* Sáng kiến kinh nghiệm :
PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỌC SINH
(Năm học 2004 - 2005)
Tác giả : NGUYỄN NGỌC ÂN
Phòng Tổ chức Cán bộ Sở GD-ĐT AG
A.- ĐẶT VẤN ĐỀ :
- Trong vài năm gần đây, các trường Tiểu học, THCS và THPT đã được quan tâm trang
bò máy tính phục vụ công tác văn phòng. Nhu cầu về phần mềm nhằm cải tiến công tác quản lý
bằng máy vi tính, nhất là các phần mềm quản lý trường học, ngày càng bức thiết.
- Các phần mềm quản lý trường học mà tác giả đã được tìm hiểu thông qua một số hội
chợ phần mềm trong thời gian qua còn có một số nhược điểm, không đáp ứng được yêu cầu
quản lý cụ thể của các trường phổ thông, như :
+ Phần lớn các phần mềm được thiết kế để quản lý kết quả học tập của học viên theo học
phần, chỉ thích hợp với sinh viên đại học, chuyên nghiệp; không thích hợp với việc quản lý theo
năm học của các trường phổ thông (mỗi năm lên một lớp).
+ Các phần mềm hiện hành được thiết kế với các chức năng quá rộng (bao gồm cả tính
điểm, xếp loại học sinh,...), muốn khai thác được thì công việc nhập dữ liệu là hết sức nặng nề,
dễ sai sót; trường không thể phân công người chuyên trách làm công việc này, không thể hoàn
thành kòp trong thời gian báo cáo sơ, tổng kết theo qui đònh.
B.- GIỚI THIỆU PHẦN MỀM :
Phần mềm quản lý học sinh được viết bằng Foxpro 2.5, sử dụng bộ gõ Tiếng việt bằng
chương trình thường trú TBKLQ.COM, mã TCVN3, gõ kiểu TELEX. (Yêu cầu máy phải cài
Foxpro For Dos).
* Cách khởi động :
Bạn có thể khởi động bằng cách mở My Computer, vào thư mục C:\QLHS, nhấp đúp vào
File KD1.BAT.
Thoạt tiên sẽ hiện ra LOGO của phần mềm quản lý học sinh. Nhấn phím bất kỳ để vào
Menu chính. Để gõ dấu Tiếng Việt,bạn nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift để chuyển nhanh sang
chế độ gõ dấu Tiếng Việt. Nguyên tắc bỏ dấu Tiếng Việt theo kiểu TELEX.
I.- MENU CHÍNH :
Menu chính yêu cầu bạn chọn năm học từ năm đầu tiên sử dụng đến 10 năm sau đó. Bạn

được in ra giấy.
Nếu chọn Xem riêng từng mục, màn hình sẽ liệt kê các mục có thể tham khảo. Muốn
xem mục nào, bạn thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình.
2/- Cập nhật :
Menu này gồm có các lệnh sau đây :
- Xem, sửa hồ sơ học sinh.
- Nhập học sinh mới.
- Xoá một hồ sơ học sinh.
- Cập nhật học sinh bỏ học.
- Xếp lớp đầu năm học.
- Cập nhật kết quả học tập.
- Xem quá trình học tập của 1 học sinh.
- Cập nhật danh sách phân công giáo viên.
- Chuyển dữ liệu sang năm sau.
Hướng dẫn sử dụng | Cập nhật dữ liệu | Thống kê | In danh sách HS | Thoát
Th.kê độ tuổi HS
Năm học 1999 - 2000 Th.kê kết quả HK1
Th.kê kết quả HK2
Th.kê kết quả năm
Số liệu HS các năm
Người viết chương trình : Nguyễn Ngọc Ân
Phòng Tổ chức - CB, Sở GD-ĐT An Giang
Menu làm việc của chương trình
a/- Xem, sửa hồ sơ học sinh :
Chương trình yêu cầu bạn nhập tên học sinh muốn xem, sau đó sẽ liệt kê danh sách các
học sinh cùng tên. Bạn dùng phím mũi tên để di chuyển hộp sáng đến tên của học sinh cần tìm
(chú ý dòng ghi chú cuối màn hình để chọn đúng HS cần tìm). Sau khi nhấn phím ENTER, màn
hình sẽ trình bày các thông tin về học sinh đó. Muốn sửa chi tiết nào, bạn nhập ký tự đại diện
theo hướng dẫn trên màn hình.Đối với các chi tiết yêu cầu nhập bằng mã số, bạn xem hướng
dẫn cuối màn hình.

