DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt Ý nghĩa
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
TSCĐ Tài sản cố định
CBCNV Cán bộ công nhân viên
TK Tài khoản
HĐ Hóa đơn
GTGT Giá trị gia tăng
BHYT Bảo hiểm y tế
BHXH Bảo hiểm xã hội
BHTN Bảo hiểm thất nghiệp
KPCĐ Kinh phí công đoàn
LĐ Lao động
LỜI MỞ ĐẦU
Trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, điều kiện sống của
con người ngày càng tốt lên, việc mỗi người dân sở hữu một phương tiện vận
tải như ô tô không còn là điều hiếm. Tuy nhiên, với điều kiện giao thông còn
nhiều ách tắc, tai nạn, chi phí xăng dầu ở nước ta còn khá cao, cộng thêm việc
các loại thuế, phí, lệ phí cho ô tô ở nước ta cao hơn rất nhiều so với thế giới,
do đó, nhu cầu sử dụng, thuê phương tiện giao thông ngày càng nhiều. Đặc
biệt, với sự phát triển của nền kinh tế, nhu cầu đi lại, di chuyển giữa các tỉnh
vì công việc, vì du lịch… ngày càng nhiều. Do đó, ngành kinh doanh vận tải là
một ngành có nhiều tiềm năng. Và hiện nay, có khá nhiều công ty đã tham gia
vào lĩnh vực này.
Công ty TNHH vận tải Long Biên là một trong những công ty tham gia kinh
doanh vận tải khá lâu đời, bắt đầu từ năm 2000. Công ty ngày càng có nhiều
kinh nghiệm, có vị thế ngày càng cao trên thị trường. Tuy nhiên, việc ngày
càng nhiều công ty tham gia kinh doanh đã khiến sự cạnh tranh ngày càng
mạnh mẽ. Để giữ lượng khách hàng đã quen thuộc, đồng thời thu hút thêm
khách hàng mới, công ty cần có nhiều biện pháp thích hợp. Một trong những
biện pháp quan trọng nhất là việc giảm thiểu chi phí và hạ giá thành. Do đó,

Bảng 1.1: Danh mục dịch vụ của công ty Long Biên
1.1.2. Tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ
Công ty kinh doanh lĩnh vực vận tải, là một lĩnh vực dịch vụ rất
đặc thù và hiện nay đang rất phát triển. Để có khả năng cạnh tranh trên
thị trường, công ty luôn quan niệm đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu.
Do đó, công ty liên tục đầu tư, đa dạng hóa dịch vụ và xây dựng chất
lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Việc áp dụng tiêu chuẩn
Công ty TNHH vận tải Long Biên
Phòng kinh doanh
DANH MỤC DỊCH VỤ CÔNG TY LONG BIÊN
Xe tuyến cố định Xe chạy dịch vụ
Tên tuyến Mã dịch
vụ
Đơn vị Tên dịch vụ Đơn vị tính
Hà Nội – Hải
Phòng
HN_HP Người*km Vận chuyển khách
du lịch
Người*km
Hà Nội – Thái
Nguyên
HN_TN Người*km Xe phục vụ cưới
hỏi
Người*km
Hà Nội – Nam
Định
HN_NĐ Người*km Xe vận chuyển
thương mại
Người*km
Hà Nội – Thái

