Xây dựng cơ cấu tổ chức cho doanh
nghiệp
Nhóm Boomer.
I/Khái niệm:
Cơ cấu tổ chức DN là tổng hợp các bộ phận khác nhau và có mối liên hệ qua lại
phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có trách nhiệm và quyền hạn nhất định
cùng nhằm thực hiện mục tiêu chung của DN.
II/Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị:
Một cơ cấu tổ chức bộ máy cần đạt được các tiêu chí sau:
- Phải đảm bảo tính tối ưu:
Số lượng các cấp, các khâu được xác định vừa đủ, phù hợp với các chức năng
quản trị và các công đoạn trong chu trình kinh doanh. Nhiều cấp quá sẽ gây sự
cách biệt, kém nhanh nhạy trong điều hành và cồng kềnh, lãng phí. Quá ít cấp sẽ
khiến cho việc điều hành kém cụ thể, sâu sát, dễ sơ hở sai sót. Nhiều khâu (bộ
phận chức năng) quá sẽ dễ chồng chéo chức năng, gây vướng mắc trong quan hệ
và trách nhiệm thiếu rõ ràng; tạo ra nhiều đầu mối chỉ đạo và tăng biên chế gián
tiếp làm chi phí quản lý lớn. Ngược lại, quá ít khâu sẽ không quán xuyến được hết
các chức năng cần thiết; hoặc thiếu chuyên sâu từng chức năng. Nguyên tắc tối ưu
là: Bảo đảm quán xuyến hết khối lượng công việc và có thể quản lý,kiểm tra được,
tuỳ điều kiện cụ thể mà vận dụng trên tinh thần “vừa đủ”. Bên cạnh đó, tính tối ưu
cũng còn thể hiện sự cân đối, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức.
- Phải quán triệt nguyên tắc mềm dẻo (linh hoạt):
Hoạt động kinh doanh không phải bao giờ cũng diễn ra bình thường đúng như dự
kiến. Nó phụ thuộc các diễn biến của thị trường luôn thay đổi cùng với các yếu tố
chính trị, xã hội phức tạp, đòi hỏi tính năng động cao trong quản trị. Mỗi doanh
nghiệp luôn đứng trước những cơ may cần kịp thời nắm bắt cũng như những nguy
cơ cần kịp thời ứng phó.
- Tính ổn định tương đối:
Yêu cầu này dường như mâu thuẫn với tính linh hoạt, song không thể xem nhẹ,
bởi lẽ sự vững bền của cơ cấu tổ chức bảo đảm cho hiệu lực quản lý -điều hành
trong tình huống bình thường. Sự thay đổi tuỳ tiện diễn ra nhiều lần (“tách ra nhập

trừ những chức năng ,nhiệm vụ chồng chéo ,trùng lặp ,thiếu người chịu trách
nhiệm rõ ràng .Mặt khác số lượng các cấp quản lý phải hợp lý để phù hợp với thực
tế .
Linh hoạt và thích nghi với môi trường .
Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý không được bảo thủ ,trì trệ ,quan
liêu mà luôn phải linh hoạt ,thích ứng với những thay đổi hay biến động của các
yếu tố tác động .Tuy nhiên cần phải hiểu đúng sự thay đổi ở đây không phải là
thay đổi toàn bộ mà đó chỉ là những biến đổi nhỏ trong cơ cấu để thích nghi với
môi trường mới ,để không bị môi trường đào thải .Sự linh hoạt được thể hiện trong
việc thíêt kế các bộ phận phù hợp với ít đầu mối trung gian ,số lượng cấp quản lý
phù hợp và đảm bảo cho mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo để đạt được hiệu
quả cao nhất và phát triển được tài năng của cán bộ ,công nhân viên chức trong
từng bộ phận .
Nói như vậy không có nghĩa là cơ cấu tổ chức chịu sự chi phối của môi trường mà
trong một chừng mực của sự thay đổi nó tác động vào môi trường theo những
hướng nhất định phù hợp với mục đích của mình .
Bảo đảm tính hiệu quả quản lý.
Hiệu quả và hiệu lực luôn là mục đích và mục tiêu tiến tới của bất kỳ tổ chức
nào .Mỗi tổ chức luôn đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định để đạt tới .Vì thế
tổ chức bộ máy quản lý phải :
-Tăng cường sự lãnh đạo tập trung thống nhất ở cấp cao nhất ,phát huy được tính
tích cực của các cơ quan quản lý ở các cấp ,khiến cho họ tận tâm tận lực với công
việc và phối hợp chặt chẽ với nhau trong công việc .Dựa trên nguyên tắc nâng cao
hiệu quả quản lý để xác định biên chế tổ chức và chế độ quản lý .Đảm bảo phối
hợp giữa các cấp một cách tốt nhất ,phải lựa chọn phương thức truyền tin ,trao đổi
nghiệp vụ trong doanh nghiệp một cách nhanh nhất và phân công hợp lý để mỗi bộ
phận ,mỗi công việc đều có người phụ trách .
- Gắn các cấp quản lý thành một dây xích ,Trách nhiệm ,quyền hạn giữa các
bộ phận ,các cấp rõ ràng ,gắn bó với nhau .Mỗi cấp chỉ có một người ra lệnh,tránh
mâu thuẫn và làm tổn hao công sức và phải tăng cường sự hợp tác trong doanh

