Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
LỜI MỞ ĐẦU
Như chúng ta đã biết hoạt động quản lý là hoạt động đòi hỏi nhiều năng
lực và tư duy trong đó chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp tùy theo quy
mô tổ chức mà đó là một bộ phận hay là một cá nhân.
Quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống
xã hội. Nó đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa cơ quan cấp
trên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với những nhân viên trong
cơ quan. Mỗi cơ quan quản lý hành chính nhà nước thực hiện chức năng
trong khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua các quyết định trong hệ
thống hành chính và những mối quan hệ công tác bên ngoài. Do đó, bộ máy
trợ giúp của cơ quan quản lý hành chính nhà nước là yếu tố được quan tâm
như một điểm trọng tâm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ
quan. Trong đó công tác văn thư - Lưu trữ là một hoạt động có ý nghĩa rất
quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản
lý hành chính Nhà nước. Đồng thời đây cũng là công việc không thể thiếu
được trong hoạt động của các cơ quan, nhất là trong công cuộc đổi mới Nhà
nước ta hiện nay. Đặc biệt là trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc
gia không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư
lưu trữ trong các cơ quan từ cấp trung ương đến địa phương. Do đó, công tác
văn thư- lưu trữ trong các cơ quan luôn được quan tâm, bởi đó là công tác
đảm bảo hoạt động quản lý hành chính Nhà nước thông quan các văn bản, tài
liệu. Việc làm tốt công tác văn thư - Lưu trữ thì không những giải quyết công
việc được nhanh chóng, chính xác mà nó còn đảm bảo cung cấp kịp thời và
chính xác những thông tin trên mọi lĩnh vực và đảm bảo bí mật cho cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để
phù hợp. Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ, trong lĩnh
vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có
chủ trương chính sách ngày càng hiện đại hóa công tác này, nhằm thực hiện
tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
kiến thức chuyên môn cũng như kinh nghiêm thực hành.
Để có cơ sở cho việc đánh giá kết quả đợt thực tập, em đã tiến hành làm
báo cáo thu hoạch qua quá trình khảo sát thực tế tại Ủy ban nhân dân xã
Hương Phong. Bài báo cáo thu hoạch gồm có 03 phần:
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Phần I: Nghiên cứu, khảo sát tình hình công tác văn thư, quản trị văn
phòng và công tác lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân xã Hương Phong.
Phần II: Khảo sát về tình hình thực tế công tác văn thư, quản trị văn
phòng và công tác lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân xã Hương Phong.
Phần III: Kết quả thực hành các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư,
quả trị văn phòng và công tác lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân xã Hương Phong.
Trong quá trình thực tập và làm báo cáo chắc chắn sẽ không tránh khỏi
những thiếu sót. Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp chân thành của
lãnh đạo cơ quan Ủy ban nhân dân xã Hương Phong, của cán bộ hướng dẫn
cũng như của các thầy, cô giáo hướng dẫn của trường Đại học Khoa học xã
hội Nhân văn Hà Nội để giúp bản thân hoàn thành bài báo cáo tốt nghiệp.
Cuối cùng, em xin gửi lời chúc, lời cám ơn đến lãnh đạo cơ quan, các
cán bộ trong cơ quan cùng quý thầy, cô giáo đã giúp em hoàn thành đợt thực
tập và hoàn thành xong báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành Lưu trữ học -
Quản trị văn phòng.
Em xin chân thành cám ơn!
Hương Phong, ngày 15 tháng 7 năm 2014
Sinh viên thực tập
Đặng Thị Thu Hiền
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
sách khác trên địa bàn.
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Hương Phong
- UBND xã Hương Phong có nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên tất cả các
lĩnh vực ở địa phương như: nông - ngư nghiệp; tiểu thủ công nghiệp; thương
mại dịch vụ; văn hoá xã hội; giáo dục y tế; khoa học công nghệ; môi trường
và đặc biệt là chăm lo cho đời sống nhân dân.
- Đảm bảo an ninh chính trị trật tự an toàn xã hội. Thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân, quản lý hộ tịch hộ khẩu ở địa
phương và quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương .
- Tổ chức biên chế đội ngũ cán bộ Nhà nước có tư cách chính trị, có
nghiệp vụ chuyên môn và có chế độ bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của
cấp trên.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà của quyền lợi ích hợp pháp
cho người dân, cơ quan, chống tham ô tham nhũng và các tệ nạn xã hội khác.
- Tổ chức tuyên truyền cho nhân dân về chủ trương, chính sách của
Đảng, pháp luật của nhà nước và các quy định của địa phương.
- UBND xã Hương Phong chịu trách nhiệm báo cáo trước HĐND xã và
UBND thị xã về hoạt động của mình.
2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Hương Phong
UBND xã Hương Phong do HĐND xã cùng cấp bầu ra gồm :
- Chủ tịch: Phụ trách chung - nội chính
- 02 Phó chủ tịch : Một Phó Chủ tịch phụ trách kinh tế và một Phó Chủ
tịch phụ trách Văn hoá - Xã hội
- Các đồng chí uỷ viên Uỷ ban nhân dân
UBND xã Hương Phong gồm có 07 bộ phận chuyên môn trực thuộc
UBND xã đó là :
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
- Văn phòng HĐND &UBND xã
- Bô phận Địa chính - Xây dựng
nước; giúp Chủ tịch UBND xã tổ chức điều hoà, phối hợp hoạt động của các
bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã, các thôn, trường học, trạm y tế, hợp
tác xã trên địa bàn của UBND, Chủ tịch UBND xã; đảm bảo các điều kiện
vật chất kỹ thuật cho hoạt động cho HĐND & UBND xã.
- Theo dõi đôn đốc các bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã trong việc
thực hiện các công việc của UBND xã. Bao gồm: Dự thảo các quyết định, kế
hoạch, báo cáo thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng an ninh và các dự
thảo khác.
- Thu thập cung cấp và xử lý thông tin thực hiện chế độ báo cáo thường
xuyên, kịp thời chính xác phục vụ công tác của HĐND & UBND.
- Theo dõi đôn đốc các hoạt động của các thôn, các trường, trạm y tế và
các hợp tác xã trong việc thực hiện các công việc do UBND xã gia, tham gia
góp ý trong quá trình xây dựng các đề án do cấp trên ban hành.
- Tổ chức thực hiện các mối liên hệ giữa HĐND & UBND với các tổ
chức đoàn thể nhân dân.
- Tham mưu giúp UBND xã về công tác thi đua khen thưởng và văn thư
- lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tiếp xúc cử tri, chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND &
UBND, thực hiện công tác bầu cử theo quy định của pháp luật.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND &UBND, quản
lý công tác hành chính văn thư và cơ sở vật chất trang thiết bị làm việc trong
cơ quan UBND xã.
- Thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của UBND xã tại các quyết
định cụ thể và theo sự phân công của chủ tịch UBND xã.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
3.3. Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của văn phòng
HĐND&UBND xã Hương Phong
Văn phòng UBND xã Hương Phong được tổ chức thống nhất và làm
việc theo sự chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND xã. Cán bộ văn phòng
chung với nhau. Cơ quan Ủy ban nhân dân xã Hương Phong cũng vậy để hạn
chế việc lãng phí thời gian đi lại và công sức trong phối hợp giải quyết công
việc giữa các bộ phận chuyên môn nên ở văn phòng cơ quan Ủy ban nhân
dân xã Hương Phong có bộ phận Tư pháp - Hộ tịch, bộ phận Địa chính - Xây
dựng cùng sử dụng chung trong một phòng và phòng này được gọi là bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân xã Hương Phong đã tạo
điều kiện cho các công chức phát huy được tính sáng tạo, tự chủ và hoàn
thành tốt nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất.
Tùy vào chức năng, nhiệm vụ của mình mà các bộ phận hoạt động, đặt
dưới sự điều hành của lãnh đạo UBND xã.
* Ưu điểm: Dễ điều hành công việc, dễ kiểm tra, điều động trang thiết
bị, phương tiện làm việc.