Thời gian biểu được thiết lập toàn công ty
Xe công ty luôn được chạy đúng thời gian biểu
Việc xây dựng tiêu chí đánh giá chất lượng riêng của công ty là một
biện pháp tốt, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, vì các hoạt động của
công ty đều có tiêu chí đánh giá cụ thể, nhằm nhận thức nhanh chóng
những thiếu sót và điều chỉnh kịp thời. Do đó, dịch vụ của công ty luôn
được khách hàng đón nhận với phản ứng tốt, vị thế của công ty trong
lĩnh vực vận tải hành khách ở Hà Nội ngày càng nâng cao.
1.1.3. Tính chất của sản phẩm dịch vụ vận tải
Dịch vụ vận tải là ngành dịch vụ đặc thù, sản phẩm vận tải là
quá trình di chuyển hành khách từ nơi này đến nơi khác và không mang
hình thái vật chất, do đó không có quá trình nhập kho và lưu kho. Do
tính chất đó, nên không thể tính được chi phí sản phẩm dở dang trong
lĩnh vực dịch vụ vận tải.
Phương tiện vận tải là TSCĐ chủ yếu, quan trọng và không thể
thiếu trong quá trình thực hiện dịch vụ vận tải. Các phương tiện này có
tính năng, hiệu suất và mức tiêu hao nhiên liệu khác nhau, ảnh hưởng
lớn đến công tác tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ. Ngoài ra,
dịch vụ vận tải được quản lý theo nhiều khâu khác nhau: giao dịch, hợp
đồng vận chuyển khách, thanh toán hợp đồng, lập kế hoạch và kiểm tra
việc thực hiện kế hoạch vận chuyển. Do đó, tính chất sản phẩm dịch vụ
vận tải khá phức tạp.
1.1.4. Loại hình dịch vụ
Căn cứ vào danh mục dịch vụ của công ty, với mỗi dịch vụ công
ty lại có loại hình cụ thể khác nhau. Do đó, công ty chủ yếu kinh doanh
theo 2 loại hình dịch vụ chính.
- Đối với xe chạy tuyến cố định, công ty hoạt động theo loại
hình dịch vụ thường xuyên và cố định.
Bảng 1.2: Lịch trình xe chạy tuyến cố định của công ty
• Ưu điểm: Xe chạy tuyến cố định mang lại nguồn doanh

Bát
Bến xe Mỹ
Đình
2
chuyến/ngày/bến
5h30 – 21h00
Nguồn: Phòng kinh doanh
• Nhược điểm: Giá bán được quyết định chung trên toàn thị
trường. Thời gian chạy cố định, không linh hoạt.
- Đối với xe chạy dịch vụ thì công ty hoạt động chủ yếu theo
đơn đặt hàng của các tổ chức khách hàng. Cụ thể với dịch vụ
xe đưa đón cán bộ công nhân viên, học sinh sinh viên, công
ty có lượng khách hàng là các tổ chức, doanh nghiệp, trường
học thường xuyên với những hợp đồng vận chuyển trong thời
gian dài. Với dịch vụ vận chuyển khách du lịch, dịch vụ xe
phục vụ cưới hỏi hay xe vận chuyển thương mại thường là
hoạt động đơn chiếc, phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng.
Những dịch vụ này thường được tiến hành nhiều theo mùa
vụ, như mùa du lịch, mùa cưới…
• Ưu điểm: Giá cả có thể do công ty tự thỏa thuận với
khách hàng, có thể linh hoạt giảm giá, chiết khấu cho
khách hàng để tăng sức cạnh tranh. Thời gian chạy linh
hoạt, đáp ứng nhu cầu khách hàng mọi lúc, mọi nơi.
• Nhược điểm: Nguồn doanh thu mang lại không ổn định,
theo mùa vụ. Công ty phải tự tìm thị trường, chi phí
marketing, chi phí kinh doanh cao hơn.
1.1.5. Thời gian sản xuất
Do dịch vụ vận tải là dịch vụ đặc thù, kế hoạch vận chuyển cần
phải cụ thể hóa cho từng ngày, từng tuần. Lái xe và phương tiện hoạt
động chủ yếu ở bên ngoài doanh nghiệp, do đó quá trình quản lý phải

Xin lệnh
vào bến
tại bến
xe các
tỉnh
Trả
khách tại
bến và
quay đầu
Báo cáo
tại công
ty
Nguồn: Phòng kinh doanh
• Tập kết tại bến xe Giáp Bát/Mỹ Đình: Đây là địa điểm tập
kết của xe chạy tuyến cố định của công ty, hàng ngày các
xe sẽ chuẩn bị để đúng 5h30 bắt đầu xếp khách
• Xếp khách: Khách hàng có thể mua vé tại cổng bán vé
của các bến xe, cũng có thể mua trực tiếp tại công ty hoặc
tại xe của công ty tại bến. Sau đó, khách hàng được xếp
lên xe đúng theo ghế đã ghi trên vé
• Xin lệnh xuất bến: trước khi ra khỏi bến, nhân viên công
ty trên xe sẽ phải xin lệnh xuất bến ở phòng quản lý bến
xe vào sổ lịch trình chạy hàng ngày của từng xe
• Xin lệnh vào bến: sau khi xuất bến, xe của công ty sẽ
chạy thẳng tới bến xe của các tỉnh, và tiếp tục xin lệnh
vào bến tại phòng quản lý của bến xe tại tỉnh
• Trả khách: xe công ty phải trả khách đúng theo quy định
của bến xe, sau đó tiếp tục quay đầu, xếp khách trở về Hà
Nội.
• Báo cáo tại công ty: sau khi trở về Hà Nội, lái xe các