đạt được hiệu quả của chỉnh thể .Sự phục tùng thể hiện sự chấp hành nội quy ,quy
định từ trên đưa xuống tạo nên một chỉnh thể thống nhất .Tuy nhiên sự phục tùng
trên cơ sở sự linh hoạt bởi lẽ không phải lúc nào mọi sự vật cũng như nhau mà
luôn biến động ,vì thế trong quá trình áp dụng các bộ phận cần có sự linh hoạt để
đạt hiệu quả cao hơn .
IV/ Một số kiểu cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu trực tuyến (cơ cấu đường thẳng)
- Nguyên lý xây dựng cơ cấu
+ Mỗi cấp dưới chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp,
+ Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức là được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc
+ Công việc được tiến hành theo tuyến
• Sơ đồ:
Sơ đồ 1: Cơ cấu trực tuyến.
• Đặc điểm
Một người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản trị, mọi vấn đề được giải
quyết theo đường thẳng
+ Ưu điểm
• Mệnh lệnh được thi hành nhanh.
• Dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng
• Mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên trực tiếp
+ Nhược điểm
• Người quản trị sẽ rất bận rộn và đòi hỏi phải có hiểu biết toàn diện.
• Không tận dụng được các chuyên gia giúp việc.
Cơ cấu này được áp dụng phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và được áp dụng chủ yếu ở
các doanh nghiệp có quy mô sản xuất không phức tạp và tính chất của sản xuất là
đơn giản.
Ngày nay, kiểu tổ chức này vẫn được áp dụng ở những đơn vị có quy mô nhỏ, ở
những cấp quản lý thấp: Phân xưởng, tổ đội sản xuất. Khi quy mô và phạm vi các
vấn đề chuyên môn tăng lên, cơ cấu này không thích hợp và đòi hỏi một giải pháp
khác.

cho các bộ phận , đơn vị sản xuất.
• ý kiến của lãnh đạo các phòng chức năng đối với các đơn vị sản xuất chỉ có
tính chất tư vấn về mặt nghiệp vụ, các đơn vị nhận mệnh lệnh trực tiếp từ
thủ trưởng đơn vị, quyền quyết định thuộc về thủ trưởng đơn vị sau khi đã
tham khảo ý kiến các phòng chức năng.
+ Ưu điểm
• Thực hiện được chế độ một thủ trưởng.
• Tận dụng được các chuyên gia
• Khắc phục được nhược điểm của cơ cấu trực tiếp và cơ cấu chức năng nếu
để riêng
+ Nhược điểm
• Số lượng người tham mưu cho giám đốc sẽ nhiều, gây lãng phí nếu các
phòng không được tổ chức hợp lý.
• Phải giải quyết những mâu thuẫn rất trái ngược nhau của các bộ phận chức
năng nên phải họp nhiều.Tuy vậy, do cơ cấu này có quá nhiều ưu điểm nên
nó được áp dụng trong cơ chế hiện nay.
Cơ cấu trực tuyến – tham mưu ( cơ cấu phân nhánh )
- Sơ đồ
Sơ đồ 4 : Cơ cấu trực tuyến – tham mưu
- Đặc điểm
Đây là cơ cấu có thêm bộ phận tham mưu giúp việc. Cơ quan tham mưu có thể là
một hoặc một nhóm chuyên gia hoặc cán bộ trợ lý. Cơ quan tham mưu có nhiệm
vụ đưa ra ý kiến góp ý dự thảo quyết định cho lãnh đạo doanh nghiệp.
+ Ưu điểm
• Cơ cấu này thuận lợi và rất dễ thực hiện yêu cầu của một chế độ thủ
trưởng.
• Bước đầu đã biết khai thác tiềm năng của cơ quan tham mưu.
+ Nhược điểm
Để đưa ra một quyết định người lãnh đạo mất nhiều thời gian làm việc với tham
mưu, dễ tình trạng dẫn tới tốc độ ra quyết định chậm, nhiều lúc có thể mất đi cơ

• Phòng kinh doanh : Đảm nhận các khâu có liên quan đến thị trường vật
tư , xuất nhập khẩu, tiêu thụ sản phẩm.
• Phòng điều hành sản xuất: Vạch ra kế hoạch sản xuất, định mức lao động
quản lý sản xuất, lượng sản phẩm, công nghệ kiểm tra phục vụ sản xuất
• Phòng kế hoạch tài chính: Phụ trách mạng tài chính, thống kê , hạch toán
kế toán, kiểm kê tài sản, kiểm tra tiền lương.
• Phòng nội chính: Tuyển dụng,sa thải, quản lý nhân viên, bảo vệ doanh
nghiệp, lo hành chính, đời sống , y tế.
• Các phòng chức năng khác: Chuẩn bị các quyết định theo yêu cầu được
giao. Theo dõi, hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất.
Sơ đồ 6 : Cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn
Cơ cấu mô hình quản lý bộ máy có quy mô nhỏ:
• ở Việt Nam, do chủ trương phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần
của Đảng nên hiện nay chúng ta có nhiều loại hình doanh nghiệp : doanh
nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp liên doanh, công ty cổ phần, đặc biệt có
rất nhiều công ty TNHH. Đây là hình thức khá phổ biến, cơ cấu thường có:
1. Giám đốc, 1.P.Giám đốc