* Nhược điểm: Các bộ phận khó tập trung trong việc giải quyết công việc
của mình do ở đây có các bộ phận dùng chung phòng, số lượng người dân đến
liên hệ công việc nhiều nên có lúc giải quyết công việc còn để kéo dài.
2.2. Tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng:
Bản thân, qua thời gian thực tập tại cơ quan UBND xã Hương Phong
nhận thấy:
Hầu hết, cán bộ, công chức trong văn phòng là người chủ động thu
thập thông tin, các văn bản chỉ đạo của cấp trên, theo dõi thống kê các số
liệu, tư liệu liên quan đến công việc của mình để tham mưu đề xuất giải
quyết công việc một cách chính xác, đúng pháp luật và phù hợp với tình
hình của địa phương.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Chấp hành nghiêm chỉnh sự phân công công việc của lãnh đạo. Ý thức
làm việc phần lớn tương đối tốt, có trách nhiệm; mối quan hệ giữa các cán
bộ, công chức là quan hệ cộng tác, phối hợp trong giải quyết công việc; cán
bộ, công chức đi làm đảm bảo thời gian, nghỉ phép đúng theo quy định, có ý
thức chấp hành tốt các nội quy, quy chế làm việc của cơ quan, đấu tranh
thông tin cho lãnh đạo và cán bộ, công chức.
Nhìn chung các trang thiết bị trong văn phòng của UBND xã Hương
Phong sắp xếp tương đối hợp lý, đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải
quyết công việc một cách nhanh chóng hiệu quả, chính xác và thuận tiện với
tất cả các công văn giấy tờ đi - đến.
III. Tổ chức và biên chế của văn thư chuyên trách
Do Chủ tịch UBND thị xã Hương Trà quyết định dựa trên cơ sở biên
chế hành chính của UBND xã Hương Phong theo Nghị định 92/2009/NĐ-CP
về chức danh, số lượng, một số chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức
ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp
xã. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Hương Phong hình thành
các bộ phận công tác có trách nhiệm tham mưu, giải quyết các công việc
được phân công cụ thể, rõ ràng. Bộ phận văn phòng UBND xã theo Nghị
định 92/2009/NĐ-CP được biên chế với 02 công chức. Theo sự phân công có
01 công chức phụ trách lĩnh vực văn thư - lưu trữ của UBND xã.
Ngoài công chức phụ trách văn thư - lưu trữ của cơ quan, các bộ phận
chuyên môn không có văn thư riêng. Bộ phận chuyên môn nào thì có trách
nhiệm soạn thảo, ban hành các văn bản và chuyển cho công chức phụ trách
văn phòng của cơ quan xem xét thẩm quyền và nội dung sau đó chuyển cho
văn thư chung của cơ quan đăng ký và chuyển giao.
* Nhận xét: Nhìn chung công tác văn thư được bố trí theo đúng chuyên
môn, nghiệp vụ và được tổ chức một cách hợp lý.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Lãnh đạo cơ quan quan tâm chú trọng đến công tác văn thư. Đã ban
hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư như: ban
hành quy chế văn thư - lưu trữ. Thường xuyên tổ chức cho văn thư đi tập
huấn về công tác văn thư - lưu trữ. Bộ phận văn thư là nơi giao dịch và tiếp
nhận mọi văn bản của các cơ quan, cá nhân nên được bố trí ở vị trí ở cạnh
cửa ra vào của cơ quan nhằm thuận tiện và thích hợp cho việc giao dịch và
khái quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa.
Xác định được tên loại văn bản và đối tượng của văn bản.
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn
thiện bản thảo về thể thức và ngôn ngữ.
Bước 3: Thông qua lãnh đạo.
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định.
UBND xã Hương Phong là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước ở địa
phương, thực hiện chức năng chỉ đạo điều hành hoạt động kinh tế - xã hội,
an ninh quốc phòng ở địa phương theo thẩm quyền. Được phép ban hành
nhiều loại văn bản thuộc thẩm quyền của xã như: Quyết định, báo cáo, chỉ
thị, thông báo, tờ trình, công văn, biên bản, giấy giới thiệu, giấy đi đường,
giấy mời, kế hoạch.
