1
Câu 1: Lập hội nghị khách hàng
Câu 2: Khó khăn lớn nhất trong quản trị hành chính văn phòng hiện nay ở nước ta?
Câu 3: trình bày cách hiểu khác nhau về văn phòng. văn phòng có chức năng và nhiệm là gì? liên
hệ thực tế cơ quan anh (chị) công tác hoặc nhận xét chung về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu?
câu 4: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng. nội dung tổ chức lao động khoa học trong
văn phòng là gì?
câu 5: thế nào là văn phòng hiện đại? ý nghĩa của văn phòng hiện đại đối với cải cách hành chính.
câu 6: đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có quan hệ như thế nào với cải cách hành chính?
câu 7: thông tin có vai trò như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? trình bày cách phân loại thông
tin?
câu 8: chương trình kế hoạch hoạt động công tác có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động quản lý nhà
nước? khi lập trường trình kế hoạch công tác phải bảo đảm các yêu cầu gì?
câu 9: ý nghĩa, vai trò cuộc họp hội nghị trong hoạt động quản lý nhà nước. để tổ chức cuộc họp, hội
nghị có kết quả phải chú ý vấn đề gì?
câu 10: trình bày ý nghĩa, vai trò tiếp khách, tiếp công dân. khi tiếp khách, tiếp công dân cần đảm bảo
yêu cầu và kỹ năng?
câu 11: công tác hậu cần có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động của văn phòng cơ quan? công tác hậu
cần trong cơ quan gồm những nội dung gì?
câu 12: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp? nội dung tổ chức lao
động khoa học trong cơ quan, đơn vị doanh nghiệp gồm những vấn đề gì?
câu 13: công tác văn thư có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? nội dung công tác
văn thư gồm những hoạt động gì?
câu 14: trình bày nội dung các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư. trình bày thực tế thực hiện
các khâu này ở cơ anh (chị) công tác (hoặc thực tế nói chung). để đổi mới công tác văn thư phải làm gì?.
câu 15: trình bày nguyên tắc, phương pháp tổ chức giải quyết và quản lý "công văn đến". đối với
nghiệp vụ này, thực tế thường mắc những sai lầm gì?
câu 16: trình bày các bước, các nguyên tắc cần tiến hành trong quy trình gưỉ công văn đi. thực tế khâu
nghiệp vụ này thường mắc phải những sai lầm gì?
câu 17: trình bày nguyên tắc, phương pháp tổ chức quản lý công văn nội bộ và công văn mật. thực tế hiện
nay khâu nghiệp vụ này thường mắc những khuyết điểm gì.

-Căn cứ tình hình thực hiện, thống kê số người tham dự;
-Căn cứ số người tham dự để mua và in giấy mời
-Khi gửi giấy mời, cần phải nói về lợi ích của khách hàng khi tham gia;
-Khi gửi giấy mời, cần đồng thời mời luôn người thân của khách hàng.
5/Chọn hội trường
Nhà hát địa phương mà nhiều người biết và dễ tìm
Sân khấu biểu diễn của một doanh nghiệp
Có những thiết bị chiếu hình hiện đại, gây ảnh hưởng lớn đối với khách hàng.
6/Bố trí hội trường
-Bố trí cửa ra vào
-Treo khẩu hiệu chào mừng
-Bảng chỉ dẩn: khách hàng họp mặt lại…
-Trưng bày sản phẩm
-Bố trí trung tâm điểm họp mặt liên hoan
-Trên sân khấu treo khẩu hiệu chính của buổi họp mặt liên hoan.
-Trên sân khấu treo biểu tượng của doanh nghiệp.
7/Các công việc chuẩn bị khác:
-Chuẩn bị tặng phẩm làm kỷ niệm. Căn cứ số giấy mời đã gửi, tìm mua tặng phẩm: loại dưới x
đồng, loại dưới y đồng làm phần thưởng.
-Chuẩn bị băng, đĩa quảng cáo. Chiếu hình ảnh quảng cáo sản phẩm có chất lượng cao của doanh
nghiệp bằng các loại đĩa hình hoặc băng hình chuyên dụng.
-Bản quyết định người chủ trì. Người chủ trì phải là người nhiệt tình, khoáng đạt, dễ hoà nhập, có
khả năng khơi dậy phong trào.
-Chuẩn bị bút viết và một quyển sổ ghi danh sách người đến dự.
-Chuẩn bị máy ảnh, máy chiếu, băng nhựa, bình ắc-quy.
8/Trình tự của hội nghị khách hàng
-Ghi danh sách người đến dự, dựa vào giấy mời gửi một xuất tặng phẩm, một quyển sổ tay, một
đặc san, báo truyền hình.
-Tổ lễ tân dẫn khách vào chỗ ngồi.
-Xem phim tuyên truyền về doanh nghiệp.

nước ngoài cũ và mới ở nước ta về: công nghệ, thông tin, máy móc hiện đại, chất lượng quản lý và chất
lượng sản phẩm .Cuộc cách mạng công nghệ thông tin xuất hiện những năm 80 của thế kỉ XX, giờ đây đã
phát triển mạnh mẽ hơn trở thành “Kỷ nguyên công nghệ thông tin”. Điều này đã bắt buộc các doanh
nghiệp việt nam cũng như doanh nghiệp đầu tư nước ngoài …phải ứng dụng các thiết bị, máy móc hiện
đại mới nhất vào trong việc quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất của mình.Thông tin trở thành
yếu tố tiên quyết quyết định sự sống còn của các doanh nghiệp. Để tạo tiềm lực cạnh tranh cho chính
mình, các doanh nghiệp thực hiện việc cải tiến công nghệ và dây chuyền sản xuất đồng thời cũng cải cách
mô hình tổ chức quản lý sản xuất của mình cho phù hợp hơn. Vì vậy việc xây dựng, tổ chức các văn
phòng hiện đại và quá trình thu thập, tiếp nhận và xử lý thông tin được các nhà đầu tư nước ngoài rất
quan tâm và chú trọng xây dựng .
Kỷ nguyên công nghệ thông tin đã tạo ra các thiết bị văn phòng hiện đại trợ giúp cho việc
xây dựng và tổ chức các văn phòng hiện đại. Đây là nhân tố quyết định chất lượng của việc quản lý sản
xuất và của cả quá trình sản xuất. Một văn phòng hiện đại của các doanh nghiệp đã và đang xây dựng
không thể thiếu nhân tố con người, nhất là người thu thập, quản lý, xử lý và lưu trữ thông tin.Lưu Trữ
Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng là một trong những nhân sự quan trọng của mô hình văn
phòng hiện đại hiện nay. Với tư cách là người thu thập, quản lý, cung cấp cho lãnh đạo thông tin và lưu
trữ thông tin Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng trở thành nồng cốt của các văn
phòng hiện đại như thế. Bằng kỹ năng, chuyên môn , nghiệp vụ của mình các Lưu Trữ Viên và Quản Trị
Viên Hành Chính Văn Phòng là người trực tiếp xây dựng và tổ chức các văn phòng hiện đại cho các
doanh nghiệp đầu tư nước ngoài . Đồng thời cũng là người trực tiếp ứng dụng các máy móc hiện đại vào
việc thu thập, quản lý, cung cấp cho lãnh đạo và lưu trữ thông tin cho các doanh nghiệp. Việc xây dựng
văn phòng hiện đại và làm chủ thông tin đã quyết định toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như
năng xuất, hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp đầu tư nước ngoài. Chính vì thế cử nhân Lưu Trữ và Quản
Trị Văn Phòng sẽ là sự lựa chọn nhân sự đúng đắn của các nhà đầu tư nước ngoài cho văn phong hiện đại
của mình hiện nay. Tuy nhiên để đáp ứng những yêu cầu của nhà tuyển dụng sinh viên Lưu Trữ và Quản
Trị Văn Phòng phải có một trình độ chuyên môn cao, có khả năng giao tiếp tốt đồng thời phải có sự am
hiểu sâu sắc về luật lao động ,luật kinh tế ,luật thương mại ,nghiệp vụ kế toán và có trình độ ngoại ngữ –
tin học cao …
Việc xây dựng ,tổ chức các văn phòng hiện đại với các máy móc hiện đại yêu cầu các
Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng phải nắm bắt được kỹ năng sử dụng thành thạo

