Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
N
h chỳng ta ó bit, cụng tỏc lu tr l mt lnh vc quan trng ca nh nc, bao
gm tt c nhng vn v lý lun, thc tin v phỏp ch liờn quan n vic t chc
khoa hc ti liu, bo qun v t chc khai thỏc, s dng ti liu lu tr, phc v
cụng tỏc qun lý, nghiờn cu khoa hc v cỏc yờu cu cp bỏch ca cụng dõn.
Cụng tỏc lu tr cú mt ý ngha ht sc quan trng, thit thc i vi mi hot
ng v chớnh tr, kinh t, vn húa xó hiChớnh vỡ th, vic thc hin tt ni dung
ca cụng tỏc lu tr s gúp phn vo vic bo v si sn ca dõn tc, ca quc gia,
ng thi gúp phn vo vic xõy dng v bo v t nc.
Trong quỏ trỡnh xõy dng v bo v t nc, ti liu lu tr l mt trong
nhng cụng c thit yu bo v vng chc ch quyn ca t quc, chng li mi
õm mu xõm lc ca bn quc, thc dõn. ng thi, ti liu lu tr cng chớnh
l phng tin thụng tin c ng v nh nc s dng tuyờn truyn ng li,
ch trng, chớnh sỏch n cỏc tng lp nhõn dõn. Ngoi ra, ti liu lu tr cũn c
s dng rng rói trờn mi lnh vc t hiu qu cao. Do ú, ti liu lu tr phi luụn
bo qun t th h ny sang th h khỏc, ú chớnh l ngun thụng tin vụ tn mi
ngi cụng dõn, mi ngnh, mi c quan u cú th s dng c.
Tuy nhiờn, t nc ta ó tri qua nhiu cuc chin tranh kộo di, chớnh vỡ
vy, nhiu ti liu ó b hy hoi, phõn tỏn khp ni, mt khỏc do mt s ngi thiu
ý thc, thiu tinh thn trỏch nhim, thiu hiu bit, ó tiờu hy nhiu ti liu cú giỏ
tr. Trc tỡnh hỡnh trờn, a cụng tỏc lu tr v ti liu lu tr i vo n np ó
tr thnh mt trong nhng nhu cu cp bỏch ca ng v nh nc.
Trong my nm gn õy, tỡnh hỡnh cụng tỏc lu tr v ti liu lu tr Trung
ng v a phng ngy cng c cỏc c quan, on th, t chc chỳ trng v phỏt
trin. ng v nh nc ta ban hnh hng lot cỏc vn bn phỏp quy, cỏc cụng vn
nhm hng dn, ch o, t chc mt cỏch cú h thng, cỏc c quan qun lý cụng
tỏc lu tr v ti liu lu tr t Trung ng n a phng. Bờn cnh ú, cỏc c
quan ó cú nhiu u t v c s vt cht, v trỡnh chuyờn mụn cỏn b lm cụng
tỏc lu trgúp phn lm cho cụng tỏc lu tr bc u i vo n np.
Qua t thc tp ny, em nhn thy rng cụng tỏc vn th lu tr ca y
* Vi nột v UBND xó Long Thnh Bc:
Long Thnh Bc l mt xó bỏn thnh th, bỏn nụng thụn nm khu vc trung
tõm huyn Ho Thnh vi tng din tớch t nhiờn theo s liu kim kờ t ai nm
2005 l 493ha, dõn s ca xó khong: 17.233 ngi.
+ Phớa ụng giỏp xó Trng Ho v xó Bu Nng huyn Dng Minh
Chõu.
+ Phớa Tõy giỏp Th trn Ho Thnh v xó Long Thnh Trung.
+ Phớa Nam giỏp xó Long Thnh Trung v xó Trng Tõy.
+ Phớa Bc giỏp xó Ninh Thnh - Th xó Tõy Ninh.
Sau i thng mựa xuõn nm 1975, ng v nh nc ta ó tng bc xõy
dng, cng c li b mỏy chớnh quyn t Trung ng n a phng khc phc
hu qu chin tranh; cỏch ú 02 nm UBND xó Long Thnh Bc c thnh lp theo
Quyt nh s 143-CP ngy 04/04/1979 ca Hi ng B trng v vic phõn chia
a gii hnh chớnh v i tờn t huyn Phỳ Khng thnh huyn Hũa Thnh tnh
Tõy Ninh.