báo, đài,…
• Kí hợp đồng: sau khi tìm kiếm được nguồn khách hàng
thì công ty và khách hàng kí hợp đồng trên cơ sở các điều
khoản và thỏa thuận giữa 2 bên về giá cả, thời gian, địa
điểm
• Lập kế hoạch vận chuyển: sau khi kí hợp đồng, nhân viên
phòng kinh doanh kết hợp với phòng vận tải lập kế hoạch
vận chuyển theo hợp đồng
• Theo dõi việc thực hiện: việc theo dõi, kiểm soát này
được thực hiện ở cả phòng kinh doanh và phòng vận tải
• Thanh lý hợp đồng: việc thanh lý hợp đồng có thể được
tiến hành định kì với loại hình đưa đón CBCNV, học
sinh, hoặc tiến hành 1 lần với các loại xe thuê du lịch
hoặc phục vụ cưới hỏi
1.2.2. Cơ cấu tổ chức hoạt động
Trong cơ cấu tổ chức hoạt động dịch vụ vận tải của công
ty, có 2 phòng ban tham gia chủ yếu là phòng vận tải và phòng
kinh doanh.
- Phòng kinh doanh chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xe chạy
du lịch. Phòng kinh doanh lại được phân chia theo nhiệm vụ:
• Đội tìm kiếm khách hàng: đây thường là các nhân viên
marketing, có mối quan hệ với các tổ chức, các phương
tiện thông tin…
• Đội lập kế hoạch và theo dõi việc thực hiện kế hoạch:
công tác này cần có sự phối hợp giữa phòng kinh doanh
và phòng vận tải, người làm công tác này cần có tư tưởng
sáng tạo, khả năng quản lý
- Phòng vận tải: Phòng vận tải chủ yếu là các lái xe và phụ xe,
và được chia là 3 đội:
• Đội quản lý: số lượng ít nhất, chủ yếu tập hợp lịch trình,

nhân sự lớn nhất, nên chiếm tỉ lệ chi phí nhân công lớn nhất.
Ngoải ra, phòng vận tải quản lý các phương tiện vận tải,
kiểm soát tài sản. Do đó, phòng vận tải có nhiệm vụ cung cấp
thông tin về chi phí nhân công, chi phí tài sản cố định,
phương tiện bị thiếu mất, phòng vận tải có chức năng xây
dựng dự toán chi phí cho từng thời kì.
- Phòng kinh doanh: phòng kinh doanh có trách nhiệm cung
cấp thông tin về chi phí quảng cáo, chi phí tìm kiếm khách
hàng, kiểm soát về chi phí trong thực hiện hợp đồng dịch vụ.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ đưa ra kế hoạch thực hiện
dịch vụ trong từng thời kì, từ đó làm tiền đề cho phòng tài
chính – kế toán đưa ra dự toán về chi phí cụ thể trong từng
thời kì.
- Phòng tài chính – kế toán: phòng tài chính – kế toán có trách
nhiệm tổ chức quản lý tài chính, cụ thể là tập hợp tất cả
thông tin về chi phí từ các phòng ban khác, theo dõi tài sản
cố định và khấu hao, từ đó tập hợp chi phí và tính giá thành.
Ngoài ra, phòng tài chính – kế toán còn là phòng ban quan
trọng nhất trong xây dựng dự toán chi phí, cân đối chi phí,
lập kế hoạch trình Phòng giám đốc và theo dõi việc thực hiện
kế hoạch. Phòng tài chính – kế toán có vai trò quan trọng
trong việc đưa ra tư vấn cho Giám đốc về việc điều chỉnh kịp
thời các kế hoạch. Từ những thông tin tài chính do phòng tài
chính - kế toán cung cấp, phòng giám đốc và chủ tịch công ty
có thể nắm được tình hình chi phí, lợi nhuận kinh doanh và
phê duyệt các kế hoạch cho kỳ sau
- Phòng Giám đốc: phòng giám đốc là phòng xem xét các kế
hoạch, dự toán chi phí từ các phòng ban trình lên, và đưa ra
quyết định phê duyệt kế hoạch, dự toán, làm cơ sở cho các
phòng ban hoạt động