nhập WTO, việc xây dụng, tổ chức các văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp và trong các tổ chức
cơ quan Đảng, Nhà nước buộc cử nhân Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng chỉ có hai lựa chọn hoặc là dáp
ứng tốt mọi yêu cầu hoặc là chấp nhận đào thải. Chính vì vậy mỗi một sinh viên Lưu Trữ và Quản Trị
Văn Phòng chúng ta hiện nay phải nhận thức rõ điều này. Đồng thời không ngừng nâng cao trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ của mình bằng việc tự học và nghiên cứu sâu về các môn học chuyên ngành của
mình. Mặt khác phải tự mình bổ sung các khối kiến thức còn thiếu cho chính mình để đáp ứng tốt các yêu
cầu của thị trường lao động hiện nay.
Tuy nhiên trước mắt nhà trường mà đặc biệt khoa Lịch Sử cần cải tiến chương trình đào tạo của
ngành Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng để dần dần nâng cao chất lượng đào tạo và đáp ứng tốt yêu cầu
của thị trường lao động hiện nay. Đặc biệt cần đào tạo chuyên sâu khối kiến thức chuyên ngành cho sinh
viên bằng việc nâng số học trình cho các môn chuyên ngành Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng . Đồng thời
cũng cần bổ sung đội ngủ Giảng viên, giáo trình và các môn học chuyên ngành bổ trợ khác nhằm ngày
càng nâng cao và hoàn thiện chất lượng đào tạo của trường. Ngoài ra Khoa và Nhà Trường nên tổ chức
cho sinh viên thực tập, thực tế tại các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài và trong nước.
Trên đây là những suy nghĩ và mong muốn thiết tha của hầu hết sinh viên Bộ môn Lưu Trữ và
Quản Trị Văn Phòng, khoa Lịch Sử ,trường ĐHKHXH & NV TP.HCM, những người đã và đang theo
học và chuẩn bị bước vào cuộc chiến sinh tử với thị trường lao động thời kỳ mở cửa, hội nhập đầy cạnh
tranh khốc liệt. Kính mong Ban giám hiệu trường và Ban chủ nhiệm khoa xem xét, tạo điều kiện, giúp đỡ
cho chúng em được toại
Câu 3:
Văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, ngay từ thời la mã cổ đại người ta đã lập
nên những văn phòng của những "người biện hộ" với những chức năng, nhiệm vụ có những điểm tương
đồng với văn phòng hiện đại.theo tiến trình lịch sử phát triển kinh tế xã hội văn phòng ngày càng được
nhận diện đầy đủ hơn toàn diện hơn. mối cỏch hiểu về văn phòng ở mỗi thời đại mang đậm những dấu ấn
về lịch sử về hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ.
khái niệm văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau: văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực
tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. cỏc cơ quan thẩm quyền chung
hoặc quy mụ lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì cú văn phòng hành chính.
văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của
cơ quan đơn vị đú.

-thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn vị và các cá nhân theo
quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư tờ trình đó.
-tổ chức giao tiếp đối nội đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ tiếp dân, giữ vai trò là
chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình với các cơ quan tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung.
-lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, sự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo
cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ
của nhà nước và quyết định của thủ trưởng.
-mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc
của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan.
-tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc
họp lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh.
-thường xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá
công tác hành chính - văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới
hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết.
cho đến nay, văn phòng là bộ phận bị "phàn nàn" về nhiều vấn đề. tình trạng nhân viên văn phòng kiêm
nhiệm trình độ, năng lực chưa tương xứng với yêu cầu ngày càng cao đối với công tác văn phòng còn phổ
biến. từ đó văn phòng chưa phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức điều hành công
việc. chức năng hậu cần được thực hiện chưa có hiệu quả còn lãng phí, thiếu khoa học, lúng túng trong bố
trí sử dụng quản lý các phương tiện, điều kiện vật chất của cơ quan, tổ chức.
Câu 4:
tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có thể được hiểu là việc nghiên cứu và áp dụng các biện pháp
tổng hợp, các phương tiện hợp lý nhằm tạo điều kiện cho cán bộ đơn vị hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của
mình với thời gian ngắn nhất, chi phí ít nhất nhưng hiệu quả quản lý nhà nước được đảm bảo và không
ngừng nâng cao.
một câu hỏi được đặt ra là tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng? để trả lời cho câu hỏi
này chúng ta có thể bắt đầu từ câu nói của emercan được coi là trả lời chỉ dẫn xác đáng nhất cho một tổ
chức nói chung "đối với một tổ chức nếu lao động được tổ chức khoa học thì sự lãnh đạo có tồi nhất thì
thiệt hại vẫn là nhỏ nhất". với ý nghĩa chung đó việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là cần
6
thiết và tất yếu.

