ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM THỊ CHUNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ TẠI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC
VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

LƯU TRỮ TẠI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ HỌC
Mã số: 60.32.24
LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC
VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Đào Xuân Chúc
HÀ NỘI - 2009

1
MỤC LỤC NỘI DUNG
Trang

PHẦN MỞ ĐẦU
3


30

CHƢƠNG 2. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KHAI THÁC,
SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
44
2.1.
Những quy định của Bộ về khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ
44
2.1.1.
Về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
44
2.1.2.
Về thủ tục
44
2.1.3.
Về lệ phí khai thác
45
2.2.
Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tại lƣu trữ Bộ
45
2.2.1.
Tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo phục vụ xác minh văn
bằng tốt nghiệp THPT, trung cấp, cao đẳng, đại học
45
2.2.2.
Tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo phục vụ hoạt động quản lí
46
2.2.3.
Tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo phục vụ hoạt động xây
dựng văn bản quy phạm pháp luật

58
2.4.4.
Hiệu quả khai thác, sử dụng
60
2.5.
Đánh giá
61
2.5.1.
Ưu điểm
61
2.5.2.
Hạn chế
63
2.5.3.
Nguyên nhân
65

CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
TẠI LƢU TRỮ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
70
3.1.
Đối với cơ quan quản lí ngành
70
3.2.
Đối với lƣu trữ Bộ
73
3.2.1.
Nhóm các biện pháp cải cách thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
73

toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia. Sau 20 năm đổi mới, nhiệm
vụ trên một lần nữa được nhấn mạnh trong Nghị quyết Đại hội Đại biểu toàn quốc
Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ X năm 2006, đó là bảo vệ và phát huy giá trị
của tài liệu lưu trữ. Điều đó chứng tỏ, mặc dù đất nước ở trong hoàn cảnh lịch sử
khác nhau nhưng Đảng và Nhà nước vẫn luôn quan tâm tới công tác lưu trữ nói
chung và đặc biệt là công tác bảo quản an toàn và khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ và đây cũng là trọng trách của ngành lưu trữ. Trong thời gian qua, ngành lưu
trữ vẫn luôn tìm kiếm những biện pháp để tổ chức khoa học công tác khác, sử
dụng tài liệu lưu trữ nhằm tạo điều kiện cho mọi người có thể tiếp cận và khai
thác triệt để nguồn thông tin quý giá từ tài liệu lưu trữ.
Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là hoạt động do cơ quan
lưu trữ hay bộ phận lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức chủ động triển khai nhằm
cung cấp, giới thiệu tài liệu lưu trữ cho độc giả. Theo quy định, tại Bộ Giáo dục
và Đào tạo, bộ phận trực tiếp thực hiện nhiệm vụ này là Phòng Lưu trữ - Thư viện
thuộc Văn phòng Bộ. Phòng Lưu trữ - Thư viện có chức năng giúp Chánh Văn
phòng thực hiện quản lí công tác lưu trữ đối với các đơn vị, cơ sở trực thuộc Bộ,
thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của cơ quan Bộ; xây dựng và quản lí thư viện của cơ
quan Bộ phục vụ công tác quản lí, chỉ đạo ngành. Trong luận văn này, nội dung
chúng tôi nghiên cứu thuộc chức năng thứ nhất của Phòng. Từ hướng tiếp cận
trên, chúng tôi thống nhất sử dụng thuật ngữ “lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo” để
chỉ chức năng của Phòng Lưu trữ - Thư viện thực hiện chức năng quản lí, chỉ đạo
công tác lưu trữ đối với đơn vị trực thuộc Bộ và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ cơ
của quan Bộ.
Trong bộ máy Nhà nước, Bộ Giáo dục và Đào tạo có vị trí đặc biệt quan
trọng, có chức năng thống nhất quản lí giáo dục và đào tạo trong cả nước. Cho

4
đến nay, quá trình hình thành và phát triển của Bộ gắn liền với sự hình thành và
phát triển nhà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và đã có đóng góp
không nhỏ trong sự nghiệp bảo vệ, xây dựng, kiến thiết đất nước. Trong quá trình

