CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC VĨNH LONG
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
TIỂU LUẬN KIỂM SOÁT
NỘI BỘ
!"# $%& !'( : )*)+, $-. !/
$012 $"# 3$45$6 7839:;<=<>
Lê Minh Dũng Lớp KI01 31091020183
Trương Hồng Nguyên Lớp KI01 31091021705
Đoàn Lê Minh Thảo Lớp KI01 31091020037
TP. Hồ Chí Minh 04.2012
Trang 1
CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC VĨNH LONG
CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI
CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN
CẤP NƯỚC VĨNH LONG
Trang 2
CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC VĨNH LONG
MỤC LỤC
A. MỞ ĐẦU
rong nền kinh tế thị trường và sự hoạt động của thị trường sức lao động, sức
lao động là hàng hoá do vậy tiền lương là giá cả của sức lao dộng. Khi phân
tích về nền kinh tế tư bản chủ nghĩa. C.Mác viết "Tiền công không phải là giá
trị hay giá cả của lao động mà chỉ là hình thái cải trang của giá trị hay giá cả
của sức lao động.”
T
tháng 02 năm 2008 của Ủy ban Nhân dân tỉnh Vĩnh Long. Công ty hoạt động theo Giấy
chứng nhận đăng ký kinh doanh số 54040000 ngày 03 tháng 03 năm 2008 do Sở Kế hoạch
và Đầu tư tỉnh Vĩnh Long cấp
Vốn điều lệ của Công ty theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 142.442.177.176 VND
Trụ sở hoạt động
Địa chỉ: Số 02 đường Hưng Đạo Vương, phường 1, thành phố Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long
Trang 4
CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC VĨNH LONG
Điện thoại: 070 3822583
Fax: 070 3829432
Email: [email protected]
Hoạt động chính của Công ty là sản xuất và kinh doanh nước sạch, nước uống đóng
chai; tư vấn xây dựng: Thiết kế, giám sát, quản lý dự án các công trình kỹ thuật hạ tầng; thi
công xây lắp các công trình kỹ thuật hạ tầng; đầu tư xây dựng và kinh doanh các dự án cấp
nước.
C. THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIỀN
LƯƠNG
I.
1.
Tính chính trực và ứng xử có đạo đực của toàn thể nhân viên công ty được thể hiện
quả văn hóa của tổ chức. Dù không được ghi nhận rõ ràng về điều này và cũng chưa ban
hành bộ quy tắc ứng xử trong nội bộ nhưng công ty cũng có ban hành một số quy định về
tính trung thực và giá trị đạo đức đối với nhân viên công ty.
Mỗi cán bộ quản lý và công nhân viên công ty TNHH một thành viên cấp nước Vĩnh
Long phải đề cao tính trung thực, ứng xử hòa đồng với đồng nghiệp, phải có ý thức bảo vệ
tài sản của công ty, tôn trọng cấp trên, tôn trọng và công bằng với cấp dưới,….
2. !
Đối với mỗi công việc, chức vụ, công ty đều đề ra những yêu cầu cụ thể về trình độ
CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC VĨNH LONG
Các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo được xác lập một
cách hợp lý.
6. 23%&*(4
DN có các chính sách và thủ tục cho việc u{ quyền và phê duyệt các nghiệp vụ ở
từng mức độ nhất định. Tuy nhiên, sự ủy quyền này chưa áp dụng rộng rãi và thường xuyên
do cơ chế vẫn còn nghiêng về tập quyền. Đối với từng vị trí của công ty đều có quy định cụ
thể, các nhân viên đều hiểu rõ quyền và nghĩa vụ cũng như trách nhiệm của mình trong tổ
chức.
Công ty cũng có sự phân nhiêm hợp lý giữa các chức năng: tính lương và chấm công
cũng như tuyển nhân sự thuộc các bộ phận khác nhau. Điều này hạn chế gian lận xảy ra ở
các bộ phần.
