BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TẠI PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
HUYỆN PHÚ LỘC

Họ và tên sinh viên : Nguyễn Thị Hạnh
Lớp : KH 10-TC81
Cơ quan thực tập : Phòng Giáo dục và Đào tạo
huyện Phú Lộc
Thời gian thực tập : 27/8/2014 - 27/9/2014
Giảng viên hướng dẫn: TS -Trần Thị Diệu Oanh
Niên khóa : 2010 - 2014
Huế, tháng 8 năm 2014
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT 3
PHẦN I: TÓM TẮT NỘI DUNG THỰC TẬP, 1
QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ NƠI THỰC TẬP 1
PHẦN II: KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
3
A.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ 3
QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG GIÁO DỤC VÀ
ĐÀO TẠO - HUYỆN PHÚ LỘC 3
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VÀ THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN 12
VỀ NHẬN THỨC LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 12
VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ - LƯU TRỮ 12
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ NHỮNG 21
ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CÁO CHẤT LƯỢNG 21

như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng những lý thuyết
đã được học và những kinh ngiệm từ thực tiễn.
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
Báo cáo thực tập của tôi được xây dựng trên cơ sở những quy định,
những kiến thức lý luận chung cũng như hoạt động tìm hiểu thực tiễn. Qua
bài báo cáo của mình, tôi cũng mạnh dạn đánh giá và đề xuất một số ý kiến
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn bản của Phòng Giáo dục và
Đào tạo huyện Phú Lộc.
Qua đây, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới quý thầy cô giáo trường Học viện
hành chính Quốc gia đã động viên, giúp đỡ, truyền đạt cho tôi những kiến thức
là những bài giảng trên lớp và những ví dụ sát với thực tế để tôi tích luỹ kiến
thức làm hành trang trong cuộc sống.
Tôi xin gửi lời cảm ơn sự quan tâm, tạo điều kiện của các chuyên viên, lãnh
đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc, tỉnh Thừa Thiên Huế đã tạo
mọi điều kiện thuận lợi nhất, giúp đỡ tôi tìm hiểu kỹ hơn về công tác Văn thư -
Lưu trữ và phát hiện ra những thiếu xót của bản thân.
Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người, đặc biệt là Cô
giáo - TS -Trần Thị Diệu Oanh đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ tôi hoàn thành
báo cáo này.
Vì thời gian và khả năng có hạn nên bài báo cáo của tôi không thể tránh
khỏi những thiếu sót, kính mong quý thầy cô giáo quan tâm, chỉ bảo và đóng
góp ý kiến để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn.
Huế, ngày 27 tháng 8 năm 2014
Sinh viên thực tập
Nguyễn Thị Hạnh
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
TT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ

những vấn đề đã được học và những vấn đề trong thực tiễn.
Bên cạnh đó còn bổ sung, học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá
trình làm báo cáo thực tập tốt nghiệp.
3. Nội dung thực tập
Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quy trình công vụ trong cơ
quan quản lý hành chính Nhà nước nơi thực tập.
Tìm hiểu kỷ công tác Văn thư - Lưu trữ tại Phòng giáo dục và Đào tạo
huyện Phú Lộc, qua đó đánh giá thực trạng công tác này và đưa ra những giải
pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn công Văn thư - Lưu trữ tại đơn vị.
4. Kế hoạch thực tập
Kế hoạch thực tập gồm 4 tuần
Tuần 1: (Từ 28/8/2014 đến 06/9/2014) Trình giấy giới thiệu và báo cáo với Lãnh
đạo Phòng về kế hoạch thực tập; Tim hiểu chung về cơ cấu tổ chức và hoạt động của
Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc; Viết đề cương báo cáo thực tập.
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
Tuần 2: ( Từ 06/9/2014- 12/9/2014) Tìm hiểu đặc điểm tình hình chung
của huyện Phú Lộc, vị trí địa lý ; Nắm vững chức năng, nhiệm vụ quyền hạn
và một số vị trí công tác của cán bộ công chức trong cơ quan Phòng Giáo dục và
Đào tạo. Tiếp cận công việc của công chức làm công tác Văn thư - Lưu trữ.
Nghiên cứu các văn bản, nội quy, quy chế, chế độ chính sách, nghiên cứu các
văn bản đã ban hành của đơn vị; Nghiên cứu các văn bản đi, đến, thể thức văn
bản, cách quản lý văn bản, và lưu hồ sơ sổ sách; Tìm hiểu cách thức tiếp nhận
bảo quản và lưu hồ sơ của bộ phận văn thư lưu trữ; Thu thập tài liệu, thông tin
minh chứng cần thiết để viết báo cáo.
Tuần 3: ( Từ ngày 12/9/2014- 19/9/2014) Thực hiện công việc chuyên môn;
đồng thời tiến hành làm báo cáo thực tập, đánh giá hoạt động hành chính.
Tuần 4: (Từ ngày 19/9/2014 - 27/9/2014) Tiếp tục công việc được giao;
Hoàn thành báo cáo thực tập; Xin ý kiến đánh giá quá trình thực tập; Tổng kết