Mục tiêu của đề tài cần đạt được là:
- Một là, nghiên cứu và giới thiệu giá trị tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và
Đào tạo. Qua việc tìm hiểu, phân tích giá trị tài liệu tại lưu trữ Bộ nhằm tái khẳng
định giá trị tài liệu đối với hoạt động quản lí, hoạt động nghiên cứu khoa học, và
nhu cầu xã hội nói chung.
- Hai là, đánh giá nhu cầu và tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo. Qua đó, phát hiện những hạn chế và nguyên
nhân của nó, đồng thời đề xuất các giải pháp hữu hiệu giúp các đối tượng độc giả
dễ dàng tiếp cận với tài liệu lưu trữ và đặc biệt là giúp lưu trữ Bộ Giáo dục và
Đào tạo nâng cao chất lượng cũng như hiệu quả yêu cầu khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ.
III. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện tốt các mục tiêu trên, chúng tôi đặt ra và giải quyết các
nhiệm vụ nghiên cứu chính sau đây:
- Một là, khảo sát và giới thiệu nội dung, thành phần, khối lượng và tình
hình thực hiện nghiệp vụ thu thập, bổ sung và tổ chức khoa học tài liệu các phông
lưu trữ tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo. Bên cạnh đó, chỉ rõ ý nghĩa của tài liệu
lưu trữ phục vụ cho các hoạt động quản lí; nghiên cứu lịch sử Bộ Giáo dục và Đào
tạo, các trường đại học, cao đẳng trong cả nước và là căn cứ xác minh các đối
tượng được cấp phát văn bằng, chứng chỉ, giải quyết chế độ cho các cá nhân.
- Hai là, khảo sát những quy định hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo
quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; nhu cầu độc giả khai thác sử dụng
tài liệu tại đây và tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở

6
đó, chúng tôi đưa ra đánh giá về kết quả đạt được cũng như những tồn tại trong
công tác này; đồng thời phân tích nguyên nhân dẫn đến những tồn tại, hạn chế đó.
- Ba là, nghiên cứu một số giải pháp cụ thể đối với những đối tượng có
liên quan, cụ thể là đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, lưu trữ Bộ Giáo
dục và Đào tạo, các đơn vị thuộc Bộ và độc giả nhằm giúp hoạt động tổ chức khai

thực tế, tài liệu lưu trữ chưa phát huy được hết giá trị của nó.
Trong thời gian gần đây, khi các tổ chức, cá nhân ngày càng nhận thức và
biết cách khai thác có hiệu quả các nguồn lực thông tin phục vụ cho các hoạt động
thì nhu cầu khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ chắc chắn sẽ tăng cao. Điều
đó làm cho trách nhiệm của ngành lưu trữ sẽ năng nề hơn, tuy nhiên cũng là động
lực thôi thúc các cơ quan, tổ chức không ngừng cải tiến các biện pháp để ngày
càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Những nghiên
cứu về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung đã khá phong phú và xét cả
chiều rộng về mặt nội dung cũng như chiều sâu về lịch sử nghiên cứu, các nghiên
cứu tiêu biểu về vấn đề này sau: các xuất bản phẩm; bài viết của các cán bộ, nhà
nghiên cứu và đề tài nghiên cứu; luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp của sinh
viên đại học.
Về các xuất bản phẩm gồm: Sách, giáo trình, sách tham khảo dùng để
giảng dạy tại trường đại học, cao đẳng, trung học: “Lý luận và thực tiễn công tác
lưu trữ”. Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990; Dương
Văn Khảm: “Công tác văn thư lưu trữ”. Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, 2006;
Các tài liệu về công bố học có liên quan tới vấn đề này như: “Những quy tắc công
bố tài liệu lưu trữ ở Liên Xô”.
Các công trình nghiên cứu trong nước và quốc tế gần đây được tập hợp
trong Kỷ yếu hội nghị khoa học quốc tế “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ
sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc”. Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội,
2008. Các bài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm liên quan tới khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ được đăng trên tạp chí, chủ yếu là tạp chí “Văn thư Lưu trữ
Việt Nam”. Nội dung của các bài viết tập trung chủ yếu các vấn đề sau: Tình hình
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại một số cơ quan; các biện pháp thúc đẩy việc

