MỤC LỤC
Danh mục bảng, biểu, sơ đồ, hình vẽ
Mở đầu
Chương 1 – Cơ sở lý luận về quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. .3
1.1 Những vấn để cơ bản về hoạt động nhập khẩu hàng hoá ở Doanh
nghiệp...............................................................................................................3
1.1.1 Nhập khẩu và hợp đồng nhập khẩu..................................................3
1.1.2 Nội dung cơ bản của hợp đồng nhập khẩu hàng hoá.......................3
1.1.3 Các hình thức nhập khẩu .................................................................4
1.1.3.1 Nhập khẩu trực tiếp...................................................................4
1.1.3.2 Nhập khẩu uỷ thác....................................................................4
1.1.3.3 Nhập khẩu tái xuất....................................................................4
1.2 Nội dung quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá..........................4
1.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu.................................................................4
1.2.2 Mở L/C.............................................................................................5
1.2.3 Thuê tàu lưu cước............................................................................6
1.2.4 Mua bảo hiểm.................................................................................7
1.2.5 Làm thủ tục hải quan........................................................................8
1.2.5.1 Thông quan truyền thống..........................................................9
1.2.5.2 Thông quan điện tử...................................................................9
1.2.6 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá....................................................10
1.2.7 Thanh toán.....................................................................................10
1.2.8 Giao hàng cho khách (chủ hàng nội địa).......................................11
1.2.9 Khiếu nại và xử lý vi phạm hợp đồng............................................11
1.3 Những nhân tố tác động đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết
bị văn phòng..................................................................................................12
1
1.3.1 Một số quy định nhà nước về việc nhập khẩu thiết bị văn phòng. 12
1.3.2 Đặc điểm của hàng hoá ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập
khẩu thiết bị văn phòng...........................................................................12
1.3.3 Phương thức và điều kiện thanh toán quốc tế................................14

hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà..................................................43
3.1 Mục tiêu, phương hướng phát triển của Công ty.............................43
3.1.1 Phương hướng phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà.......43
3.1.2 Kế hoạch mục tiêu năm 2008.........................................................45
3.2 Một số biện pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng
hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà....................................................... 45
3.2.1 Một số cải tiến trong quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu hàng
hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà...................................................... 45
3.2.1.1 Trong nghiệp vụ mở L/C........................................................45
3.2.1.2 Trong nghiệp vụ thanh toán....................................................46
3.2.1.3 Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan....................................47
3.2.2 Biện pháp tổ chức quản lý hợp đồng nhập khẩu ...........................48
3.2.3 Biện pháp khuyến khích động lực làm việc của các nhân viên
nghiệp vụ.................................................................................................50
3.2.4 Biện pháp hạn chế ảnh hưởng tiêu cực xuất phát từ nguyên nhân
khách quan..............................................................................................53
3.2.5 Biện pháp nâng cao trình độ cho nhân viên nghiệp vụ..................53
3.2.6 Biện pháp cải thiện nguồn vốn kinh doanh....................................55
3.2.7 Áp dụng thương mại điện tử vào việc kinh doanh của công ty.....56
3.2.8 Thiết lập bộ phận nghiên cứu thị trường........................................58
3
3.3 Các điều kiện thực hiện..................................................................... 61
3.3.1 Kiến nghị về các chính sách kinh tế đặc biệt là chính sách thuế...62
3.3.2 Kiến nghị với cơ quan hải quan.....................................................62
3.3.3 Kiến nghị với các ban ngành liên quan..............................................
Kết luận..........................................................................................................64
Tài liệu tham khảo........................................................................................66
4
DANH MỤC BẢNG BIỂU
1. Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

Bài viết của tôi gồm 3 phần chính:
Chương I : Cơ sở lý luận về quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá.
Chương II : Phân tích quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty
TNHH Tân Hồng Hà.
Chương III : Một số biện pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu
hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà.
6
Vì kiến thức lý luận và thực tế còn nhiều hạn chế, bài viết của tôi chắc chắn
không tránh khỏi sai sót. Mong nhận được sự đóng góp từ thầy cô và các bạn.
7
CHƯƠNG 1 - CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP
KHẨU HÀNG HOÁ
1.1 Những vấn để cơ bản về hoạt động nhập khẩu hàng hoá ở Doanh
nghiệp
1.1.1 Nhập khẩu và hợp đồng nhập khẩu
1.1.1.1 Nhập khẩu:
Nhập khẩu là việc quốc gia này mua hàng hóa và dịch vụ từ quốc gia khác.
Nói cách khác, đây chính là việc nhà sản xuất nước ngoài cung cấp hàng hóa
và dịch vụ cho người cư trú trong nước.
1.1.1.2 Hợp đồng nhập khẩu:
Hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán ở hai nước
khác nhau.Trong đó quy định, bên bán phải cung cấp hàng hóa và chuyển
giao quyền sở hữu và các chứng từ có liên quan cho bên mua và bên mua phải
thanh toán tiền hàng.
1.1.2 Nội dung cơ bản của hợp đồng nhập khẩu hàng hoá:
Một hợp đồng nhập khẩu hàng hoá thường gồm ba phần: phần mở đầu,
phần nội dung và kết thúc.
Phần mở đầu: các chủ thể của hợp đồng, căn cứ pháp lý, địa điểm ngày
tháng ký kết hợp đồng và mục đích ký kết hợp đồng,
Phần nội dung bao gồm các điều khoản hợp đồng. Các điều khoản chủ yếu