7. 3(5-67(
Công ty không thành lập phòng nhân sự, nhưng thay vào đó, công ty có phòng hành
chính, làm các nhiệm vụ về nhân sự như: tuyển nhân viên, mua các hàng hóa văn phòng
phẩm, xét duyệt tiền thưởng cuối năm,…
Đối với việc thành lập chính sách và tiêu chuẩn về việc đề bạt và khen thưởng, công
Trang 7
CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC VĨNH LONG
ty có quy định, nhưng vẫn chưa thành lập một tiêu chuẩn cụ thể về việc này. Tuy nhiên,
thường niên, công ty đều có đánh giá và soát xét kết quả làm việc của từng nhân viện, từ đó
có quyết định khen thưởng hay đề bạt thích hợp. Sự phê duyệt này đều do cán bộ có thẩm
quyền và được tiến hành trong cuộc họp công khai để đảm bảo sự công bằng, minh bạch.
II. 8.
9:;<=>"8?>"@A?<)A<B
C D 'E@F
&
1. Nhà quản lý có đánh giá được tác động của
các điều kiện dưới đây đến khả năng lập báo
7. Công ty có xây dựng các ngân sách và mục
tiêu tài chính một cách rõ ràng?
8. Công ty có phản ứng một cách phù hợp với
sự thay đổi cả bên trong và bên ngoài doanh
nghiệp?
Trang 8
CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC VĨNH LONG
Đối với mọi hoạt động của đơn vị đêu có thể phát sinh rủi ro và khó có thể kiểm soát
tất cả và đặc biệt chu trình tiền lương là một vấn đề nhạy cảm và dễ xảy ra gian lận. Vì vậy
nhà quản lý phải đánh giá và phân tích các nhân tố tạo nên rủi ro có thể tác động đến toàn
đơn vị hay chỉ tác động tới từng hoạt động cụ thể.
Ở mức độ toàn đơn vị, ta có thể nhận thấy các loại rủi ro mà các doanh nghiệp phải
đối mặt là: sự cạnh tranh của các đối thủ cùng ngành, vấn đề về lãi suất, sự thay đổi của hệ
thống luật pháp, sự thay đổi về khoa học-kỹ thuật… Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải
đối mặt với các rủi ro bên trong nội bộ.
Đối với chu trình tiền lương thì có thể có những rủi ro sau:
Do công ty áp dụng phương pháp tính lương kết hợp giữa lương theo sản phẩm và
lương theo giờ công, cho nên có thể xảy ra sai sót trong việc tính lương, gian lận trong
chấm công. Tính sai tiền lương phải trả, không cập nhật biến động nhân sự dẫn tới tính
lương cho những nhân viên đã nghỉ việc, khấu trừ sai về các khoản thuế như bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp… việc trả lương bằng tiền mặt dễ xảy ra rủi ro
chiếm dụng hay chậm nộp và tính sai các khoản thuế phải nộp cho Nhà nước. Nếu xảy ra
có thể ảnh hưởng lớn đến hoạt động và uy tín của doanh nghiệp.
Qua bảng câu hỏi phỏng vấn, chúng ta có thể thấy nhà quản lý của công ty có thể
đánh giá được những ảnh hưởng nếu có sự thay đổi trong môi trường trong và bên ngoài
doanh nghiệp ảnh hưởng đến việc lập báo cáo tài chính và đặc biệt hơn là hạn chế thay đổi,
giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra một cách tốt nhất. Tuy nhiên việc hạn chế rủi ro
phải dựa trên đánh giá toàn diện các yếu tố tác động như chi phí cơ hội hay các yếu tố phải
Trang 9
CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC VĨNH LONG
cố xảy ra hay không
3. Các chứng từ về lương được lưu trữ ở một nơi an
toàn trước khi chuyển giao ?
II. Kiểm soát ứng dụng
1. Công ty có sử dụng phần mềm kế toán cho việc
tính lương
a. Phân chia và xác định rõ ràng các đối tượng
có quyền truy cập.
b. Hệ số lương có được khai báo trong phần
mềm kế toán nhắm tính toán chi phí và các
khoản tiền lương không ?
c. Khi tuyển dụng nhân sự mới,có một nhân
viên độc lập nhập liệu vào hệ thống máy
tính
Trang 10
CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC VĨNH LONG
d. Công ty có sử dụng hệ thống điện tử cho
việc chấm công.