Chin tranh qua i, ngn la chin tranh gi ó li tn th nhng tỡnh hỡnh
nhõn dõn c nc núi chung v nhõn dõn trờn a bn xó Long Thnh Bc núi riờng
phi ng u vi khụng ớt nhng khú khn, thỏch thc, iu ú ó nh hng
khụng nh n hot ng ca b mỏy chớnh quyn a phng.
Lỳc ú trỡnh ca cỏn b xó cũn rt hn ch nờn vic bo qun cng nh lu
tr cỏc h s, ti liu rt ln xn, thng bú thnh nhng gúi, sp xp khụng theo th
t, mt s ti liu b h hoc tht lc.
Xỏc nh cụng tỏc lu tr gúp phn rt quan trng trong vic iu hnh lónh
o ca th trng c quan. Vỡ vy, vic o to, bi dng cỏn b cú trỡnh
chuyờn mụn nghip v b trớ vo chc danh vn th - lu tr l mc tiờu, nhim
v hng u ca xó.
* Chc nng UBND xó Long Thnh Bc:
- L c quan tha hnh Phỏp lut trong phm vi a gii hnh chớnh ca xó
Long Thnh Bc
- Tham mu giỳp ng u thc hin chc nng qun lý nh nc v cỏc lnh
CH TCH
PHể CH
TCH
PHể CH
TCH
CễNG
AN
KHI KINH
T
KHI VN
HO - X
HI
QUN
S
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà
VĂN
PHÒNG
THỐNG
KÊ
2. Tổ chức lưu trữ ở cơ quan
UBND xã Long Thành Bắc bố trí văn thư, kho lưu trữ chung với văn phòng
UBND, diện tích 10m
2
, cán bộ thủ quỹ kiêm nhiệm công tác văn thư – lưu trữ, kho
lưu trữ được đặt ở góc trong phòng làm việc.
Cơ quan bố trí 01 cán bộ làm công tác lưu trữ, cán bộ lưu trữ của cơ quan làm
công tác kiêm nhiệm, chưa qua trường lớp đào tạo.
3. Tình hình tài liệu của cơ quan
Tài liệu hình thành trong công tác từ năm 1979 đến hết năm 2009. Khối tài
a. Nhúm ti liu hnh chớnh tng hp:
Bao gm ti liu (k c s tay) ca lónh o UBND, ti liu ca Vn phũng
UBND xó v ti liu ca b phn Vn th Lu tr.
b. Nhúm ti liu v lnh vc Kinh t:
Bao gm ti liu ca Ban GTNT, i Thu, Ban Ti chớnh - K toỏn v Ban
a chớnh Xõy dng.
c. Nhúm ti liu v Vn húa xó hi:
Bao gm ti liu ca ban VHTT-TDTT, Ban Lao ng Thng binh xó hi,
Trm y t, Ban Dõn s G&TE v cỏc hi ng cú liờn quan.
d. Nhúm ti liu v An ninh quc phũng:
Bao gm ti liu ca Ban t phỏp - h tớch, Cụng an, quõn s v cỏc hi ng
cú liờn quan.
4.2. Cụng tỏc chnh lý ti liu:
Xỏc nh giỏ tr ti liu ti UBND xó Long Thnh Bc c thc hin ch yu
kt hp trong chnh lý.
UBND xó Long Thnh Bc thnh lp Hi ng xỏc nh giỏ tr ti liu, thnh
phn gm cú:
- Ch tch Hi ng: l Ch tch UBND xó
- Cỏc y viờn:
+ Cỏn b ph trỏch vn phũng, ph trỏch vn th lu tr.
+ Cỏn b lu tr UBND xó.
+ i din cỏc n v cú ti liu np lu
Vic quy nh thi hn bo qun cho cỏc h s, ti liu lu tr ch yu l cn
c vo thi hn bo qun mu cc lu tr nh nc ban hnh nm 1975.