không được phép nhập khẩu thì nhập khẩu là trái phép. Những mặt hàng này
thường liên quan đến vấn đề an ninh, quốc phòng như vũ khí quân sự (súng,
9
đạn,…) hay những văn hoá phẩm đồi truỵ, ảnh hưởng đến thuần phong mỹ
tục của quốc gia. Theo nghị định 12/2006/NĐ-CP, đối với những mặt hàng
nhập khẩu phải xin giấy phép thì đơn vị nhập khẩu phải xin giấy phép của Bộ
Thương mại hoặc các Bộ quản lý chuyên ngành. Còn các hàng hoá khác ngoài
các hàng hoá cấm nhập, tạm ngừng nhập và các hàng hoá không thuộc quy
định tại các khoản mục riêng thì chỉ phải làm thủ tục thông quan tại cửa khẩu.
Đối với hàng hoá thuộc danh mục quản lý theo hạn ngạch, bộ Thương mại sẽ
công bố lượng hạn ngạch và dưới sự chỉ đạo của bộ Tài chính, phối hợp với
các bộ và cơ quan quản lý sản xuất xác định mức thuế nhập khẩu trong hạn
ngạch và ngoài hạn ngạch.
1.2.2 Mở L/C:
Thư tín dụng (L/C): là cam kết của ngân hàng đối với người nhập khẩu sẽ
thanh toán một số tiền nhất định, trong một thời gian nhất định cho người xuất
khẩu nếu họ xuất trình được bộ chứng từ phù hợp với điều khoản và điều kiện
của thư tín dụng.
Nếu hai bên thoả thuận sẽ thanh toán bằng thư tín dụng, thì công việc đầu tiên
của người nhập khẩu là đến ngân hàng viết đơn xin mở L/C và nộp tại ngân
hàng một số giấy tờ sau:
∗ Ðối với L/C at sight:
+ Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng hoá được quản lý bằng giấy phép)
Quota (đối với hàng quản lý bằng hạn ngạch)
+ Hợp đồng nhập khẩu (bản sao)
+ Ðơn xin mở L/C at sight (theo mẫu in sẵn của Ngân hàng). Cơ sở viết
đơn là hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết.
∗ Ðối với L/C trả chậm:
10
+ Giấy phép nhập khẩu (nếu có) hoặc quota nhập

thương mại quốc tế. Để quá trình nhập hàng hiệu quả nhất, người thuê
phương tiện vận tải thường uỷ thác cho một doanh nghiệp chuyên kinh doanh
dịch vụ giao nhận. Các doanh nghiệp này chuyên môn trong lĩnh vực giao
nhận có kỹ năng nghiệp vụ hơn và ít tốn kém về chi phí hơn và doanh nghiệp
nhập khẩu sẽ giảm bớt được các bước trong quá trình nhận hàng như lưu kho,
kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá…
1.2.4 Mua bảo hiểm
Có ba điều kiện bảo hiểm chính là bảo hiểm mọi rủi ro, bảo hiểm có tổn
thất riêng và bảo hiểm miễn tổn thất riêng. Ngoài ra, còn có một số điều kiện
bảo hiểm phụ như bảo hiểm rò gỉ, mất trộm, mất cắp,…Bên cạnh đó còn một
số điều kiện bảo hiểm đặc biệt như bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình công,
bạo loạn…Người mua bảo hiểm phải dựa vào điều khoản hợp đồng, tính chất
hàng hoá, tính chất bao bì và phương tiện vận tải, loại tàu chuyên chở để lựa
chọn điều kiện cho phù hợp. Trong điều kiệm cơ sở giao hàng chỉ có hai điều
kiện là người bán phải có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá là CIF đối với
hàng hoá vận chuyển bằng đường biển, và CIP đối với hàng hoá vận chuyển
đa phương thức. Thường nếu trong hợp đồng không thoả thuận về điều kiện
bảo hiểm, người bán sẽ mua bảo hiểm theo điều kiện C (điều kiện tối thiểu để
tiết kiệm chi phí). Nhưng khi hàng hoá vận chuyển gặp phải rất nhiều rủi ro
không lường trước được, nhất là hàng hoá chuyên chở bằng đường biển như
gặp bão lũ, chiến tranh, cướp biển. Nói chung người nhập khẩu không có
12
trách nhiệm phải mua bảo hiểm cho hàng hoá chuyên chở, nhưng đôi khi để
người nhập khẩu vẫn mua, để phòng tránh rủi ro cho mình. Ví dụ: nhập khẩu
theo FOB hay CFR người mua không có trách nhiệm (đối với người bán) phải
ký hợp đồng bảo hiểm, nhưng vì người mua có thể sẽ có thể phải chịu rủi ro
về mất mát hoặc hư hỏng hàng hoá kể từ thời điểm giao hàng qua lan can tàu,
nên thường người mua vẫn ký hợp đồng bảo hiểm hàng hoá để phòng các rủi
ro đã nói ở trên xảy ra sẽ được công ty bảo hiểm bồi thường một phần tổn
thất. Người nhập khẩu có thể mua bảo hiểm của hãng bảo hiểm nước ngoài