2.1.1.2. Tài khoản sử dụng
Công ty TNHH vận tải Long Biên sử dụng TK 621 – chi
phí nhiên liệu, vật liệu trực tiếp để hạch toán chi phí nhiên liệu trong
quá trình cung cấp dịch vụ. Kết cấu của TK 621:
- Bên Nợ: Phản ánh giá trị nhiên liệu xăng, dầu, săm lốp sửa
chữa thường xuyên dùng trong hoạt động dịch vụ
- Bên Có: Phản ánh các khoản giảm chi phí theo quy định
Kết chuyển chi phí nhiên, vật liệu trong kì vào TK 154
Chi phí
nhiên
liệu tiêu
hao
Chi phí
nhiên liệu
còn ở
phương
tiện đầu kì
Chi phí
nhiên liệu
đưa vào
phương tiện
trong kì
Chi phí
nhiên liệu
còn ở
phương
tiện cuối kì
Cuối kì, TK 621 không có số dư
Trong đó, TK 621 được chi tiết theo từng khoản mục chi phí:
TK 6211: Chi phí nhiên liệu xăng trực tiếp

30/10/2013 0593454 18 427.270 23.880
Tổng 5.250 114.539.250 23.920
Nguồn: Phòng tài chính – kế toán
Công ty TNHH vận tải Long Biên
Phòng tài chính – kế toán
BẢNG KÊ HÓA ĐƠN MUA VÀO
Tháng 10/2013
Hóa đơn mua dầu diezen
Ngày HĐ Số HĐ Số lượng (lít) Thành tiền (VNĐ) Đơn giá
1/10/2013 0450515 55 1.156.060 22.310
1/10/2013 0412820 66,54 1.419.725 22.310
1/10/2013 0413019 65 1.358.880 22.310
… … … … …
Tổng 10.559 214.157.638 22.310
Nguồn: Phòng tài chính – kế toán
Nhìn vào bảng 2.1, ta có thể thấy kế toán hạch toán riêng chi phí xăng cho loại
phương tiện dưới 16 chỗ, và chi phí dầu cho loại phương tiện từ 16 chỗ trở
lên.
Đồng thời với việc kê khai vào bảng kê, kế toán cũng hạch toán trên phần
mềm kế toán với từng hóa đơn. Cụ thể trong phân hệ Mua hàng, nghiệp vụ
Mua hàng không qua kho:
Nợ TK 6211: Chi phí xăng
Nợ TK 6212: Chi phí dầu
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 331: Phải trả người bán
Ví dụ: Với hóa đơn 0450515, hóa đơn mua dầu diezen ngày 1/10/2013 với số
lượng 55 lít, số tiền là 1.156.060 VNĐ, ngoài việc kế toán kê khai vào Bảng
kê hóa đơn mua vào – Hóa đơn mua dầu diezen như bảng 2.1 trên, thì kế toán
cần hạch toán vào phần mềm
Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số: 01GTGT2/001

TK Có: 331
ĐT hạch toán: DAU
ĐVT: lít
Số lượng: 55
Đơn giá: 22.310
Thành tiền: 1.156.060
% thuế GTGT: 10%.
Cuối kì, kế toán kiểm tra số dư trên sổ chi tiết TK 6211, TK 6212 và so sánh
với số tiền trên bảng kê mua vào để kiểm tra tính chính xác của nghiệp vụ.
Như vậy, kế toán kiểm tra cuối tháng 10, Bên Nợ của TK 6211 là 114.539.250
VNĐ, Bên Nợ của TK 6212 là 214.157.638 VNĐ, phù hợp với tổng số tiền
trên bảng kê hóa đơn mua vào. Sau khi chắc chắn không có sai sót, kế toán kết
chuyển bên Nợ TK 6211 và TK 6212 sang TK 154 để tập hợp tính giá thành.
- Với chi phí bảo dưỡng thường xuyên:
Chi phí bảo dưỡng thường xuyên được tính toán dựa trên số kilomet hoạt động
của phương tiện vận tải trong quá trình hoạt động. Định mức mà công ty quy
định là chạy 1000 km thì tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên.
Các trường hợp sửa chữa đột xuất diễn ra trên đường đi, thì do lái xe tự thanh
toán. Sau đó, về công ty, kế toán căn cứ vào đơn xin thanh toán vật tư, hóa
đơn sửa chữa xe để tiến hành hạch toán chi phí.
Khi hạch toán, kế toán sẽ vào trực tiếp phân hệ Quỹ, nghiệp vụ Phiếu chi:
Nợ TK 6213: Chi phí bảo dưỡng thường xuyên
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111: Tiền mặt
Ví dụ: Với hóa đơn bảo dưỡng thường xuyên số 0004005, ngày 5/10/2013, kế
toán vào phân hệ Quỹ, chọn Phiếu chi và nhập các thông tin cần thiết:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTGT2/001
Liên 2: Khách hàng Ký hiệu: LP/13P
Ngày 5 tháng 10 năm 2013 Số: 0004005
Đơn vị bán hàng: TOTA Giải Phóng