Có phải nhân viên chỉ được đăng nhập vào
bảng chấm công thông qua Tên truy nhập và
mật khẩu riêng
Có phải nhân viên tự chuẩn bị phiếu chấm
công
Có một giám sát phê chuẩn bảng chấm công
của nhân viên. Nhân viên không được tự phê
chuẩn
2. Các chứng từ liên quan có được trưởng bộ phận
liên quan kiểm tra và phê chuẩn không?
III. Đánh số thứ tự
Công ty có thiết kế và đánh số thứ tự liên tục cho
cho từng phòng ban/ bộ phận và cho toàn đơn vị
hay không.
Trang 11
CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC VĨNH LONG
2. Định kì nhà quản lí có so sánh chi phí tiền lương
thực tế với quỹ lương kế hoạch không.
3. Bộ phận tính lương có được cập nhật kịp thời
các biến động về nhân sự và mức lương hay
không ?
Về vấn đề phân nhiệm, qua bảng khảo sát trên ta thấy trong công ty có sự nhân chia
nhiệm vụ giữa các chức năng như ghi nhận nghỉ phép, so sánh bảng chấm công và bảng
lương, bảo quản chứng từ,… một cách rõ ràng và tuân thủ theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Việc đó mang lại hiệu quả cao trong công việc và tránh được gian lận. Ngoài ra, ta cũng
nhận thấy có sự tách bạch giữa chức năng quản lí nhân sự và trả lương. Điều này giúp hạn
chế các gian lận về việc khai khống nhân viên hay tạo ra nhân viên ảo.
Ngoài ra., công ty cũng sử dụng song song kế toán thủ công và kế toán bằng máy.
Tuy nhiên, phần kế toán bằng máy có giới hạn về đối tượng truy cập cũng như phạm vi truy
cập của từng đối tượng. Ví dụ như, chỉ có nhà quản lí và bộ phận kế toán mới có quyền
xem và chỉnh sửa thông tin về bảng lương. Công ty thường xuyên cập nhật và khai báo hệ
số lương vào phần mềm kế toán, điều này tạo sự thuận lợi hơn trong việc tính lương cho
nhân viên so với kế toán thủ công. Tuy nhiên có một khuyết điểm đấy là hiện công ty chưa
đủ điều kiện để áp dụng hệ thống điện tử cho việc chấm công.
Về hệ thống chứng từ, công ty có thiết kế và đánh số thứ tự liên tục cho các chứng từ.
Việc này giúp quản lý chứng từ tốt hơn.
Về phần ủy quyền và xét duyệt, công ty thực hiện tốt. Tất cả các vấn đề quan trọng
như việc tuyển dụng các vị trí then chốt và xét duyệt các chứng từ ban đầu như tình
lương, đều phải nhận được sự phê chuẩn từ nhà quản trị cấp cao. Tuy nhiên vấn đề ủy
quyến chưa được chú trọng, sở dĩ vậy là do ở các công ty TNHH thuộc sở hữu nhà nước,
quyền hành thường có khuynh hướng tập trung vào nhà quản trị, ít có sự phân chia và ủy
quyền cho cấp dưới.
"4OP
A 23%&*P
1 Sổ nhật ký chug/ sổ cái chia tách riêng biệt trong
việc ghi nhận và kiểm soát các tài sản như tiền,
chứng khoán hay hàng tồn kho?
2 Có sự tách biệt giữa nhân viên ghi nhận sổ cái/
sổ nhật kí chung và các nhân viên theo dõi công
nợ, mua hàng, phải trả người bán ?
B .7P
1. Các tài khoản kế toán và các loại giao dịch được
ghi nhận trong báo cáo thường niên của công ty
và các báo cáo được công bố khác?
2. Công ty có duy trì cẩm nang kế toán hay
không?
3. Công ty có xây dựng quy trình kế toán chuẩn
cho các tài khoản kế toán và các giao dịch cơ
bản?