Người nhập khẩu phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện
hàng và nộp thủ tục phí hải quan để nhân viên hải quan kiểm tra giám sát
hàng hoá. Sau khi kiểm tra thực tế hàng hoá, các doanh nghiệp nhập khẩu
phải thực hiện các quyết định của hải quan một cách nghiêm túc.
1.2.5.2 Thông quan điện tử:
Thông quan điện tử bao gồm 3 bước. Cũng tương tự như thông quan truyền
thống, nhưng thủ tục khai báo hải quan được đơn giản và nhanh chóng hơn,
do doanh nghiệp nhập khẩu có thể khai báo ở bất cứ đâu, vào bất cứ thời gian
nào, chỉ cần đăng ký tham gia thủ tục hải quan điện tử, và tự tạo thông tin
khai hải quan điện tử trên máy tính theo đúng các tiêu chuẩn và khuân dạng
chuẩn của tổng cục hải quan Hạn chế tình trạng quá tải tại các cửa khẩu, hay
áp lực đối với cán bộ hải quan do số lượng công việc nhiều nhưng số cán bộ
hải quan lại có hạn. Thêm một điểm khác biệt nữa là doanh nghiệp nhập khẩu
phải in và lưu chứng từ điện tử ra giấy trong thời hạn 5 năm (đảm bảo tính
14
chính xác, không bị thay đổi của thông tin do bị hacker phá hoại) thuận tiện
cho công việc kiểm tra sau thông quan hay phúc tập hải quan.
1.2.6 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá
- Người nhập khẩu phải nhận được bộ chứng từ do người bán gửi tới và
chuẩn bị kho bãi, phương tiện, đội ngũ xếp dỡ hàng hoá.
- Nhận thông báo sẵn sàng xếp dỡ của hãng tàu và ký chấp nhận.
- Xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu để họ thu lại và cấp
cho người mua lệnh giao hàng.
- Kiểm tra hầm tàu, tình trạng hàng hoá sau đó tiến hành dỡ hàng, nhận
hàng và làm quyết toán với tàu.
- Nếu phát hiện hàng bị đổ vỡ hoặc hư hỏng sẽ phải lập biên bản hàng đổ
vỡ.
- Nếu hàng bị thiếu so với xác nhận trên vân đơn thì sẽ lập biên bản chứng
nhận hàng thiếu.
- Nếu thấy nghi ngờ hàng tổn thất, mất mát lập thư dự kháng