Công ty TNHH vận tải Long Biên
Phòng tài chính – kế toán
BẢNG KÊ HÓA ĐƠN BẢO DƯỠNG THƯỜNG XUYÊN
Tháng 10/2013
Chi phí bảo dưỡng thường xuyên
Ngày HĐ Số HĐ Số tiền (VNĐ)
5/10/2013 0004005 983.500
14/10/2013 0003979 983.500
… … …
Tổng 55.785.500
Nguồn: Phòng tài chính – kế toán
Cuối kì, kế toán kiểm tra bên Nợ TK 6213 và số tiền trên bảng kê. Trong
tháng 10, bên Nợ TK 6213 là 55.785.500 VNĐ, đúng với số tiền trên bảng kê.
Sau đó, kế toán kết chuyển số dư TK 6213 sang TK 154 để tính giá thành dịch
vụ.
2.1.1.4. Quy trình ghi sổ tổng hợp
Sau khi hạch toán chi tiết từng khoản mục chi phí nhiên liệu như trên, kế toán
vào phân hệ Báo cáo, chọn Sổ kế toán, chọn Sổ chi tiết các tài khoản, sau đó
kế toán đánh tên TK 621, chọn thời gian từ 1/10/2013 đến 30/10/2013, sổ chi
tiết TK 621 sẽ xuất hiện và sổ cái TK 621 sẽ được phần mềm kế toán tự động
chuyển sang.
Bảng số 2.3: Sổ chi tiết TK 621
Công ty TNHH vận tải Long Biên
Phòng tài chính - kế toán
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Từ 1/10/2013 đến 31/10/2012
Tài khoản: 621 – Chi phí nhiên liệu trực tiếp
Ngà
y
ghi

31/1
0
PKT215
Kết chuyển CP
nhiên liệu trực
tiếp
154 384.482.388
Cộng phát sinh 384.482.388 384.482.388

Ngày 31 tháng 10 năm 2013
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguồn: Phòng tài chính – kế toán
Bảng 2.4: Bảng tổng hợp TK 621
Công ty TNHH vận tải Long Biên
Phòng tài chính – kế toán
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI (GHI NỢ TK 621)
Từ 1/10/2013 đến 31/10/2013
Chứng từ Diễn
giải
Ghi Nợ TK
621
Ghi Có các TK
Ngà
y
Số CT 331 111 …
1/1
0
0396525
Mua

Loại CT Diễn giải Tài
khoản
TK đối
ứng
Nợ Có
A B C D E F 1 2
039652
5
1/10
Mua hàng chưa
thanh toán
Mua xăng cho 29B-257.34 621
331
1.103.182
042383
4
1/10
Mua hàng chưa
thanh toán
Mua xăng cho 29A-574.98
621 331 768.182
041502
7
1/10
Mua hàng chưa
thanh toán
Mua xăng cho 29A-453.45
621 331 948.736
… … … … …
PKT21

Bên Có: Cuối kì, kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp sang TK 154 để tính giá thành
Cuối kì, TK 622 không có số dư
TK 622 có 3 TK chi tiết:
TK 6221: Lương lái xe, phụ xe

Trích đoạn PHIẾU KẾ TOÁN TK 6271 Tháng 10/ CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI LONG BIÊN

---