8
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; các quy định về khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ. Chẳng hạn như: Nguyễn Phương Mai: Vài nét về hệ thống công cụ tra cứu tìm
tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3

công tác lưu trữ nói chung và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng
như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc
gia; Quyết định số 7463/QĐ-BGDĐT ngày 21 tháng 11 năm 2007 của Bộ Giáo
dục và Đào tạo Ban hành Quy chế công tác lưu trữ của cơ quan Bộ Giáo dục và
Đào tạo;
- Tài liệu lý luận về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ (giáo trình, bài giảng);
- Các luận án, luận văn cao học, khóa luận tốt nghiệp, niên luận, đề tài
nghiên cứu khoa học và các bài viết trên các báo, tạp chí có liên quan đến khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo;
-
Cơ sở dữ liệu luật Quốc gia, các báo điện tử, website Bộ Giáo dục và Đào tạo.
VII. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để hoàn thiện đề tài này, chúng tôi đã kết hợp nhiều phương pháp khác
nhau, nền tảng là phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin và một số phương
pháp cụ thể như:
- Phương pháp khảo sát: phương pháp này được chúng tôi sử dụng trong
suốt quá trình nghiên cứu đề tài, nhằm tìm hiểu giá trị tài liệu, tình hình tổ chức
khai thác sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo và để thực hiện một
số nhiệm vụ khác như tìm hiểu nhu cầu khai thác tài liệu của các đơn vị, tình hình
giao nộp tài liệu của các đơn vị vào lưu trữ.
- Phương pháp phỏng vấn: phương pháp này được dùng chủ yếu để thu
thập thông tin từ cán bộ lưu trữ, cán bộ công tác tại các đơn vị và độc giả để biết
được nhu cầu, mong muốn của độc giả, đánh giá được nguyên nhân tồn tại trong
công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.
- Phương pháp phân tích: được dùng để đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ và
mối quan hệ tài liệu lưu trữ với nhu cầu của độc giả; đưa ra những ưu điểm, hạn

10

11
Chương 2. Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ
Giáo dục và Đào tạo.
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu
tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Mặc dù trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi rất nỗ lực với tinh thần
nghiên cứu khoa học nghiêm túc, song chắc chắn còn có những hạn chế nhất định,
chúng tôi rất mong nhận được sự quan tâm, góp ý của các thầy giáo, cô giáo, các
bạn nghiên cứu sinh để đề tài của chúng tôi được hoàn thiện hơn.
Trong suốt quá trình thực hiện luận văn, tôi đã nhận được sự động viên,
giúp đỡ rất nhiệt tình của các thầy cô giáo, sự giúp đõ của các cán bộ tại Văn
phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo; các đồng nghiệp tại Khoa Quản trị văn phòng –
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội nơi tôi đang công tác. Đặc biệt, tôi luôn nhận
được sự chỉ bảo, góp ý, giúp đỡ và động viên chân thành của PGS.TS. Đào Xuân
Chúc – người đã hướng dẫn tôi hoàn thành nghiên cứu này. Nhân đây, tôi xin gửi
lời cảm ơn chân thành nhất tới giảng viên hướng dẫn và tất cả cán bộ, đồng
nghiệp, những người đã giúp đỡ tôi trong thời gian qua để hoàn thành bản luận
văn của mình. Hà Nội, ngày 15 tháng 11 năm 2009
Ngƣời thực hiện

Phạm Thị Chung

12
CHƢƠNG 1.
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VÀ GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỘ


1.1.2.1. Chức năng
Bộ Giáo dục và Đào tạo là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng
quản lí nhà nước về giáo dục và đào tạo thuộc hệ thống giáo dục quốc dân và các
cơ sở giáo dục khác về các lĩnh vực: mục tiêu, chương trình, nội dung, kế hoạch,
chất lượng giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo, cán bộ quản lí giáo dục; quy
chế thi, tuyển sinh; hệ thống văn bằng, chứng chỉ; cơ sở vật chất và thiết bị trường
học; quản lí nhà nước đối với các dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lí nhà nước
của Bộ theo quy định của pháp luật.
1.1.2.2. Về nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại
Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang
Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn chủ yếu như sau:
- Trình Chính phủ: Các dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết, nghị định
theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đã được phê
duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ; Các định hướng, phương hướng, chính sách phát triển giáo dục và đào tạo.
- Trình Thủ tướng Chính phủ:
+ Dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền chỉ
đạo, điều hành của Thủ tướng Chính phủ theo quy định của pháp luật;
+ Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch của toàn ngành; các chiến
lược, quy hoạch vùng trọng điểm; các đề án, dự án và các chương trình quốc gia
về lĩnh vực giáo dục và đào tạo thuộc phạm vi quản lí của Bộ;
+ Phê duyệt mạng lưới các trường đại học, cao đẳng, điều lệ trường đại học,
quy chế tổ chức và hoạt động của trường đại học tư thục; quy định thủ tục thành
lập, đình chỉ hoạt động, sáng lập, chia tách, giải thể trường đại học; quy định tiêu
chí xây dựng các trường đại học đạt tiêu chuẩn quốc tế, trường đại học trọng
điểm, trường đại học nghiên cứu;
+ Quyết định cơ cấu đào tạo, cơ cấu đầu tư và các chính sách về đảm bảo
chất lượng đào tạo trung cấp chuyên nghiệp, cao đẳng, đại học, thạc sỹ, tiến sỹ;

chất lượng giáo dục; quy định về đánh giá và kiểm định chất lượng giáo dục; quy
định về điều kiện thành lập, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các tổ chức
kiểm định chất lượng giáo dục ở từng cấp học;

15
- Quy định điều kiện xác nhận hoàn thành chương trình tiểu học; điều kiện,
trình tự, thủ tục cấp văn bằng, chứng chỉ trong hệ thống giáo dục quốc dân; quy
định về mẫu văn bằng, chứng chỉ; quy định về việc in và quản lý cấp phát, thu
hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ; quy định việc công nhận văn bằng do cơ sở giáo
dục nước ngoài cấp cho người Việt Nam.
- Hợp tác quốc tế:
+ Đàm phán, ký kết, gia nhập và tổ chức thực hiện các điều ước quốc tế
trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo ủy quyền của
Chính phủ; tham gia các tổ chức quốc tế theo phân công của Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ; đàm phán, ký kết các thỏa thuận quốc tế nhân danh Bộ;
+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chỉ đạo công tác phát triển và
dạy tiếng Việt cho người Việt Nam ở nước ngoài; quy định về quản lí cơ sở giáo
dục và đào tạo nước ngoài và cơ sở giáo dục và đào tạo có yếu tổ nước ngoài và
cơ sở giáo dục và đào tạo có yếu tổ nước ngoài tại Việt Nam sau khi đã được cấp
có thẩm quyền phê duyệt;
+ Chủ trì tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế về giáo dục và đào tạo sau
khi đã được cấp có thẩm quyền cho phép theo quy định của pháp luật;
- Quản lí đào tạo với nước ngoài:
+ Ban hành các quy chế quản lí học sinh, sinh viên, nghiên cứu sinh, thực
tập sinh Việt Nam học tại nước ngoài; quy chế quản lí giáo dục của Việt Nam tại
nước ngoài; các quy chế quản lí học sinh, sinh viên, thực tập sinh, nghiên cứu
sinh, nhà khoa học là người nước ngoài nghiên cứu, giảng dạy, học tập tại Việt
Nam;
+ Thống kê, xây dựng dữ liệu thông tin, cung cấp thông tin lĩnh vực đào tạo
với nước ngoài;

của hội, tổ chức phi Chính phủ theo quy định của pháp luật.
- Thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về giáo dục và đào
tạo trong ngành và xã hội.
- Về kiểm tra, thanh tra:
+ Hướng dẫn và kiểm tra, thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật về
giáo dục và đào tạo thuộc phạm vi quản lí nhà nước của Bộ;
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân, xử lí các hành vi
vi phạm hành chính liên quan đến lĩnh vực giáo dục và đào tạo thuộc phạm vi
quản lí nhà nước của Bộ;