4. Các quy trình kế toán có được mô tả rõ ràng và
được ghi nhận hợp lí?
5. Có qui trình riêng biệt hướng dẫn cho việc điều
chỉnh số liệu ( ghi nhận vào nhật ký chung)?
6. Những cẩm nang kế toán được đưa tới những
nhân viên có trách nhiệm?
7. Số liệu kế toán được cập nhật theo cơ sở hiện tại
?
8. Có 1 biểu đồ đầy đủ và chi tiết mô tả về các chức
năng của cho mỗi tài khoản?
9. Có phải sổ cái và sổ phụ khác tuân theo nguyên
tắc ghi sổ kép ? Nếu có thì nó có được kết số dư
hàng tháng?
truyền đạt tới nhà quản lý cấp cao một cách dễ dàng.
Về việc phân chia quyền hạn, đã có sự tách biệt giữa các nhân viên nắm giữ các vị trí
đảm bảo 2 nguyên tắc cơ bản của phân chia quyền hạn đó là nguyên tắc “phân công phân
nhiệm” và nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”. Hạn chế việc một nhân viên nắm hoàn toàn một
nghiệp vụ dẫn tới gian lận.
Thêm vào đó, Các nguyên tắc kế toán cơ bản được tuân thủ như ghi sổ kép, các
nghiệp vụ được cập nhật và ghi chép một cách đầy đủ và nhanh chóng khi nghiệp vụ phát
sinh. Và đảm bảo các nghiệp vụ minh bạch khi được công bố trong báo cáo thường niên
của công ty.
Tuy nhiên công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên cấp nước Vĩnh Long đã thiếu
tính chi tiết trong việc đưa ra các quy trình chuẩn kế toán. Công ty đã không xây dựng sơ
đồ hạch toán các nghiệp vụ. Và đặc biệt là không có chính sách điều chỉnh các chênh lệch
phát sinh vào cuối tháng, dễ gây lung túng, sai sót cho kế toán nếu gặp trường hợp trên.
Trang 14
CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC VĨNH LONG
Việc lưu trữ hồ sơ, giấy tờ của công ty có áp dụng các biện pháp bảo vệ cần thiết gồm
bảo vệ về vật lý và bảo vệ hệ thống thông tin máy tính thông qua phân quyền truy cập, đảm
bảo an toàn cho hệ thống sổ sách, thông tin của công ty cũng như đảm bảo việc truy xuất dữ
liệu một cách nhanh chóng khi cần thiết cho đúng đối tượng sử dụng.
V. @
@A?J??"BG8H>@DAIJB?
C D 'E@F
&
@S&*5(T
1. Việc giám sát thường xuyên có được xây dựng
trong các hoạt động của DN không?
2. DN có chính sách xem xét lại hệ thống KSNB
định kỳ và đánh giá tính hiệu quả của hệ thống
không?
13. Ban quản lý doanh nghiệp có thường xuyên và
định kỳ đánh giá chất lượng và hiệu quả công
việc của nhân viên không?
Đối với vấn đề Giám sát, Công ty đã xây dựng hệ thống giám sát thường xuyên đối
với mọi hoạt động của công ty. Nhắm tăng cường hiệu quả của việc Giám sát, công ty có
bộ phận kiểm toán nội bộ với đầy đủ trình độ chuyên môn và kinh nghiệm. Họ có nhiệm vụ
kiểm tra giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua quyền tiếp cận các loại sổ sách
chứng từ và phạm vi hoạt động không bị giới hạn.
Định kì, Ban quản lý doanh nghiệp tiến hành đánh giá chất lượng và hiệu quả công
việc của các nhân viên cũng như các phòng ban. Đồng thời sẽ kiểm tra lại những chứng từ
thu chi sao cho phù hợp với quy định của pháp luật . Quan trọng hơn là việc so sánh đối
chiếu số liệu ghi trên sổ sách và số liệu trên thực tế.
Cuối cùng, do đây là một công ty sở hữu nhà nước, nên thường xuyên bị giám sát của
cơ quan quản lí nhà nước.