loa thì ở đó việc tổ chức điều hành công việc luôn gặp khó khăn. khi đã có quy chế tốt,… mỗi cán bộ
nhân viên trang cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc trong cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm,
công việc mình phải làm và yêu cầu đối với công việc cũng như đối với bản thân để phấn đấu thực hiện
tốt. từ đó, năng suất lao động, quản lý sẽ được nâng cao hơn.
Câu 5
văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần của mỗi cơ quan tổ chức.xây
dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan tổ chức đổi mới phương thức làm việc
lãnh đạo và nề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu quả của công tác lãnh đạo. chính vì vậy, việc tăng
cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan tổ chức được đặc biệt quan tâm. từ
đó đặt ra vấn đề công tác văn phòng và xuất hiện thuật ngưc văn phòng hiện đại.
văn phòng hiện đại là văn phòng, bộ máy của cơ quan tổ chức thực hiện chức năng thu thập xử lí và tổng
hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của cơ quan tổ chức bằng các phương tiễn kỹ thuật nghiệp vụ
hành chính hiện đại, mặt khác đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan
nhà nước một cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu quả.
văn phòng hiện đại có các đặc trưng cơ bản:
-tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ.
-lao động trong văn phòng được tổ chức khoa học.
-tăng cường áp dụng các phương tiện kỹ thuật mới, các phương pháp điều hành mới.
-xây dựng định mức cụ thể và hợp lý.
-linh hoạt và hiệu quả.
hiện nay cải cách hành chính là một vấn đề lớn đang được nhiều nước trên thế giới trong thời đại ngày
nay không phụ thuộc vào bất kỳ một chế độ chính trị nào, tư bản chủ nghĩa hay xã hội chủ nghĩa. việc cải
7
cách trong lĩnh vực quản lý hành chính để củng cố bộ máy của chế độ xã hội hiện hành, giữ vững ổn định
chính trị - xã hội thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội và hoàn thiện cơ cấu chính trị đã trở thành một
trong những nhiệm vụ chính trị chủ yếu của một quốc gia hiện đại.
mục tiêu cơ bản của công cuộc cải cách hành chính là nâng cao hiệu lực, năng lực và hiệu quả hoạt động
của nền hành chính công phục vụ dân. với mục tiêu đó văn phòng hiện đại có ý nghĩa tích cực đối với
công cuộc cải cách hành chính. điều đó được thể hiện qua các khía cạnh cơ bản.
-một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãnh phí thời gian, công sức, giảm chi phí về quản lý điều

-xây dựng các định mức cần thiết và thực hiện việc tiêu chuẩn hoá trong công việc.
-đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của văn phòng, cơ quan.
việc đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có ý nghĩa thiết thực đối với công cuộc cải cách hành
chinhs.
-bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, hoạt động hành chính. các nghiệp vụ hành
chính được đổi mới khắc phục được tình trạng làm việc tuỳ tiện, thiếu căn cứ khoa học còn tương đối phổ
biến hiện nay trong công tác văn phòng. các nghiệp vụ hành chính văn phòng hiện đại góp phần hợp lý
hoá biên chế chống lại bệnh đắt ra quá nhiều đơn vị chức năng vụn vặt, bố trí cán bộ không hợp lý.
-tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành chính văn phòng là cơ sở để đổi mới quản lý nhân sự, tuyển
dụng bổ nhiệm nâng cao chất lượng của cán bộ công chức.
-góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành chính. nghiệp vụ hành chính văn phòng được đổi mới sẽ
làm cho quá trình giải quyết các công tác hành chính nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, tối thiểu hoá các
loại giấy tờ không cần thiết.
-kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành
chính văn phòng góp phần hoàn thiện chế độ công vụ của cơ quan, tổ chức.
-đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng tạo tiền đề quan trọng cần thiết để hoạt động điều hành quản lý
8
chung diễn ra thông suốt, khoa học; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ thống nhất, liên tục sự phối hợp nhịp
nhành trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững
kỷ luật, kỷ cương. đó là cơ sở để bảo đảm tính hiệu lực hiệu quả của các cơ quan trong hệ thống hành
chính nhà nước …
Câu 7
thông tin trong thời đại ngày nay được coi là nhân tố quyết định mọi sự thắng lợi trong hoạt động của mỗi
cơ quan tổ chức.khái niệm "thông tin" là một khái niệm được hiểu từ nhiều góc độ khác nhau. ở mỗi góc
độ thông tin có một nội hàm riêng, đặc trưng riêng. dưới góc độ quản lý nhà nước thông tin được quan
niệm là một tập hợp nhất định các thông tin được quan niệm là một tập hợp nhất định các thông báo khác
nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt
động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh nhằm kiến
tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách thể
quản lý.

-thông tin quá khứ là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết trong quá trình hoạt
động đã qua của các cơ quan quản lý.
-thông tin hiện hành là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy ra hàng ngày trong các cơ
quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà nước.
-thông tin dự báo là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược hoạt động mà
bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình.
5.phân loại thông tin theo các tiêu chí khác.
-theo nguồn thông tin:
+thông tin chính thức
9
+thông tin không chính thức.
-theo quản lý hệ quản lý:
+thông tin từ trên xuống dưới
+thông tin từ dưới lên trên
+thông tin ngang
+thông tin liên lạc đan chéo…
-theo hướng quan hệ giữa hệ thống quản lý và đối tượng quản lý.
+thông tin trực tiếp.
+thông tin phản hồi.
-theo nội dung logic của thông tin:
+thông tin về các chủ thể quản lý
+thông tin về đối tượng quản lý
+thông tin về những thuộc tính và các quan hệ giữa chủ thể và đối tượng.
-theo hình thức thể hiện thông tin:
+thông tin qua văn bản, tài liệu
+thông tin biểu hiện qua lời nói
+thông tin biểu hiện bằng sơ đồ, đồ thị.
+thông tin biểu hiện qua ký hiệu, đồ thị.
-theo yêu cầu:
+thông tin chỉ đạo