- i vi nhng ti liu c hỡnh thnh trong thi im hin ti thỡ ó c
xỏc nh giỏ tr ti liu s b trong cụng tỏc vn th nh sau:
+ Sau khi h s c m phi thu thp tt c cỏc vn bn, ti liu vo trong h
s lm phng tin cho vic iu hnh gii quyt cụng vic. Sau khi h s c
m, tc l khi mt cụng vic c th c trin khai bt u t vn bn ngun, thỡ vi
yờu cu gii quyt cụng vic, cỏc vn bn t liu tip theo cú liờn quan c tip tc
Qun lý trang thit b, c s vt cht, trang thit b l nhng ti liu cú tớnh cht b
tr. Ti liu ca nhúm ny cú th bo qun lõu di hoc tm thi tu theo ni dung
tng ti liu.
+ Nhúm ti liu v nhõn s (h s cỏn b, cụng chc) thng bo qun lõu
di.
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà
Sơ đồ lựa chọn và loại huỷ tài liệu trong công tác văn thư
UBND xã Long Thành Bắc
4.3. Công tác thống kê
Thống kê trong công tác lưu trữ là nhằm nắm được những số liệu về số lượng,
chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và trang thiết bị bảo quản tài liệu.
Trên cơ sở nắm chắc số liệu đó các cơ quan lưu trữ sẽ đề ra một số biện pháp trong
quản lý số hồ sơ, tài liệu đang bảo quản trong kho.
Từ năm 2000 đến nay UBND xã tổ chức thống kê tài liệu lưu trữ hàng năm,
đơn vị dùng để thống kê theo cặp hồ sơ (cặp 3 dây).
Kho lưu trữ UBND xã có các loại sổ sách thống kê như:
- Sổ nhập tài liệu lưu trữ.
- Sổ xuất tài liệu lưu trữ.
Theo định kỳ mỗi năm, UBND xã tổ chức kiểm tra tình hình tài liệu một lần,
thành phần kiểm tra gồm: 01 Phó Chủ tịch UBND xã, 01 Phó Chủ tịch Thường trực
HĐND xã và cán bộ làm công tác lưu trữ, kiểm tra tình hình tài liệu nhưng chỉ kiểm
tra tổng quát, kiểm tra cách sắp xếp, bố trí tài liệu, làm vệ sinh kho lưu trữ.
4.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Nhìn chung, điều kiện cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan nói chung,
điều kiện cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ nói riêng còn rất thiếu thốn. Cơ quan
chưa xây dựng được các phòng, kho lưu trữ riêng để bảo quản tài liệu. Hầu hết tài
liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan được bảo quản tại các tổ của cơ quan.
Các tổ chưa được trang bị các phương tiện bảo quản nhơ tủ, giá kệ đựng tài liệu. Tài
liệu còn chưa được lập bảo quản trong các hộp, cặp đựng tài liệu.
tư liệu tham khảo, tài
liệu kém giá trị ra
khỏi hồ sơ
Huỷ giấy tờ vô
dụng, tài liệu hết
giá trị
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà
chức cơ quan nên việc nghiên cứu sử dụng tài liệu còn rất hạn chế, chưa phát huy hết
giá trị của tài liệu lưu trữ.
SVTH: Huyønh Coâng Vieät Trang 10
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
PHN II
TRC TIP THC HIN NHNG
NI DUNG NGHIP V
(thc hin nghip v chnh lý ti liu)
Ni dung cỏc cụng vic c thc hin trong quỏ trỡnh trc tip chnh lý c th
gm:
A. Phõn loi ti liu theo phng ỏn ó chn
Vic phõn loi chnh lý khi ti liu trong phụng t nm 2007 c tin hnh thn
trng, t m qua cỏc bc sau:
Bc 1: Ti liu ca ton Phụng (UBND xó) trc tiờn c phõn thnh cỏc
nhúm ln theo nm
Do chnh lý khi ti liu nm 2006, 2007 nờn bc ny ti liu trong phụng
s c phõn chia ra cỏc nhúm ln nh sau:
Ti liu nm 2006
Ti liu nm 2007
Khi phõn chia ti liu bc ny, phi cn c vo ni dung ca ti liu phõn
chỳng vo cỏc nhúm ln.