điểm…Tuy nhiên, việc thực hiện hợp đồng là do cả hai bên với sự tham gia
của người vận tải, chịu ảnh hưởng của một số điều kiện khách quan. Doanh
nghiệp nhập khẩu sau khi nhận hàng phải tiến hành kiểm tra thực tế hàng hoá.
Nó giúp doanh nghiệp kiểm tra hàng hoá có đúng về chủng loại, số lượng,
chất lượng mà hai bên thoả thuận trong hợp đồng hay không, có mất mát tồn
thất gì trong quá trình vận chuyển hay không. Nếu nhận được hàng hoá không
đúng yêu cầu, để đảm bảo quyền lợi của mình người nhập khẩu có thể khiếu
nại. Trước khi khiếu nại, người nhập khẩu nên xem xét hàng hoá tổn thất mất
16
mát là do nguyên nhân nào, để từ đó tìm được đối tượng khiếu nại. Ðối tượng
khiếu nại là người xuất khẩu nếu giao hàng thiếu về số lượng chất lượng hoặc
không đúng chủng loại, bao bì không phù hợp, hàng giao không đồng bộ,
chậm giao hàng,…Ðối tượng khiếu nại là đơn vị vận tải nếu hàng hoá tổn thất
trong quá trình vận chuyển. Ðối tượng khiếu nại là công ty bảo hiẻm nếu hàng
hoá - đối tượng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, cướp biển, tại nạn bất
ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba, khi những rủi ro này nằm trong phạm vi
được bảo hiểm. Nếu tổn thất thuộc những rủi ro được bảo hiểm thì doanh
nghiệp nhập khẩu yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định. Đối với
những trường hợp khác không thuộc rủi ro của bảo hiểm, doanh nghiệp phải
yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập thư giám định,
để có thể khiếu nại người bán, hoặc người chuyên chở. Một bộ hồ sơ khiếu
nại bao gồm: đơn khiếu nại, một số bằng chứng về việc tổn thất hàng hoá
(như biên bản hàng đổ vỡ, biên bản chứng nhận hàng thiếu, thư dự kháng),
hoá đơn thương mại, vận đơn, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm)
v.v...Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể kiện
nhau ra toà án hoặc hội đồng trọng tài giải quyết.
1.3 Những nhân tố tác động đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị
văn phòng
1.3.1 Một số quy định nhà nước về việc nhập khẩu thiết bị văn phòng
Mặt hàng nhập khẩu kinh doanh của công ty là các thiết bị văn phòng như

bị ngấm nước hay trầy xướt, chất lượng, giá cả hàng hoá giảm đi rõ rệt. Đòi
hỏi phải có đội ngũ kỹ thuật trình độ cao, có khả năng sửa chữa, bảo hành,
18
bảo dưỡng sản phẩm, thường xuyên được cập nhật thông tin sản phẩm mới và
đào tạo, đào tạo lại trong nước cũng như quốc tế.
Mặt hàng thiết bị văn phòng là mặt hàng chưa sản xuất được, hiện tại vẫn
còn nhập khẩu nước ngoài, cho nên bị động vào khả năng cung ứng của đối
tác nước ngoài.
Hàng hoá thường có giá trị cao cho nên được đối tác giảm giá, cho hưởng
chiết khấu thương mại hay gia hạn thanh toán, thanh toán thành nhiều lần,
hoặc thanh toán theo kỳ.
Do sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, rút ngắn chu kỳ sống
sản phẩm. Ngày càng nhiều các sản phẩm thiết bị văn phòng ra đời, tân tiến
hơn về công dụng, mẫu mã, chất lượng và đặc biệt giá thành hạ. Cho nên đòi
hỏi công ty phải có kế hoạch tiêu thụ chính xác tránh tình trạng bán không
được hoặc bán chậm, gây ứ đọng vốn và sự dụng không hiệu quả đồng vốn.
1.3.3 Phương thức và điều kiện thanh toán quốc tế
Tuỳ từng phương thức và điều kiện thanh toán, mà người nhập khẩu phải
tiến hành các công việc khác nhau. Ví dụ: D/A – ký chấp nhận hối phiếu để
nhận chứng từ, D/P thanh toán tiền hối phiếu để nhận chứng từ. Thanh toán
bằng thư tín dụng: Nếu không ký quỹ hoặc chỉ ký quỹ một tỷ lệ nhất định,
doanh nghiệp phải thanh toán cho ngân hàng mở L/C để họ giao chứng từ và
ký hậu vận đơn. Còn nếu ký quỹ đủ 100% giá trị L/C: thông thường ngân
hàng không kiểm soát bộ chứng từ, người mua có thể nhận bộ chứng từ trực
tiếp từ người bán. Thanh toán bằng CAD: Ngân hàng thanh toán tiền cho
người bán rồi mới tiến hành chuyển bộ chứng từ cho người mua.
1.3.4 Các điều kiện thương mại quốc tế
Incoterm quy định một số nghĩa vụ cụ thể bắt buộc cho hai bên như nghĩa
vụ của người bán là phải đặt hàng dưới quyền định đoạt của người mua hay
19