trên thực tế, chương trình kế hoạch công tác chỉ có ý nghĩa đối với công tác quản lý hành chính nhà nước
khi nó được xây dựng khoa học hợp lý, thiết thực. chính vì vậy, tất yếu phải đặt ra các yêu cầu đối với
chương trình kế hoạch công tác.
10
hiện nay, một số tài liệu nghiên cứu cho rằng chương trình kế hoạch công tác phải bảo đảm các yêu cầu,
cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực cán bộ, với mục tiêu hoạt động của cơ quan, có sự thống
nhất giữa các biện pháp thực hiện và có tính khả thi. một số khác khẳng định chương trình kế hoạch công
tác phải đúng đường lối, nguyên tắc, chế độ, khoa học, linh hoạt, khả thi.
tuy chưa có sự thống nhất về yêu cầu đối với một số chương trình kế hoạch song tựu chung chương trình
kế hoạch phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản:
-phải phù hợp với chủ trương, đường lối chính sách của đảng, nhà nước;
-phảo bảo đảm tính cụ thể, chi tiết chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, những người chịu trách
nhiệm, thời hạn hoàn thành. trong trường hợp thật cần thiết có thể nêu thêm những chi phí cần thiết,
những phương án dự phòng.
-nội dung phải được xây dựng trên căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn vững chắc, bảo đảm thực hiện chức
năng nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị, chỉ tiêu mệnh lệnh của cấp trên.
-bảo đảm tính hệ thống của chương trình kế hoạch công tác. các công việc phải được sắp xếp có hệ thống
theo trình tự ưu tiên, liên hoàn có trọng tâm trọng điểm phải ăn khớp với chương trình, kế hoạch của tổ
chức đảng, đoàn thể cấp trên, địa phương, bảo đảm sự cân đối giữa chương trình kế hoạch năm, quý,
tháng.
-phải đảm bảo có tính khả thi tránh ôm đồm, nếu quá nhiều công việc mà khả năng thực hiện không được
bao nhiêu phải phân bổ thời gian sao cho hợp lý, phải sắp xếp sap cho có thời gian dự phòng để điều
chỉnh được khi có sự kiện bất ngờ xảy ra (tính mở cửa của chương trình kế hoạch công tác).
-nâng cao chất lượng, trình độ chuyên môn của bộ phận lập kế hoạch bảo đảm chương trình kế hoạch
công tác phải được xây dựng bởi một đội ngũ có đủ năng lực trình độ. có thể khẳng định đây là vấn đề cốt
yếu của lập chương trình kế hoạch.
-chương trình kế hoạch công tác được xây dựng với những nguyên tắc căn bản đặc thù, quán triệt các
nguyên tắc trong xây dựng kế hoạch
Câu 9
hội nghị là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc cuộc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một tập thể

-nắm vững những yêu cầu chính trong quá trình thảo luận tại cuộc họp để không đi xa trọng tâm đã để ra.
-cân đối thời gian cho cuộc họp, hội nghị.
-dự tính, dự báo được các tình huống phát sinh trong cuộc họp, hội nghị.
kết quả của cuộc họp là sự tổng hợp của nhiều yếu tố trong đó kỹ năng điều hành của người điều khiển có
một vai trò quan trọng.
Câu 10
tiếp khách là một khái niệm rộng, đa dạng có thể tiếp cận trừ nhiều góc độ. tiếp khách có thể được quan
niệm là "phương tiện thiết lập, củng cố hoặc phá vỡ các mối quan hệ xã hội"; "tiếp khách là nghệ thuật xã
giao"; tiếp khách là ”hoạt động gặp gỡ, giao tiếp trao đổi giữa một bên chủ thể được gọi là chủ nhà với
các chủ thể khác đã có quan hệ hoặc chưa có quan hệ, liên hệ trước đó".
tiếp khác trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước có ý nghĩa riêng, có tính nghi lễ được quy định
chặt chẽ. trong tổ chức hoạt động nhà nước tiếp khách là một trong những nghi lễ, một công cụ quan
trọng để nhà nước tiếp xúc với các cá nhân tổ chức trong và ngoài nước.
cùng với hoạt động tiếp khách, cơ quan nhà nước còn phải thực hiện công tác tiếp công dân. tiếp công dân
là hoạt động định kỳ của cơ quan nhà nước do luật định để tìm hiểu tâm tư nguyện vọng, ý kiến phản ánh
của công dân về các vấn đề liên quan đến thẩm quyền chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
hoạt động tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước.
-bảo đảm hoạt động thông suốt đối với các hệ quả của quá trình quản lý.
-tạo ra cầu nối, liên hệ với môi trường bên ngoài phục vụ có hiệu quả cho việc thực hiện chức năng nhiệm
vụ của cơ quan đơn vị.
-giúp các nhà quản lý có điều kiện, xem xét đánh giá hiệu quả của công việc từ phía bên ngoài.
-bảo đảm cơ chế dân chủ trong hoạt động.
-con đường biện pháp để khắc phục những sai sót, yếu kém trong hoạt động qua tiếp thu các kiến nghị, đề
xuất đặc biệt là của công dân.
-góp phần củng cố niềm tin của quần chúng đối với nhà nước, chính quyền.
-khằng định vị trí của cơ quan, đơn vị trong hệ thống chủ thể quản lý….
(có thể bổ sung các ý nghĩa khác hoặc phân ra theo hai nội dung ý nghĩa của tiếp khách và tiếp công dân
các ý đã nêu chỉ có tính chất cơ bản).
tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước. chính vì vấn
đề xuất phát là đại diện nhà nước, cơ quan nhà nước hoạt động tiếp khách, tiếp công dân phải có các yêu

thứ tư, kỹ năng kết thúc vấn đề lúc thích hợp.
thứ năm, kỹ năng nhận diện toàn cục vấn đề.
Câu 11
hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan, đơn vị. làm tốt công tác hậu cần văn
phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức.
trong hoạt động của các cơ quan tổ chức chức năng hậu cần của cơ quan văn phòng có nhiều ý nghĩa đối
với văn phòng nói riêng và cơ quan, tổ chức nói chung.
-tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức.
-tăng cường khả năng sử dụng các trang thiết bị trong văn phòng cơ quan. các điều kiện vật chất như nhà
cửa, phương tiện, trang thiết bị … nếu được quản lý sắp xếp, phân phối khoa học hợp lý sẽ là trợ thủ đắc
lực cho việc tối ưu hoá những hoạt động của con người tăng cường hiệu năng của thiết bị.
-thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng. công tác hậu cần đảm bảo các điều kiện cần thiết cho
sự điều hành hoạt động của cơ quan. các điều kiện này được cung ứng kịp thời, đầy đủ, tương thích góp
phần tiết kiệm sức người, sức của và các khoản phụ phí không cần thiết.
-nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức. năng suất lao động của cơ quan tổ chức chịu ảnh
hưởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có các yếu tố vật chất là đối tượng quản lý, phân phối, sắp
xếp của công tác hậu cần.
những nội dung cơ bản của công tác hậu cần:
-quản lý chi tiêu kinh phí. đây là một nội dung lớn bao gồm nhiều nội dung chi tiết, cụ thể. nội dung chi
tiêu hành chính sự nghiệp: lương chính, phụ cấp lương, công tác phí, công vụ phí, văn phòng phẩm,
nghiệp vụ phí và các khoản chi tiêu nghiệp vụ khác theo quy định của nhà nước.
-quản lý biên chế quỹ lương, quản lý tài sản cố định, quản lý vật tư, hàng hoá, vật rẻ tiền mau hỏng .
*quản lý biên chế quỹ lương hành chính sự nghiệp.
-nắm vững chỉ tiêu biên chế;
-kế hoạch hoá quỹ lương;
-cấp phát và chi trả lương cho các đối tượng;
-quyết toán quỹ lương;
*quản lý tài sản cố định
-tài sản cố định trong cơ quan là hệ thống nhà xưởng, các thiết bị máy móc, phương tiện kỹ thuật và các
phương tiện vận chuyển. đó là những tài sản có giá trị lớn, quyết định khả năng hoạt động của cơ quan

