ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
LỜI NÓI ĐẦU
Quản lý kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ phận
quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp không chỉ có
mô hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong
phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế. Quản lý thống nhất mô hình này trong kho không
phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp kho truyền thống.
Phần mềm quản lý kho hàng vật tư là một giải pháp tiên tiến. Nó là một hệ
thống quản lý đầy đủ các thông tin về kho, vật tư hàng hóa cũng như các nhiệm vụ
nhập kho, xuất kho nội bộ, kiểm kê kho vật tư và điều hành chỉnh vật tư sau khi
kiểm kê.
Để xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì
nghành công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến trên Thế giới nói
chung và Việt Nam nói riêng, nó đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp cần
thiết đó. Đã qua đi thời gian tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ
công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin đã đi
vào các nghành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và
nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại bước đột phá mới cho công
tác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư,
nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời. Từ đó người quản lý
doanh nghiệp có thể đưa ra cá kế hoạch và quyết định đúng đắn giảm chi phí và
tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
1
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
PHẦN I
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH NGỌC KHÁNH
I. Giới thiệu chung về công ty TNHH Ngọc Khánh
Tân công ty: Công ty TNHH Ngọc Khánh
Lĩnh vực hoạt động: sản xuất dây và cáp điện

và trình độ tay nghề công nhân, công ty luôn sản xuất ra các sản phẩm đạt chất
lượng cao, thỏa mãn yêu cầu của mọi khách hàng, đáp ứng các yêu cầu của tiêu
chuẩn về kỹ thuật điện. Sản phâm và hệ thống quản lý chất lượng của công ty đã
được cấp chứng chỉ Chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn Việt Nam (cho sản phẩm) và
Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 (cho hệ thống) trong năm 2001, do trung tâm chứng
nhận phù hợp tiêu chuẩn – QUACERT cấp.
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
3
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
II. Cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 1. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Ngọc Khánh
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
4
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
III. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý kho hàng tại
công ty.
Kho hàng của công ty TNHH Ngọc Khánh vẫn quản lý theo phương pháp
thủ công như việc xuất nhập hàng hóa hàng ngày cho các xí nghiệp sản xuất vẫn
ghi sổ sách, dựa trên giấy tờ là chủ yếu, việc tổng hợp vật tư nhập xuất tồn vẫn do
cán bộ vật tư tính bằng tay với sự trợ giúp của máy tính, và bảng tính excel. Với
cách quản lý như vậy không thể tránh khỏi những sai sót và khó khăn trong công
việc như việc tính sai giá trị hàng hóa, nhầm lẫn trong việc kiểm kê hàng hóa, tốn
nhiều thời gian cho việc tra cứu vật tư do phải qua rất nhiều lần sổ sách và gây
chậm chễ kho khăn cho việc tổng hợp báo cáo thống kê trình lên ban giám đốc phê
duyệt. Điều này đã gây cản trở cho việc quản lý và ra quyết định của ban lãnh đạo,
gây tổn thất cho công ty và hạ thấp năng suất lao động.
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
5
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
PHẦN II

Đối chiếu thấy
trùng khớp giữa
danh sách của nhà
máy sản xuất và sổ
kiểm hàng
Thông báo
về sự cố
hàng hoá
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD

Hình 2. Sơ đồ luồng thông tin của nghiệp vụ nhập hàng
1.2. Quá trình xuất bán cho khách hàng
Đối với quá trình xuất bán cho khách hàng, Ngọc Khánh cú hai hình thức bán,
một là bán cho khách lẻ hai là bán cho cỏc đại lý bán buơn khác, hai hình thức này
cú cách thanh toán khác nhau. Các nhà quản lý ở cụng ty này cũng yâu cầu phần
mềm quản lý kho phải đảm bảo yâu cầu quản lý được những tổng hợp thu chi với
các đại lý nói trờn.
Thời
điểm
Cửa hàng Kho hàng Ban lãnh đạo
Khi
khách
hàng cú
yâu cầu
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
7
Yâu cầu về
hàng hoá
Lập phiếu
xuất bán