Trong mt s trng hp c th nh:
* Cỏc k hoch cụng tỏc, bỏo cỏo tng kt, ti liu thng kờ hng nm khụng
II. Khi Vn hoỏ - Xó hi
III. Khi An ninh quc phũng
IV. Khi Kinh t
- Phõn loi ti liu t cỏc nhúm va ra cỏc nhúm nh:
Ti liu nm 2006 (nhúm ln)
I . Hnh chớnh - tng hp (nhúm va)
II. Khi Vn hoỏ - Xó hi
III. Khi An ninh quc phũng
IV. Khi Kinh t
1. Ti chớnh Ngõn sỏch (nhúm nh)
2. Thu phớ l phớ
3. Xut nhp khu
4.
- Phõn loi ti liu t cỏc nhúm nh ra cỏc nhúm nh hn, nh nht:
Ti liu c tip tc phõn ra nhúm nh hn na cui cựng l n v bo qun (h
s)
Ti liu nm 2006 (nhúm ln)
I. Hnh chớnh tng hp (nhúm va)
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 12
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
IV. Khi Kinh t.
1. Ti chớnh Ngõn sỏch (nhúm nh)
1.1. Ti liu ch o chung (Nhúm nh hn)
- Ngh nh ca Chớnh ph hng dn ch o v cụng tỏc ti chớnh ngõn sỏch nm
2006s.(Nhúm nh nht = h s)
- Quyt nh ca B Ti chớnh, UBND huyn, Phũng Ti chớnh, V cụng tỏc thu
chi ngõn sỏch nm 2006.
bc ny em tip tc loi ra nhng ti liu cỏc bc phõn chia cũn sút li, loi
nhng ti liu b bao hm hon ton, loi nhng ti liu trựng tha v d kin thi hn bo
- Biờn mc bờn trong: Gm cỏc cụng vic sau:
+ Sp xp th t vn bn trong h s:
Kim tra h s v cỏc vn bn bờn trong h s, tu tng h s m cú cỏch sp xp
thớch hp.
* i vi nhng h s lp theo c trng vn thỡ sp xp theo trỡnh t phỏt sinh,
phỏt trin n khi kt thỳc s vic.
* i vi h s lu vn bn i thỡ em chn cỏch sp xp theo tờn loi, s ký hiu,
ngy thỏng vn bn.
+ ỏnh s t:
H s sau khi c sp xp s c ghi s th t bng bỳt chỡ vo gúc phi phớa
trờn ca vn bn
Dựng bỳt chỡ en, mm ỏnh s th t ca t ti liu, t t u tiờn n t cui
cựng cú trong h s.
S t c ỏnh bng s rp vo gúc phi phớa trờn ca t ti liu
Trng hp i vi nhng t ó b b sút khi ỏnh s thỡ ỏnh s trựng vi
s ca t ú v ta thờm ch cỏi La tinh theo th t a,b,c sau
+ Vit Mc lc vn bn:
Sau khi vn bn c ỏnh s, bt u thng kờ vn bn cú trong h s vo t mc
lc vn bn theo mu c in sn trong bỡa h s theo tiờu chun ngnh TCN 01: 2002
Bỡa h s c ban hnh theo Quyt nh s 62/Q-LTNN ngy 07/5/2002 ca Cc
Lu tr Nh nc.
VD:
S
T
T
S ký hiu
vn bn
Ngy thỏng
vn bn
Tỏc gi vn bn
Nguyn Vn Khoa
- Biờn mc bờn ngoi h s: Ghi nhng thụng tin lờn bỡa s mi tm thi vo t bỡa
chớnh thc v ghi y cỏc thụng tin sau :
- Tờn phụng: UBND xó Long Thnh Bc
- Tờn c quan hoc n v t chc: Vn phũng
- Tiờu h s:
Tp Quyt nh ca B Ti chớnh, UBND huyn, Phũng Ti chớnh, v
cụng tỏc thu chi ngõn sỏch nm 2006.
- Thi gian bt u v kt thỳc: 15/2/2006 26/8/2006
- S lng t: 30 t
- Phụng s: 01
- Mc lc s
- H s s
- Thi hn bo qun: Lõu di
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 15
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
Ch vit trờn bỡa phi rừ rng, sch p v ỳng chớnh t, ch c vit tt nhng t
ó quy nh trong bng ch vit tt;
Mc vit bỡa h s dựng loi mc en, bn mu.
D. H thng hoỏ h s
- Khi tin hnh h thng hoỏ h s, em tin hnh h thng hoỏ riờng nhng h s
cú thi hn bo qun vnh vin, lõu di v h thng hoỏ riờng nhng h s cú thi hn bo
qun tm thi.