khắc phục mọi sự gián đoạn chậm trễ.
thứ ba, tổ chức lao động khoa học là tiền đề để phát triển con người trong công vụ, doanh nghiệp. tổ chức
lao động khoa học sử dụng đúng người, đúng việc, bố trí cán bộ công chức nhân viên hợp lý tạo ra động
cơ, tâm lý tốt trong hoạt động; từ đó học có đóng góp thiết thực cho cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.
thứ tư, tổ chức lao động khoa học tạo ra sự thích nghi của tổ chức trước sự biến động của môi trường. đó
là cơ sở của vấn đề phát triển bền vững.
thứ năm đây là hệ quả mang tính chất tổng hợp, tổ chức lao động khoa học nâng cao năng suất lao động
hiệu lực hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức. trong thời đại ngày nay vấn đề hiệu quả hoạt động là
vấn đề ưu tiên hàng đầu. và con đường đi đến hiệu quả không thể là con đường nào khác ngoài tổ chức
lao động khoa học nói như deming "tổ chức nào đang loay hoay tìm hiệu quả thì tổ chức lao động khoa
học là ánh sáng cuối đường hầm".
tổ chức lao động khoa học là tất yếu đối với mọi cơ quan tổ chức nêu muốn hoạt động hiệu quả phát triển
ổn định bền vững như nội dung tổ chức lao động khoa học như thế nào? đối với mỗi cơ quan, đơn vị,
doanh nghiệp thì vấn đề tổ chức có sự khác biệt. ở đây, chỉ nêu ra những nội dung chung nhất có thể áp
dụng cho mọi tổ chức.
-chia các công việc, các nhiệm vụ phải thực hiện thành những vấn đề, nhiệm vụ cụ thể theo yêu cầu vận
hành sao cho công viẹc có thể giải quyết đúng yêu cầu đặt ra.
-tập hợp các nhiệm vụ đã được xác định thành các vị trí để điều hành theo một trật tự thích hợp. các vị trí
này phải thoả mãn yêu cầu quản lý được và có liên hệ với nhau trong quá trình giải quyêt các công việc
đặt ra.
như thế đối với nội dung này các nhà quản lý có trách nhiệm phản làm sáng tỏ vị trí của các nhiệm vụ do
mình đề ra và sắo xếp trong cơ quan, đơn vị, tổ chức. điều này rất có ý nghĩa, bởi lẽ chính nó sẽ cho phép
nhà quản lý nắm được toàn bộ quá trình vận hành công việc trong cơ quan tổ chức và điều chỉnh kịp thời
khi cần thiết.
-lựa chọn nhân sự bộ phận thực hiện các nhiệm vụ;
-bố trí các điều kiện vật chất và các điều kiện khác phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ.
-xây dựng cơ chế phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức gắn mục tiêu của tổ chức với mục tiêu chung.
-bố trí nhân sự dựa trên các nguyên tắc cơ bản về quyền hạn và trách nhiệm; nguyên tắc thay thế lẫn nhau,
nguyên tắc hình chóp.
-xây dựng mối liên hệ công tác giữa các bộ phạn trong cơ quan, tổ chức với các nhà quản lý tạo ra sự

2-tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan:
-tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
-tổ chức chuyển giao văn bản đi
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.
-tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.
3-tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
-đóng dấu văn bản.
-quản lý và bảo quản con dấu.
Câu 14
công tác văn thư bao gồm các khâu nghiệp vụ chủ yếu sau đây:
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ.
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.
-tổ chức quản lý sử dụng con dấu.
-công tác lặp hồ sơ.
-ứng dụng công nghệ tin học trong công tác văn thư
các nghiệp vụ chủ yếu trên nhìn trung có nội dung quy trình thực hiện phức tạp. chính vì vậy trong khuôn
khổ một bài viết nhỏ chỉ có thể trình bày những nét khái quát chung nhất của mỗi nghiệp vụ.
1. tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
nghiệp vụ này được thực hiện dựa trên một số nguyên tắc: nguyên tắc mọi văn bản đến đều phải qua văn
thư cơ quan; nguyên tắc chuyển văn bản đến cho thủ trưởng cơ quan chánh văn phòng trước khi phân
phối cho các cá nhân đơn vị giải quyết; nguyên tắc giao nhận và nguyên tắc giải quyết văn bản đến;
nhanh chóng, chính xác, bảo đảm bí mật.
quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến gồm 8 bước.
+nhận văn bản đến: kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản .
+sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: văn bản được chia thành hai loại.
-loại không phải bóc bì: thường báo tin, sách báo, thư đích danh, văn bản của đảng, đoàn thể, văn bản
mật.