17
- Quyết định và tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của Bộ
theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính nhà nước;
- Tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác thống kê, thông tin và xây dựng cơ sở
dữ liệu ngành giáo dục và đào tạo.
- Quản lí ngạch viên chức giáo dục và đào tạo:
+ Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn về quản lý ngạch viên chức chuyên
ngành giáo dục và đào tạo; xây dựng và ban hành định mức biên chế sự nghiệp
thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo sau khi thống nhất với Bộ Nội vụ;
+ Chỉ đạo tổ chức thi nâng ngạch viên chức chuyên ngành giáo dục và đào
tạo theo quy định của pháp luật;
+ Chỉ đạo và tổ chức thực hiện việc tặng thưởng các danh hiệu vinh dự cho
nhà giáo và cán bộ quản lí giáo dục theo quy định của pháp luật.
- Quản lí tài chính và tài sản:
+ Quản lí tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được
phân bổ, triển khai các dự án đầu tư cho giáo dục và đào tạo theo quy định của
pháp luật;
+ Phối hợp với Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư phân bổ ngân sách
nhà nước chi cho giáo dục và đào tạo trình Chính phủ;
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính

24. Học viện Quản lí giáo dục.
25. Trường Cán bộ quản lí giáo dục thành phố Hồ Chí Minh
26. Báo Giáo dục và Thời đại
27. Tạp chí Giáo dục
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ
Theo Quyết định số 7939/QĐ-BGDĐT ban hành ngày 20 tháng 11 năm
2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc quy định chức năng, nhiệm
vụ và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thực hiện chức năng quản lí nhà nước thuộc
Bộ Giáo dục và Đào tạo, tại Điều 21 thì chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ
Giáo dục và Đào tạo được quy định như sau:
1.1.3.1. Chức năng

19
Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo giúp Bộ trưởng tổng hợp đánh giá tình
hình hoạt động của Cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo và toàn ngành, điều phối
hoạt động của các tổ chức thuộc Bộ theo chương trình, kế hoạch làm việc; thực
hiện công tác hành chính, quản trị đối với các hoạt động của cơ quan Bộ, các hoạt
động báo chí tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng, công tác thi
đua, khen thưởng của toàn ngành.
1.1.3.2. Nhiệm vụ
- Tổng hợp và xây dựng, theo dõi, đôn đốc hoạt động của cơ quan Bộ và
các đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; xây dựng
báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất; tổ chức soạn thảo các văn bản quy phạm pháp
luật của Bộ thuộc lĩnh vực phân công phụ trách; kiểm tra thể thức và thủ tục trong
việc ban hành văn bản hành chính của Bộ; xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy
trong hoạt động của cơ quan Bộ.
- Làm công tác thư ký cho lãnh đạo Bộ; xây dựng chương trình, kế hoạch,
lịch công tác; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo
thông báo, kết luận của cuộc họp do Bộ trưởng, Thứ trưởng chủ trì.
- Chủ trì việc theo dõi hoạt động báo chí của ngành; xây dựng kế hoạch và