Nhìn chung công tác xây dựng và ban hành văn bản của UBND xã đúng
với quy định của Nhà nước, khá chặt chẽ, khoa học. Đặc biệt sau khi có
thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, việc ban hành văn bản được
cải tiến về chất lượng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đúng
với quy định của Nhà nước.
Số lượng văn bản ban hành trong một năm đối với từng loại, cụ thể:
* Văn bản HĐND ban hành:
Tên loại văn bản Số lượng văn bản ban hành trong năm
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
2009 2010 2011 2012 2013
Nghị quyết QPPL 02 02 02 02 02
Nghị quyết 0 0 0 0 0
Quyết định 0 0 0 0 0
Báo cáo 03 02 02 04 04
Thông báo 04 03 03 04 04
bản đi của UBND xã gồm có các bước sau :
a. Soạn thảo văn bản
Trong công tác văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quan
trọng. Trong năm 2013, văn phòng đã phối hợp với các bộ phận chuyên môn
tham mưu cho UBND xã ban hành 594 văn bản các loại. Hầu hết các văn
bản soạn thảo đều đúng với nội dung và thể thức do Nhà nước quy định.
* Nhận xét: Qua khảo sát thực tế tại Văn phòng HĐND&UBND xã
Hương Phong tôi nhận thấy công tác soạn thảo văn bản được tiến hành đúng
quy trình thủ tục ban hành một văn bản. Văn bản được ban hành đúng đảm bảo
đúng quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải quyết
công việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định của nhà nước.
b. Kiểm tra và hoàn thiện văn bản
Sau khi soạn thảo xong các bộ phận chuyên môn chuyển văn bản cho
chủ tịch hoặc phó chủ tịch xem xét kiểm tra lại nội dung và văn phòng kiểm
tra thể thức trình bày. Nếu thấy có gì sai sót thì chuyển lại bộ phận chuyên
môn soạn thảo ra văn bản đó chỉnh sửa lại cho phù hợp.
c. Đánh máy
Văn bản sau khi được soạn thảo xong dựa vào bản gốc để đánh máy.
Khi đánh máy đòi hỏi phải đánh đúng nội dung của bản gốc, phải rõ ràng
đúng với quy định về thể thức và kỹ thật trình bày văn bản, văn bản đánh
xong được in ra để kiểm tra lại.
* Nhận xét: Qua khảo sát tôi thấy công tác đánh máy, in văn bản để ban
hành tại UBND xã Hương Phong được tiến hành tương đối đúng quy trình.
Văn bản được đánh máy đúng, rõ ràng, trình bày đúng kỹ thuật kích cỡ giấy
theo quy định của Nhà nước.
Lề trên: 20 - 25 mm
Lề dưới: 20 - 25 mm
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 15
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Lề trái: 30 - 35 mm
đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi trước khi gửi đi. Do số lượng văn bản ban
hành của UBND xã trong một năm không nhiều nên UBND xã chỉ dùng một
sổ đăng ký văn bản đi cho tất cả các loại. Tất cả các văn bản đi phải lấy số
riêng cho từng loại. Sau khi kiểm tra về thể thức văn bản, văn thư ghi số, ký
hiệu ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến hành đăng ký sổ văn bản được lấy
theo năm và theo tên loại văn bản. Mỗi loại văn bản đăng ký được ghi một số
nhất định, ghi ngày tháng văn bản chính là ngày văn bản được lưu hành. Số
được tính từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12
hằng năm. Ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng đăng ký vào sổ văn
bản phải giống nhau, khi ghi ngày, tháng, năm văn bản các ngày dưới 10 và
các tháng dưới 3 phải thêm số 0 vào phía trước để tránh sự nhầm lẫn có thể
xảy ra. Khi đăng ký văn thư ghi đầy đủ, đúng các cột, mục theo mẫu mà Nhà
nước quy định.
* Nhận xét:
Ưu điểm: Việc đăng ký văn bản đi bằng sổ ở UBND xã Hương Phong
thuận tiện cho việc quản lý văn bản đi, các văn bản được đăng ký vào sổ
chính xác, đủ thể thức. Văn thư thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ.