4-lưu văn bản đi: lưu tại bộ phận soạn thảo 01 bản, lưu tại văn thư cơ quan 01 bản.
3.tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ: áp dụng các nguyên lý chung của mỗi văn bản nơi quản lý
văn bản.
4.tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật:
nghiệp vụ này thực hiện với các nguyên tắc đặc thù:
-xác định đúng mức độ mật.
-thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, giao nhận, vận chuyển và tiêu huỷ
các văn bản mật.
-văn thư cơ quan không được phân công nhiệm vụ phụ trách văn bản mật chỉ vào sổ bì ngoài văn bản và
chuyển giao cho bộ phận có trách nhiệm giải quyết.
-việc chuyển giao văn bản mật phải bảo đảm an toàn theo quy định của nhà nước, có ký nhận kiểm soát
đối chiếu nghiêm ngặt.
-văn bản tuyệt mật, tối mật phải niêm phong chỉ thủ trưởng cơ quan và những người được uỷ quyền mới
được bóc văn bản.
-đăng ký vào sổ: lập hồ sơ chung cho văn bản mật và chia làm 2 phần: văn bản mật đi và văn bản mật
đến.
5-tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
quản lý và sử dụng con dấu là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư, là vấn đề liên quan đến
quyền lực của cơ quan.
việc đóng dấu phải bảo đảm các quy định : - nội dung con dấu phải trung với tên cơ quan ban hành văn
bản;
-đóng dâú vào những văn bản có chữ ký chính thức, đúng thẩm quyền, không đóng dấu khống;
-đảm bảo kỹ thuật đóng dấu, quy định về mẫu mực dấu.
-việc quản lý con dấu tuân theo chế độ quản lý đặc biệt.
16
-người quản lý con dấu do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng quyết định và phải có tiêu chuẩn về
nghiệp vụ và phẩm chất theo quy định.
-việc quản lý con dấu được đảm bảo bằng các thiết bị an toàn, không được mang dấu về nhà, đi công tác
(trừ trường hợp đặc biệt).
6-công tác lập hồ sơ.

-công văn đến phải chuyển đến thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính
trước khi phân phối cho các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
-khi tiếp nhận chuyển giao văn bản phải được bàn giao, ký nhận rõ ràng.
-khi giải quyết văn bản phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật theo các quy
định của nhà nước.
phương pháp tổ chức giải quyết và quản lý "công văn đến" là cách thức , biện pháp mà bộ phận văn thư
sử dụng để thực hiện nghiệp vụ này. thực chất ở đây là vấn đề quy trình tổ chức giải quyết văn bản đế
nhưng đi sâu vào nội dung phải làm như thế nào?
-nhận văn bản đến: văn thư kiểm tra bì của văn bản xem có đúng địa chỉ hay không? phong bì thư có bị
bóc trước không?
-sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: văn thư căn cứ vào các tiêu chuẩn đề phận loại văn bản đến chủ yếu văn
thư làm theo tiêu chí loại không phải bóc bì và loại phải bóc bì.
-bóc bì văn bản: văn thư lựa chọn công văn nào vần phải bóc trước.
+bóc bì văn bản bằng phương pháp thủ công hoặc bằng máy bóc bì văn bản.
-đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến.
+dấu đến phải đóng rõ ràng thống nhất vào khoảng trống dưới số, ký hiệu, trích yếu hoặc khoảng trống
giữa tác giả và tiêu đề công văn
-vào sổ đăng ký:
17
+văn thư căn cứ vào các yếu tố thể thức của công văn đến ghi lại các thông tin cơ bản về số, ký hiệu, ngày
tháng, trích yếu…
+theo quy chế hoạt động của cơ quan, số lượng văn bản đến văn thư lựa chọn hình thức đăng ký cho phù
hợp: đăng ký cho phù hợp: đăng ký bằng thẻ và đăng ký bằng máy vi tính.
-trình văn bản: chế độ trình văn bản được thực hiện theo chế độ văn thư của từng cơ quan.
-chuyển giao văn bản: văn thư đóng vai trò là người chuyển giao văn bản.
-chuyển giao trực tiếp hoặc chuyển giao bằng hệ thống băng chuyền tự động; hệ thống vận chuyển bằng
hơi nén.
-theo dõi giải quyết văn bản: quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến được quy định chặt chẽ
trong thực tế có nhiều sai phạm. cụ thể là:
-tình trạng thiếu tôn trọng các bước trong quá trình làm theo các thói quen hành chính.

gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận văn bản số, ký hiệu số lượng văn bản (nếu có).
chỉ gửi văn bản cho những cơ quan được nêu trong phần nơi nhận. sau khi văn bản, đưa văn bản lên mạng
tin học và phải bảo đảm các yêu cầu về thể thức.
-bước 4: công văn đi được lưu ít nhất 2 bản một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở cấp thừa hành;
01 bản lưu văn thư tra tìm phục vụ khi cần thiết.
khuyết điểm lớn nhất là ở bước soát lại văn bản. đây là bước kiểm tra các phần, thể thức xem đã đúng
theo các quy định của pháp luật chưa. nó có vai trò quan trọng đến hiệu lực, hiệu quả thực hiện văn bản,
giá trị pháp lý của văn bản. tuy nhiên bước này còn thực hiện đại khái. đó là nguyên nhân các văn bản đi
còn có tình trạng sai thiếu vi phạm các yêu cầu về thể thức không bảo đảm các yêu cầu về nội dung kỹ
thuật soạn thảo ngôn ngữ.
-bước vào sổ đăng ký văn bản đi cũng được thực hiện chưa tốt việt đăng ký vào sổ nhiều khi mang tính
18
hình thức không rõ ràng không chính xác dẫn đến khó khăn khi nghiên cứu tìm hiểu, kiểm tra…
Câu 17
các nguyên tắc tổ chức quản lý công văn nội bộ và mật.
các văn bản nội bộ phải qua văn thư cơ quan để vào sổ đăng ký thống nhất quản lý.
-văn bản phải được chuyển giao cho những người có trách nhiệm phải giải quyết quản lý đúng thẩm
quyền.
-việc chuyển giao phải được ký nhận rõ ràng.
-thực hiện các quy định của nhà nước về phổ biến, lưu hành tìm hiểu sử dụng, tiếp nhận, chuyển giao, tiêu
huỷ văn bản mật.
phương pháp tổ chức quản lý văn bản nội bộ.
-vào sổ đăng ký văn bản nội bộ: mỗi loại văn bản nội bộ cũng phải vào sổ đăng ký riêng trong đó nêu rõ:
số, ký hiệu, ngày tháng ký, người ký trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, ký nhận.
-lập hồ sơ: tuỳ nội dung, tính chất của từng loại văn bản và tiểu huỷ những công văn không còn giá trị.
phương pháp tổ chức quản lý văn bản mật.
-vào sổ đăng ký: văn thư cơ quan không được giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật thì chỉ vào sổ bì
ngoài bì văn bản. bì văn bản mật có "dấu chỉ người có tên mới được bóc bì" văn thư cơ quan cũng chỉ vào
sổ ngoài bì. chỉ bộ phận được giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật mới đăng ký vào sổ bì trong văn bản.
-những người được giao nhiệm vụ cung cấp phổ biến tài liệu mật phải thực hiện đúng các quy định về chế