1.1. Vị trí, chức năng
1.1.1. Phòng Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
huyện, có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về giáo dục và đào tạo, bao gồm: mục tiêu, chương trình, nội dung giáo
dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu
chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp
văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo.
1.1.2. Phòng Giáo dục và Đào tạo có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức,
cơ cấu ngạch công chức và nhiệm vụ công tác của UBND huyện; đồng thời chịu sự
hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Giáo dục và Đào tạo.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
1.2.1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan trình UBND huyện
a) Dự thảo các văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế chính sách, pháp luật,
các quy định của UBND cấp tỉnh về hoạt động giáo dục trên địa bàn;
b) Dự thảo quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch 05 năm, hàng năm và
chương trình, nội dung cải cách hành chính nhà nước về lĩnh vực giáo dục trên
địa bàn;
c) Dự thảo quy hoạch mạng lưới các trường trung học cơ sở, trường phổ thông
có nhiều cấp học, trong đó không có cấp học trung học phổ thông; trường phổ
thông dân tộc bán trú; trường tiểu học; trường mầm non, nhà trẻ, nhóm trẻ, trường,
lớp mẫu giáo, không bao gồm nhóm trẻ, lớp mẫu giáo độc lập tư thục (gọi chung là
cơ sở giáo dục mầm non) và trung tâm học tập cộng đồng trên địa bàn theo hướng
dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo và UBND huyện.
1.2.2. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan trình Chủ tịch UBND
huyện: Dự thảo các quyết định thành lập (đối với các cơ sở giáo dục công lập), cho
phép thành lập (đối với các cơ sở giáo dục ngoài công lập), sáp nhập, chia, tách,

cơ sở giáo dục; quyết định vị trí việc làm, số người làm việc cho các cơ sở giáo dục
sau khi đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; tổ chức thực hiện và kiểm tra
việc tuyển dụng, sử dụng, hợp đồng, điều động, luân chuyển, biệt phái và thực hiện
chính sách đối với công chức, viên chức của các cơ sở giáo dục thuộc thẩm quyền
quản lý của UBND huyện và công chức của Phòng Giáo dục và Đào tạo.
1.2.10. Quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, luân chuyển, cách
chức, giáng chức người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu các cơ sở giáo
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
dục công lập; công nhận, không công nhận hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng
quản trị, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng các cơ sở giáo dục ngoài công lập thuộc
thẩm quyền quản lý của UBND huyện theo quy định của pháp luật và ủy quyền
của UBND huyện.
1.2.11. Hướng dẫn các cơ sở giáo dục xây dựng, lập dự toán ngân sách giáo
dục hàng năm; tổng hợp ngân sách giáo dục hàng năm để cơ quan tài chính cùng
cấp trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; quyết định giao dự toán chi ngân
sách giáo dục cho các cơ sở giáo dục khi được cơ quan có thẩm quyền phê
duyệt; phối hợp với Phòng Tài chính - Kế hoạch xác định, cân đối ngân sách nhà
nước chi cho giáo dục hàng năm của địa phương, trình cơ quan có thẩm quyền
phê duyệt; hướng dẫn, kiểm tra việc sử dụng ngân sách nhà nước và các nguồn
thu hợp pháp khác cho giáo dục đối với các cơ sở giáo dục thuộc thẩm quyền
quản lý của UBND huyện.
1.2.12. Phối hợp với Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính - Kế hoạch giúp UBND cấp
huyện kiểm tra, thanh tra thực hiện việc tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các cơ sở giáo
dục công lập thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện.
1.2.13. Thực hiện cải cách hành chính, công tác thực hành, tiết kiệm, phòng
chống tham nhũng, lãng phí; công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo,
kiến nghị có liên quan đến giáo dục và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.
1.2.14. Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo định kỳ và hàng