Thông thường thì khai báo hải quan xuất khẩu thuộc về người bán và khai báo
hải quan nhập khẩu thuộc về người mua. Trừ nhập khẩu theo điều kiện E
(giao hàng tại xưởng của người bán) thì người mua phải lo cả thủ tục thông
quan xuất khẩu và điều kiện nhóm D người bán phải lo thủ tục thông quan
hàng nhập.
Hay trong trường hợp người nhập khẩu khi muốn nhập hàng về nhanh
trong một ngày cụ thể nào đó để tung ra thị trường trong nước bán với giá cao
do thị trường nội địa đang khan hiểm hàng, nên quy định trong hợp đồng các
điều kiện sau: DES, DEQ, DDU, DDP vì trong các điều kiện trên người bán
phải giao hàng đến tận nước đến của người mua. Người mua sẽ nhận được
hàng vào một ngày cụ thể quy định trong hợp đồng, nếu không người bán sẽ
phải bồi thường thiệt hại do vi phạm hợp đồng. Nếu người mua muốn hàng về
đúng ngày nhưng lại quy định trong hợp đồng trong hợp đồng nhập khẩu theo
điều kiện nhóm C, người bán giao hàng lên tàu đúng thời hạn (đã hoàn thành
nghĩa vụ giao hàng đúng quy định – không vi phạm hợp đồng), nhưng do tàu
không đủ điều kiện đi biển chuyên chở, dẫn đến giao hàng muộn, gây thiệt hại
cho người mua. Tuy nhiên, trong trường hợp này người mua không thể kiếu
kiện người bán vì người bán đã giao hàng đúng ngày giờ quy định trong hợp
đồng, hay xuất trình bộ chứng từ phù hợp với thư tín dụng
1.3.5 Đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu
Những đặc điểm ảnh hưởng nhiều nhất đến nghiệp vụ tổ chức thực hiện
hợp đồng nhập khẩu là đặc điểm về phương thức nhập khẩu và đặc điểm về
nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu.
21
∗ Đặc điểm về phương thức nhập khẩu
Nếu nhập khẩu theo phương thức trực tiếp (nhập khẩu trực tiếp) là chủ yếu
thì trong quá trình thực hiện nghiệp vụ không cần thực hiện công đoạn giao
hàng cho đơn vị đặt hàng trong nước.
Nếu nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu uỷ thác là chính thì công ty
phải căn cứ vào hợp đồng uỷ thác được ký kết với khách hàng trong nước để

do họ gây ra. Dù thế nào đi chăng nữa cũng ảnh hưởng đến việc nhận hàng
của Công ty TNHH Tân Hồng Hà, dẫn tới việc công ty không thể giao hàng
đúng thời gian quy định trong hợp đồng với khách (chủ hàng nội địa).
Nếu tình hình cung - cẩu trên thị trường ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp
đồng trong nước của công ty thì tỷ giá hối đoái lại ảnh hưởng đến khâu thanh
toán. Biến động về tỷ giá sẽ ảnh hưởng đến một loạt các thay đổi trong hoạt
động của ngân hàng, do các giao dịch của ngân hàng liên quan đến ngoại tệ
đều dựa trên cơ sỏ tỷ giá hối đoái hiện hành. Việc điều chỉnh các văn bản
thanh toán cho phù hợp cho tỷ giá mới sẽ tốn nhiều thời gian hơn, do đó sẽ
khiến cho khâu thanh toán bị kéo dài. Như vậy công ty chưa có bộ chứng từ
để nhận hàng và sẽ làm trễ thời gian giao nhận hàng ở cảng. Thêm vào đó,
công ty có thể chịu rủi ro do tỷ giá biến động tỷ giá. Ví dụ: đồng đô la lên giá,
khiến công ty phải thanh toán nhiều hơn dự tính.
Quan hệ kinh tế chính trị giữa Việt Nam và các nước nhập khẩu cũng là
vấn đề cần phải bàn đến vì nó sẽ ảnh hưởng đến khâu vận chuyển hàng hoá
nhiều nhất. Nếu có trục trặc nào đó có thể một tàu chở hàng sẽ bị giữ lại tại
một cảng nước ngoài hoặc ngân hàng nước ngoài sẽ đóng băng tài khoản của
23
phía Việt Nam. Các ảnh hưởng này nghiêm trọng đến mức có thể dẫn đến huỷ
hợp đồng.
24
CHƯƠNG 2 - PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU
HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY TNHH TÂN HỒNG HÀ
2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Tân Hồng Hà
2.1.1 Quá trình hình thành phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà
Ra đời cùng với sự phát triển của đất nước, Công ty Tân Hồng Hà đã khắc
phục mọi khó khăn, phấn đấu vươn lên bằng chính nội lực của mình, cho đến
hôm nay đã trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung
cấp thiết bị văn phòng và dịch vụ kỹ thuật.
Năm 1994: Thành lập Cửa hàng thiết bị máy văn phòng - Số 4 Ðinh Công