Chương trình quản lý học sinh này không giải quyết yêu cầu tính điểm, xếp loại học sinh
( cần một phần mềm khác để giải quyết yêu cầu này), mà chỉ trên cơ sở một danh sách xếp
loại lập sẵn, bạn nhập vào máy để lưu trữ phục vụ công tác thống kê chất lượng và tra cứu quá
trình học tập của HS.
Chương trình cho phép bạn gọi từng tên học sinh hoặc đưa lên danh sách từng lớp cho bạn
cập nhật kết quả học tập tuỳ theo yêu cầu của bạn.
g/- Xem quá trình học tập của 1 học sinh.
Chương trình cho phép bạn xem kết quả học tập của 1 HS từ lớp đầu cấp đến năm học
hiện hành. Bạn nhập tên học sinh muốn xem như các mục trên.
h/- Cập nhật danh sách phân công giáo viên chủ nhiệm.
Đầu mỗi năm học, khi bạn thực hiện lệnh chuyển dữ liệu của năm học trước sang, danh
sách phân công giáo viên năm học trước được chuyển toàn bộ sang năm học sau. Bạn phải
thực hiện lệnh này để cập nhật bảng phân công giáo viên chủ nhiệm mới.
i/- Chuyển dữ liệu sang năm sau.
Sau khi kết thúc năm học, phần mềm này dành cho bạn thời gian trọn tháng 6 để bạn
hoàn chỉnh việc cập nhật kết quả học tập,kể cả kết quả thi tốt nghiệp THCS. Từ ngày 1/7 hàng
năm, bạn có thể thực hiện lệnh chuyển dữ liệu sang năm học sau. Chương trình sẽ chuyển
sang năm học sau tất cả hồ sơ học sinh, trừ các học sinh đã tốt nghiệp THCS. Từ CSDL mới
chuyển sang này, bạn chỉ cần nhập số học sinh mới tuyển vào lớp 6 là có đủ dữ liệu học sinh
của năm học mới.
3/- Thống kê :
MENU thống kê gồm có các mục :
- Thống kê độ tuổi học sinh.
- Thống kê kết quả học kỳ 1.
- Thống kê kết quả học kỳ 2.
- Thống kê kết quả cả năm.
- Thống kê số liệu học sinh các năm.
a/- Thống kê độ tuổi học sinh.
Theo yêu cầu của ngành, việc thống độ tuổi học sinh mỗi năm học thường làm vào thời
điểm giữa năm học, tức là khoảng tháng giêng dương lòch năm sau. Nếu lấy năm dương lòch

bất kỳ, bằng cách đánh dấu các học sinh cần in ra, sau đó ra lệnh in danh sách các HS đã được
đánh dấu.
Khi chọn mục này, màn hình đưa ra 3 lệnh con :
- Đánh dấu hồ sơ.
- In danh sách đánh dấu.
- Gỡ bỏ đánh dấu.
Đầu tiên, bạn nên thực hiện lệnh gỡ bỏ đánh dấu để xoá các dấu đã đánh lần trước mà vì
lý do nào đó bạn quên xoá. Nếu không làm động tác này, DS in ra sẽ bao gồm các hồ sơ mới
đánh dấu lẫn các hồ sơ còn dấu lần trước.
Sau khi gỡ bỏ đánh dấu, bạn thực hiện lệnh Đánh dấu hồ sơ. Màn hình yêu cầu bạn nhập
tên và chọn học sinh cần đánh dấu, sau đó sẽ đưa ra một số chi tiết về học sinh này và 1 ô
đánh dấu. Bạn kiểm tra lần nữa xem đúng là học sinh này không ? Nếu đúng, hãy gõ 1 chữ số
(từ 1 - 9) vào ô đánh dấu; nếu không đúng, bạn gõ phím ENTER, hồ sơ này sẽ không bò đánh
dấu.
Sau khi đánh dấu hết các hồ sơ cần in, bạn thực hiện lệnh In danh sách đánh dấu giống
như cách in các loại danh sách nêu trên.
4.3/- In giấy báo gia đình.
Chương trình cho phép bạn in 3 loại giấy báo :
- Giấy báo học sinh vi phạm nội quy nhà trường.
- Giấy báo thiếu hồ sơ, yêu cầu gia đình bổ sung hồ sơ học sinh.
- Giấy báo thi lại.
Bạn chọn một trong các loại giấy báo, chương trình yêu cầu nhập tên HS cần in, sau đó sẽ
trình bày mẫu in, với một số chi tiết được trích ra từ CSDL, đồng thời yêu cầu bạn nhập thêm
một số chi tiết cần thiết khác. Sau đó sẽ in ra giấy. Khổ giấy in bằng 1/2 trang giấy A4.
4.4.- In danh sách học sinh theo phường, xã :
Màn hình liệt kê danh sách các phường, xã trong huyện, yêu cầu bạn nhập mã số của
phường, xã muốn in. Chương trình sẽ in danh sách học sinh của phường, xã đó. Danh sách in