ban nhân dân huyện xây dựng Quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của
cơ quan và chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện Quy chế đó.
c) Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện về việc thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
cơ quan mình và các công việc được Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân huyện phân công hoặc ủy quyền; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và
chịu trách nhiệm khi để xảy ra tình trạng tham nhũng, lãng phí; gây thiệt hại
trong tổ chức, đơn vị thuộc quyền quản lý của mình.
d) Trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo với Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện và Sở GD&ĐT về tổ chức, hoạt động của cơ quan mình, báo cáo
công tác trước Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện khi được yêu cầu; phối
hợp với người đứng đầu cơ quan chuyên môn, các tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện
giải quyết những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
* Sơ đồ tổ chức bộ máy Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc
(Phụ lục 01)
III. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA BỘ PHẬN VĂN PHÒNG:
Trong tất cả các cơ quan, Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng, là
nơi giao dịch, tiếp khách làm cầu nối giữa lãnh đạo cơ quan với các mối quan hệ
bên ngoài. Do đó văn phòng cần được bố trí ở nơi thích hợp để có thể thực hiện
tốt chức năng mhiệm vụ được giao.
1. Chức năng
Bộ phận Văn phòn là bộ phận giúp việc, tham mưu phục vụ cho mọi hoạt
động điều hành của Lãnh đạo Phòng trong việc quản lý, điều hành hoạt động của
cơ quan: Đồng thời thực hiện chức năng Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ
đảm bảo an toàn hiệu quả.
2. Nhiệm vụ
2.1. Tham mưu tổng hợp

2. Các hoạt động của công tác Văn thư
Thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011
của Bộ Nội Vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính và Quy định tại Nghị định 110/2004/CP về công tác văn thư. Công tác văn
thư tại Nghị định này bao gồm các công việc quản lý chỉ đạo công tác văn thư;
soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý công văn đi, đến, quản lý văn bản tài
liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, quản lý và
sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Cụ thể là Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ về Quản lý và sử dụng con dấu.
3. Ý nghĩa công tác Văn thư
Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động của một
cơ quan, một tổ chức và đối với toàn xã hội.
Là sợi dây liên hệ giữa Đảng - Nhà nước với quần chúng nhân dân và giữa
các cơ quan tổ chức với nhau. Góp phần tích cực trong công việc nâng cao chất
lượng và hiệu quả công tác, bảo đảm hiệu lực pháp lý của văn bản hạn chế giấy
tờ vộ dụng và bệnh quan liêu giấy tờ. Giữ gìn an toàn tài liệu và bảo vệ bí mật
quốc gia và giữ gìn hồ sơ tài liệu lưu trữ có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực hiệu
quả của công tác quản lý lãnh đạo.
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
II. CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1. Khái niệm
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả các lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý,
nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
2. Các hoạt động của công tác Lưu trữ
Quy định tại Điều 1 pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL -UBTVQH
10 ngày 4/4/2001 của UBTVQH khóa X. Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có