Từ những phân tích trên, ta thấy rõ sự giám sát được thực hiện ở công ty cấp nước
Vĩnh Long khá là chặt chẽ và nghiêm ngặt.
D. TỔNG HỢP ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT VÀ ĐƯA
RA GIẢI PHÁP
I. 1U-VWSX&
Từ việc khảo sát công ty, tìm hiểu và đánh giá sơ bộ, có thể thấy việc kiểm soát nội
bộ trong chu trình tiền lương của công ty được thực hiện khá hiệu quả. Có nhiều ưu điểm
ví dụ như sự phân chia quyền hạn rõ ràng giữa các chức năng, bộ phận, có áp dụng phần
mềm kế toán trong việc tính lương, hệ thống giám sát chặt chẽ nghiêm ngặt, hoạt động
kiểm soát được thiết kế khá phù hợp với hoạt động của công ty, phù hợp với đặc thù hoạt
động kinh doanh.Tuy nhiên thì, vẫn còn tồn tại khá nhiều yếu kém
Hoạt động kiểm soát:
Số lượng nhân nhiều nhưng chưa có hệ thống chấm công bằng máy, công ty chỉ sử dụng bảng
chấm công bằng thủ công. Dễ xảy ra sai sót trong chấm công, trong tính toán khối lượng sản phẩm,
dịch vụ hoàn thành như ghi chép không đầy đủ, không chính xác và kịp thời. Ngoài ra, điều này
chấm công cho nhiều người.
Hiện tại công ty vẫn chưa đối chiếu thường xuyên số liệu giữa phòng kế toán và
các bộ phận khác. Do đó đề nghị công ty tiến hành đối chiếu thường xuyên số liệu số
liệu nhân sự với các phòng ban ít nhất một tháng một lần, nhằm phát hiện việc thay đổi
nhân sự không được báo cáo. Thường xuyên rà soát, kiểm tra các hợp đồng lao động có
các dấu hiệu bất thường như không có số điện thoại, không có địa chỉ nơi cư trú… vì rất
Trang 17
CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC VĨNH LONG
có thể đó la dấu hiệu của gian lận, lập nhân viên ảo.
Công ty đang tiến hành trả lương bằng tiền mặt. Với một lượng lớn nhân sự như
hiện tại thì sẽ gây rất nhièu khó khăn cho kế toán cũng như gian lận. Do đó công ty cần
tiến hành thay đổi cách trả lương thông qua ngân hàng, giúp việc trả lương được đúng
thời gian, giảm bớt áp lực cho kế toán và giúp phát hiện ra sai sót một cách đơn giản
hơn.
Thông tin và truyền thông:
Hiên tại công ty vẫn chưa có một quy trình chuẩn cho việc xử lý các nghiệp vụ,
chưa có sơ đồ hạch toán nghiệp vụ cụ thể. Nhà quản lý cùng u{ ban kiểm toán của công
ty nên tiến hành xây dựng sơ đồ trên, có thể tham khảo các công ty tư vấn về kế toán-
kiểm toán nếu cần nhằm đảm bảo việc xây dựng các tài khoản một cách chính xác.
Do công ty chưa có một quy trình điều chỉnh thường xuyên chênh lệch phát sinh
hàng tháng do đó dễ dàng gây ra sai sót trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính
trung thực và hợp lý. Do đó công ty nên đưa ra chính sách điều chỉnh chênh lệch hàng
tháng. Nhằm hạn chế những sai sót cũng như giảm tải công việc của kế toán khi đến cuối
kỳ lập báo cáo tài chính.
E. KẾT LUẬN
Trong sự cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh tế thị trường, để tồn tại và
phát triển lâu dài đòi hỏi công ty phải tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho
sản phẩm của mình đáp ứng ngày càng cao nhu cầu đòi hỏi của xã hội . Vấn đề lao động
tiền lương vẫn giữ vị trí quan trọng trong công tác hạch toán giá thành sản phẩm. Do
đó vấn đề kiểm sốt nội bộ chu trình tiền lương rất quan trọng góp phần tăng tính hiệu
Copyright: Tài liệu đại học ©