0001 đến hết số HS toàn trường.
- Xóa số báo danh : Lệnh này cho phép bạn xóa toàn bộ các số báo danh để bắt đầu
thực hiện xếp lại.
b/- In danh sách các phòng thi theo khối lớp : Chương trình yêu cầu bạn chọn khối
lớp cần in. Sau đó, yêu cầu bạn xác định số của Phòng đầu tiên và số thí sinh của từng
phòng. Danh sách này in trực tiếp ra giấy.
c/- In danh sách ra file : Trước khi chọn lệnh này, bạn phải đưa đĩa mềm vào ổ A: để
lưu file sẽ tạo ra. Toàn bộ HS đã được đánh số báo danh sẽ được in ra, xếp thứ tự theo số
BD và từng khối lớp. File Lưu danh sách này tên DS_THI.TXT.
Các files văn bản do phần mềm xuất ra đều được chuyển mã Tiếng việt VNI For
Windows. Các bạn có thể mở các file này bằng WINWORD (mở dạng TEXT ONLY), định
dạng lại và in trên Windows.
C KẾT QUẢ :
Chương trình Quản lý học sinh của tác giả đã được giới thiệu trong hội nghị Tin học
lần thứ 4 của ngành tổ chức vào tháng 8/1998, và được giới thiệu trong Chuyên san Giáo
dục An Giang số 3. Đến nay, chương trình đã đã được phát triển với 3 phiên bản dành cho
từng cấp học, và đã được chuyển giao cho 8 đơn vị trường học sử dụng (3 THPT, 2 THCS,
3 tiểu học), có đơn vị đã sử dụng đến năm thứ 4, cho thấy phần mềm hoạt động khá ổn định.