11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VÀ THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN
VỀ NHẬN THỨC LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ - LƯU TRỮ
I. THỰC TRẠNG
1. CÔNG TÁC VĂN THƯ
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định Văn bản và tổ chức quản lý,
sử dụng các loại Văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước, kết quả của công
tác Văn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư chính là tiền đề
của công tác Lưu trữ. Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với
toàn xã hội.
1. Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư
Việc quản lí, chỉ đạo công tác Văn thư của Phòng giáo dục huyện đã được
tổ chức thực hiện tốt. Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quan được vận hành tốt
hơn thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về Nghiệp vụ cho Cán bộ Văn thư
nhiều hơn nửa.
2. Soạn thảo và ban hành văn bản
Hầu hết việc soạn thảo văn bản ở Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú
Lộc không giao cho một chuyên viên cụ thể nào phụ trách thực hiện mà giao cho
từng chuyên viên phụ trách từng lĩnh vực dưới sự chỉ đạo của Thủ trưởng cơ
quan. Các bước soạn thảo văn bản của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú
Lộc bao gồm các khâu: soạn thảo, đánh máy, trình cấp có thẩm quyền duyệt, ký
và phát hành văn bản.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Tất cả các văn bản tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc đều thực
hiện theo 4 bước sau:
Bước 1: Dự thảo văn bản và trình lãnh đạo ký ban hành:
Bước 2: Đóng dấu văn bản:
Bước 3: Đăng ký văn bản đi:

để

phát

hành

văn

bản

do

đơn vị

ban
hành,

cán

bộ

văn

thư

kiểm

tra

lại

có

sai

sót,

sẽ

kịp

thời

báo

cáo

người

được

giao

trách
nhiệm

xem

xét,

giải

bản

ban

hành
nhiều
(Trung bình dưới
726
văn
bản/năm)

nhưng

tất

cả

các

loại

văn

bản

hành

chính

đều

(Phần đăng ký văn bản đi theo mẫu có quy định tại Phụ lục VII ban hành kèm theo
thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ)
Số,

ký
hiệu
văn
bản
Ngày
tháng
văn

bản
Tên

loại

và

trích

yếu
nội

dung

văn

bản
Người

3.2.1.

Tiếp

nhận văn

bản
3.2.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
3.2.3. Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến
Tất

cả

văn

bản

đến

thuộc

diện

đăng

ký



văn

bản

đến

được

chuyển

qua

Fax

và
qua

mạng,

trong

trường

hợp

cần

thiết,


S
Ổ
ĐĂN
G K
Ý

VĂN
B
ẢN

Đ
Ế
N
Năm:
(Phần đăng ký văn bản đến theo mẫu có quy định tại Phụ lục II ban hành kèm
theo Thông tư số 07/2012-BNV)
Ngày
đến
Số
đến
Tác
giả
Số,

ký
hiệu
Ngày
tháng
của văn
bản


đóng

dấu

đến,

điền

thông

tin

vào

mẫu

dấu

đến

và

đăng

ký

vào

sổ

thuộc
vào

số

lượng

đơn

vị

nhận

văn

bản.

Riêng

đối

với

văn

bản

đến

có

khi

nhận

được.
3.2.6. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc
về thời hạn giải quyết.
Nhận xét:
Về ưu điểm: Công tác tổ chức quản lý công văn đi - đến tại Phòng Giáo dục
và Đào tạo huyện Phú Lộc đã thực hiện tốt theo quy định của Nhà nước. Quy
trình và thời gian tiến hành các khâu nghiệp vụ được thực hiện một cách nhanh
chóng, chính xác và kịp thời, góp phần đảm bảo cho các văn bản đi - đến cơ
quan phát huy tối đa ý nghĩa tác dụng trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho
công việc của đơn vị. Nhờ thực hiện tốt công tác này nên việc khai thác, sử dụng
khi cần thiết được nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả.
Mặt hạn chế: Bên cạnh đó, công tác quản lý công văn đi - đến cũng gặp
một số hạn chế nhất định như: máy photocoppy hư hỏng để đảm bảo tiến độ và
thời gian báo cáo, văn thư chuyển trực tiếp cho các bộ phận hay cá nhân liên
quan mà không lưu bản gốc nên thỉnh thoảng xảy ra thất lạc,
4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
4.1. Công tác lập hồ sơ
Tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc, hầu hết hồ sơ được lập
theo hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc của Phòng. Khi lập hồ sơ văn bản
được sắp xếp theo một trình tự nhất định đảm bảo mối liên hệ chặt chẽ giữa các
văn bản tài liệu với nhau. Các văn bản sau khi phân loại sắp xếp được đưa vào
từng bìa hồ sơ. Ngoài bìa ghi đầy đủ các thông tin như: tên cơ quan, tên đơn vị
tổ chức, hồ sơ có nội dung gì, thời hạn bảo quản…
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
16

Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
17
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Lưu trữ tỉnh hoặc kho Lưu trữ chuyên ngành để
bảo quản cố định.
5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu
Do chưa đủ điều kiện để bố trí, trang bị kho lưu trữ tài liệu chuyên biệt nên
tài liệu của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc hiện chưa được tập trung
thống nhất bảo quản, lưu trữ thống nhất, cố định.
6. Tình hình bảo quản tài liệu
Hiện tại, do điều kiện kinh phí và cơ sở vật chất, Phòng Giáo dục và Đào
tạo huyện Phú Lộc chưa bố trí được kho chứa tài liệu chung, chuyên biệt. Các
tài liệu chủ yếu được lưu trữ tại các phòng làm việc của các bộ phận.
7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ
Hiện nay, công tác số hóa các tài liệu, công văn giấy tờ tại đơn vị chưa
được thực hiện thống nhất.
Đánh giá chung
Hiện nay tại tỉnh Thừa Thiên Huế nói chung và huyện Phú Lộc nói riêng,
công tác Văn thư - Lưu trữ được quan tâm đặc biệt bởi đây là một lĩnh vực hoạt
động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức
nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản
lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ
quan, tổ chức. Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới
việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của
mỗi cơ quan, tổ chức. Vì vậy trong thời gian qua, công tác văn thư trong phạm
vi toàn tỉnh đã đạt được những kết quả nhất định thể hiện trên phương diện
quản lý và tổ chức thực hiện:
Cụ thể là trong những qua tỉnh đã ban hành các văn bản như: Quyết định số
27/2014/QĐ-UBND ngày 27 tháng 5 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh về
việc ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; Chỉ thị số

Đợt thực tập này đã cho tôi thấy: giữa lý luận và thực tiễn tuy có sự khác
nhau, nhưng luôn bổ xung cho nhau. Để làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ
không chỉ cần một cơ sở lý luận vững chắc mà còn cần một kiến thức thực tế sâu
rộng, nắm rõ tình hình thực tế chức năng hoạt động của mỗi cơ quan, áp dụng lý
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
luận một cách sáng tạo, linh hoạt, không rập khuôn, có như thế công tác Văn thư
– Lưu trữ ở mỗi cơ quan mới thực sự được tổ chức tốt, hiệu quả. Chính vì vậy
mà thực tiễn và lý luận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Lý luận là tổng hợp tri
thức để chỉ đạo thực tiễn. Với yêu cầu thực tế đặt ra, người cán bộ văn phòng
phải nắm vững lý luận để giải quyết các công việc được nhanh chóng, thuận lợi,
đạt hiệu quả cao.
Bên cạnh đó tôi nhận thấy rằng để trở thành một Cán bộ Văn thư – Lưu trữ
thực thụ cần có một kiến thức sâu rộng kết hợp với một phong cách làm việc
nhanh nhẹn, tận tuỵ, tinh thần trách nhiệm cao, quyết đoán và sáng tạo các khâu
Nghiệp vụ và tất nhiên rất cần tính thận trọng, bí mật, ngăn nắp gọn gàng,
cần khéo léo tế nhị trong giao tiếp ứng xử vì công việc đòi hỏi người Cán bộ
phải tiếp xúc với nhiều đối tượng, nhất là khách đến cơ quan giao dịch .
Như vậy trong công tác Văn thư - Lưu trữ nếu thực hiện về mặt chuyên môn thì
chưa đáp ứng được tất cả các yêu cầu mà lý luận đặt ra. Vì thế để tiếp thu lý luận và
thực hành tốt công việc, yêu cầu cán bộ làm công tác văn phòng nói chung và lưu trữ
nói riêng phải biết tổng hợp về lý luận và thực tiễn để giải quyết các công việc cần
thiết cho cơ quan một cách khoa học và đạt hiệu quả cao.
Trên đây là những thu hoạch của bản thân tôi qua đợt thực tập, đây thực sự là
những gặt hái không nhỏ giúp tôi tự hoàn thiện mình trong công tác chuyên.
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
20