đạo yêu cầu
kho cần
khẳng định
thông tin
hàng hoá
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
8
Lập báo cáo
Báo cáo về
hàng hoá
Báo cáo về
thu chi đối
với các đại lý
Thực hiện kiểm kê
Vào sổ kiểm kê
Đối chiếu với các
văn bản xuất nhập
khác để điều chỉnh
sổ chi tiết
Kết thúc
kiểm kê
Lập báo
cáo
Sổ kiểm kê
Đối chiếu thấy
trùng khớp giữa
sổ kiểm kê và
sổ chi tiết
Báo cáo
Đ

ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống đang hoạt động
2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
10
Thông tin
hàng hoá
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
Hình 6. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống
2.2.Phân rã sơ đồ DFD
 Qúa trình nhập hàng
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
11
1.0
Nhập
kho
2.0
Xuất
kho
3.0
Kiểm
kê
4.0
Lập báo
cáo
Khách
hàng
Ban lãnh
đạo
Ban lãnh

lượng hàng cú giống thĩng báo nói trờn khụng. Nếu thĩng tin của ban cung tiâu và
hàng hoá khụng đồng nhất thì kho phải thĩng báo với ban cung tiâu.
Xử lý 1.2: Khi việc kiểm tra nói trờn cho thấy hàng hoá và thơng tin hàng hoá
thống nhất với nhau thì hàng được nhập vào kho.
Xử lý 1.3: Thĩng tin về số lượng và chất lượng hàng xuất được đưa vào sổ chi
tiết vật tư để cập nhật kịp thời thĩng tin hàng tồn kho.
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
12
Bộ phận cung tiêu
Nhà máy sản xuất
1.1
Kiểm tra đối
chiếu thông tin
của
1.2
Nhập hàng
vào kho
1.3
Vào sổ
Sổ chi tiết hàng hóa
Phiếu nhập
Thông tin nhập hàng
Hàng hoá
Thông tin về số, chất lượng hàng hoá sẽ
nhập
Sự chờnh lệch giữa thĩng tin của ban cung tiâu
và hàng của nhà máy sản xuất
Hàng hoá
và thông
tin về hàng

hàng
Sổ chi tiết hàng hóa
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
Xử lý 2.3: Thĩng tin về số lượng và chất lượng hàng xuất được đưa vào sổ chi
tiết vật tư để cập nhật kịp thời thĩng tin hàng tồn trong kho
 Quá trình kiểm kê hàng hoá
Hình 9. Sơ đồ DFD - Quá trình kiểm kê hàng hoá
Chi tiết các xử lý:
Xử lý 3.1: Khi cần khẳng định thơng tin về một loại hàng hoá nào đó, ban
giám đốc hoặc ban cung tiâu sẽ yâu cầu kho kiểm tra thơng tin hàng hoá đó thơng
qua hình thức kiểm kê.
Xử lý 3.2: Những thơng tin hàng hoá thực tồn trong kho thu được ở bước trờn
sẽ được so sánh với thơng tin ghi trong sổ chi tiết hàng cũng như các phiếu nhập
xuất cú liân quan đến hàng hoá đó.
Xử lý 3.3: Thĩng tin trong sổ chi tiết sẽ đựơc điều chỉnh sao cho phù hợp với
thĩng tin hàng tồn trong kho và thĩng tin trong các phiếu nhập xuất.
 Quá trình lập báo cáo
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
14
3.3.
Điều chỉnh thông
tin sổ chi tiết
3.2
Đối chiếu với các
phiếu xuất nhập và
sổ chi tiét
3.1
Kiểm tra lượng
hàng hoá thực
tồn trong kho