Trình tự quản lý văn bản đi của văn thư Văn phòng HĐND&UBND xã
Hương Phong cơ bản đã thực hiện theo các quy định của Nghị định
09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/02/2010 về sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi
tại công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước
ngày 18/7/2005.
Nhược điểm: Bên cạnh việc dễ làm thì đăng ký văn bản bằng sổ lại gây
khó khăn cho việc tra tìm như mất thời gian, tốn công khi cần thiết.
Mẫu số đăng ký công văn đi của UBND xã Hương Phong
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 17
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Số ký
Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký, đóng dấu, ghi số, ký
hiệu ngày tháng và đăng ký vào sổ. Văn bản đi được gửi ngay cho các đối
tượng liên quan theo đúng nguyên tắc kịp thời, chính xác đúng đối tượng,
tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản. Tuỳ vào số
lượng văn bản gửi đi mà văn thư photo sao cho đầy đủ số lượng. Những văn
bản gửi đi xa như gửi thị xã văn thư xếp văn bản đưa vào từng phong bì,
ngoài phong bì ghi rõ tên, địa chỉ của cơ quan hay cá nhân nhận. Thông
thường những phong bì này được gửi bằng đường bưu điện hay gửi trực tiếp
khi có người của UBND xã lên thị xã giao dịch công việc. Đối với các văn
bản có tính khẩn cấp thì văn thư chuyển trực tiếp lên thị xã.
Công việc chuyển giao văn bản đi được văn thư thực hiện một cách
khoa học, chặt chẽ chính vì vậy hầu hết các văn bản gửi đi theo đúng địa chỉ
ít khi xảy ra tình trạng văn bản bị thất lạc.
Đối với những văn bản ban hành mà đối tượng tiếp nhận là các bộ phận
chuyên môn trong Ủy ban thì việc chuyển giao được tiến hành bằng hình
thức chuyển giao đến tận bộ phận đó sau khi văn bản đã được kiểm tra đầy
đủ thủ tục và có chữ ký, con dấu hợp lệ.
* Nhận xét: Nhìn chung công tác chuyển giao văn bản đi của UBND xã
Hương Phong được thực hiện theo đúng nguyên tắc và được tiến hành nhanh
chóng đảm bảo văn bản gửi đi đúng địa chỉ, đúng thẩm quyền giải quyết
công việc, một cách nhanh chóng hiệu quả, nâng cao chất lượng quản lý Nhà
nước bằng văn bản.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
h. Sử dụng bản lưu để lập hồ sơ
Để phục vụ cho mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ
mục đích lâu dài, tất cả các văn bản của UBND xã làm ra đều được giữ lại 02
bản chính để lưu: một bản gửi cho đơn vị, bộ phận hoặc người thảo, một bản
lưu ở văn thư để lập hồ sơ. Mỗi loại văn bản để riêng một kẹp khác nhau,
văn thư có trách nhiệm tập hợp lại và làm thành một tập hồ sơ, tuỳ theo số
bản đến:
01 sổ đăng ký văn bản đến: HĐND
01 sổ đăng ký văn bản đến của UBND xã gồm tất cả các văn bản ở các
cơ quan khác gửi đến.
01 sổ đăng ký văn bản đến mật.
Qua quá trình khảo sát thực tế tại văn phòng HĐND&UBND xã Hương
Phong, cá nhân tôi đã được thực lĩnh những nghiệp vụ chủ yếu của công tác
văn thư của cơ quan. Quá trình quản lý và giải quyết văn bản đến theo trình
tự các bước sau:
a. Tiếp nhận kiểm tra văn bản đến
Về nguyên tắc tất cả các văn bản gửi đến đều phải tập trung tại văn thư
để kiểm tra xem xét cẩn thận về mặt số lượng và thủ tục. Văn thư sau khi
tiếp nhận văn bản phải kiểm tra xem thử văn bản đó có phải gửi cho cơ quan
mình không, nếu không phải trả lại cho nhân viên bưu điện. Nếu phát hiện
phong bì có hiện tượng bị mở hay bị rách thì văn thư phải lập biên bản trước
nhân viên bưu điện, đồng thời phải xin ý kiến của lãnh đạo để giải quyết. Khi
nhận văn bản từ nhân viên bưu điện văn thư phải ký nhận vào sổ ghi rõ số
lượng văn bản, ngày tháng nhận.