*nguyên tắc giá trị văn bản, giá trị của văn bản rất đa dạng, không đồng nhất. các văn bản khác nhau về
hiệu lực pháp lý, thời hiệu áp dụng, tính chất thông tin. quản lý theo giá trị mới tạo ra tổ chức bộ máy
quản lý khoa học, phân công phân cấp hợp lý trong quản lý văn bản.
*nguyên tắc thời điểm ban hành, hình thành. thời điểm hình thành phản ánh tiến triển của công việc trong
19
thực tế. các văn bản được hình thành trong các thời điểm đặc biệt có những giá trị đặc biệt. chính vì vậy
việc quản lý phải căn cứ vào thời điểm hình thành. nguyên tắc này trong một số tài liệu còn được gọi là
nguyên tắc tính lịch sử.
#nội dung của công tác quản lý văn bản.
*đăng ký vào sổ: việc đăng ký vào sổ là một nội dung quan trọng trong quản lý văn bản. đó là sự ghi chép
lại những điểm cần thiết của văn bản. việc đăng ký vào sổ phải bảo đảm chính xác, rõ ràng, đầy đủ. đăng
ký vào sổ giúp cho cơ quan nắm được số lượng văn bản chủ thể, nội dung hiệu lực và các phương diện
quan trọng khác của việc văn bản.
*lập hồ sơ (tham khảo ở câu 7, cầu 8, câu 2)
hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự kiện hoặc
một đối tượng cụ thể hoặc có chung một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả… được hình thành trong quá
trình giải quyết công việc của thuộc chức năng nhiệm vụ cụ thể của một số cơ quan, một cá nhân.
lập hồ sơ là quá trình tập hợp, lựa chọn sắp xếp các văn bản hình thành các hồ sơ trong quá trình giải
quyết công việc theo nguyên tắc và phương pháp nhất định.
công tác lập hồ sơ.
-lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn thư.
-trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình
duyệt và hồ sơ công vụ.
vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới. danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ
thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và được duyệt theo một chế độ nhất định.
danh mục hồ sơ có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm sự thống nhất, chủ động trong công tác lập hồ
sơ, bố trí nhân lực và các điều kiện vật chất cho công tác này được thuận lợi.
quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây:
-mở hồ sơ: cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề.
-phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ.

quyết công việc theo nguyên tắc và phương pháp nhất định.
vị trí tác dụng của công tác lập hồ sơ.
-lập hồ sơ là khâu cuối cùng quan trọng của công tác văn thư, là khâu bản lề của công tác lưu trữ.
-công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ nhân viên sắp xếp công văn giấy tờ một cách khoa học thuận tiện
cho việc nghiên cứu đề xuất ý kiến và giải quyết công việc giúp cho việc giữ gìn bí mật quốc gia chuẩn bị
tốt cho công tác lưu trữ.
-công tác lập hồ sơ nhằm quản lý toàn bộ công việc của cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ một cách có
khoa học hạn chế công văn giấy tờ vô dụng, có kế hoạch lập và bảo quản hồ sơ có giá trị tránh được việc
lập hồ sơ trùng lập.
* các loại hồ sơ:
-hồ sơ nguyên tắc là tập hợp bản sao các văn bản pháp quy về một công tác nghiệp vụ làm căn cứ tra cứu
giải quyết công việc hàng ngày. hồ sơ nguyên tắc có thể bao gồm bản soa văn bản của nhiều năm, không
thuộc diện hồ sơ nộp lưu của cơ quan.
-sắp xếp văn bản trong hồ sơ nguyên tắc theo từng vấn đề, từng sự việc. trong từng vấn đề, từng sự việc
lại sắp xếp theo thư tự thời gian.
-sắp xếp, hệ thống hoá các tập công báo đầy đủ là những hồ sơ nguyên tắc rất cần thiết cho cơ quan, đơn
vị.
-hồ sơ nhân sự là bằng chứng lịch sử chính xác, đáng tin cậy để thủ trưởng cơ quan nghiên cứu và sử
dụng cán bộ. bởi vậy hồ sơ nhân sự không thể thiếu được trong hoạt động quản lý nhà nước .
-hồ sơ nhân sự thường được bảo quản trong các túi theo mẫu thống nhất. việc sắp xếp tài liệu, văn bản
trong túi hồ sơ và theo qúa trình phát sinh, phát triển và kết thúc vấn đề sự việc của cán bộ đó.
phòng tổ chức cán bộ quản lý hồ sơ nhân sự theo trách nhiệm: phân cấp và phan loại, sắp xếp theo đặc
trưng vần chữ cái kết hợp với đặc trưng cơ cấu đơn vị. hồ sơ nhân sự thuộc loại tài liệu mật nên phải có
quy chế bảo mật khi khai thác, sử dụng hồ sơ.
-hồ sơ trình duyệt:
mỗi cán bộ nghiên cứu trình thủ trưởng duyệt, ký văn bản không chỉ đơn thuần đưa ra một văn bản dự
thảo đó mà phải kèm theo những văn bản khác có liên quan và tập hợp vào trong hồ sơ trình duyệt. qua
đó thủ trưởng cơ quan có thêm điều kiện nghiên cứu để duyệtm, phê chuẩn văn bản, dự thảo.
#hồ sơ trình duyệt thường gồm 2 phần:
phần i: những văn bản nguyễn tắc làm cơ sở cho dự thảo văn bản trình duyệt- những văn bản yêu cầu đề

+đánh số tờ.
+viết mục lục văn bản.
+viết tờ kết thúc.
* biên mục ngoài bìa:
+ghi tên cơ quan đơn vị lập hồ sơ.
+ghi số kí hiệu hồ sơ.
+ghi ngày tháng bất đầu và kết thúc.
+ghí số tờ; ghi thời hạn bảo quản.
5. đóng quyển:
hồ sơ sau khi biên mục xong cần đóng quyển để cố định trật tự sắp xếp các văn bản tài liệu trong hồ sơ,
giữ cho chúng khỏi bị mất bảo đảm thuận tiện cho việc nộp lưu và sử dụng lâu dài.
6. nộp lưu hồ sơ:
việp nộp lưu hồ sơ chỉ áp dụng đối với các hồ sơ theo quy trỡnh phải nộp lưu.
Câu 20
-trình bày khái niệm lập hồ sơ.
-các đặc trưng văn bản tài liệu để lập hồ sơ.
-vận dụng vào tình huống này.
hồ sơ đã nêu được lập dựa trên các đặc trưng cơ bản:
-đặc trưng về tên gọi: các văn bản có cùng tên loại là báo cáo.
-đặc trưng vấn đề: các văn bản đề cập đến một nội dung là công tác bảo vệ môi trường.
-đặc trưng tác giả: ubnd các quận.
- đặc trưng địa dư: các quận thuộc địa bàn hà nội.
*lưu ý: trong phần ôn tập có vấn đề "hãy lấy ví dụ một hồ sơ cụ thể để phân tích cách sắp xếp trong hồ sơ
công vụ" có thể lấy hồ sơ cộng tác quy hoạch ở một địa điểm nào đó và chỉ ra cách sắp xếp.
-theo trình tự giải quyết vấn đề: văn bản chỉ đạo, văn bản ……
-theo vấn đề kết hợp thời gian: văn bản về các bước, các giai đoạn quy hoạch…
công tác lưu trữ
Câu 21
tài liệu lữu trữ là những vật mang tin dưới dạng giấy vải, vỏ cây, da thú hoặc dưới dạng hình ảnh, âm
thanh được hình thành trong qúa trình hoạt động của cơ quan, cá nhân tiêu biểu có ý nghĩâ chính trị kinh