báo cáo
Báo cáo
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD

Trong mô hình thực thể liên kết ta có nội dung của các kho dữ liệu như sau:
• Kho Khach: Lưu trữ mã khách, tân khách, số điện thoại, địa chỉ
• Kho Hang: Lưu trữ thông tin về mã hàng, tên hàng, đơn vị tính
• Kho Kho: Mô tả được thông tin về mã kho, tên kho
• Kho Hangnhap: Mô tả thông tin về hàng nhạp gồm số hóa đơn, mã
hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Kho Hangxuat: Mô tả thông tin về hàng xuất ra gồm số hóa đơn, mã
khách, mã kho, ngày xuất, người xuất.
• Kho Hoadonnhap: Mô tả được thông tin về hóa đơn nhập gồm số hóa
đơn, mã kho, ngày nhập, người nhập.
• Kho Hoadonxuat: Mô tả được thông tin về hóa đơn xuất gồm số hóa
đơn, mã kho, mã khách, ngày xuất, người xuất.
• Kho Quyen: Lưu trữ thông tin về mã quyền, tên quyền.
• Kho Logion: Lưu trữ thông tin về mã quyền, tên đăng nhập, password.
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
16
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
II. Thiết kế cơ sở dữ liệu.
Từ mối quan hệ các thực thể và các thuộc tính đã phân tích ta tiến hành xây dựng
các bảng cơ sở dữ liệu như sau:
1. Bảng Khách (KHACH)
Cụ thể như sau:
Tên trường Khóa Kiểu Độ rộng Ghi chú
MAKHACH X Text 10 Mã khách
TENKHACH Text 50 Tân khách
DIACHI Text 50 Địa chỉ


Cụ thể như sau :
Tên trường Khóa Kiểu Độ rộng Ghi chú
MANX X Text 25 Mã nhập xuất
MAKHO Text 50 Mã kho
MAKHACH Text 15 Mã khách
NGUOINHAP Text 25 Người nhập
NGAYNHAP Date/Time 25 Ngày nhập
6. Bảng Hàng nhập (HANGNHAP)
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
20
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
Cụ thể như sau:
Tên trường Khóa Kiểu Độ rộng Ghi chú
SOHD Text 25 Số hóa đơn
MAHANG Text 50 Mã hàng
SOLUONG Number 15 Số lượng
DVT Number 25 Đơn vị tính
THANHTIEN Number 25 Thành tiền
7. Bảng Hàng xuất (HANGXUAT)
Cụ thể như sau:
Tên trường Khóa Kiểu Độ rộng Ghi chú
SOHD Text 25 Số hóa đơn
MAHANG Text 50 Mã hàng
SOLUONG Number 15 Số lượng
DVT Number 25 Đơn vị tính
THANHTIEN Number 25 Thành tiền
8. Bảng Login
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
21

NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
24
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1
PHẦN I 2
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH NGỌC KHÁNH 2
I. Giới thiệu chung về công ty TNHH Ngọc Khánh 2
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC KHÁNH 6
A. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 6
1. Sơ đồ thông tin của hệ thống đang hoạt động tại công ty TNHH Ngọc Khánh.
6
1.1. Quá trình nhập hàng từ các nhà máy 6
7
Hình 2. Sơ đồ luồng thông tin của nghiệp vụ nhập hàng 7
1.2. Quá trình xuất bán cho khách hàng 7
1.3 Quá trình kiểm kê 8
Hình 4. Sơ đồ luồng thông tin của nghiệp vụ kiểm kê 9
1.4. Sơ đồ chức năng kinh doanh (BDF) của hệ thống quản lý kho hàng 9
Hình 5. Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống 9
2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống đang hoạt động 10
2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu 10
Hình 6. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống 11
2.2.Phân rã sơ đồ DFD 11
Hình 7. Sơ đồ luồng DFD quá trình nhập hàng 12
Hình 8. Sơ đồ DFD- Quá trình xuất hàng hoá 13
Hình 9. Sơ đồ DFD - Quá trình kiểm kê hàng hoá 14
Hình 10. Sơ đồ DFD- Quá trình lập báo cáo 15
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