- Sau ú, cỏc h s c sp xp theo th t thnh nhúm va, nhúm ln v
thnh khi ln ton phụng theo phng ỏn.
E. ỏnh s lu tr cho h s, sp xp vo cp hp, lờn giỏ k
- ỏnh s th t h s c nh cỏc h s trong phụng lu tr, s h s c
ỏnh s liờn tc t u nm n ht.
Vớ d: 01/2006; 02/2006.
- Sau khi h s ó c ỏnh s c nh, em tin hnh a vo hp v sp xp lờn
3. Lưu sổ công văn đi
4. Lưu sổ công văn đến
* Tổng hợp
1. Báo cáo tổng hợp
- Báo cáo của Uỷ ban nhân dân xã
- Báo cáo của các ấp.
2. Quy hoạch
- Các chủ trương của UBND tỉnh., huyện
- Giải quyết của Uỷ ban nhân dân xã và đề nghị.
- Báo cáo
SVTH: Huyønh Coâng Vieät Trang 17
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
3. K hoch - Thng kờ
a) Ch tiờu k hoch ca huyn
b) Thng kờ iu tra
- H thng s liu tng hp
- H thng s liu chuyờn ngnh
- Bỏo cỏo kt qu iu tra chuyờn
4. Ci cỏch hnh chớnh
- Ch trng ca huyn v ca tnh
- Gii quyt ca UBND xó + ngh
- Bỏo cỏo
- Thc hin theo cỏc ỏn ca huờn, tnh.
5. T chc
- Bu c
- T chc b mỏy
+ ỏn t chc
+ Quy ch lm vic
- T chc cỏn b
+ bt, b nhim, iu ng, luõn chuyn cỏn b
- Chớnh sỏch xó hi
- Thng binh hu trớ
- Xoỏ úi gim nghốo - d ỏn nh
- Bỏo cỏo
III. KHI AN NINH QUC PHềNG
1. Quõn s
- Ch trng ca huyn v ca xó
- Gii quyt ca UBND xó + ngh
- Bỏo cỏo
2. Cụng an
3. Phũng chỏy cha chỏy
4. T phỏp
- Ti liu ch o
- Trin khai phỏp lut + r soỏt vn bn
- H tch
- Kt hụn, con nuụi
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà
- Công chứng
- Báo cáo
5. Thanh tra - Tiếp dân
6. Chống tham những – Lãng phí
7. Xử phạt vi phạm hành chính
IV. KHỐI KINH TẾ
1. Công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp
- Chủ trương của tỉnh và huyện
- Giải quyết của UBND xã + đề nghị
- Báo cáo
2. Xây dựng cơ bản
- Tài liệu chỉ đạo chung
9. Tin lng
10. Tr cp - ph cp
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà
PHẦN III
CÁC PHỤ LỤC
SVTH: Huyønh Coâng Vieät Trang 22
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà
Mục lục hồ sơ
SVTH: Huyønh Coâng Vieät Trang 23
UBND XÃ LONG THÀNH BẮC
MỤC LỤC HỒ SƠ
PHÔNG: UBND XÃ LONG THÀNH BẮC
Năm 2006
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà
MỤC LỤC HỒ SƠ
SVTH: Huyønh Coâng Vieät Trang 24
UBND XÃ LONG THÀNH BẮC
MỤC LỤC HỒ SƠ
PHÔNG: UBND XÃ LONG THÀNH BẮC
Từ hồ sơ 01đến hồ sơ số 20
Phông số: 01
Mục lục số:.05 Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn
Số trang: 120
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr
STT Ni dung Trang
01
02
03
- U ban nhõn dõn:
- UBND l tờn nhúm tp trung cỏc n v bo qun phn ỏnh c hot ng lónh
o, ch o ca UBND.
- Trong mi nhúm c chia ra nhúm va tng ng vi chc nng nhim v ca
tng lónh o cụng tỏc. Vớ d:
U BAN NHN DN:
Hot ng ca UBND.
- Trong mi nhúm va li chia ra nhúm nh hn v c ly s kớ hiu l s la
mó. Vớ d:
I. HNH CHNH - TNG HP.
II. VN HO X HI.
SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 25
Copyright: Tài liệu đại học ©