* Nhận xét: Văn bản đến cơ quan văn thư tiếp nhận và kiểm tra văn bản
một cách cẩn thận theo đúng thủ tục quy định của nhà nước.
b. Phân loại bóc bì văn bản đến
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 20
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Sau khi tiếp nhận kiểm tra văn bản đến văn thư tiến hành phân loại bóc
bì văn bản đến. Thông thường văn bản được phân ra thành 04 loại:
- Công văn gửi chung cho cơ quan như: UBND xã; HĐND xã;
- Gửi các chức danh như chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND xã; gửi cho
các cơ quan, đoàn thể trong cơ quan như Đảng ủy, Ủy ban mặt trận tổ quốc,
hội Phụ nữ…
- Công văn mật, khẩn
Chuyển:…………………………
Lưu hồ sơ số:…………………
* Nhận xét: Văn bản đến cơ quan cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu
đến cơ quan và ghi số và ngày tháng văn bản đến cơ quan theo đúng quy
định và thủ tục.
d. Đăng ký văn bản đến
Về nguyên tắc mọi văn bản đến phải đăng ký vào sổ văn bản đến kể cả
công văn gửi đích danh cũng được đăng ký vào sổ. Khi vào sổ văn thư ghi
chính xác đầy đủ nội dung các yếu tố thông tin trên văn bản như: số đến,
ngày đến, nơi gửi văn bản, số ký hiệu văn bản, tên loại và trích yếu nội dung.
Văn bản đến này nào được đăng ký vào sổ ngày đó.
Mẫu sổ đăng ký công văn đến của UBND xã Hương Phong
Ngày
tháng
đến
Số
đến
Nơi
gửi
Số,
ký
hiệu
Ngày
của
văn
bản
Tên loại
và trích
yếu nội
dung
Đồng thời nếu có vấn đề đột xuất xảy ra văn thư phải báo cáo cho lãnh
đạo UBND xã biết để xử lý.
* Nhận xét: Công tác kiểm tra, theo dõi giải quyết văn bản đến của
UBND xã Hương Phong được tiến hành rất tốt thông qua vào sổ theo dõi
giải quyết văn bản để trình lãnh đạo để có sự quản lý chặt chẽ nhằm giải
quyết công việc kịp thời, nhanh chóng.
VI. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
1. Công tác lập hồ sơ
Lập hồ sơ là quá trình sắp xếp văn bản tài liệu thành hồ sơ trong quá
trình giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định.
Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho cơ quan nâng cao hiệu quả và chất lượng công
việc đồng thời tạo điều kiện để làm tốt công tác Lưu trữ.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 23
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Tất cả các văn bản của UBND xã Hương Phong cứ sau mỗi công việc
được giải quyết thì các bộ phận chuyên môn, các cá nhân lãnh đạo lập hồ sơ
công việc của mình.
Tại Văn phòng của UBND xã Hương Phong việc lập hồ sơ vẫn còn hạn
chế, mặc dù văn bản đã được sắp xếp theo một trình tự nhất định đảm bảo
mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản tài liệu với nhau nhưng còn hồ sơ vẫn
chưa ghi bìa hồ sơ, hoặc ghi không đủ thông tin.
2. Tổ chức nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Đối với UBND xã Hương Phong việc nộp hồ sơ cơ bản đúng với quy
định của Nhà nước. Văn bản sau khi lập thành hồ sơ thì cán bộ văn thư tiến
hành nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Hồ sơ nộp lưu được kiểm tra xem xét,
những hồ sơ chưa đạt yêu cầu được sửa chữa lại sao cho hoàn chỉnh.
* Nhận xét: Công tác lập hồ sơ của UBND xã Hương Phong tuy đã
được chú trọng nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế như hồ sơ của
một bộ phận khi nộp vào lưu trữ vẫn chưa đánh số tờ và ghi thông tin tờ bìa
hồ sơ chưa đảm bảo, một số bộ phận vẫn không nộp hồ sơ lưu trữ.
Copyright: Tài liệu đại học ©