quan quân sự địa phương.
- Chủ trì giúp Bộ trưởng đảm bảo các điều kiện làm việc, chăm lo bảo vệ
sức khoẻ, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, công chức, viên
chức cơ quan Bộ.
1.1.3.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ bao gồm: Phòng Hành chính, Phòng
Tổng hợp, Phòng Báo chí - Tuyên truyền, Phòng Thi đua - Khen thưởng, Phòng
Lưu trữ - Thư viện, Phòng Tài chính, Phòng Quản trị, Phòng Bảo vệ, đội xe, Trạm
Y tế, Xưởng in, Khách sạn 23 Lê Thánh Tông.
1.1.4. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ - Thư
viện
Theo Quyết định số 8086/QĐ-BGDĐT ban hành ngày 21 tháng 12 năm
2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo Quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ
cấu tổ chức của các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo, Phòng Lưu
trữ - Thư viện có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức như sau:
1.1.4.1. Chức năng: Phòng Lưu trữ - Thư viện là đơn vị thuộc Văn phòng,
có chức năng giúp Chánh Văn phòng thực hiện quản lí công tác lưu trữ đối với

21
các đơn vị, cơ sở trực thuộc Bộ, thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của cơ quan Bộ; xây
dựng và quản lí thư viện của cơ quan Bộ phục vụ công tác quản lí, chỉ đạo ngành.
1.1.4.2. Nhiệm vụ:
+ Quản lí, chỉ đạo công tác lưu trữ đối với các đơn vị và cơ sở giáo dục trực
thuộc.
+ Thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan Bộ, gồm: tiếp nhận, xử lí, bảo
quản và lưu trữ tài liệu, hồ sơ; trích sao, xác minh tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử
dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
+ Xây dựng, tổ chức và quản lí hoạt động của Thư viện và Phòng Truyền
thống của cơ quan Bộ.
+ Tin học hoá công tác lưu trữ, thư viện.

Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ; lập hồ sơ công
việc nộp lưu; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Về mặt quy định, Phòng Lưu
trữ - Thư viện đã có cơ sở để thu thập tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ Bộ.
- Theo quy định của Bộ, nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Bộ gồm:
+ Văn bản đi (tập lưu văn bản đi): giao nộp vào lưu trữ cơ quan Bộ khi kết
thúc năm công tác, trước ngày 30 tháng 01 năm sau.
+ Hồ sơ công việc của các vụ, cục, Thanh tra, Văn phòng: sau khi kết thúc
công việc một năm. Đối với những hồ sơ cần tiếp tục theo dõi tại đơn vị, có thể
giữ lại thêm một năm, tính từ ngày quy định phải nộp vào lưu trữ cơ quan Bộ.
+ Các tài liệu chuyên ngành khác. [29;6]
Để đảm bảo thu đủ, thu đúng thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ Bộ Giáo
dục và Đào tạo, Văn phòng Bộ cần có kế hoạch và chủ trì phối hợp với các đơn vị
thuộc cơ quan Bộ xây dựng Danh mục hồ sơ tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện
hành cơ quan Bộ. Tuy nhiên, cho đến nay Danh mục hồ sơ tài liệu giao nộp vào
lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ chưa được ban hành. Điều này ảnh hưởng rất lớn tới
hiệu quả của việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ.
- Theo khảo sát thực tế và phỏng vấn cán bộ lưu trữ Bộ, cán bộ văn thư các
vụ, nguyên nhân của việc chậm chế ban hành Danh mục hồ sơ tài liệu giao nộp
vào lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ được nhìn nhận như sau:
+ Về phía các đơn vị:
Lãnh đạo các đơn vị chưa thấy được tầm quan trọng và mục đích, ý nghĩa
của việc nộp lưu hồ sơ tài liệu đơn vị mình vào lưu trữ Bộ mặc dù đã biết rõ quy
định là phải nộp;

23
Để tiện cho việc sử dụng khi cần thiết, cán bộ trong cơ quan tự lưu giữ hồ
sơ công việc do mình làm, để không phải muợn lại từ lưu trữ Bộ sau này. Điều
này dẫn đến thực tế tại Bộ là tài liệu công việc của ai người đấy giữ, ai được trang
bị phương tiện lưu giữ (tủ, cặp đựng tài liệu) nào thì họ sử dụng phương tiện ấy.
Việc lưu giữ tản mạn tài liệu như vậy ảnh hưởng lớn tới sự toàn vẹn phông lưu trữ