-tổ chức sử dụng tài liệu nhằm góp phần thực hiện tốt đường lối, chủ trương chính sách và những nhiệm
vụ chính trị của đảng và pháp luật của nhà nước đề ra trong từng gia đoạn.
hai chức năng này của công tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. thực hiện tốt chức năng bảo
quản sẽ tạo tiền đề để thực hiện chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu có hiệu quả. vì sao nói như vậy?
điều này có thể lý giải từ hai góc độ cơ bản: số lượng của tài liệu và tổ chức tài liệu. việc tổ chức và sử
dụng taì liệu sẽ không thể thực hiện hoặc thực hiện không có hiệu quả khi không có tài liệu lưu trữ có giá
trị, có ý nghĩa. tài liệu lưu trữ thiếu đồng bộ toàn diện các tài liệu lạc hậu sẽ không có tính hữu dụng trong
đời sống xã hội. mặt khác, tài liệu có giá trị nhưng được tổ chức thiếu khoa học, tản mạn, tuỳ tiện thì việc
tổ chức sử dụng sẽ gặp rất nhiều khó khăn dẫn đến sự tốn kém về thời gian, công sức. vô hình dung tính
hiệu quả, mục đích hiệu quả trong khai thác tài liệu không đạt được.
ngược lại, tổ chức sử dụng tốt phòng lưu trữ quốc gia, phòng lưu trữ cơ quan là động lực thúc đẩy thực
hiện chức năng bảo quản phòng tài liệu lưu trữ. thực chất chức năng tổ chức và sử dụng tạo ra ý nghĩa vai
trò của chức năng bảo quản? nó giải đáp cho câu hỏi bảo quản để làm gì? bảo quản tài liệu không thể có
mục đích tự thân mà xuất phát từ yêu cầu tổ chức và sử dụng. có đặt ra vấn đề tổ chức và sử dụng tài liệu
thì mới cần phải bảo quản tài liệu, lưu trữ tài liệu, tổ chức khoa học các loại văn bản giấy tờ. chức năng tổ
chức và sử dụng không đem lại những giá trị đích thực thì căn nguyên cắt nghĩa là chức năng bảo quản
được làm chưa tốt (tất nhiên vẫn có trường hợp tài liậu bảo quản tốt mà tổ chức và sử dụng yếu kém) và
đã phải hoàn thiện, phải đổi mới chức năng bảo quản.
có thể khẳng định rằng công tác lưu trữ của chúng ta dù đã cố gắng đổi mới hoàn thiện vẫn còn không ít
những yếu kém, thiếu sót. chỉ riêng chức năng bảo quản tài liệu cũng có nhiêù vấn đề cần phải khắc phục,
sửa chữa. nhiều tài liệu có giá trị trong lịch sử đã không được bảo quản lưu trữ tốt dẫn đến những hư hại
đáng tiếc không thể phục hồi (các quyết định chỉ đạo trong thời kỳ kháng chiến chống mỹ, pháp không
còn bản gốc chủ yếu được phục hồi theo trí nhớ của các nhân vật lịch sử). không ít tài liệu đã bị thất lạc
không được tập hợp, lưu giữ. mặt khác, các tài liệu được bảo quản lưu giữ được tổ chức thiếu khoa học
việc tổ chức sử dụng gặp nhiều khó khăn.
chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ càng được thực hiện kém hiệu quả. phạm vi sử dụng hạn hẹp
chủ yếu cho công tác nghiên cứu biên niên lịch sử mà chưa biến hành những "tri thức sống" hiện hữu
trong đời sống phục vụ thiết thực cho các hoạt động trong đời sống quốc gia. các hình thức tổ chức sử
dụng tài liệu tuy đa dạng mà thiếu chiều sâu chỉ phục vụ cho các mục đích nhỏ trước mắt là chủ yếu.
Câu 23

tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan nhà nước và xã
hội những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục,
văn hoá quân sự và phục vụ các quyền lợi chính đáng của nhân dân.
ý nghĩa:
-các tài liệu lưu trữ được sử dụng thiết thực vào đời sống, từ giá trị lý thuyết đến giá trị thực tiễn, tạ ra ý
nghĩa cho tài liệu lưu trữ.
-bảo đảm các tài liệu lưu trữ được sử dụng đúng mục đích, đúng hiệu quả.
-bảo đảm sự công bằng giữa các chủ thể trong xã hội về việc sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho đời sống
cá nhân.
các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ.
-tổ chức sử dụng tại phòng đọc.
-triển lãm tài liệu lưu trữ.
-cấp phát chứng nhận lưu trữ, bản sao lục và trích sao tài liệu lưu trữ.
-viết bài đăng báo phát thanh truyền hình.
-công bố tài liệu lưu trữ.
trong các hình thức tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ, hình thức viết bài đăng báo, phát thanh truyền hình
là hiệu quả nhất.
-tính thuyết phục cao của nội dung, hình thức sinh động; phạm vi lớn.
-tâm lí, tư duy truyền thống.
-tác động cố hữu của vấn đề dư luận xã hội.
-sự đa dạng phong phú được đề cập qua các phương tiện thông tin đại chúng.
Câu 25
chỉnh lý khoa học tài liệu là sự kết hợp một cách chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu
trữ: phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu để tổ chức khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo quản và
sử dụng chúng toàn diện và có hiệu quả nhất.
*ý nghĩa: làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho toàn bộ công tác lưu trữ đặc biệt
là xây dựng hệ thống các công cụ trư cứu khoa học nhằm khai thác triệt để, toàn diện tài liệu ở các phòng
kho lưu trữ.
*nguyên tắc:
-chỉnh lý theo phông.